高校学籍管理政策落实机制研究

孟晓梅 王维

［摘           要］  教育部新修订的《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）已于2017年9月1日起施行，着重规范了高校学籍管理行为，确保高校教育教学秩序顺利进行。但高校对这一政策落实情况参差不齐，围绕高校学籍管理在组织层面、管理层面、服务层面的政策落实情况进行深入探讨，提出建立学籍管理长效机制、强化学籍全过程规范管理、推行“一站式”学籍管理与服务落实机制，以期为规范高校学籍管理行为提供参考意见和建议。

［关    键   词］  高校学籍管理；政策；落实

［中图分类号］  G647                    ［文献标志码］  A                  ［文章编号］  2096-0603（2023）35-0137-04

一、引言

为突出立德树人、体现学生为本、围绕一切为了学生发展的理念，《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号，以下简称《规定》）自2005年9月1日实施以来，时隔近12年，教育部在大量调研和广泛征求意见基础上，已于2016年12月16日经教育部第49次部长办公会议修订通过，新《规定》自2017年9月1日起施行。修订内容着重规范了高校学籍管理行为，增加了新生入学资格初步审核及入学后复查的内容、操作方法；健全了转专业、转学的条件和程序要求；要求高校健全学习成绩管理制度；将有关学历、学位证书管理的规定予以整合、规范；支持学生主修专业以外辅修校内其他专业或者选修其他专业课程、跨校修读课程和参加开放式网络课程学习；学生在校学习期间所修课程及所获得学分，在学生因休学、退学、取消学籍、开除学籍等情况中断学业时，其在校学习已获得的学分可以予以保留，在复学或重新入学情况下，允许承认已修读课程的学分；实施弹性学制，放宽学生学习年限，允许学生分段完成学业等方方面面。此外，还推动高校转变管理理念，树立服务学生意识，处理好管理与服务的关系，促使学校管理更加科学化、人性化。[1]由此可见，学籍管理在高校学生管理工作中至关重要。然而，笔者梳理高校学籍管理方面的研究成果发现，存在研究数量少、内容陈旧、时间久远、问题浅显等问题，至今没有学籍管理政策落实机制方面的研究。实际上，高校学籍管理政策的落实情况不容乐观，需引起广泛的关注和重视。

二、高校学籍管理政策落实情况不容乐观

（一）组织层面

1.学籍管理政策的关注度有待提高

高校学籍管理是高校依据国家教育行政部门颁发的政策法规和学校的规章制度以及实施细则制定的，是对学生学习资格和学习状态及结果的认定与监测，贯穿于学生学籍取得、异动乃至注销的全过程，是维护正常教育教学秩序和学生合法权益的重要保障。[2]但长期以来，学籍管理被边缘化，部分高校对学籍管理政策重视度不够，导致该工作在教师心目中的地位偏低，大多数教师认为学籍管理工作只是简单的日常数据处理和维护工作，属于程序化工作，工作人员可替代性较强，又因该工作与大部分教师的利益和工作没有直接联系，学校仅在每学期关键阶段（如开学初、毕业前夕等）加强学籍数据的管理，或在重大评估活动中才关注，因而难以确保学籍管理政策的落实。加之学籍管理工作人员极少被关注，学习培训和晋升的机会较少，经验丰富的学籍管理人员为谋求个人发展，另谋他岗，导致学籍管理岗位人员流动性大，从而影响到政策落实的衔接性，使得学籍管理容易混乱。实际上，学籍管理的重要性不容忽视，它是学校隐性课程，是“三全育人”的重要抓手，决定着学校的育人水平和健康发展。

2.学籍管理制度建设滞后于新《规定》

学籍管理制度是保障学生权益的基础，制定明确的学籍管理规章制度尤为重要。当前部分高校未及时根据新《规定》修改完善本校学生学籍管理制度，且学籍管理制度散落于学生手册的学生管理章节，未形成系统完善的学籍管理规章制度，可见高校对学籍管理政策执行力度、落实力度不强，无法满足学校发展实际需要和学生多样化需求。如当代大学生个性突出，维权意识较强，一旦发现所报考的专业与个人兴趣爱好相悖，会立即申请调整专业，此种现象不断增多，需要高校根据教育部下发的新《规定》，适时修订、调整和形成新的关于本校转专业学生学籍管理的实施办法，不断完善学籍管理制度，使其更加符合学校的实际情况，满足学生需求。

