数字档案馆建设的智慧服务模式探究

文／徐建堃 中铁十二局集团有限公司 山西太原 030024

引言：

进入数字化时代，信息技术取得进一步发展，与大数据技术、智能技术形成一体化应用，为各个行业带来全新的发展机遇。档案管理作为一项基础工作，以往的档案管理工作会受到多种因素影响，如环境、管理方式等，导致管理工作存在一定的不足，要想对这一现状进行改善，相关工作人员要从档案实际管理情况入手，开展全面分析工作，引入先进技术，以此作为基础构建全新的数字档案馆，通过创新档案服务模式和构建智能服务模式两头并进，加强服务的针对性、个性化，实现对档案资源的充分利用，奠定档案馆自身的功能性。创新智能服务模式这一过程，需要提前掌握不同用户的需求，科学设计智能服务模式，提升数字档案馆功效，让更多用户可以寻找到需要的内容，真正提升数字档案馆的实用性。

1.数字档案馆概述与特点

对于数字档案馆而言，将信息技术作为基础，完成对不同数字资源的收集、整理，提升信息档案的保存效果，利用多元化平台加强档案信息服务效果。数字档案管理开展档案管理工作的时候，要针对性选择信息技术，取代传统人工信息收集工作，提升技术对档案信息的检索和整理效果[1]。档案管理内容需要对原本的纸质档案进行创新，以数字档案的方式发挥电子系统优势，全面掌握网络资源，为更多用户提供档案服务。数字档案馆特点体现如下：

第一，存储空间小。数字档案馆能够对大量档案资源，进行数字化处理，之后将其储存到网络中，有效节省存储空间。

第二，信息检索快。数字档案馆在实施管理的时候，创建全面的检索系统，构建巨大的资源库，为用户提供信息检索途径，保证检索过程的迅速、精准，实现对档案资源的充分利用。

第三，信息共享捷。充分发挥信息技术，将不同地区、甚至全球的信息进行共享，为资源利用提供便捷性，不再受到时间、地点等因素影响，促使用户第一时间获取需要的档案信息[2]。

第四，多元化服务。数字档案馆，一方面促使档案管理工作更加高效、全面，另一方面也结合用户的不同需求，提供个性化服务，做好资源利用、数据分析等工作。

2.数字档案馆建设的智慧服务模式意义

伴随科技进步，信息技术的使用范围越发广泛，进而催化产生智能化技术，为社会发展的智能化提供技术支持。智慧城市建设中，档案馆是不能忽视的关键部分，不仅作为城市发展记忆窗口，也是对城市文化思想进行弘扬的主要载体之一，有必要将智能化技术引入到其中，一方面优化服务模式，另一方面也提升档案资源利用率[3]。如今，档案资源量处于不断上升趋势，人们对档案需求更加多元化，以往的档案管理难以满足发展需求，有必要对档案管理工作进行转型，通过充分利用智能化技术，加强对档案资源的管理效果，从用户角度进行分析，全面研究数字档案信息，创新更多智慧服务模式，为档案馆的创新发展提供基础保障。

2.1 优化档案服务理念

如今，档案服务工作一直处于停滞发展状态，“你问我查”是普遍现象，但在社会经济发展过程中，人们更加关注自我价值，传统档案管理思想、方式难以满足全新需求[4]。为进一步利用信息技术，满足档案服务工作的发展需求，将智慧服务引入到档案管理实践工作中，对档案工作人员的单一思想进行优化，调动其主动性、积极性，使其不仅能全面做好基础工作，还能全身心参与到档案管理研究过程中，结合实际工作中遇到的难题寻找最佳解决方法，对原本老旧的思维模式进行创新，改变后台工作方式，将其拉到台前，在专业性档案管理中创建全新的职业形象，对提升档案工作起到促进作用。

