中小型制药企业财务管理信息化现状问题分析

段璇梅

（海南林恒制药股份有限公司，海口 570125）

1 引言

信息化技术的高效利用，已经成为企业提高管理水平、增强综合竞争优势、提高经营效益的有力武器。中小型制药企业需要通过信息化管理，提升对产品质量的监控水平，将客户、供应商、分销商等紧密结合起来，强化业务规划，合理利用自身优势。在此基础上，企业需要关注财务管理信息化建设，通过信息系统，准确地了解企业资金动向、关注企业成本状态，使企业在激烈的制药产业竞争中，摆脱原始的财务管理方法，更好地发挥财务管理分析、控制、预测等职能作用。

2 推进财务管理信息化对制药企业的影响

2.1 提供更符合企业管理需要的财务信息

财务管理信息化并非简单地改变财务管理的工作方式，而是根据企业的实际情况选择更科学的财务数据处理方式。财务管理信息化能够结合企业的财务管理需求、战略规划方向，及时获取企业内外部的信息，并在企业内部各部门之间形成通畅、快速、准确的数据流，实现高度的资源共享。准确的信息流动，使企业内部的财务数据高度实时化、准确化，企业内外部的信息需求者均可实时查看企业财务状况，这将为企业管理提供更符合需求的财务信息，进一步提高企业经营决策的科学性。

2.2 增强财务反映、监督及管理的职能

随着财务管理信息化的推进，信息系统将会对财务职能带来巨大的影响。中小型制药企业在发展过程中，宏观及微观环境都会发生巨大的变化，此时通过信息系统的不断完善与改进，企业在财务管理、战略制定等方面将更多地依赖财务数据。这意味着财务不再局限于基础的核算职能，而是向管理、监督等职能转变。财务人员将通过财务数据反映企业经营的实际情况、监督企业经营管理的状态，同时，通过数据分析等参与企业经营决策。

2.3 丰富财务信息共享、报告的形式和内容

信息系统能够呈现多样化的报告形式，展现更加丰富的报告内容。信息化财务报告，能够根据不同用户的需求，针对性地披露特殊财务信息。随着信息技术的发展，制药企业财务信息报告可采用多模式、在线实时等形式，运用先进的信息技术，突破传统财务报表的局限性和单一性，使多元化的信息共享成为可能，并根据企业战略决策，产生不同的报告结构，结合数据库，随时储存、查询各类财务报告。应用信息化的模式，能够最大限度地满足用户需要，便于财务信息需求者，从多个角度研究企业财务信息、探索不同的信息使用方法，从而将财务数据应用于企业管理和经营。此外，中小型制药企业可能存在缺乏充足资金或人力用以优化财务信息系统的情况。此时，通过信息系统可以设置外部代理报告模式，节约企业自身的财务成本，减少不必要的组织结构，在保障财务报告质量的同时，满足中小型制药企业的财务管理所需。

3 中小型制药企业财务管理信息化的现状

3.1 信息化管理机制较为滞后

很多中小型制药企业已经建立了自身的财务管理信息化系统，但是相较于大型企业来说，其财务信息化管理机制较为滞后。第一，企业在信息化管理过程中并未运用信息化系统实现数据的实时共享或高效采集，而是仍然依靠人工编制报表等形式，反馈企业的经营动态。在这种情况下企业财务数据收集容易出现错误，且当业务量较大时，人工数据收集较为耗时、人工成本较高，无法保证数据采集及汇总上报的及时性。第二，信息化管理需要多部门的配合，实现集中化的管理。但中小型制药企业当中，部门间的管理衔接容易出现问题，且大多数业务部门与职能部门领导无法及时地通过信息系统功能，参与到财务管理流程当中，因此，集中化管理效能较低，容易出现纰漏，无法与财务部门相配合。第三，在资金管理、预算控制、成本管理、财务决策支持等方面，信息系统的使用功能较为局限。以资金管理为例，中小型制药企业信息化管理机制的滞后性，影响了资金管理效果，降低了资金使用效率。

