基于电子档案管理系统在公共资源交易领域的应用研究

文/中国航发湖南动力机械研究所 林海燕

近年来，随着我国公共资源交易领域的不断拓展，在各项业务的交易过程中，产生了大量档案数据，而传统档案管理模式已经无法满足当前的档案管理需求。传统档案管理模式采用纸质存档，随着储存年限的增加，档案的保存难度越来越大，使得公共资源交易领域的发展受到限制。因此，推行电子档案管理系统很有必要。将电子化、信息化、网络化技术运用至公共资源交易服务和管理业务流程中，能够对交易资源进行有效整合，实现资源信息共享，提供更加优质的交易服务。同时，电子档案管理系统在公共资源交易领域的应用，能够大幅度提升交易服务效率，并且对监督和管理工作的开展提供便利，降低交易成本，促使公共资源交易服务机构的信息化水平进一步提高，更好地适应当前社会的发展。

一、公共资源交易领域档案管理中应用电子档案管理系统的实际效益

在公共资源交易档案管理中，电子系统的建设能够充分利用计算机技术，实现交易档案的自动化管理，对公共资源交易过程中所产生的档案资料进行采集和整理，实现档案信息的合理化利用。与传统纸质档案管理相比，电子档案管理系统的实用价值更高，能够对管理的各个方面进行优化，促使档案管理的效率提升。除此以外，电子档案管理模式能够减少管理成本，而且档案的储存时间更长，能够更好地进行开发和利用。

（一）电子档案管理成本下降。在公共资源交易领域，采用电子档案管理系统模式，可以将储存的数据信息进行压缩并输入数据库内，从而减少纸张的使用，减轻公共资源交易中心的储存压力，使得档案管理成本下降。除此以外，我国现阶段正在大力推行绿色无纸化办公，电子档案管理的运用与之相符合，这对档案管理事业的长远发展有着积极作用。

（二）档案储存时间更长。电子档案管理系统的建设，能够实现以Web Service的标准数据接口对接方式，通过XML数据交换格式，与公共资源电子交易系统对接。这种管理方式不仅能够实现安全储存，而且能够延长保存时间。需要注意的是，在进行电子档案管理时，需要做好系统维护和安全防护工作，以便能够及时发现其中存在的问题，还需要对储存的电子档案进行加密和权限管理，确保电子档案的数据安全。

（三）电子档案开发利用水平高。在公共资源交易领域档案管理中运用电子档案管理系统，能够与前端业务系统进行对接，将各项业务开展中所采集到的档案资料进行自动化收集和归档，还能够根据档案资料的具体类型，将其进行合理划分，实现分类管理，不仅减少了档案管理人员的工作量，还能够有效提高管理效率。从公共资源交易档案利用方面进行分析，采用电子档案管理系统的检索工具，通过输入关键词、编号等，在短时间内找到需要查阅的档案资料，与传统纸质档案管理相比更加方便，而且不受时间和空间的限制，借阅人只需通过登录网络平台，在权限范围内就能实现在线借阅。而且在平台的支持下，这些电子档案能够实现快速流通，使得资源传递速度更快。电子档案管理系统的创建，能够使得档案资源的价值充分发挥，为各方主体提供更加优质的服务。

二、公共资源交易领域中电子档案管理系统的具体应用

（一）电子档案的采集。在公共资源交易领域档案管理方面，档案信息资源采集是其中的关键，这是档案管理工作开展的基础条件。不论何种档案管理方式，都需要重视对档案信息的采集和接收，以确保管理工作能够有序开展。因此，在公共资源交易领域，想要完善电子档案管理，需要结合其特点和要求，做好电子档案的采集和接收。在实践过程中，管理人员可以从如下方面开展工作，促进管理水平的提升。

第一，电子档案管理系统和公共资源交易业务系统应当紧密联系，根据两者的数据信息，制定统一标准，实现两者间的数据共享，使得档案数据信息的真实性得到保障，并且数据信息的完整度更高。

