对培训类档案工作现状及改进方法的若干思考

文/上海科技管理干部学院 施佳芸

随着信息技术的高速发展，员工职业技能素养不断提升，全民持续学习、终身学习俨然成为一种常态，开展干部员工培训成为强化干部员工能力建设、提升队伍素质的一项重要途径。在此趋势下，一些盈利性社会培训机构爆发式增长，党政机关和企事业单位内部培训组织也纷纷设立。培训类档案管理工作作为培训管理工作的重要组成部分，受重视程度越来越高。本文结合笔者工作实践，分析培训类档案管理工作的现状及相关特点，并就改进培训类档案管理、加强培训类档案利用、提升培训类档案价值进行思考并提出建议。

一、培训类档案的特点

结合对培训类档案工作实践来看，能够形成培训类档案的资料主要有3个类别：一是培训准备过程中形成的调研立项、实施方案、教案讲义等；二是在培训过程中形成的培训记录、考试考核、研讨交流、学员信息和汇报总结等；三是培训活动结束后，对培训进行评估总结的材料等。与其他种类的档案相比较，培训档案的主要特点如下：

（一）类型繁杂。培训行业涉及的学科领域十分广泛，社会与个人发展的诸多领域都涉及培训项目的覆盖，主要包括思想理论培训、职业技能培训、学历学科培训等。从细分种类来看，培训机构的档案基本可涉及党群、行政、教学、科学研究、基础建设、财会等多个种类。因此，造成了培训类档案资料数量多、类别广、形式多样等显著特点。与此同时，不同的培训项目在实施方式和内容等方面都存在差异，并且参与培训的人员包括各个职务级别、各个阶层与年龄段，多来自党政机关、科研院所、企事业单位，还有来自少数民族地区的帮扶对象。为确保培训类档案的质量，就需要档案人员对各种培训工作的过程充分了解，熟悉各类培训项目的不同特点，对各种培训教学环节熟练掌握，结合实际情况开展工作。

（二）材料的形成周期短、时间分散。培训机构的培训项目一般没有固定的培训时间和周期，大部分培训项目以单项短期培训为主，培训时间相应较短。以上海科技管理干部学院的业务实际为例，多数培训项目的持续时间都在1至2周之内，短的不到1个工作日，在极短的时间内会产生大量需收集整理的档案资料。同时，培训项目大多没有固定的培训时间或连贯的实施计划，有时数个不同的培训项目在同一时间段内实施，导致培训类档案的形成没有特定的规律和计划性，整体比较分散。所以，培训类档案要在培训开始时就着手进行各种资料的整理收集，并将陆续形成的资料不断进行补充，培训结束后立即对档案进行移交，确保档案资料的完整、连续、准确。

（三）对管理有较高的保密要求。对培训机构来说，培训对象往往来自各行各业，十分分散，短期参训后即脱离培训机构回到各自工作岗位，与培训机构的联系较为松散。从完整规范的培训流程来看，培训项目会收集大量的学员个人信息，包括姓名、证件号码、联系方式、工作单位、职级职别、教育经历等。此外，训授老师的教案讲稿，学员形成的研讨、汇报、总结材料也可能拥有个人知识产权。上述信息材料在培训项目结束后便脱离了来源者监督，易引发泄密风险。这就要求培训机构在进行培训类档案管理时，要不断增强保密意识，维护相关人员的个人信息安全和知识产权，避免不必要的声誉和法律风险。

（四）具备较高的利用价值。培训项目实施过程中形成的计划安排、教案讲义、考试考评、研讨交流、实操记录、论文总结等资料，是对培训项目推进、培训成果经验、学员成长收获、机构工作质量的完整记录，这些材料对于培训机构研发新的培训项目、实施重复培训项目、维护培训机构和学员利益都有着重要的参考和启发作用。

二、培训类档案管理的基本内容和当前工作中的薄弱环节

从档案管理工作的实践来看，当前对培训类档案的管理与利用还存在以下薄弱环节：

（一）对培训类档案管理的重视程度有待进一步加强。培训具有后教育性和短期性的特点，是一种不同于学历教育、主要基于工作技能和文化素质修养提高而采取的教育行为，一些营利性培训机构的重心放在如何做大做强、增加营收和品牌影响力上；一些非营利性机构重心放在如何做好培训的教育管理工作方面，都在一定程度上存在忽视培训类档案管理的现象，加之培训类档案制度体系不完善，大部分工作人员档案意识薄弱，机构领导不重视，导致无档、轻档、弃档或毁档的现象在培训机构时有发生。