3.2 财务管理信息化的复合型人才匮乏

人才匮乏是中小型企业开展财务管理信息化建设过程中存在的主要问题。从企业实际情况来看，企业内部财务人员对财务业务较为熟练，但真正掌握计算机系统操作、了解其功能与操作模式的并不多。正是复合型人才的缺乏，制约了制药企业财务管理信息化的发展。目前，越来越多的制药企业意识到培养人才的重要性，许多企业通过设置各类培训来提升财务人员的综合素质。但在培训内容、培训时间以及培训模式等方面，并不能够真正地满足复合型人才的培养需要。很多企业针对复合型人才的培养缺乏针对性，并不能够设置与信息化系统建设相匹配的课程培训。加之受到个人学习能力与精力等因素的影响，中小型制药企业中财务管理信息化的复合型人才培养难以达到预期的效果。

3.3 缺乏财务管理信息化的战略规划

中小型制药企业设计与建设的信息化系统，是基于自身业务模式完成的。这种设计模式尽管能够满足企业现有的财务管理需求，但是从未来发展的角度来看，系统缺乏拓展性，缺乏基于长远角度的功能规划。随着企业的不断发展、内部管理模式的调整，很有可能出现信息系统功能与企业管理需求不匹配的问题。出现此类问题后，企业需要耗费大量的人力、物力及时间对系统进行更新和优化，甚至需要淘汰原有的系统。这将消耗大量的企业资源，增加企业的经营成本。出现此类问题最大的原因在于，企业在进行财务管理信息化建设时并未基于自身战略规划，制定长远的信息化建设计划。一旦缺乏长远规划，信息系统的拓展性将受到限制，未来的可应用性将大幅降低。

3.4 财务信息的集成共享不到位

通常情况下，中小型制药企业直接采用外部开发软件作为企业财务管理信息化体系的基础。有些企业为了满足多样化的财务管理功能需求，运用不同的软件共同搭建信息系统。这种情况下，同一系统内不同软件当中的应用时间不一致，软件的供应商、开发商也不一致，因而系统内容易出现技术标准或数据库标准不统一的问题。运用不同软件的部门，无法实现信息的共享与交流，不能及时共享财务资源。部门数据处理并未完全统一，很多业务信息是多条汇总的。财务部门搜集的信息和业务部门、职能部门提交的信息可能出现不一致的情况，这影响了财务数据的准确性。同时，系统内存在偏差的数据，也无法为企业管理决策提供支持。即使是同一部门，由于财务软件的信息集成共享功能不完备，在应用财务信息方面也受到了诸多阻碍。针对同一业务，通常需要多头处理，增加了财务管理的工作量。

4 中小型制药企业财务管理信息化的优化策略

4.1 优化财务管理信息化机制

首先，在集中化管理方面，中小型制药企业要基于现有的财务信息系统，进行功能上的完善。一方面，要强化企业财务管理平台与金融机构等集中管理平台的链接。借助金融机构先进的金融管理系统，提升企业财务管理信息化水平。另一方面，要基于企业发展和成长的需求，以及未来的战略规划建立集中管理平台。除财务数据外，系统要与企业各个信息管理系统进行功能模块的链接。企业要通过先进的管理机制，使财务信息的反映与查询效用满足企业管理的动态需求。

其次，在财务管理方面，企业要强化两个方面的管理：一是通过信息化管理提高资金的使用合理性，通过财务信息的分析提出科学的配置方案；二是利用信息化的管理，通过用友EPR 管理系统（总账、销售管理、采购管理、进销存管理、库存管理等模块）对企业各类经济行为进行监控，提升业财融合水平，保证资金的稳定供给，避免资金的浪费。体现在信息化方面，企业要实现4 个方面的优化：一是优化与银行系统的结合，确保企业信息系统与银行系统之间的同步性、统一性；二是基于风险角度，收集企业内外部财务信息，强化业务与财务的结合，重点关注内部资金链的稳定性；三是从企业整体利益出发，强化授权管理，注重财务信息化管理权限的设置及监控，减少企业财务费用；四是借助信息系统，及时监控预算情况，进而结合企业业务开展的需求，通过业财融合调整资金计划，利用资金整体调度，优化制药企业的资金配置[1]。

再次，在预算管理方面，企业要建立全面预算管理体系，运用信息管理，将财务预算战略转化为具体的财务数据。信息技术在预算方面的深入应用，有利于强化对预算差异的分析。因为，预算执行监控以及信息反馈是财务管理信息化建设中不可忽视的部分。一方面，企业要建立动态化的数据管理平台，对于预算实施过程进行集中动态化的监控；另一方面，企业要关注信息化系统的数据分析功能，通过动态信息获取，及时分析企业预算执行情况、评价预算执行结果，并找出其中存在的预算差异，判断差异对企业的整体影响，指出可优化部分并提供对应的优化策略。

