让馆藏盘点常态化——图书馆RFID盘点系统之改进*

杨国栋（杭州师范大学图书馆 浙江 杭州 311121）

馆藏盘点是图书馆典藏工作的重要内容，然而，由于馆藏文献量庞大、文献种类多样及技术欠缺等原因，图书馆往往把馆藏文献盘点视作难以进行的工作而很少或干脆不做。随着RFID（Radio Frequency Identification，射频识别）技术在图书馆应用中的不断发展和完善，其具有的非接触自动识别、多标签读取等优势改变了传统的馆藏文献盘点模式，因而其大大提高了盘点的效率和质量[1]。但是，改善后的盘点流程依然十分耗时，与原有模式只不过是“五十步”与“百步”的区别，图书馆依然很少进行图书盘点，电子科技大学图书馆曾进行过一次54.5万册图书的盘点工作，其使用了60名工作人员15天的时间，平均每人每天盘点图书605册[2]，实施盘点所耗人力可见一斑。

1 馆藏清点与馆藏盘点

图书馆在新旧图书馆搬迁、馆内格局调整、图书编目、图书入库、图书借阅的过程中产生的图书丢失、图书错库、图书漏编、图书信息不一致等问题[3]，将给读者和图书馆管理者带来不便，馆藏清点也就应运而生。“清点”一词按照字面意思可翻译为“check”，即“检查”。限于各图书馆投入人力的多少及技术手段的制约，馆藏清点所检查的内容在目录卡片时代、机读目录时代及RFID技术条件下都有着些许差异。例如，在目录卡片时代，馆藏清点主要检查图书和目录卡片的对应情况；在机读目录时代，馆藏清点主要检查图书、条形码与机读目录的对应情况；而随着RFID技术的兴起，馆藏清点在RFID条件下不仅可以检查图书、RFID标签和机读目录的对应情况，还可以检查图书与图书之间的位置对应（即乱架）情况等。而“盘点”一词，原指定期或临时地对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业。图书馆领域的“馆藏盘点”之说是随着RFID技术在图书馆的应用而出现的，意味着RFID技术可以让馆藏清点工作更方便，图书馆可定期或随时进行。

2 现有RFID盘点流程介绍

现有的RFID盘点基本步骤如下（限于各馆在盘点时的人力投入及要求不同，笔者选取常规步骤）：

（1）整架 按索书号对图书进行细排架，方便查找问题图书。

（2）人工计数 对各层在架图书实行人工计数，并分别记录各层在架图书数据。

（3）图书扫描 比对每层书架中图书的数量，并对各种情况进行判断及分类处理。

（4）进行各种统计。

3 盘点系统的改进思路

RFID条件下的馆藏盘点完全以图书RFID标签替代了原来的条形码，使得馆藏盘点时不需要将每本书都翻开再扫描条形码，而是同时读取非接触式多个标签。这种盘点方法虽然节约了大量的人力资源，但是也有标签的漏读、误读及管理人员的操作失误等多种情况发生，更增加了盘点时意外情况的发生，使得工作人员要花费更多的时间在各种情况的确认及处理上。所以，通常情况下，在盘点过程中，扫描图书的时间所占的比例其实并不大，占用较多时间的是工作人员确认和处理各种情况的重复劳动所耗费的时间。扫描和确认是馆藏盘点系统工作的两个方面，随着RFID扫描技术的发展，系统自动确认技术也必须及时跟进，才能使盘点工作更高效、更常态化地运行。笔者设计的新盘点系统的基本改进思路和原则如下。

3.1 相信但不尽信现有的分类全排架成果

随着RFID技术的兴起，许多图书馆对于分类、排架的执行力度有所降低，其大都进行不同程度的粗排架。笔者认为，粗排架确实可以减少部分工作人员上架的工作量，但是这样造成的一本图书有多个位置皆可放置的情况也给工作人员的巡架、理架造成了困扰，工作人员很难通过直观观察判定图书错架情况，而必须借助于“累赘”的盘点车或RFID阅读设备。同时，粗排架也给读者带来了许多不必要的麻烦，造成读者找书时“有上没有下”、“有前没有后”、“相似图书相隔太远”等问题。而且，长此以往，图书会越来越乱，读者仅能通过OPAC（Online Public Access Catalogue，联机公共目录查询）系统才能查到需要的图书。因此，也有许多图书馆看到了这一方面的问题，坚定不移地执行着图书的全排架。笔者设计的馆藏盘点系统正是在图书分类全排架结果的基础上建立而成的，相信但不尽信现有的分类全排架成果即认为，现有的图书排架结果大部分都是按照分类法全排架，只有少部分错架图书、错架及缺架图书由系统判定并反馈给工作人员手动处理。即无需在馆藏盘点之前执行整架步骤 （如果图书有大量乱架情况，笔者还是建议整架）。

