医院突发公共卫生事件档案的特点与管理初探分析

荆坤兰

（山东省高密市夏庄中心卫生院）

对于大型的突发公共卫生事件来说，如何对医疗资源进行科学合理的使用，改善事件的应对效果，对医疗资源进行科学合理的分配，集中调配人力资源等，是医院在卫生档案管理工作上的重点目标。尤其是在疫情常态化的社会背景下，新冠肺炎随时可能卷土重来，一旦放松防控，则有可能为城市带来巨大的灾害。因此，医院在突发公共卫生事件上的档案管理工作显得重要。综合现状展开分析，现阶段医院在卫生档案管理工作上还存在着显著的缺陷和不足，需要进一步提高档案的管理水平，改善管理手段，以保障医院在公共卫生事件上的防范能力。

一、突发公共卫生事件档案管理的重要作用

（一）为制定应急方案提供科学依据

通过医院突发公共卫生事件的档案管理，能够为后续的各类突发事件提供强有力的参照依据，辅助医院制定出科学合理的决策，以此来有效降低由于信息不对称对突发公共卫生事件带来的不利影响。在出现城市突发公共卫生事件的过程中，医院可以对档案资料展开进一步的深入分析，依照当地发生过的公共卫生突发事件以及相关的事件处理模式和发展方向，对当前公共卫生突发事件的发展趋势进行科学合理的预测，并综合实际因素，对公共卫生突发事件中会出现的可能性进行科学规范的全面分析，确保应急处理方案的科学合理性，进一步降低错误决策的可能性。在城市出现突发公共卫生事件之后，依照过往的档案资料可以对相关工作经验进行进一步的归纳和总结，展开更为全面化、系统化、科学合理化的分析，为后续相似事件的处理提供强有力的参照依据。举例来说，在我国出现新冠疫情之后，建立方舱医院就是参照2013年我国对非典疫情进行抗击时所建立的小汤山医院所建设的，以帮助相关设计人员在最短的时间内建立出火神山和雷神山医院，保证设计图纸的科学合理性，降低了在设计工作上所需要花费的时间周期。

（二）记录历史资料

通过医院对突发公共卫生事件档案的记录，能够展现出各级党组织以及相关政府部门对公共卫生事件治理的全流程。医院内部相关档案管理部门可以对这些档案资料展开归纳和总结分析，并从中获得经验教训，运用到后续的实践工作过程中。

（三）服务社会大众

在城市突发公共卫生事件之后，档案管理和信息数据资料需要将真实性作为基础条件，针对突发事件的数据信息展开客观的真实记录，集中展现公共卫生事件发展的具体过程，并对医院、社会医疗机构的应急防范措施展开归纳和总结分析。这些档案资料对于突发公共卫生事件的宣传以及卫生教育具有无法估量的价值和作用，系统、全面为社会传递与公共卫生事件相关的数据信息，起到一定的警醒作用。强化事故预防概念，树立事故预防意识，以提升在突发公共卫生事件上的应急处理水平。

（四）丰富与深化医院医学研究资料

对于城市中的公共卫生突发事件档案来说，具有一定的医院临床治疗参考价值以及科学研究价值。通过档案中的数据资料以及其中涵盖的各类资源，能够对城市突发公共卫生事件展开综合性的全面分析和研究，掌握事件的处理流程，并对事件发生之前的迹象事件展开全面收集，对发展趋势进行更为合理的综合性判断。城市突发公共卫生事件应急预案进行不断地建立健全，保障其处理模式的科学合理性，为突发公共卫生事件的防控提供强有力的参照依据，保障计划制定的科学合理性。除此之外，通过突发公共卫生事件档案的记录和管理，促使医院在应急防范措施上变得更为完善，保障医院的档案资料的丰富多样，为医院的医学研究提供相应的服务和保障。

二、突发公共卫生事件档案的特点

（一）档案收集的非程序性

在出现城市突发公共卫生事件时，大多数人在思想准备上还不够充分，对于医院的档案管理工作人员来说也是这样。面对这种档案资料管理的新环境以及在资料搜集上的新任务，传统档案管理工作中的管理流程，包括资料收集、资料整理、资料鉴定、后续保存和分类统计方式，在此时已经无法进行使用。很多工作都需要从头开始，致使原来的档案管理工作变得更为被动。为了进一步确保医院档案资料的安全性，传统的档案管理工作体系、管理原则、管理办法和管理机制都需要不断地进行调整，制定出创新型的档案管理机制，以此来迎合当前的档案管理需求，因此具备一定的非程序性。

