大数据时代档案工作面临的机遇与挑战

就大数据而言，其不仅是指海量的数据集合，更是指处理数据的一种专业化的技术手段，并以此为社会提供越来越多具有价值的信息，这也是推动社会发展进步的一个重要方式。在开展档案工作的过程中，通过积极采用大数据技术手段，使传统档案工作方式得以有效改善的同时，档案工作的质量和效率也得到进一步提升，只有这样才能推动档案管理实现持续稳定地发展，更好地服务于广大使用者。

一、大数据时代档案工作面临的挑战

（一）档案管理能力略显不足

就目前情况而言，还有一小部分单位没有创建起数字档案工作制度体系，在管理方面尚显能力不足，而这对数字档案资源效能的真正发挥来说影响非常大。

一方面，技术方面缺少明确的标准，而不同的档案人员在进行立卷归档的过程中，所采用的标准、范式等也会存在一定的差异，这就为后期档案资源的优化整合、档案数据库的创建等增加了难度。还有些单位由于没有制定数字档案技术性规范文件，所以档案人员在开展工作时，势必无法有效地指引他们的行为。另一方面，管理标准还不健全，这就使档案管理流程精细化程度低，管理内容不够规范化，那么档案人员的规范及责任意识的树立也会受到一定程度的影响，如果任其发展下去，则将不利于数字档案管理进程向前推进。

（二）信息化技术手段应用不全面

随着大数据时代的到来，档案管理部门对先进信息化技术的应用能力，对档案资源的管理、开发以及利用等会产生直接性的影响。而且就现阶段来说，仍有大部分单位对数字档案资源，无论是管理，还是开发、利用等方面发展程度都不高，其通常表现为对档案管理系统只是进行简单的应用，例如档案资源的存储、检索以及查阅等，并没有将大数据、云共享等先进信息化技术手段的真正作用发挥出来，这样不仅档案资源的利用率会受到影响，而且档案资源实现数字化转型升级的步伐也会非常缓慢。

（三）档案安全管理能力有待加强

随着互联网技术的不断发展，网络病毒等也随之大量地涌现出来，这就给数字档案管理系统、硬盘以及U盘等载体带来了不可预知的危害，并且也极易引起威胁信息安全的事件发生。当前对于数字档案资源开发利用和信息资源安全管控两者之间的关系，仍有些单位没有厘清并处理好，这就导致安全隐患问题时有发生。

首先，对硬件、软件等相关设施设备，在管理上并未进一步强化安全措施，这极易使病毒传播开来，影响设备的正常运转。其次，未能充分运用先进的安全防护技术手段，在抵御风险和应急能力上尚有不足，必须进行有效的提升才能够更好地应对病毒等带来的侵害。最后，档案安全管理制度还需要不断地完善，并且由于有些档案人员或是技术人员缺乏足够的安全意识，这也会给档案工作的顺利开展带来不小的影响。

（四）档案工作人员综合素养有待提升

一方面，档案工作人员在档案理念上亟待改变，档案的使用已经不再局限于相关部门，而是逐渐向社会大众扩展，但是在档案理念上仍然在沿用以往的。而随着社会的迅猛发展，这势必难以适应发展需求。身处大数据这一大的环境下，档案工作应积极改变传统的思想理念，紧跟时代发展步伐，立足于新的视角，不断拓宽思路，以此使档案工作能够真正地朝着创新的方向发展，从而更好地服务于广大受众。另一方面，档案工作人员无论是在知识结构还是专业技能方面都迎来了新的改变，他们只有通过积极学习掌握与之相关的专业理论知识，在增加自身知识储备的同时，能够熟练运用大数据、云计算等先进信息化技术，这样受众对档案信息的多样化需求才能得到有效满足，档案工作也才能在发展上更加稳定。另外，档案工作人员在工作形式上也应有所转变，随着大数据时代的到来，档案在归纳、划分等工作内容方面已经不再是由人工手动来完成，而且如今采用大数据等先进技术，还必须对档案的收集、管理进一步加强规范性。