3.2 相信但不尽信工作人员的扫描结果

由于在现有情况下RFID标签的漏读、误读问题还无法有效地解决，所以图书馆只能要求工作人员在盘点、理架时进行多次扫架，以降低错误发生的几率[4]171，这就造成了大量的重复劳动。相信但不尽信工作人员的扫描结果即认为，工作人员的扫描结果大部分都是准确的，只有少部分有错误，误读、漏读等情况应通过系统及扫描设备来判定并反馈给工作人员进行手动处理。即无需在馆藏盘点之前执行人工计数环节。

3.3 人性化地改进馆藏盘点流程及系统设备

笔者认为，在馆藏盘点流程改进时，图书馆和RFID系统厂商应结合图书馆的实际工作需要，全面地考虑馆藏盘点中的哪些流程可完全自动化、哪些流程可部分自动化、哪些流程应被替换及哪些流程需要新增等问题，优化盘点流程，以减少工作人员的重复劳动。

在馆藏盘点系统的改进过程中，图书馆和RFID系统厂商还应转变设计理念，完善馆藏盘点设备。例如，现有RFID盘点系统的设备提供专门为读者查找图书服务的架位导航图，却缺乏提供面向工作人员的架位导航图。笔者认为，在系统的改进中，图书馆和RFID系统厂商应设计面向工作人员的架位导航图，方便工作人员在馆藏盘点时更快地找到所需图书。又如，现有RFID盘点系统阅读器的提示及扫描设备的故障警报的内容较为单一，系统改进人员应对其加以改进，使其提示和警报的内容更丰富和人性化，以便于工作人员进行识别。

4 新盘点系统的运行步骤

基于以上基本思路和原则，笔者拟设计的新盘点系统的运行步骤如下。

（1）标签扫描，将扫描结果上传到馆藏盘点系统。从扫描设备看，远望谷品牌的超高频扫描设备的扫描效率比高频的感应拍更具有优势，可是该品牌的盘点车过于“累赘”，不如阿法迪品牌的手持式阅读器方便。笔者比较倾向使用超高频的扫描枪搭配手持RFID阅读器。在扫描过程中，如果碰到有重复扫描的图书，则阅读器进行提示：“该图书已在第*架第*层被扫描，确认要改变吗？”同时扫描枪会发出不同声音的警报，此时就需要工作人员确认该书是在该层还是在前面的扫描中被误读，这样就可以有效地解决标签的误读问题。

（2）把扫描结果上传到服务器并进行系统运算。工作人员针对每个书库甚至书库中具体的每个工作人员所负责管理的书架做汇总，通过对所扫描的结果与该书库中所有的图书信息进行比较可以推测出，某些层位多出的几本书可能是其他书库的乱架图书，或是由于归还操作失败导致没有归还成功的图书；某些层位缺少了应该有的几本图书则可能是图书遗失、被藏或标签漏读。

（3）把扫描结果以架位导航图的形式予以清晰标记，并反馈给工作人员进行一一处理、确认。图书馆可以将架位导航图打印出来，也可以使其同时在RFID阅读器中显示出来。这样就解决了标签的漏读、损坏及图书的丢失等问题。

（4）系统运算，进行乱架指导。现有的RFID系统的乱架整理功能，是指把每本图书当前所处的位置与原来所处的位置进行比对，如果位置不同，系统就会提示为错架。这种方法使得工作人员在对图书的每次随机整理之后，都要再通过阅读器扫描定位变化位置的图书，处理过程甚为繁琐。在相信但不尽信现有的分类全排架成果的基础上，其实只需工作人员执行系统算法，就可以找出乱架图书。首先，设计图书分类号的比较函数，由分类号来确认图书的先后位置。其次，对需要进行检测的书库第1层位中的所有图书进行人工检测，以确认该层没有错架图书，然后由第2层开始，将该层的每本图书与第1层的每本图书调用图书分类号比较函数进行比较。如果发现比较结果中第2层与第1层有不同的图书，则说明这其中至少有1本是错架，工作人员应在系统中将不同的图书予以标记并继续执行程序。最终，被多次标记的图书可基本确定为乱架图书，工作人员予以二次标记，确认后的乱架图书不再参与与下一层位图书的比较。依此类推，第3层与第2层比较，第4层与第3层比较……第N层与第N-1层比较，最后可以得出所有乱架图书的位置信息。这种系统算法通过对相邻层位图书分类号的比较，可将图书的乱架情况精确到层位，至于乱架图书在层位中的具体位置则无法判断，仍需要上架人员严格按照分类号进行全排架。