2.2 强化档案资源建设

档案馆发展过程中，若没有丰富、多元的档案资源，会直接影响智慧服务建设效果，缺少对应的依托基础，这就需要智慧服务中充分发挥档案模式优势，提升数字信息收集效果，创建丰富的电子资源，充分了解用户需求提供针对性资源，为档案资源建设更加全面提供保障。其次，数字档案资源建设，要秉持高效、统一的思想理念，发掘更多数字资源作用，制定对资源加工的统一化标准，对元数据建设统一描述，致力于创建档案资源加工体系，促使体系更加标准、完善，为用户提供更多的信息共享服务。

2.3 创新档案服务器

引入信息技术后，数字档案馆一方面优化信息管理工作，在资源采集工作方面也取得信息化发展，甚至实现档案服务器的全面更新[5]。数字档案馆发展中，实现档案实体、内容、管理信息的衔接，通过互联网加深各部分的融合性，加强档案、用户、和管理人员之间的有效沟通。尤其在信息感知背景下，不管是电子档案，还是纸质档案，所呈现的方式是多媒体还是文字，在智慧服务支持下都能够第一时间进行处理。数字档案馆中的用户，也可以从不同互联网、社交媒体中掌握相关知识。另外，数字档案馆工作人员进一步对档案信息利用进行分析，掌握运行信息情况，第一时间掌握价值信息、知识内容，提前对用户需求做出预测，为更多用户提供高质量服务。

3.数字档案馆建设的智慧服务模式探究

3.1 创新馆藏资源内容，建设自助服务模式

如今，档案信息管理工作不断加强，引入信息技术建设对传统管理方式进行创新，虽然曾经对档案管理资源进行整合，但依然与智慧服务模式之间有一定的差距。整合数字化资源过程中，会涉及到不同方面，比较重要的部分是档案规范、分类标准以及文件格式等，为智慧服务顺利开展设定基础标准，要想充分发挥出数字档案建设的智慧服务模式优势，需要进一步对档案资源进行系统规划，充分凸显信息传递功能、信息共享价值，通过档案资源加强智慧服务效果[6]。所以在建设智慧服务模型前，要全面对档案信息实施分析工作，保证信息收集、发掘工作精准性，采用信息技术处理方式，有效整合数字档案信息资源，全面开展信息协调工作，为用户提供需要的档案信息。同时，随着数字档案馆建设，其中包含的信息资源会逐渐增加，通过云计算技术可以有效解决这一问题，完成对大量资源的信息化存储，促使网络服务更加可信、可靠，为用户提供信息查找的便捷性，通过关键信息搜索，在网络系统中选取价值信息[6]。例如，A 档案馆，创建数字档案馆这一过程，完成资源整合后，建立全新的自助服务模式，对传统人工劳动进行创新，发挥智能化技术优势，协助用户根据查询流程自主完成档案信息获取，更好地完成其他业务办理。用户需要携带自己的身份证件，进入数字档案馆后办理自主查阅服务；线上用户可以直接进入到档案馆的官网、以及微信公众号，通过身份认证完成在线咨询、在线查询服务。数字档案馆中的管理人员，可以从用户档案查询历史记录信息，运用信息技术预测对用户有价值的档案，为其主动推送档案资源，致力于构建全方位的智能服务模式。通过建设这种自助型服务模式，给予用户一定的主动权，不仅加强服务效果，也为用户带来全新的查询体验。

