高校学籍工作精细化管理的探索与思考

赵 娜，丁唯一

（泸州医学院，四川 泸州 646000）

作为高校教学管理工作中重要的组成——学籍管理工作，应以人为本、与时俱进。精细化管理最初是日本工业生产提出的概念，现广泛应用于各行各业各个方面。针对高校管理中的精细化管理即指管理的标准化、系统化，程序的细致化、程序化，数据的精确化、零缺陷性。高校学籍工作的精细化管理既是高校正常教学秩序，形成良好学风、教风和校风的重要保障，又是体现学校管理水平的一项重要指标。

一、校内学籍异动管理的标准化、明确化

学籍管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分。其管理应该做到有据可依，有据可查。要做到有据可依，有据可查，这就要求我校的学生学籍管理规章制度从性质上说，具有立法性、公共性、权威性和教育性。在管理实践中，学籍管理制度具有管理、导向、测评等功能。高校管理者在制定学籍管理制度时要以人为本、依法制建，使制度涵盖面广、内容系统详细。不但如此，还需要在师生之间做好学籍管理方面的教育。这种教育不单单是指以上课的方式开展，也可以是研讨形式、提问形式、广播宣传等形式。其目的在于可以使学籍管理制度深入人心，让师生很熟悉掌握我校的学籍管理制度。

二、校内学籍异动办理的程序化、标准化、简明化

我校学籍异动的办理主要分为三部分，一是学生学籍异动的审批，需要院系、学生部、教务处、院领导的审批，因病学籍异动的学生还需要卫生科的审批。二是学籍异动通知的送达，即指学籍异动的学生需要把在教务处开具的学籍异动通知送达相关部门，如计财处、宿管办、学生部、保卫处、教材科等等。三是学籍异动通知送完后，交回异动通知存根，由教务处开具学籍异动的证明。

这样的办理方法有以下几个缺点：

1.学生在办理过程中均反映学籍异动办理过程太过于繁杂，需要学生新旧两校区来回跑，在各部门审批和送达通知到各部门中浪费很多时间。

2.各行政部门接到通知后反映，这种零散的通知送到方式，不利于对学生学籍的了解，还需要每个部门整理送达异动通知的学生学籍异动信息。不但增加了工作量，还使工作在各部门中重复。

3.在我处办理中察觉，学生在向各部门送达通知中，经常由于办理太过麻烦，干脆不去送达，直接异动。导致我处办理手续显示未完成，需要定期地整理、追踪，不利于工作的延续。

基于以上几个缺点的收集，笔者在校内学籍异动的办理上作出相应的改进，以期达到办理的程序化、标准化、简明化。

首先，分析以往办理的三个步骤得出：（1）学生学籍异动审批步骤不能省略，因为在此步骤中分管学生的院系等需要帮学生分析学生申请学籍异动的原因，也会根据原因对学生学籍的异动作出相应的建议。（2）学籍异动通知送达步骤，经过与需要送达通知的相应行政部门联系讨论，各相应行政部门均反映：一是这些部门都不是及时需要学籍异动学生的信息。二是每个部门都单独、重复地整理学籍异动学生的信息，既麻烦也容易漏掉某些异动学生的信息。这些问题说明，此步骤存在相应的问题。若将此步骤简化，不由每位学籍异动学生亲自、及时送达，而是将一段时间内（比如一周或一个月）所有异动学生的信息统计好后，统一地发送到相关行政部门。这样既简化了学生办理步骤，又使数据完整，同时更方便各相关行政部门对学籍异动学生信息的保存。（3）学籍异动证明的开具。此步骤不可缺，是学生学籍异动的凭证。

经系统化、标准化、简明化的我校校内学籍异动的办理流程就为两个步骤：一是学籍异动的审批；二是学籍异动证明的开具。

三、校内学籍异动数据的精确性、零缺陷性

经过对我校现有学生学籍校内异动数据的统计和分析发现：

1.由于部分师生不了解校内学籍异动的重要性、必要性，出现学生只跟管理学生的辅导员打声招呼就以为学籍异动成功了。这样使得辅导员反映的学生学籍情况与教务处学籍管理人员掌握的学生学籍情况不一致，导致学籍数据不精确。

2.因为之前校内学籍异动办理流程繁杂，导致部分学生未办理完也不去关心。而我们工作人员事后的追踪工作也没有开展良好，导致学籍数据的不精确和缺失。

3.因单独由学生向相关部门送达学籍异动通知，导致部门与部门间可能出现通知的不完整性和通知保存的不完整性等，导致部门与部门间数据的不统一。

针对这些问题，我校学籍管理人员要做好以下几点工作：

1.现有学籍异动数据的清理。现有学籍异动数据的清理是一项十分繁琐的工作，需要结合管理学生的辅导员对管理学生学籍情况的反映，需与相关行政部门学籍异动数据的对比，还需翻查办理学籍异动学生的纸质档案资料等。结合以上这些步骤，力争在最短的时间内完成学籍异动学生的数据清理工作，让现有学籍异动数据精确、无缺陷。

2.学籍异动办理流程标准化、程序化后，定期核对学籍异动数据。

［1］ 别红桂.高校学籍管理工作的改革与探索［J］.教育探索，2011，（1）.

［2］ 周春林，梁中.大学教务精细化管理探索［J］.宁夏师范学院学报（社会科学版），2008，29（1）.

［3］ 邓美娇，郭春梅.高校学籍管理制度建设探索［J］.江西电力职业技术学院学报，2007，（3）.