干部人事档案数字化外包风险及解决措施

文/中共丽水市委组织部 梅景慧

近年来，随着从严管理监督干部与选人用人标准的不断提高，干部人事档案的管理难度越来越大。而基于科学技术创新发展、数字变革的背景，干部人事档案朝着数字化、智能化方向发展已成为一种既定趋势，是创新干部人事档案管理模式、提高管档工作效率和防范档案涂改造假的重要举措。2006年，中共中央组织部发布了《全国组织系统信息化工作规划》，对干部人事档案数字化工作进行了安排；2010年，提出“干部档案数字化”的要求，按照严格管理，安全保密，方便利用的原则，开始在全国统一实施干部人事档案信息化项目建设；2017年7月，颁布GB/T 33870—2017《干部人事档案数字化技术规范》。目前，我国大多档案机构开始通过专门企业购买外包服务完成干部人事档案数字化管理工作。

一、干部人事档案数字化外包是大势所趋

（一）有利于提高工作效率。大批量干部人事档案采取数字化外包之后，能够有效分散本单位内部人员的工作压力，促使人员集中精力于日常管理与服务工作中。通过与外包企业合作，能够更好节省档案部门的人力和物力，助力部门高效有序运转。

（二）有利于人员的学习培养。在档案管理中，档案员信息化水平参差不齐，数字化外包不仅为档案管理人员学习和掌握档案数字化管理的理论知识与实践技能提供了现场教学平台，还有效节约了人员外出学习及培训所产生的费用成本，进而为本单位内部进行数字化档案建设奠定良好基础。

（三）有利于解决档案部门的数字化问题。数字化外包全过程中所使用的技术和管理由外包公司承担，例如，图像制作、数据挂接、系统运行与维护、数据管理与储存等技术。档案部门不需要另行开发系统和相关设备，仅需负责档案的出库、入库、核查等工作，可以较好地解决档案管理部门数字化技术匮乏的问题。

二、干部人事档案数字化外包风险类型及成因

（一）项目主观风险。干部人事档案数字化外包是一项较为复杂的系统工程，对于外包企业的工作资历、技术条件、涉密资质、技术人员专业素养和工作能力具有较高要求。由于上述因素直接关系着干部人事档案的数字化进程、工作质量与档案信息安全，如果不能够进行深入调查，仅仅落实预算经费外包这一项工作，放任外包企业工作人员自行安排，将会导致执行监管制度无法落实，验收查收不够细致，进而为干部人事档案管理埋下安全隐患。

（二）实体档案风险。干部人事档案数字化外包的加工流程较为复杂，需要经手多个工作人员，并且工作处理任务量较大，加工工期较长，其中任何一个环节出现纰漏都会影响干部人事档案的整体信息安全。例如，干部人事档案在出库与入库过程中手续不全、交接不清晰，就容易导致档案丢失的安全隐患。在档案整理环节中，如果存在随意翻折、任意抽换、错误装订等行为，会造成干部人事档案的损害。另外，干部人事档案管理有回避制度，如果对外包人员身份审查不清，一旦被某些别有用心人员利用，就可能会出现档案内容泄露等风险。因此，在干部人事档案数字化外包进程中，不仅需要关注数字化加工处理过程，还应该充分重视实体档案的安全性，严禁随意翻折、损害丢弃等行为，减少实体档案的风险。

（三）数据质量风险。干部人事档案数字化外包，就是将实体档案内容不断转化为数据信息的过程。在这项工作中，如果对干部人事档案整理规范细则掌握不到位，将会导致部分档案分类、排序出现错误，数字化目录与实体档案不对应的问题。此外，外包公司多以纸质档案整理、扫描录入、数字化验收等多个专项小组流水作业的形式开展工作，一旦衔接不畅，将出现扫描不当、材料排序错误、数字化档案与实体档案不对应等问题。而在对干部人事档案进行数字化加工处理过程中，对扫描后的档案进行裁剪、纠偏、去污提亮、色调处理等不当，将会导致档案图像不完整、色差偏差、位置不居中，进而影响干部人事数字化档案的整体质量与后续使用效果。

（四）信息技术安全风险。在干部人事档案数字化外包进程中，存储介质的安全性、稳定性、耐用性直接关乎着数字档案的信息安全。一旦储存服务器、计算机硬盘、移动硬盘等出现媒介受损，将会容易造成数据档案丢失。此外，干部人事档案数字化信息具有可存储性和可复制性的特点，这也为不法分子随意更改、复制、迁移档案数据信息提供了渠道。当前，随着我国信息技术的创新发展与高度普及，网络黑客、系统病毒等风险较高，这也在一定程度上增加了干部人事档案的风险，容易造成数据信息泄露、丢失等安全事故。

三、干部人事档案数字化外包风险的解决措施

（一）深化落实管理责任，加强沟通。具体如下：

第一，在干部人事档案数字化外包进程中，档案管理部门应加强组织领导，成立专门的档案外包管理领导小组，管理人员可由档案管理部门、技术部门、财务部门等组成，其中档案管理部门责任人为小组组长。完善领导小组相关工作内容与职责划分，促使小组人员各司其职，做好本职工作。在数字化外包项目实施前要同外包企业进行深入交流沟通，确定档案交接工作及相关工作流程和人员进驻情况，明确外包服务范围和安全管理规定等。此外，档案主管部门要认真落实档案安全管理主体责任，坚决防止“一包了之”、放任不管。要严格落实档案工作重大事项报告制度，档案服务外包过程中可能导致档案损毁、丢失或信息泄露等重大违法事件的，要及时报告上级部门。