第二，在进行电子档案管理系统工作前，应当设置对应的目录结构；在业务招投标结束后，业务系统应当根据具体的信息资料，设置与之相对应的档案目录结构，按照档案数据类型，使其能够自动进行类别划分，并储存至电子档案管理系统内。录入档案数据后，系统能够快速展开工作，对内置目录结构中元数据的完整性进行检测，在数据的完整性不足且存在虚假数据的情况下，及时发出预警信号，以此来提醒公共资源交易中心的工作人员，让其立即对档案数据展开核实，这样能够进一步确保数据的真实性和完整性，对后续工作的开展十分重要。与此同时，电子档案管理系统不仅需要具备自动传输功能，还需要配合手动上传，这样即使在特殊情况下，工作人员也能够通过手动传输将数据输入电子档案管理系统中，使得信息数据更加完善。在电子档案管理系统的实际使用中需要注意的是，业务系统和档案系统应当保持绝对独立，并且传输应仅为单向，即档案数据仅可从业务系统传输至电子档案管理系统，反之则无法传递，这样能够防止工作人员私下更改，使得电子档案数据的真实性更高。

（二）电子档案的储存管理。公共资源交易档案随着业务的增加，档案数据信息也在不断增加。这些档案通常需要储存较长的时间，若是采用传统纸质档案管理模式，随着业务的不断拓展，公共资源交易中心的档案储存难度会不断增加。电子档案管理系统的运用则能够很好地解决这一问题。通过电子存档方式，不仅能够压缩档案储存空间，而且档案储存的安全性有所提升。实际运用可从如下方面进行。

第一，电子档案案卷配置。电子档案管理系统应当提供文件目录配置功能，其中需要涵盖目录名称、编号等信息。管理人员在实际的工作中，能够根据文件目录的具体信息，对其档案信息进行合理增添和删减。与此同时，管理人员可根据文件后缀限制、大小等，对文件目录进行科学调整。

第二，电子档案目录查询。电子档案管理系统提供全宗信息配置功能，包括档案名称、编号、责任人、管理现状等。档案管理人员在档案管理系统的基础上创建案卷，并将其与全宗信息相联系，此后相关人员想要获取档案信息时，只需登录电子档案管理系统，输入想要获取的档案信息编号或名称，就能够不受时间和权限的限制，随时查阅档案信息，不仅大幅度提升了管理服务水平，而且实现了信息价值的增值。

第三，电子档案统计功能。电子档案管理系统能够自行完成电子档案归档、借阅、下载等工作，还能够以图表的方式，将档案信息资源的实际使用情况直观、清晰地展现，使档案管理更具条理性。管理人员可根据使用情况，对管理工作进行适当调整，从而实现信息资源的最大化利用。

（三）电子档案的开发和利用。公共资源交易档案涉及多方面的信息，包括参与主体的个体和机密信息。因此，这些信息必须进行严格审批，在获得许可的情况下，才能够进行调取和利用。国家发改委制定的《公共资源交易平台服务标准（试行）》对公共资源交易的档案做出了有关规定，需要建立完善的档案查询制度，同时还需要遵守国家法律，提供档案查询功能。需要注意的是，公共资源交易中心不仅需要做好档案的查询和记录，还需要加强对档案信息的核查，确保信息真实、可靠。因此，针对公共资源交易中心人员的不同职能，在进行电子档案管理系统的运用时，可将用户划分为两种类型：档案管理者与档案审核者。其中档案管理者需要负责档案日常管理，包括档案的借阅、归档等，同时需要对归档的信息进行梳理，做好日常维护工作。档案审核者的职责在于对电子档案管理系统档案进行查阅，在实际工作的开展过程中，应当在权限内开展相关工作，对重大事项审核，应借助统计报表，以便更好地掌握电子档案管理系统。在借阅人提出电子档案借阅申请时，档案管理者需要对所填写的信息进行审查，在确定无误的情况下，将申请递交至档案审核者，由其对借阅人信息进行再次核查；而在借阅后，档案管理和审核者均能够对借阅信息进行查看，包括借阅人相关信息、借阅内容及用途等，在审批通过之后，档案管理者需要在短时间内开通借阅人的查阅权限，并对其查阅时间进行限制，在授权时间内借阅人能够随时查阅相关信息。而借阅人在授权时间截止后，电子档案则会自动归还，这时借阅人将无法再次对档案信息进行查看和阅读。

