高校学生档案管理中存在的问题及改进方法

韩 春

（长春大学 学生工作处，吉林 长春130021）

高校学生档案管理中存在的问题及改进方法

韩 春

（长春大学 学生工作处，吉林 长春130021）

就当前大学生就业难问题，本文从学生档案管理的角度出发，提出丰富高校学生档案内容，从而为用人单位提供较为全面、详实和准确的学生信息，最终达到学生档案在大学生就业过程中提供服务的目的。

学生档案；管理；促进；就业

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录,也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。笔者根据几年来的工作实践,就如何做好高校学生档案管理工作谈一些体会。

一、高校学生档案管理现状与服务大学生就业之间的矛盾

1.高校学生入学档案原始资料不全。这一问题对于全国招生的院校表现的更为严重。当前高校普遍实行网上录取，造成最原始、最重要的纸质档案材料收集工作的困难,部分学生的纸质档案材料无法完整地收集。如，高中毕业生登记表、高校招生报考志愿表、中学生成绩表、高考成绩、政审表、入团申请、志愿表、中学期间奖惩表、高校招生体检表等一系列档案材料残缺不全。有的地方整理学生档案不重视，如，表格内空白只有公章，圆珠笔书写，涂改等现象，更是屡见不鲜。

2.高校在读期间档案材料简单，不能全面地反映学生情况。目前，大多数高校对学生档案的管理只是汇集学生在校的政治表现和毕业阶段的终端学习成绩，仅供查阅等单纯的学籍资料归档作用上。对学生就业所需的推荐材料，也只是一些基本情况的介绍，与用人单位录用需要的信息要求存在着严重脱节现象，内容单调、缺乏个性，既不能反映市场对人才所需求的综合素质，也无法起到为用人单位提供完整准确的人才信息的载体作用。

3.对学生科学、客观评价少。经过对部分高校的走访和调查，我们发现很多高校毕业生档案中，无外乎高中档案、在校成绩单、毕业生登记表，在这种情况下，学生信息只是仅限于对学生共性的信息的简单记录，不能比较完全地刻画和描述学生在校期间的综合表现；部分学校有相关描述，但存在表述模糊，信息记录不规范等现象。对学生进行科学的系统的客观评价和综合素质的评估材料就更少了。

二、解决对策

1.加强宣传，强化意识。首先要在思想上要重视学生档案，加强宣传力度，强化师生的档案意识。学校可利用各种形式在师生中宣传《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，宣传归档要求及规范档案管理的重要性，使学生能够准确、规范地填写好个人应归档的材料。

2.完善制度，规范管理。建立健全的规章制度是做好学生档案管理的基础。高校学生档案管理由形成、收集、整理、归档、登记、移交、转递等一系列环节组成，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证学生档案材料产生过程的连续性，必须建立一套完整的学生档案管理制度，统一规范，有章可循。

3.强化收集，确保完整。（1）要明确学生处、各院系以及其他学生档案材料形成部门的职责，明晰学生档案的收集、归档、利用、保密、借阅、交接、转递等环节的规范要求。高校学生档案工作应从新生入校起，即建立起一个以招生、就业、教务、院系、学工、档案等部门参与的学生档案材料收集小组，按照归档范围和要求，客观公正地收集、审查、整理材料；要把已经形成的各种档案材料及时存入学生档案，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误；杜绝不真实、不合格的材料归档。

（2）要明确归档范围。凡与大学生本人有关的具有保存价值的文件材料，均属学生档案的归档范围，如奖惩材料、党团材料、鉴定材料、政审材料、调查证明，成绩表、学籍变动材料、体检表及其他可供组织参考或有保存价值的材料等。档案材料的收集归档要制度化，可以一学期或一学年为单位由各有关部门定期向学生档案室移交。档案室要对收集来的档案材料进行鉴别，判断其有无保存价值，确定其是否存入本人档案。

（3）要丰富内容，增加表现学生品德综合评定和心理方面的纪实。学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德智体美劳等方面的第一手材料。但是很多高校的学生档案里只存放高中时代的简单材料，体现学生综合素质的一些材料未进入归档范围，未能全面地反映大学生的综合情况。事实上，在整个大学生活中，课外实践活动、各种文体活动、科技创新竞赛活动是广大学子大学生活中不可或缺的重要组成部分。相关的研究和事实证明：实践创新及科技文化竞赛更有利于大学生综合素质的培养和综合能力的提高。因此，这部分信息的缺失对正确评价一位学生会产生较大的影响，会使评价结果严重失真、失实，不利于用人单位选拔人才。现在高校办学模式呈多元化结构，办学向多学科、综合型发展。作为大学期间学业记录的大学生档案也应该丰富多彩、有血有肉，使学生档案能够全面反映学生的实际情况。

学生德育记实材料的必要性。目前,高校大学生诚信滑坡现象受到人们的广泛关注,加强诚信教育,重塑信用已成为教育界的共同呼声。在学生档案中增设诚信材料,通过信用档案将学生纳入社会诚信体系，能培养大学生的诚信意识,督促他们重视信誉、维护信用,同时带动整个社会信用理念的提升和诚信氛围的营造。同时可以使用人单位凭借档案放心大胆地选用、启用、重用人才,还可以为学生今后的职业发展和工作晋升提供强有力的依据,从而大大提高学生档案的利用价值。

心理健康材料的必要性。随着学生就业竞争压力的逐渐加大，大学生频频出现心理问题,这为高校心理健康教育敲响了警钟。通过心理健康检查，建立心理素质档案，有利于客观地、系统地了解学生的心理特点,有针对性地制订心理素质教育的目标和方法,从而快速有效地提高高职生的心理素质,为全面推进素质教育打下良好基础。例如,可以从中寻找出导致某些学生发生心理障碍的原因,并从客观上寻找教育、预防和干预的方法,为学生的身心健康发展提供动态的监测手段，为学校心理辅导、咨询和治疗工作提供操作指南,进而为用人单位广纳群贤提供参考依据。

（4）要及时补充。注意跟踪收集整理学生档案材料，及时充实动态信息，分类补充到学生档案中，做好经常性的积累工作。

学生档案管理是高等学校管理工作的一项不可缺少的工作,这项工作的好坏将直接影响到档案凭证作用的有效发挥。因此,充分认识到当前高校学生档案工作存在的问题并及时采取对策,对于学生管理及学生就业工作将产生积极的作用。

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[责任编辑：何 岩]

G471

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：1671-6531（2010）06-0079-02

2010-08-25

韩春，女，吉林长春人，长春大学学生工作处助教，从事学生档案管理及研究工作。