（五）档案工作合作性与规范性面临严峻的考验

大数据时代在开展档案工作的过程中，还应注重馆际合作，也就是说，要推动档案馆实现国际化的合作交流。大数据并不单纯地指容量大，还包括時间维度以及其他多个方向，并且随着大数据时代发展进程的加快，各类档案馆和档案室必须建立起密切合作，以此将档案信息的作用更好地发挥出来。然而部分档案存在权限方面的限制，这也就使馆际合作存在一定的局限性，并对档案工作发展产生了不利的影响。除此之外，在档案工作发展过程中，档案工作的规范性也是一个重要问题。在新时代，知识化是档案服务发展的必然趋势，而在提供服务的同时，势必要对一些个人的信息进行收集，但这也就增加了个人信息泄露的风险，容易引发相关的问题。同时，档案工作要想实现更好的发展，就必须加大力度开展宣传工作。档案宣传主要由档案资源服务、相关法律普及等部分组成。在开展宣传工作时，应面向一定的媒体进行全面的宣传，并且宣传也应由群众传播转变为分众传播。但是档案工作自身所存在的保密性这一特点，势必会给宣传工作增加难度，导致档案宣传达不到预期效果。

（六）档案数据的存储、挖掘等存在难度

当前在档案数据库运行过程中，会出现一定的问题，例如，无法增加新的数据，档案库发生胀库的情况，这就说明档案库容量已经呈现饱和，没有办法再将新的档案存储进来。所以，对于档案数据存储而言，档案库的储存空间是一个亟须解决的问题，而如何才能使其得到妥善解决，那就要从扩大档案库存储空间、数据备份等方面着手。档案数据通常被分为结构化和非结构化两种，并且它们在储存方式上也存在着一定的差异性，结构化数据主要是借助数据记录来进行存储，而非结构化数据则是通过文件系统进行存储。结构化数据主要包含文本、图像以及音频等信息形式，并且随着档案数据的不断发展，其已经逐渐成为数据的主要构成部分和信息的主体，这类数据具有体积大、种类多样以及增长快速等特点。而在开展挖掘和分析非结构化数据工作的过程中，由于存储技术等应用能力还不成熟，则难以满足非结构化档案数据的发展需求，无法达到应有的标准。

二、大数据时代档案工作应采取的发展策略

（一）不断完善数字档案资源管理机制

档案工作要想实现顺利开展，首先就要制定行之有效的规章制度，只有如此，档案人员的管理流程才能变得更加规范化，并对管理内容进行精细划分，划分清楚档案人员各自的职责范围，将责任落实到位。

首先，必须制定出相关技术的应用标准，充分结合国家和行业的相关标准，制定符合自身发展情况的规章制度，针对电子文件、音频以及视频等形式的数据，对其归档技术的相关要求和标准规范进行系统化的介绍，这样才能从根源上使数字档案资源的质量得到有效的控制，进而为电子档案实现长效化的管理给予技术上的有力支持。其次，制定档案管理规章制度，对数字档案资源管理的职责划分、查阅权限以及绩效考核等工作内容进行充分明确，确保档案人员在工作中有据可依，从而确保各项工作能够顺利开展。由此可见，只有立足于收集、管理以及利用等多个层面进行综合考虑，才能使数字档案资源管理各个环节更加规范，进而推动档案工作数字化发展进程得以进一步加快。

（二）大力推进档案数字化转型的步伐

为了使档案资源能够更好地实现数字化发展，就必须充分运用大数据、云计算以及云存储等信息化技术手段，并使它们能够与档案管理工作进行有效的融合，以此创建一个在操作、检索以及存储等方面都有着突出表现的档案数据库。