公共资源交易业务涉及的环节较多，包括土地使用权出让、产权交易等。在这些交易过程中，会产生许多与之相关的信息资料，使得资料信息冗杂。需要注意的是，无论何种交易方式，在同一环节中，数据可能会出现变更，这就需要电子档案在不同方式的交易和环节中，能够有效应对变更情况，生成相对应的档案资料。例如在公共资源交易电子招标系统中，可以加入档案管理模块，有助于实现档案管理电子化，促使管理水平提高，为档案信息的合理利用奠定基础。

三、信息化管理的相关策略建议

（一）加快档案标准的制定和贯彻。应当提高对档案信息化管理的重视，制定统一标准，尽快实现信息化的贯彻。根据相关调查发现，目前我国信息化管理的应用已有许多实例，在公共资源交易领域中，可加以借鉴，进行有效改进和优化，实现规范化信息化建设。

（二）安全性方面建议。在电子档案的建设过程中，需要做好安全管理，优化公开制度，这样不仅能够为档案的安全性提供保障，而且还能够确保信息资料的保密性，使得民众对电子档案的信任度提升。除此以外，还需要加强电子档案的安全管理，增强民众的防范意识，严格设置档案的查阅权限，避免档案信息出现泄露。在档案储存后，需要对其进行备份，并安排专业人员，对备份的档案进行监督和管理。

（三）重视档案信息化人才队伍建设。档案电子化处理的难度较高，需要引进高素质、高能力的综合性人才，为档案信息化建设打下坚实基础，这样能够最大限度地提升管理效率。同时，能够确保档案的安全。除此以外，引进的人才不仅需要接受系统化的思想道德培训，还需要接受专业技术培训，促使其综合能力不断提升，以便更好地使用新型设备和科技。此外，应当根据现有工作人员的能力及素养，引进所缺人才，保证企业的稳定和可持续化发展。

（四）完善公共资源交易档案信息化管理制度。在公共资源交易中，应当制定与之相符合的信息化档案管理制度，确保档案管理更具科学性和规范性。通过制定科学合理的规章制度，为档案电子化、信息化提供科学理论依据，使得电子档案的设置及使用更加规范。

（五）合理推进公共资源交易档案管理电子化。在公共资源档案的电子化和信息化推进过程中，国家政策在此领域中提供了相应的服务支持。鉴于此，公共资源交易电子档案管理的建设，能够帮助企业明确自身的不足，与其他企业进行对比，及时发现项目中存在的问题。现阶段，已有多个企业完成了电子化档案系统项目，例如，国泰新点电子化档案系统已经成功上市，上海中信紧随其后，完成了项目的开发工作。因此，其他尚处于起步阶段的企业可以向国泰新点和上海中信学习，对自身的系统建设进行合理改进，以加快建设进程。

四、结语

在公共资源交易中心档案管理中，电子档案管理系统存在诸多优势，能够适应时代的发展。电子档案管理系统的引进能够大幅度提高档案管理水平，节省档案管理成本，延长档案的保存时间，使得档案资源的开发和利用效率更高，有助于充分挖掘公共资源交易领域档案数据的潜在价值。因此，对于公共资源交易中心的档案管理者而言，应当提高对电子档案管理系统的重视程度，使其能够充分发挥作用，对档案管理工作不断进行优化和改进，从而减轻纸质档案储存的压力，使得管理效率大幅度提升。在优化营商的环境下，对档案进行电子化、信息化管理，实现数据“多跑路”，企业“少跑腿”，节省人力和物力成本，这对公共交易中心档案管理事业的可持续发展有着积极作用。