3.学籍管理队伍综合素质有待加强

学籍管理政策的落实离不开高素質的学籍管理队伍。调研发现，目前大多数高校学籍管理工作是一级管理，归属于学校教务处，面向的是全校上万学生的学籍管理，诸如学籍注册、学籍异动手续办理和学历学位注册等，工作量大且容易出错。主管部门认为此项工作简单易做，仅由1～2位教务人员统筹负责，人员配备不齐全、不专业且流动性大，缺少一支专业化、高效率的学籍管理队伍。由于缺乏专业的学籍管理团队，在办理学生学籍等日常事务时，容易出现管理“松、散、乱”等现象。如：学籍管理人员管理能力不足，未根据学生办理需求将繁杂事务分类处理解决，办理时间和办理流程的随意性大，没有从管理学的角度来开展学籍管理工作，从而影响到学籍管理工作的正常运转。且在快速发展的新时代，高校学籍管理人员在具体工作中，仍未摒弃传统的管理者角色，一直沿用老经验、老方式，已不适宜当前教育发展需要，应围绕立德树人根本任务，重新界定学籍工作主要业务职责，突出和强化服务意识。

（二）管理层面

1.学籍管理政策宣传力度不够

部分高校对学籍管理政策未给予足够重视，宣传方式有限，学生对自身身份的政策了解非常少，主动学习政策的学生比例更少。在校生对与自己息息相关的学籍注册、学年注册、学历注册三大注册工作认知模糊，不重视定期核查中国高等教育学生信息网上的本人学籍信息，导致临近毕业时，才发现个人重要的学籍基本信息有误，如姓名、民族、身份证号等错误信息频发，因毕业生身份复核过程烦琐，影响学籍注册工作的顺利开展。尤其值得一提的是，每年都有部分学生因录取照片模糊，无法与毕业照片比对为同一人，延迟了学历注册时间，导致毕业生无法在中国高等教育学生信息网上下载学历验证报告。解决此事花费时间一般较多，导致延误了就业的黄金时间。当前大学生个性化需求多，高校应及早采取多种措施来加强学生对这些规定的认知，避免引来不必要的麻烦，鼓励学生积极参与到政策学习中来，以更好地维护自身权益，方便开展学籍管理工作。

2.学籍异动管理困境

学籍管理政策落实过程中，应采取现代化的管理方式，以便培养适应现代化建设需要的各类人才。但在处理学生学籍异动过程中，存在以下两方面的困境：一是学籍异动审批程序烦琐。如退学学生手续，学生在完成学院、学生处、教务处、学校领导的逐级审批手续后，再根据教务处开具的学籍异动通知到财务处、教材科、宿管科、图书馆等部门办理相关手续，最后持教务处开具的相关异动证明至辅导员处，学籍异动手续至此办理完毕。这样一项简易工作，持续时间久，导致学生将很多时间耗费在办理手续的过程中，既费时又费力。二是发生学籍异动学生数量多。近年来，因高校招生规模扩大，学生基数增加，学生学籍异动数据量也随之增多，有些学校已超过一学年200人次的变更，而这些变更主要集中为在校生的休学、复学、退学、调换学科专业等过程中。越来越多的在校生学籍变更，给学籍管理带来巨大挑战，各项审查工作必须严谨、数据必须精确统计，以便动态、全面、精准地掌握在校生数据。

3.学籍档案管理困境

学籍管理政策落实过程中，学籍档案管理是重要一环。它是记录学籍信息的重要材料，能准确反映学生的学习情况，应被永久保存，以便高校学籍管理政策的有效落实。目前仍有一些毕业年限不久的毕业生时而在联系毕业院校，以便补充学籍档案材料，由此可见高校学籍档案管理仍然不够规范，缺乏一套完善的学籍档案管理制度体系。为确保毕业生就业时，能顺利、全面提供用人单位所需的学籍材料，避免多次奔波于母校和用人单位之间，当务之急是要加强学籍档案管理。且随着现代信息技术的发展，还要做好学生学籍档案信息安全保障工作，严防冒名顶替上大学的现象发生。

（三）服务层面

学籍管理政策落实中，学籍信息综合有效处置程度不够，未能形成层层递进的管理模式，各职能处室和管理部门缺乏协调配合，存在信息滞后、沟通不畅、重复劳动等各类问题，高校其他部门需要学籍信息时，仍以电话的方式与学籍管理部门沟通，以表格的方式传递数据，无法确保数据时效性。为了更好地激发学籍工作者的创造力，积极推广数据管理技术，应让学籍管理工作人员主动参与现代信息技术发展当中，探索出更高的信息化管理技术。高校应完善学籍信息的整体处理，研发网上办事大厅业务功能，建立由学籍管理部门牵头，招生、学工、保卫处、校医院、档案馆和学信网中心多部门联系的管理体系，以解决信息滞后、沟通困难、重复劳动等诸多现实问题。