最后，在财务决策方面，企业要建立基于数据集成的财务数据库，提供财务管理决策所需的正确信息。同时，根据使用者的需求，提供与财务管理相关的计划、管理标准等内容，将财务管理重点放在预测、分析和管控上。

4.2 培养财务管理信息化的复合型人才

通过实施财务管理信息化，财务信息系统会完成财务数据搜集、编制财务报表以及财务信息分析等工作内容。因此，财务人员原有的基础核算工作，会被信息系统所代替[2]。财务人员的岗位职能及工作重点发生了变化。计算机操作、信息化系统管理以及数据分析等技术手段的出现，要求财务人员改变自身知识结构，在精通财务业务、具备专业财务技能的基础上，了解信息化操作技能，同时，了解信息化财务业务的处理模式。由此可见，复合型人才的培养是制药企业实施财务管理信息化不可忽视的重点。一方面，企业要根据财务管理信息化的实施规划，以及企业设计的功能模块、信息化推进进度等建立培训计划，帮助财务人员了解信息系统的操作模式、掌握相应的操作技能；另一方面，企业要积极开展信息化交流会议，既保证信息化知识的普及教育，也积极探索企业在实施财务管理信息化过程中出现的问题，通过会议的方式，培养理解财务业务、了解信息技术的复合型人才。

4.3 制定财务管理信息化的战略规划

制定财务管理信息化的战略规划是实现信息化建设中极为重要的一环。在这一环节，企业要关注系统长远的功能规划。需要注意的是，特定的功能定位，只能覆盖特定的部门或特定的用户群体。因此，企业财务管理信息化的战略规划，要注重全面性与综合性，结合实际需要对功能进行完善，从而确保覆盖企业的所有部门及所有用户。

战略规划的制定者要设计符合制药企业的信息系统架构，结合企业集研发、生产、销售于一体的经营特性，将财务管理信息化系统与药品研发、原材料采购、质量检测、药品采购和销售等业务体系关联到一起[3]。一般来说，中小型制药企业的财务管理信息化系统要包含3 个层次：第一个层次是基础系统，主要作用是保证企业内部的信息沟通，确保财务数据在企业各层级及各部门间的流通；第二个层次是企业级应用系统，其作用在于满足财务管理流上的需求，支持财务部门的运作，同时，能够保证企业各部门的参与，为企业财务管理提供核心的业务支持；第三个层次是特定的应用系统，重点在于支持特定的财务管理流程，同时，满足特定业务的财务管理需求，如资产管理、采购管理、成本管理等。

4.4 实现资源集成、信息共享

企业开展财务管理信息化建设要关注信息的集成与共享，以确保为企业经营决策提供可靠的财务数据。首先，考虑企业未来的业务发展，信息系统建设要考虑系统的扩展性和可靠性。系统建设前，要考虑供应商及开发商的选择问题，同时，要进行细致的功能需求调研。其次，要改变技术运用和维护滞后等现状。对于软硬件设施、设备的采购以及维护、使用安排，可根据企业实际情况，设置专职或兼职人员监督和管理，为财务管理信息化建设提供技术保障。再次，财务管理信息化建设并不只是财务部门的工作，其还需要各部门的参与支持。管理人员要站在企业整体的角度，下达财务管理信息化建设要求，加强各部门协作。各部门设置信息化管理责任人，了解财务系统的操作模式，并根据企业设置的操作规范，对部门人员进行监督。最后，企业要建立财务信息化管理评价机制，进一步对企业资源配置情况、财务信息化平台应用情况进行评价，对信息化系统的可操作性进行评价，最大限度地实现资源集成、信息共享。

5 结语

制药行业是一个竞争激烈且发展迅速的行业，中小型制药企业想要在激烈的市场竞争中占有一席之地，就必须运用先进的管理手段“武装”自身，提升核心竞争力。信息系统作为财务管理的基础信息化平台，为中小型企业的经营管理提供了巨大的支持、发挥着重要的作用。中小型制药企业要根据自身业务流程特性，分析当前实施财务管理信息化时存在的问题。企业可通过优化管理信息化机制、培养复合型人才、制定战略规划以及实现资源集成和信息共享等策略，完善财务信息化管理模式，助力制药企业实现战略发展目标。