（二）管理队伍力量和能力素质有待提升。培训类档案工作虽然是培训管理工作的重要组成部分，但其管理队伍的建设目前还没有得到应有的重视。部分培训机构由于岗位设置和节约人力成本的原因，未配备专职档案管理人员，而是由培训主管部门或其他行政管理部门工作人员兼任，导致培训类档案的管理责任压不实、时间花不够、质量提升不了；有的培训机构虽然配有专职档案管理人员，但其在培训类档案管理方面的知识和技能都达不到应有的标准，致使难以满足工作的需要。随着当前培训机构不断增加、培训业务覆盖面不断扩大，呈现出以培训单位为主体的一次性短期培训向以学员为主体的人性化培训转变的趋势。上述培训规模的扩大与培训形式的深化，使档案管理人员短缺与档案管理能力不足的问题更为突出。

（三）管理制度和机制不够健全。从目前工作实际来看，培训类档案管理工作与其他教育形式适用相同的档案法规制度和工作规程。但培训类档案又具备一系列不同于其他档案的特点，使得培训类档案在资料收集、立卷归档、管理利用等环节存在特殊性。然而，当下培训类档案管理工作还没有形成合适且行之有效的推进流程、规则规定和有效方法，资料收集不完整、立卷归档不及时、档案使用手续不规范等现象缺乏约束，导致培训类档案管理工作的质量和效果受到影响。

（四）信息开发利用不充分，档案作用的发挥不够。培训类档案完整记录和反映了培训项目从形成到实施的全过程，本应充分发挥档案的凭证和资料优势，在推动培训工作创新发展方面发挥应有作用。但是，目前许多培训机构加强培训类档案价值利用的观念不强、意识不足，未对已形成的档案资源进行充分开发。一些培训机构将不同班次的档案割裂开来进行管理，系统化管理意识较为薄弱，导致不同培训项目的成果经验无法实现共享，缺乏“举一反三”的效果；还有一些培训机构缺乏档案利用意识，对培训类档案束之高阁、采取“封闭式”管理模式，“重藏轻用”思维严重。针对上述问题，笔者尝试从培训档案的相关特点切入，结合工作实践提出改进建议。

三、改进培训类档案管理和利用的措施

分析培训类档案管理工作的现状与特点可以发现，培训机构必须采取积极有效的措施，提升对培训类档案管理的重视程度，并以此为基础，在档案管理制度、档案人员队伍建设、强化档案价值发挥方面不断提升成效，用优质的档案和高效的档案服务切实发挥档案工作在培训工作中的功能和作用，不断推动形成档案工作与培训工作相互促进、相互提高的良性发展局面。

（一）强化全员档案意识、形成档案工作合力。培训类档案材料形成于培训项目的全过程，经手的环节和岗位较多，所以做好培训类档案管理不仅是档案管理人员的职责，也需要全环节、各岗位的通力合作，形成有效的工作合力。如把档案管理工作列入全年重点工作计划，与其他各项工作一同推进、一同部署，还可以形成成立档案工作领导小组、定期召开档案工作专题会的工作机制，不断强化高度重视、协同配合、各司其职的档案工作格局；如通过宣传教育提高培训机构员工对档案工作重要性的认识，通过档案法规制度培训，提高全机构人员的档案业务知识水平，强化依规依法保护利用档案的意识。笔者所在培训机构积极推进兼职档案员制度建设，在与培训业务密切相关的各部门设立兼职档案员岗位，要求各环节的一线人员从一开始就把好培训类档案的搜集关、整理关、移交关，有效提升档案管理的及时性、精确性、全面性。