第二，档案管理部门还应该严格秉持“货比三家”的原则，择优选择外包企业，并细化外包方案。档案部门应该尽可能选择涉密资质较深、无外资背景、经过工商注册的外包企业进行合作。根据本单位的实际资金情况与外包需求拟定完备的干部人事档案数字化外包细则，并与外包企业签订数字化加工合同与保密协议。其中应该将工作任务、质量标准、工期要求、验收方式进行细化，并明确双方主体责任与义务。这样才能利用法律法规规范外包企业的工作行为，提高工作质量，保障干部人事档案信息安全。

第三，档案部门还应该建立明确的项目参与人员档案，详细记录项目人员的基本信息、所负责的工作内容、到岗及离岗时间等。项目人员在参与干部人事档案数字化外包工作中，应该向档案部门提供身份证明、个人简历、社会关系证明的资料，在档案部门进行信息核查之后，到岗参与工作。

第四，档案部门还应该对外包项目进行全程追踪监管，定期到工作现场进行巡查。其中包括排查网络系统安全问题、做好安保记录检查、规范项目参与人员工作行为等，以确保各项操作流程符合规定。要定期按比例抽查数字档案质量，对不符合要求的提出整改措施，通过严格监管和定期抽查有效提高干部人事档案数字化外包质量与安全性，促使外包企业与档案部门共同努力将项目做好做精。

（二）完善管理机制，规范操作流程。具体如下：

第一，在干部人事档案数字化外包工作开展中，档案部门应尽可能给外包企业提供独立场所开展办公，加工场地最好与库房毗邻，且尽可能封闭，满足干部人事档案管理的安全防护要求，对出入场所的所有人员进行登记管理。严格按照《档案数字化外包安全管理准则》的相关要求，在档案出库时必须要做好清点工作，并办理好签字手续，禁止出现项目参与人员自行调取档案或者将档案带离现场的行为。

第二，档案部门与外包企业应该通力合作，增强项目参与人员的档案管理意识和主体责任意识，促使其充分认识到干部人事档案的价值与重要性，进而在数字化外包加工中自觉爱护档案。此外，针对实体档案中易损坏的档案尽量采用平板扫描仪进行扫描，并对破损的档案进行及时修复，避免管理部门与外包企业出现纠纷。此外，在实体档案订装环节中，还需要确保分类准确、档案编码无误、图像清晰等。项目参与人员还应该对原有档案目录与数字化档案进行核对，避免漏扫、误扫等问题，在确保实体档案数量完成后，将其摆放在正确位置。

第三，在干部人事档案数字化外包工作中，项目参与人员在进入档案库和工作场地时，应该进行安全检查，个人手机、背包、水杯、打火机等都必须上交。并且严令禁止在工位上喝水、吃饭。这样就能够最大限度地避免实体档案受到污染。此外，还应建立数字化流程单，明确好项目参与人员的工作内容、处理时间、经手人员等，并将其与数字化档案成果一同交给档案部门。这样既能够保障操作流程的规范性，又能在后续出现安全问题时进行责任追溯。

（三）提升技术标准，严格验收查收。具体如下：

第一，档案部门开展干部人事档案数字化外包工作之前，应该对档案的涉密性、完整性、有序性等进行逐一核查。其中针对受损无法修补、资料缺失的档案，应该尽可能进行补充，对目录不符合的档案进行调整。明确分类，并保障各档案之间存在内在关联性，确保编码无误之后，转交给外包企业进行数字化加工。同时，还应该加强日常监管与随机抽查，及时发现错误，避免出现大批量数字档案返工。

第二，数字化外包企业应该严格按照《干部人事档案数字化技术规范》的相关要求，开展图像扫描作业，针对图像应该进行去污、提亮、去白边等处理，防止图像不清晰影响后续使用。此外，在验收过程中，外包企业必须将公司自带的移动硬盘、储存的数据信息进行清除或者交由档案部门销毁。档案部门则应该由干部人事档案管理、信息技术管理等专业人员对数字化项目进行核查，确保干部人事档案的信息安全。

四、干部人事档案数字化外包经验体会

（一）经费预算。一是经费预算是否合理在一定程度上影响着干部人事档案数字化外包工作能否顺利开展。笔者认为，人工费用预算应该要高于当前市场价格。近年来，伴随着我国市场经济的飞速发展，人们的收入水平不断提高，人工费用也不断上涨。因此，预算的外包加工费用应该高于档期的市场价格一定比例。这样才能够更好地应对劳动成本上涨所带来的资金需求。二是对于软件及硬件的预算可以具体参考官方网站价格。投标公司参与项目投标的重要影响因素就是经济利润。因此，预算应在官方网站价格基础上适当上调预算比例，以最大限度地保障投标公司参与度。

（二）软件及硬件建设。干部人事档案数字化外包还需要依托相应的软件及硬件设备。而对于设备的要求不仅需要其具备较高的保密性，符合干部人事档案管理规范要求标准，同时还应该合理拓宽数据信息采集的范围。系统设计应该严格秉持“以人为本”“最大限度满足人力资源管理部门的日常工作需求”的原则。此外，系统还应该具备用户操作简单性、实用性以及检索功能，进而搭建起一个安全保密、简单便利的管理平台。

（三）制度建设。在干部人事档案数字化外包过程中，从档案外界、整理、录入、操作再到重新入库整个过程中都存在泄密风险。对此，应该明确好外包人员的工作职责、任务、质量、保密要求等，并使用合同、规章制度等对其进行约束。

五、结语

干部人事档案数字化外包已是大势所趋，能够有效提高干部人事档案管理水平与工作质量，也能够为本单位内部人员充实工作精力，更好地提高档案部门服务质量。同时，干部人事档案数字化外包中存在诸多风险问题，档案部门应该给予高度重视，并积极采取有效措施进行风险防范与解决，进而提高干部人事档案数字化管理质量。