（二）档案内容的多样性

在医院的突发公共卫生事件档案中，其内容较为丰富多样，除了政府相关主管部门所颁布的各类文件资料，例如城市突发公共卫生事件应急预案、决策以及相关的数据监测报告等，还包括媒体领域的各类报刊、照片影像资料等。正是由于资料的来源渠道不同，档案记录载体形式不同，档案材料才会构建出一个更为完善的有机整体，展现出我国对于城市突发公共卫生事件的预防意识、抵抗机制以及后续的重建模式，将其全过程进行综合性的全面记载。

（三）档案管理的专业性

档案管理的专业性主要是通过公共卫生突发事件的具体类型来进行决定，突发公共卫生事件在城市中是哪类，那么相关的档案资料就需要基于专业化的角度对事物的具体内容、防范措施、防范流程进行综合性的记录，将其全过程全面记载下来，让不同的突发公共卫生事件档案按照专业特征，制定出专业化的档案管理模式。

（四）档案利用范围的限制性

医院突发公共卫生事件档案的运用，应该进行科学合理的限制。主要是因为在进行突发卫生公共事件的档案管理过程中，除了需要对当前公共卫生事件进行综合性的全面客观记录，还需要对其中的应急预案以及由于国家之间敌对势力所带来的破坏活动进行综合性的记录。因此，对于这类应急预案保存具备一定的机密性，需要保密。尽管我国在对城市公共卫生突发事件的应急管理上有明确要求，需要保障信息的公开性和保障大众的知情权，但是对于应急的具体方式、具体内容、应急技术以及应急手段属于国家机密，不能够轻易对外公布。因此在对医院重大突发公共卫生事件的资料进行运用过程中，需要有效平衡保密和运用二者之间的关系，并依照档案资料的使用人员对资料的具体适用范围和使用级别进行科学合理的限制。

三、突发公共卫生事件档案管理的优化策略

（一）建立档案工作应急机制

一是需要建立与突发公共卫生事件档案资料管理相关的专题档案，综合考量公共卫生突发事件具备的特殊性质。对档案资料管理的具体管理方式、分类模式和编号机制进行科学合理的设立，建立出与突发公共卫生事件相关的专题档案以及相关的信息资源库，以确保当前医院的档案资料可以真正的展现出城市突发公共卫生事件的全部发展流程。

二是需要制定科学合理的档案管理规范机制，与公共卫生突发事件相关的各类法律法规、政策规定、防治技术和病原体检测的相关数据资料，全部将其划分到档案资料的收集范围之内。

三是需要制定出与档案管理相关的制度体系，展现出制度对档案管理和事故应对所能够带来的价值和作用，为事件的防范提供保障。保障制度建设的规范性、完善性，实现和新旧制度的衔接和转换。在纸质档案和电子化档案的转换过程中，保障信息数据保存的完整性，改善档案资料管理的有序性，为制定防范体系、资源共享以及病患救治提供保障，保障事件突发时的响应度。

（二）构建分类档案管理体系

除文字资料外，还需要收集声音、影像资料、实体资料，以此来确保档案资料管理的完善性，在医院内部建立更为完善的档案资料管理分类体系。在档案管理过程中，应该始终秉承宁多勿少的管理原则，在资料收集工作上做到完善，尽最大可能确保档案资料的完整性。在突发公共卫生事件的档案资料中，除了图片、文字、影像资料之外，还包括一定的病历资料和相关政府部门的会议记录。因此医院应该综合档案资料的类型，对其展开分类综合性管理，进一步提高在管理体系的建设水平。

一是需要建立与实物相关的管理档案体系，对实物档案进行综合性的分类，并如实对其进行登记记录。依照现阶段医院内部的管理原则，编写出统一化的实物资料编号，并对实物档案的具体数量、重量进行清晰的记录，在其中盖上医院的章号，并依照档案的具体信息，将档案进行整齐排放，保障档案资料的完整性。

二是声像档案资料的管理。声像档案主要是在出现突发公共卫生事件时，相关领导部门和上级领导在对事件发生时所做出的具体指示。在对声像档案进行处理的过程中，应该筛选出其中最具价值信息的档案，展开统一化的归档，科学合理的编号。对于上级领导对医护人员进行探望、医疗系统汇报这类声像，需要对声像资料进行整理，对其进行统一化的编号，依照其时间顺序，展开分类归档。

