高校声像档案管理与利用现状及发展策略

文/上海电力大学 付婧娇

声像档案也称为音像档案，是指国家机构、社会组织及个人在从事政治、经济、军事、科技、文化、宗教等社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光和磁性材料为载体，以声音、影像为反映方式，并辅以文字说明的历史记录。高校声像档案直观、生动地记录了高校建设发展的历程，为学校的教学、科研和管理工作提供了形象生动的依据和参考，是高校的珍贵文化财富，具有很高的人文、社会和历史价值。因此，了解国内高校声像档案管理与利用的现状，分析研究其中存在的问题及原因，对不断丰富和完善高校声像档案资源体系，强化科学管理、有效开发利用、发挥其独特的价值具有重要意义。

一、高校声像档案管理与利用现状

笔者对上海12所市属高校档案馆（室）的馆藏情况及人员配备情况进行了调研，发现其中7家单位为档案馆，5家为档案室。12家单位均未设置专门的声像档案管理岗位。

12家单位中有4家已经开始接收文书电子档案，但是电子档案（含数码声像档案）的数量并不大，最多的一家为2948.09GB；有10家单位已经开展了馆藏档案的数字化工作，数字化率最高的档案馆达到了70%，还有一家为60.9%，其余为2%～12%不等。

12家单位中有8家数码声像档案和传统载体声像档案并存，3家仅有纸质照片档案，1家没有任何载体形式的声像档案。数码声像馆藏量达到TB单位级的有6家，最多的有11.9TB，其余均处于1～3.5TB之间，其中数码照片的收集量都不大，均为GB单位。纸质照片档案馆藏量上万张的仅有3家。

在档案的安全保管方面，被调研的12家高校馆（室）中有7家具备恒温恒湿保管条件，2家采用了本地备份和异地容灾备份相结合的安全举措。

在声像档案管理和利用方式方面，被调研的高校档案馆中仅2家有专门的声像档案管理系统，其余高校档案管理系统因功能不完善基本无法实现声像档案的信息化管理和在线利用。

二、高校声像档案在管理与利用方面存在的问题和面临的挑战

（一）管理制度不健全，法制观念淡薄。高校档案管理施行立档单位预立卷的档案管理制度。高校立档单位数量多，各立档单位安排1～2名兼职档案员负责本单位文件材料的收集、立卷、归档工作。这样的管理方式存在很多的问题。以上海某高校为例，立档单位多达53个，兼职档案员队伍人员流动大，导致业务培训的工作量加大，从而影响立卷归档的质量。由于档案工作未纳入部门考核范围，部门领导多不重视档案工作，各部门归档积极性不高，缺乏约束。另外，有的部门（比如教务处、学生处、研究生院）归档工作量大，兼职档案员本职工作任务较重，加之部门领导对归档工作不重视，导致任务分配不均，影响归档工作按时按质完成。从馆藏案卷数量和声像档案数量来看，高校档案收集过程中“重文书、轻声像”的现象普遍存在。很多高校仍然更重视对传统载体档案、文书档案的收集和归档，对声像档案的归档意识不强，监督管理措施不到位，导致声像档案归档率不高、馆藏占比较少。被调研的高校馆藏档案中绝大部分是文书档案，而声像档案相对很少，且分散在各立档单位，没有作为学校档案工作的重要门类进行单独的收集整理和集中统一管理，久而久之，许多珍贵声像资源流失，给学校造成损失。

（二）声像档案迅猛增长，专业管理缺失。如今，随着数码相机、智能手机的出现，照片、视频、音频材料随手便可生成，对于拍摄人员的专业技术要求也较以前降低了许多。因此，在一些大型活动或事件中，负责拍摄照片和视频的人员可能由组织和承办活动的单位临时安排，临时兼职拍摄人员可能因为设备或技术不够专业，导致声像资料拍摄质量不佳，信息模糊，有的照片不能反映活动背景；由于未具备足够的归档意识，拍摄结束后往往没有及时进行细致的整理说明，随着时间的流逝，无法准确还原声像资料所记录的事件，使得声像资料的价值大打折扣；活动形成的声像材料保存于个人手中，随着人员变动或设备更换很容易丢失。另外，数码照片、录像等数字声像材料很容易被编辑、篡改和删除，与传统载体的声像材料相比更难保证其原始性、真实性和有效性。因数码声像档案的形成便利，来源经常被扩展，内容容易被篡改、删除等特性，导致声像档案收集和管理的难度增大。

（三）声像载体多样化，安全保管面临挑战。传统的声像档案由于载体特殊，随着保存时间越来越久远，容易出现档案本体发霉、脆化、变色、画面模糊、信息失真、丢失乃至毁坏等不良后果。随着时间的推移，照片容易出现褪色、折损、污浊等情况；磁盘容易生霉、变形、退磁或磁化；磁带、录音录像带会出现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，造成录像带上记录的信息受损，声音、影像失真、变形甚至无法播放。此外，磁带、录音录像带需要专门的播放设备，这些古老的播放设备如果工作状态不佳，将影响声像档案的利用，甚至损坏声像档案本体。因此，传统的声像档案及相应的播放设备对保存环境的要求较高，如果保管条件不善，将会加快声像档案的损耗，造成传统声像档案实体的损坏。同时，数字音像资源海量增长，对声像档案材料的整理、存储和元数据封装等方面都提出了更高的要求。为确保数字声像档案材料的可用性、真实性和完整性，不仅要保障声像档案载体的安全，还要维护元数据的信息安全，确保信息不被篡改和删除，确保档案管理系统或读取软件与数据文件的兼容性，确保数据可读取。