（二）推动培训类档案制度建设与其他制度形成有效衔接。做好培训类档案不能“独善其身”，尤其在制度建设方面，要充分考虑档案管理制度与培训机构其他相关制度的配合与衔接，避免在工作机制上出现矛盾与冲突，影响档案工作效率、增加协同工作负担。如把档案工作的要求有机嵌入培训管理部门的培训项目推进流程中去，推动一线管理人员从培训项目伊始就同步按照规范开展资料收集、整理归档工作，进一步提升资料收集的全面性、连续性，减少后期工作负担；把档案移交工作的相关制度融入相关部门的日常工作事项中去，通过档案的整理移交，协同督促相关部门做好工作总结、梳理工作成效、吸取工作经验教训，推动形成“完成一件工作、体现两份价值”的良好局面；将档案信息统计年报制度与全机构的重要工作统计制度衔接融合起来，推动档案成果为机构发展创新提供参考和决策依据；将档案工作人员的选拔、培养方案与组织人事部门的相关制度对应起来，使档案工作人员的成长计划有机融入全机构的人才培养计划中去，有效促进档案工作人员队伍朝着有梯队、高素质、专业化的方向发展。

（三）加强培训类档案管理信息化建设，不断创新工作程序。在遵循培训类档案形成与管理工作规律的前提下，不断提升档案管理科学化、信息化水平，努力朝标准化、规范化、制度化方向发展，将新理论、新经验以及新技术加以推广，特别是要以信息化为核心的现代化档案管理发展为方向，及时配备开展数字化工作所需的设施设备，实现培训类档案信息化发展。同时，利用培训类档案材料形成周期短、培训管理中间环节多的特点，推动档案工作与培训管理工作形成有机结合，强化档案与培训业务的统筹规划，不断细化档案管理分工，提升各环节协作配合的主动性与工作质效，有效减轻培训后档案收集、整理、立卷等方面的工作压力，提升档案工作质量。

（四）开展培训类档案展示宣传活动，强化档案价值利用。坚决避免“归档即是终点”的现象，防止档案资源浪费，结合各培训机构的实际情况，采取适当措施让已归档的培训类档案“动起来、活起来”。如定期开展档案展示宣传活动，或结合专项工作推动档案资源发挥应有价值。培训机构可结合年中及年度工作总结、优秀培训项目和优秀讲师评选、同业交流、上级检查等活动，选取相应档案进行集中展示，使其成为相关活动的重要组成部分，将归档的培训成果，如优质的教案讲义、总结报告、照片视频等资料公开进行展示宣传，在展示期间还可结合档案开展研讨交流等活动，进一步体现培训机构不断创新发展、精益求精的作风。如笔者所在学院结合建院周年庆典活动，通过梳理挑选，从归档的培训类档案里选取部分优秀培训项目、历史影像、上级领导重要批示、获奖记录等珍贵资料，制作机构发展回顾手册，并制成PPT在活动期间进行展示宣传，在呈现鲜活发展历程、丰硕培训成果的同时，极大地彰显了培训类档案的重要意义与价值，进一步提升了全机构员工对档案工作重要性的认识。

（五）强化归后管理，形成培训类档案管理评估机制。应当强化培训类档案的归后管理意识，建立相应工作机制，督促归后管理工作落到实处。如组织培训机构相关部门负责人或业务骨干成立培训类档案管理工作成效评估小组，对档案管理的各关键环节开展检查评估，提升规范立卷、信息保护、安全保管、合理利用等重点工作的实际成效。各相关部门可根据自身职责和优势有针对性地检查工作，确保评估工作产生促进培训类档案管理高质量发展的效果。笔者所在学院定期组织相关部门人员对档案管理工作开展检查评估，如由组织人事部门对包含学员个人信息的资料进行核对清点，确保学员个人信息不丢失、不泄漏；由培训实施部门结合培训项目开展的实际情况对归档档案进行梳理，检查培训中的关键环节、重要资料是否存在缺失、是否体现在归档档案中等情况；由行政保卫部门对档案保管场所进行定期检查，确保档案室安保和消防要求达标，温度湿度合适，避免出现档案损坏、丢失的风险。

四、结语

培训类档案管理工作是一项系统性的工作，具有特殊性。当前工作中还存在诸多薄弱环节，涉及多方面和多层次的问题。因此，档案的利用者、管理者、领导者，都要从培训工作的全局角度出发，不断加强培训档案管理工作的标准化、科学化、规范化建设，使培训类档案资源得以充分利用，最大限度发挥出档案价值。