3.2 充分发挥技术优势，创新智能化服务模式

创新智慧服务模式，一方面要保证数字档案馆的完善性，另一方面要充分发挥先进技术、智能技术，为智慧服务提供针对性支持。智慧服务模型创建中，可以发挥云计算优势，进一步和互联网技术融合，从根本上增强智慧服务效率和质量。一般情况下，云计算就是网格计算，将云计算融入到智慧服务模式创新中，可以在一定时间内完成对数据的处理，保证数据信息的完善性，赋予网络服务更高的价值。通过创新智慧化服务方式，将智能手机、电脑作为主要媒介，利用互联网优势为用户传递档案信息，为用户带来一种全新的动态反馈体验服务。在智能技术支持下，优化数字档案馆资源、档案用户、以及档案工作者，促使其形成完善的结构体系，提升馆藏资源、馆藏服务之间的关联性，致力于构建一个完善的感知系统。智能化技术结合馆藏资源，不断扩大服务范围，加强与社会不同组织间的合作，引入全新的智能程序、社交媒体部分，为数字档案馆提供全新宣传平台[7]。档案馆利用社交媒体信息传递快的特点，为用户第一时间就介绍全新档案资源，推送馆藏目录和动态，档案工作人员通过档案APP 与用户之间建立活跃的互动，改变用户单一接受信息的身份，而是参与到档案资源发掘、监督、建设中，对智能化服务起到监督作用。用户从自身需求出发，咨询在档案查询、使用中遇到的难题，促使档案馆对智能程序做出针对性优化，第一时间解决用户问题提供更加周全的线上服务。

3.3 建设个性化智能服务，满足用户发展需求

结合用户需求，充分引入互联网技术，建设具有个性化特点的智慧服务模式，加强跟踪技术服务、检索技术服务、信息浏览技术服务，一方面，提前对用户信息进行整合，再分析用户具备的特征、习惯，真正从行为习惯方面为用户收集、推荐价值信息，保证选择的档案信息更加精准。另一方面将数字档案信息和用户经常浏览的信息进行对比，为用户推动相关档案信息资源，有利于拓展用户浏览视野。

针对个性化服务来说，首先包含行为偏好介绍、学科专题信息推荐令部分。一是学科信息推荐服务需要用户输入对档案信息的实际要求，分析用户使用习惯，多方面整合档案信息，发掘其存在的价值意义，为用户提供针对性的信息推荐服务[9]。档案索引标准中，需要输入一定的关键词，完成对全部内容检索，即使隐藏在内容中的价值信息也可以被获取，在数据归类、全文检索支持下，为用户带来全新的档案服务体验，真正满足每一位用户的需求，保证提供的档案信息更加完整。二是行为趋向推荐，对用户信息行为进行解释，其中包含对信息内容的获取，信息内容的利用，一些用户仍然采用手机客户端的方式，通过小程序、公众号等途径，进行网上预约或者是实施查找服务，这种方式和数字档案馆用户自身在体验中查询信息进行比较，缺乏及时性、针对性。数字档案馆可以整合用户对信息的需求，建设简洁化、个性化的搜索模块，协助用户规范搜索，掌握多元化信息资源，促使用户最短时间内选找到有效档案信息。另外，个性化智慧服务模式的一个特点，针对用户特点服务特殊人员方面，设定具有服务优势的便民服务方式，凸显较强的人性化，对老人、儿童以及残障人士提供资料查询服务，如：对不同年龄学生设置不同资源模块，将资源清楚划分成八个不同主题，每一个主题都是结合儿童发展需求所设定，对不同阶段儿童的理解能力、分析能力进行强化，设计差异化的档案展示形式。如：为5-6 岁儿童设计画展模块，也有为6-12 岁儿童设置的知旅行模块。需要档案人员从思想方面，树立正确的特殊服务意识，对特殊全体开展全面调查，创建专属信息资源库，更好地为其提供专业电子档案信息。数字档案馆从关照特殊人群这一点入手，展示数字档案馆的特点，不仅创新智慧档案模式，也凸显智慧服务的人文关怀价值[8]。