三、构建学籍管理政策落实机制

（一）构建学籍管理长效机制

1.加强组织领导

为加强学籍管理，确保教学秩序的稳定、培养质量的提升、促进学生的健康成长，并且维护学生的权益，保障高等教育的权威性、严肃性和公正性，制定三级审签制度，校党委常委会或校长办公会要对重大事项进行专题研究，并坚持落实；职能部门应及时传达要求，做好组织安排和监督管理，采取最严格的标准、最严密的防线、最实际的措施，制定出完善的学籍管理程序，以确保学籍的合法有效管理。学院积极落实学校政策措施，以确保学籍工作有效、合理、规范推进。学校、职能部门、学院三级联动，以政策引导的方式营造学籍管理工作的良好氛围，重视学籍管理工作，在实际工作中给予学籍管理员大力支持，在教职工考核指标体系中添加学籍管理工作加分项，形成人人重视学籍的良好校风。

2.在新《规定》的基础上完善学籍管理制度

为了确保高校学籍管理活动顺利进行，保证学生正当利益得到充分尊重，根据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国高等教育法》和教育部第41号令等规章制度，结合学校实际发展需求，不断规范学籍管理制度，坚持以学生为中心，以保障培养质量为目标，对学籍管理规定、转专业实施办法、学籍异动办理流程等进行“废、改、立”工作，对已经建立的存在适应性问题的制度进行修订，对没有建立的制度及时补充，确保制度的严肃性、准确性、规范性和可操作性，健全“每个学生？圹各班级？圹各年级？圹各二级学院？圹教务处”详细工作流程，制成清晰的流程图，实现学籍的程序化管理，分工明确，层层落实，保证学籍管理工作规范运行，使学生在“被管理和服务”中感受到尊重，养成依法依规办事的习惯，使教学过程和管理过程有法可依、有据可查，人才培養质量得到有效保障。

3.提高学籍管理队伍素质

高校学籍管理政策的落实取决于学籍管理工作人员的专业素质和管理能力，学籍管理队伍建设是学校教育教学工作正常、有序推进的重要保障，加强学籍管理队伍建设至关重要。为此建议：一是学院设置专职学籍管理岗。在学院实行二级管理机制，设立专职学籍管理员岗，负责全院的学籍管理工作。学籍管理员主要对接年级辅导员，将辅导员审核报批的各类学籍变动材料进行二次审核，并将教务系统学籍管理模块权限下设子管理员，在完成学生休学、复学简易的学籍异动变更后，学院学籍管理员线上操作，实现数据自下而上的信息化传递，深度参与学校学籍管理工作信息化进程，促进学籍管理工作的优质高效。二是重视业务能力培训与素质提升。如通过引导学籍管理员深入学习和理解学籍管理规章制度，加强面向网络信息技术使用、各类软件操作的业务培训，定期组织学籍管理人员前往其他高校进行交流访问学习、参加校外举办的各种培训活动和学籍管理协会等组织的学术会议，共同探索学籍管理的新思路和新方法，进而不断提升学籍管理队伍的专业能力。三是完善学籍管理激励机制。通过增加学籍管理人员考核机制，开展校内学籍管理人员的评优活动，为其提供晋升机会，调动其工作积极性，增强其职业幸福感。四是转变管理理念，树立服务学生意识。面对个性鲜明的21世纪大学生，高校学籍管理人员需要改变传统的管理者角色，学会转变成优秀的服务者角色，以开放的心态面对社会和学生需求的快速变化，以规范的管理在学生心中种下正确价值导向的种子，提供优质的学籍管理服务，发挥学籍管理育人功能。

（二）强化全过程学籍规范管理

1.依托媒介加强宣传

为了更好地落实学籍管理政策，高校应采取措施，完善相关规章制度，组织相关部门合作，共同推进学籍信息化建设，通过开设公告栏、借助网络媒体、微信、社交媒体公众平台，让更多的人了解学籍政策，提升学籍管理信息化水平，进而保障高校教育高质量发展。[3]每年9月新生入学教育期间，管理部门面向全体新生解读学籍管理政策和文件，确保学生一入校就了解学籍管理相关规定；对于学籍管理人员，通过組织专题学习或工作例会进行政策宣讲，确保管理人员吃透政策精神，正确合理地执行政策规定。

2.严肃学籍管理政策落实流程

为了维护学生的权益，学籍管理部门需要根据新《规定》，完善相关的管理制度，创新“七连单—四级审核—逐一审批”的执行。高校管理部门认真审查、监督、完成所有与学籍有关的变更，保证让学生尽快获得更优质的教育。在审批学生休学、退学等事项过程中，对于申请理由异常的学生，注重与学生充分交流沟通，深入倾听学生心声，了解学生申请原因，并与家长配合，注重对学生的人文关怀和心理疏导，化解学生心结，帮助学生尽快回到正常学习状态，使学籍管理过程中的每一个程序和流程，都成为教育学生、培养人才的有效环节。