首先，将档案管理与业务两个系统间的数据界限打破，充分利用智能算法技术，创建起电子文件预归档系统。在开展档案工作的过程中，应结合档案资源各自不同的类型和特点，创建起相对应的归档板块，并使之与业务系统关联在一起，这样电子文件、元数据就可以直接传送到档案管理系统当中。比如，文书档案必须在0A办公系统与档案管理系统之间建立起关联性，相关工作人员只要按动一下上传键，就可以将档案资料自动传输到预归档系统中，之后再由档案人员经过仔细地校验之后再立卷归档。其次，广泛应用大数据技术，创建具有深度的检索模型，针对电子文件、图片要采取字节检索模式，以此使档案编研的需求得到进一步满足，立足于多个视角，充分开发和利用档案资源，以此使档案资源的参考决策、凭证等价值更好地发挥出来。最后，加大力度运用云存储技术，创建数据共享中心。要与当地的政务中心、档案馆等建立密切的合作关系，推动数字档案资源尽快实现共享，以此使档案资源在管理、传输上面的成本得以有效缩减。在这一过程中应特别注意对于一些保密档案，应确保其安全性，不将其作为共享内容。

（三）创建科学合理的安全管理体系

随着大数据时代的到来，档案部门要对信息资源的安全管控予以高度重视，充分考虑硬件、软件以及技术等综合因素，创建起一个兼具全面化、精细化等特征的安全防护体系。

首先，针对硬件设施加强管理，定期安排人员查杀U盘、硬盘中潜藏的病毒，并将内外网分离，严格遵守隔离机制，这样内网的档案资源才能更加具有安全性。而且对U盘等移动硬件设备的使用范围予以充分明确，使U盘得到专项的使用，以免产生病毒交互传染的风险。其次，积极使用杀毒、防火墙等软件，以此对非法程序、病毒以及黑客入侵等做到及时发现，并予以妥善处理，提前做好相关的防护措施和应急预案，切实提升数字档案资源的安全等级。再次，加强对区块链、云存储等技术的应用，使其能够为档案安全管理提供技术支持，具有更强的应急能力，确保数据资料既精准又安全。一是充分借助区块链技术，加密处理信息资源，一旦有人更改或是访问都会留下痕迹，使数字档案资源的真实、完整以及准确等特性得以保全。同时，特别要重点加密那些涉及保密和隐私的档案资料，将风险系数降到最低。二是将云存储终端和数字档案资源管理系统当中的数据进行关联，采用云存储技术，备份处理线上终端的档案资源，这样不仅可以使数据备份还原更加便捷，还可以防止丢失重要数据。最后，对数字档案资源的安全制度予以进一步完善，明确各管理环节的责任，细化访问等级和权限，并进一步增强相关工作人员的安全防范意识。

（四）优化整合数字档案资源

在大数据时代背景之下，对档案数据无论是在质量还是在精准性方面都提出了严格的要求和标准，那么这就需要档案工作人员树立起正确的档案理念，立足于多个层面对档案资源的收集范围进行划定，围绕受众需求来打造数字档案数据库，让档案可以对社会的经济、文化等进行真实准确地记录。此外，应科学合理地挑选那些有价值的数据进行保存，以免数据库中资源过于泛化，不过在提倡档案工作智能化的同时，也要将传统档案工作模式的优势延续下去，以此使档案工作方式不断优化，从而使档案信息的利用率得到进一步提升。

（五）创新档案工作服务方式

随着社会的不断发展进步，受众对档案信息的需求也越发多样化，而就档案数据来说，其要远比那些网络上所传播的信息资源更具安全性和可靠性。隨着档案特性的显现和社会大众需求的不断增长，有越来越多的群众开始使用档案，因此，作为档案管理部门应积极转变工作思路，在服务上变被动为主动，主动收集整理受众的真实需求，以此提供更加优质的档案服务，注重开发档案资源，采用先进技术手段优化检索功能，提高检索的效率，并合理地借助网络平台使档案服务工作更加多元化。目前档案工作的开展以数据为主，那么，就应全面分析比对各项数据，对其价值进行深入地挖掘，并予以专业化的处理达到数据增值的目的。

三、结语

随着大数据时代的到来，档案管理工作要积极面对时代发展所带来的机遇和挑战，与时俱进，不断提升自身的信息化、智能化水平。还要结合自身档案工作开展中存在的问题，采取科学合理的应对措施，从而使档案信息的利用率得到有效的提升，并为档案使用者提供更加便捷高效的档案服务。

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（作者简介：康瑞，女，本科，驻马店市中医院，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）