3.4 奠定知识组织基础，构建专项智慧服务

创建专项服务的时候，将知识组织作为核心，制定统一标准的元数据体系，遵循一定规则完成对不同格式、载体、种类进行标记，促使档案资源中一些比较零散的信息也能被搜索，多方优化促使档案资源处理越来越规范，为用户带来全新的资源提供服务模式。一是针对这一服务模式进行分析，凸显统一数字档案元数据体系、档案标引规则与分类，通过元数据增强资源管理效果，加强资源保护，有效确定检索信息，实现对数据的长期保存，为用户提供资源获取服务[9]。二是关注行业发展趋势、地方数据标准内容，多方面整合共同制定元数据方案。三是统一档案标引规则和分类，在数据资源整合、统一中起到关键作用，可以对数字资源进行集中展示，解决传统档案资源分散这一问题，遵循逻辑集中理念，建设一体化档案数据模块，有利于用户对档案信息的使用、管理。首先，建立虚拟型知识服务。通过建立网站、提供虚拟顾问形式，对推送技术、资源共享技术进行整合，创新多元化工作平台，提供线上咨询服务。也可以通过信息网络，结合不同内容设定不同专业模块，融入资源检索、专业研究、专题文献报道等多方面内容，构建全新的信息服务中心。虚拟化顾问这一方式，对于一些特定任务，组织具有专业能力的人，充分整个网上资源，最终创建临时队伍提供专业服务[10]。其次，数据带动有关服务。这一服务可以为用户呈现全面的借阅情况，通过对数字档案馆中的信息进行整合，结合OA 系统进行呈现，最后为用户带来统计服务，增强空间分布地图服务效果。例如，针对建设选址分类的时候，对各个地段选址意见、行政区域划分情况进行提供，对工程项目中的地址分布情况做出详细分析。通过数据关联、发掘数据这一过程，寻找更多与之相关的信息内容，如结论和关键资料存在的关系、空间和时间存在的内在联系，多方面入手发掘潜在的档案信息，更好地满足用户对档案信息提出的需求。

3.5 引入新型信息技术，创建一站式智慧服务

首先，增强不同数字档案馆之间的合作，提升跨库检索功能。馆际合作这一智慧服务模式，注重对不同档案馆资金进行整合，创建全新联合索引机制，真正实现馆际之间的新型服务模式，解决用户跑腿问题。通过秉持创建跨馆服务这一原则，实现不同区域中数字档案信息资源的共享，真正突破地域局限、部门局限，建立全新的一站式智慧模式。针对巨大的电子档案信息资源，通过云计算技术促使资源共享发展，结合用户对档案信息需求，第一时间就在云端获取有效信息，有效解决资源属于不同档案馆的馆藏差异问题，通过共享云空间为用户带来跨系统的检索体验[11]。其次，引入新型信息技术，奠定一站式智慧服务模式。一是移动物联网技术包含两种，其一是前段技术，其二是后端技术，前段技术可以对内容、位置等信息做出针对性标记，发挥识别功能充分识读取已经被识别的信息，对其进行转化，确保格式与网络传输相符；后端技术重点落实在信息分析方面，促使档案属性发生改变，之后将其传入管理系统，发挥物联网接口优势，全面提供信息资源以得到针对性运用。二是引入虚拟技术，在数字档案馆中利用BIM 技术、3D 虚拟技术，为用户创建具有真实性的场馆，其中包含信息查找、虚拟浏览等不同功能，进而形成比较完善的仿真数字档案系统，为用户提供虚拟检索、游览区域。在数字档案馆中创建虚拟系统，有利于对数字档案信息资源库进行及时更新，为用户带来全新的信息检索体验，也为用户带来一站式浏览服务的便捷体验。

结语：

综上所述，随着科技的迅速发展，数字档案馆建设越来越先进，结合实际发展情况为用户提供全新智慧服务也更加迫切。但在创建智慧服务过程中，需要对服务理念进行创新，全面发掘用户对档案信息产生的需求，丰富数字档案馆的资源，充分发挥不同技术的优势，为用户提供高质量、针对性的智慧服务模式，发挥档案信息资源为企业和社会带来的潜在价值。同时，数字档案馆提供的智慧服务功能，不仅可以促使多种资源充分地开发利用，也可以发掘更多资源的潜在运用价值。为了赋予数字档案馆全新的发展活力，有必要结合实际情况引入更多智慧服务经验，促使其可以更好地符合时代发展需求，为国家、社会提供优质服务。