重视学籍管理的监测。学校继续规范注册工作，多措并举、多重核对，确保学籍电子注册信息准确，使学生的利益得到保护。一是学籍电子注册规范。通过多个环节扎实开展新生入学资格复查，防范冒名顶替上大学的现象发生，认真做好新生学籍注册的基础工作，确保学生自查率达100%。二是学年电子注册规范。积极推行学籍动态管理制度，定期对学生的学籍变化、记录、注销等情况进行全面调查研究，并严格按照“人籍一致”的要求，进行精确、完整的线上标注，做到每个学生的学籍信息真实可靠。

3.规范学籍档案资料

学校教务处与档案馆密切对接，将须归档的学籍资料进行规范整理，登记造册后存档保管，对于后期利用率较高的录取名册、成绩单等资料，同步建立电子档案。对于重要的过程性学籍资料，教务处可自建学籍档案室，用以保存学生个人信息核对签字单、学生奖惩材料、解除处分申请、延长学制申请、学业预警材料、证书领取记录、毕业及学位审核材料等学生学籍材料，充分实现学籍资料应归尽归，以便留档备查。已毕业学生申请的学籍学历勘误是台账管理的重要环节，高校要严格做到根据勘误年份和内容“一事一档、一人一册”分门别类予以保存。整合历届毕业生学历信息库，作为补充学信网数据的重要来源。

在校生学籍基本信息以电子台账为主，对于涉及学生学籍异动、学籍信息修改等重要变化的，严格做到纸质版“一人一档”保存。高校学籍管理部门应根据就业市场变化，形成学籍档案目录清单，力争每个学生的学籍纸质版档案和电子版档案材料齐全。做好学生学籍卡、成绩单、证书签领单等学籍学历存档材料的保存和调用，不断完善学籍学历管理载体建设，扎实做到步步留痕迹、环环可追溯。

（三）推行“一站式”学籍服务

学籍管理是高校管理育人过程中不可或缺的一环，是落实高校立德树人的根本要求，要将学籍管理工作融入三全育人全过程，提升管理育人、服务育人实效。要提升服务的质量和效率，就要采取现代化管理方式，为培养高素质的人才提供有力支持。

1.构建自助服务平台

网上申请和线下自助服务相结合。可开发学籍类证明文件自助打印系统，实现学籍类证明7 × 24小时全天候自助办理。解放学生的同时，学籍管理人员也可以有更多时间用于提升服务质量。[4]在办理往届毕业生各类证明方面，需体现管理工作的服务职能，建议学校教务处与档案馆联动办公，尽可能采取线上受理、远程办理、限时办结，通过快递寄送纸质材料等方式，为校友节省时间、金钱成本，并协助校友解决各类认证与协查工作。

2.成立教务服务窗口

涉及学籍相关事务的可在一个窗口或工位集中办理，实现“一站式”服务。为此，要打通数据堵点，将多环节学生基础数据整合到数据中心平台，平台可下设招生、迎新、教务、学工、离校、档案、就业等多个子系统，实现学籍数据的集成化管理。

3.实现投递式服务

针对学生在办理休学、复学过程中手续烦琐的问题，在保证手续完备的前提下，在学院内部实行投递式服务，由学籍工作人员集中办理后续手续，取代学生自行奔波于各部门，提高学籍工作效率。

4.推广一码通

利用信息化技术手段，把学生常用的学籍证明、学籍审批事项做成二维码链接，学生只需扫一扫，流程、材料全部展示出来，方便学生熟悉业务办理流程，实现学籍管理信息化。

总之，学籍管理政策涉及学生切身利益，是学生获得学历学位的法律依据和高质量教育的基础，各高校要加强对学籍管理政策的落实，不断提升学籍管理工作的水平，确保学籍管理落实机制的制度化、信息化、个性化、自助化，以便让学生尽快获得更优质的教育。

四、结束语

综上所述，以《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）为研究起点和理论基础，结合现阶段高校学籍管理的组织层面、管理层面、服务层面等现状进行分析，探索高等院校学籍管理中存在的问题。第二部分利用文献分析、现状分析，以高校组织管理模式、学籍管理人员队伍建设、学籍办理流程、学籍政策宣传以及现代新兴技术平台在学籍办理的应用等方面建立学籍管理长效机制、强化学籍全过程规范管理、推行一站式学籍管理与服务落实机制。另外，上文所述学籍管理落实机制还需要实践来不断检验，以便探索更适于高校学籍管理的相关工作机制。

参考文献：

［1］教育部有关部门负责人就修订《普通高等学校学生管理规定》答记者问［EB/OL］.（2017-02-16）［2023-10-28］.http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s271/201702/t2017 0216_296397.html.

［2］王艳彦，律文智，董亚楠.创新创业背景下学籍管理模式改革研究［J］.大众标准化，2021（8）：218-220.

［3］罗敏佳.高职院校二级学院学籍管理体系的研究与实践［J］.科技风，2021（6）：173-174，185.