三是文书类档案资料管理。对文书类的档案资料来说，需要展开分类管理模式，依照档案的具体性质，将其划分为中短期资料、长期资料以及永久性档案资料。对于需要永久性保存的档案资料，应该依照档案的具体性质进行类别划分，如应急机构的具体编号、参与应急的具体人员以及人员的派遣方式等，其中还需要包括一些重大的会议资料以及电子文件，这些资料需要进行重点保存。而对于一些需要长期保存的档案资料，应该依照中央应急相关卫生部门所做出的指示，将颁布的与突发公共卫生事件相关的各类政策文件进行保存。与此同时，还需要将突发事件过程中的文件资料进行存储，包括医疗救治模式、护理工作开展情况和应急处理办法等。

最后就是病历档案资料的管理。在突发公共卫生事件中，医院的病历资料是非常重要的参照资料，因此应该将患病人员病历资料作为管理工作中的重点内容，将病人姓名、生病时间、生病过程、性别和治愈状况进行清晰的记录，为相关流行病学的科研人员提供研究参考资料。医院需要将病历资料制作成册，依照时间顺序进行分类，进行有效归档。

（三）加大档案开发与利用力度

医院需要进一步提高对公共卫生事件档案的综合性研究水平，加强对各类公共卫生突发事件档案的开发和资源运用，改善公共卫生突发事件档案资料的综合应用价值，为相关政府部门和卫生部门制定出科学合理的事件防范机制和事故治理措施提供强有力的参照依据。医院的相关部门需要综合临床科室，构建与疫情相关的档案资料库和案例分析库，对突发公共卫生事件具体发生原因、医院的防范落实成果以及具体的防范措施展开综合性的全面研究，在出现类似事件时，为其提供有效的参照经验，并对突发公共卫生事件展开更为细致的比较和分析，寻找出现突发公共卫生事件的内在机理，其中存在哪些联系和共同特点，为医院制定科学合理的应急档案和预警工作提供有力保障。除此之外，还应该建立与突发公共卫生事件相关的档案资料编制，对一手原始资料进行全面的分析和综合处理。对档案信息进行全面加工，促使医院在档案精品工程的建设上足够完善，为进一步提高医院在公共卫生突发事件上的应急水平打下坚实基础，为我国卫生事件的预防作出贡献。

（四）加快档案信息化建设

进一步提高医院在城市公共卫生突发事件档案管理工作上的信息化建设水平，加强对网络直报系统的综合运用，并展开深入研发和探索。逐步建立电子化的档案管理资料库，实现档案管理工作的数字化和智能化建设，并对档案管理信息化的建设标准进行精准落实，优化我国在公共卫生突发事件档案信息资源的建设力度。医院需要综合城市疾病控制中心以及相关的档案资料库，对现阶段医院的档案信息资源进行全面梳理。与此同时，医院还可以综合运用信息资料库，对当前突发公共卫生事件的发展机理、具体规律展开综合性的全面分析，并依照不同季节的传染病特点，展开重点预防工作，建立对应的风险防范机制，进一步迎合社会大众在卫生信息上的获取需求。医院突发公共卫生事件档案资料对于城市卫生工作来说，是极其重要的参照依据，为我国的流行病研究、制定决策打下坚实的基础，确保其决策的科学合理性和保障应急管理方案的有效性。因此，医院要加强对公共卫生突发事件的档案管理工作的关注和重视，强化档案馆的资料信息化建设，进一步强化公共卫生事件的资料开发水平，逐步走上信息化智能化的发展之路，为我国公共卫生事件的预防打下坚实的基础。

四、结论

综上所述，伴随着我国经济的高速发展，与西方国家之间的贸易往来以及文化交流越来越频繁。因此，医院在突发公共卫生事件的应急管理上，压力和挑战也越来越大。尤其在新冠肺炎疫情发生之后，我国便呈现疫情防控常态化。由此医院在突发公共卫生事件上的预防和诊治也受到社会的广泛关注。医院需要对档案资料管理的服务领域进行全面的拓宽，进一步创新管理机制和管理模式，改善在档案资料管理上的综合性服务机制，有效满足社会大众对于公共卫生突发事件的信息获取需求，实现档案管理工作的创新发展，为医院的应急和事故防范保驾护航。