（四）重保管轻利用，主动服务能力待提升。随着信息技术的发展和社会文化的进步，人们对声像档案的利用需求日益增长。目前，高校使用的档案管理系统侧重于文书档案的管理，被调研的高校馆（室）大多使用的是简单管理软件，档案在线利用和深度检索功能都尚未开发完善。由于档案机构设置、人员配置和资金投入的影响，被调研的高校档案馆都没有开展声像档案的编研利用业务，声像档案管理以声像实体档案的长期保存为主要工作内容，以声像档案的数字化转录为建设要点，仅对部分用于学校宣传和大型庆典活动的声像资源进行开放，在利用服务的主动性和能力方面都有待提升。

三、高校声像档案管理与利用提升策略

（一）完善机制体制建设，狠抓贯彻落实。2021年1月1日颁布实施的《中华人民共和国档案法》再次明确地将声像档案纳入档案管理范围，并且新增“档案信息化建设”专章，明确提出要“将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”，为做好声像档案管理和信息化建设工作指明了方向。从目前声像档案管理标准规范上看，可参照执行的标准规范有DA/T 62—2018《录音录像档案数字化规范》、GB/T 11821—2002《照片档案管理规范》、DA/T 50—2014《数码照片归档与管理规范》、DA/T 78—2019《录音录像档案管理规范》、DA/T 54—2014《照片类电子档案元数据方案》、DA/T 63—2017《录音录像类电子档案元数据方案》、DA/T 18—2022《档案著录规则》、GB/T 15418—2009《档案分类标引规则》、GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等。这些标准规范为声像档案资源科学组织管理提供了重要依据。高校档案馆（室）应该在国家行业规范基础上，理顺归档关系，标准归档流程，制定和完善适应本校校情的声像档案管理制度体系，明确声像档案管理的基本要求及执行措施，建立相应的激励、考核制度，以便为声像档案收集、保管和利用工作科学、规范、有序地开展提供具体的执行依据。学校应当将档案工作（含声像档案）纳入各立档单位的年终考核，可以在年终的时候开展立卷归档工作的考核评比，以提高立档单位归档的积极性、主动性，确保各项规章制度的贯彻落实。

（二）先行介入前端控制，重视全过程管理。高校档案馆（室）应当对进馆前的声像档案进行“上游”工作的管理，主动进行“前端控制”，把加强监督指导作为抓手，注重业务培训。档案馆应当在声像档案的收集范围、载体形式、数据格式、著录标准等方面与立档单位档案管理员进行充分沟通，最大限度地避免各单位移交的声光载体自身存在质量缺陷及文件格式不兼容、著录不清晰等问题的发生。改变高校档案馆在归档后才接管档案的工作模式，从源头上规避部分问题，保证声像档案的归档质量。

（三）利用科技赋能，确保档案安全保管。高校档案馆（室）应当积极争取领导支持，不断加大资金投入；保管声像档案的库房应符合规范要求，配备必需的空调、除湿机、防磁柜、刻录机等现代化档案设施设备，建立起能达到“九防”要求的档案室、库。要定期进行数据迁移备份，对于光盘档案，应提高光盘转录意识，尽可能每4～5年对归档光盘进行一次数据迁移。要加强传统声像档案的数字化工作，对于濒危的声像档案要及时开展抢救、修复工作，对其进行数字化备份、转录；对已完成数字化的声像档案数据进行安全存储，采用服务器存储和异地备份的双重保护渠道，确保声像档案信息资源安全。

（四）丰富完善档案资源，推进编研与共享利用。“巧妇难为无米之炊”，丰富的、可利用的声像档案资源是开展声像档案编研与利用服务的前提和基础。高校档案部门要处理好声像档案资源的数量与质量问题。高校档案馆（室）可以适当拓展声像档案的归档范围，坚持应收尽收原则。另外，档案馆可以通过声像档案征集，对那些散落在其他机构或个人手中的珍贵声像档案资源进行征集，以弥补现有声像档案资源的不足。高校档案馆（室）要改变“重保管轻利用”的思想，将声像档案的编研、利用提到档案业务的重要位置，利用现代科技手段挖掘和推广声像档案资源背后的文化价值。要树立声像档案“公开为常态，不公开为例外”的思想，加快推进声像档案的开放利用。档案馆可细化、具体化声像档案的开放标准，通过国际档案日、校庆等重大纪念活动、重要时间节点，利用声像档案生动传神的特性发挥档案价值，达到档案宣传普及的目的。同时，加强声像档案与师生、大众的互动，变被动为主动。通过线上宣传和线下展览陈列相结合的方式，挖掘声像档案背后的文化价值，重塑档案的社会记忆属性。有条件的档案馆还可以通过开发声像档案文化产品来满足公众的需求，提升声像档案的利用价值。如华东理工大学档案馆出版的《前贤画传——华东理工大学历史人物连环画》就通过一些珍贵的史料，以栩栩如生的形式，盘活了声像档案，再现了校园精彩记忆，献礼华理70周年校庆。

四、结语

中央档案馆原馆长、国家档案局原局长杨冬权曾指出，档案工作者应该具备五种新的思维，即人民思维、先行思维、创新思维、网络思维、合作思维。为此，高校档案工作者要转变传统思维，强化服务意识，积极发挥主观能动性，变“被动服务”为“主动服务”，更加全面、深入地开发、挖掘高校声像档案中的“宝藏”，盘活声像档案，提升高校档案工作的影响力。