（5）把乱架信息在架位导航图中予以清晰标记，并打印或发送给工作人员。由工作人员手持扫描设备扫描对应层位的图书，当听到不同声音时表示扫描设备已经读取到错架图书，工作人员则可以很方便地对照阅读器上的数据在对应位置取出错架图书。如果错架图书就在附近书架，工作人员可直接将其上架，如果不在附近书架，则可安排其集中上架。

（6）以上步骤完成后，盘点系统中对应的架位信息库则应更新为此次处理后的数据，以为架位导航系统提供支持。

（7）进行各种统计及制作相关报表，如图书的丢失率及遗失图书清单、在架图书清单、书库错架率及错架清单、未在架清单等。

第2步与第4步的系统运算过程完全由系统自动执行，可以合并。笔者将其分开的原因是对乱架图书和其他问题图书做分开处理，以减少工作人员重复判断的可能。当然，如果书库中的问题图书不多，也可以将这两步并作一步执行。

从以上步骤可以看出，新的盘点系统的人力花费主要集中在了扫描图书及按照系统提示处理问题图书上，有条件使用智能书架技术的图书馆则省却了扫描的步骤，而只需在盘点前开启智能书架获取一次图书信息即可；而随着盘点工作的常态化进行，问题图书数量也会维持在一个相对较低的水平，也许到那时，图书馆每天都可以进行馆藏盘点了。

5 新盘点系统与现有盘点系统的比较

相对于现有的盘点系统而言，新盘点系统具有如下方面的优势。

5.1 盘点时的人力花费大大减少

由于省去了盘点前期的整架和人工计数的步骤，独立出了标签扫描的步骤，这使得工作人员无需在扫描时应对出现的各种情形，加快了扫描的进程；由系统自动判定问题图书的位置，工作人员依架位导航图便能找出问题图书进行处理。由此可以看出，当盘点工作常态化运行时，问题图书的数量一定会维持在一个相对较低的水平，盘点也会更省力。

5.2 减少日常工作负担

图书馆工作人员在保证图书分类全排架的基础上，还需要保证导航系统的准确性，所以在日常上架、整架、小规模倒架等操作后，其还要进行再定位操作。而新系统省去了图书定位扫描的流程，让工作人员可以专心应对日常工作。

5.3 盘点更加灵活、机动

盘点工作由于耗时太长，大部分图书馆都选在闭馆期间进行，以免影响读者对图书馆的正常使用，且需要工作人员分组协调、多人配合才能完成。而新系统运行步骤中的扫描和处理两大环节都可在图书馆开放状态中进行，对读者使用图书馆的影响甚微。所以，工作人员可随时对全部或者部分书库或者书库的某一部分进行盘点操作，并且可多人同时进行，互不干扰。

5.4 减少了设备使用频率和工作时间

现有盘点系统对扫描设备及阅读器的使用效率较低，扫描设备很多时候都处于开启状态，而此时操作设备的工作人员却往往在忙于处理问题图书，或者为了精确比对数据而不断重复扫描，甚至把图书下架逐本扫描。而新系统只需要使用设备熟练的工作人员扫描一遍图书即可，这就使得图书馆可以安排一小部分固定的工作人员使用扫描设备，既节约了培训资源、增加了扫描的准确率，也让很多馆员可以安心地投入到日常的上架、整架等工作中。

5.5 系统具有容错性

现有盘点系统在盘点时，很多问题图书必须得到及时处理，否则就一定要等下一次盘点时才能找到。而新系统由于可以常态化运行，无法及时处理的问题图书在下一次盘点时也会被系统标示出来，工作人员可以继续按照标示找出问题图书再进行处理。

5.6 可进行错架统计，对工作人员有无形的监督、促进作用。

传统乱架率的获取通常采用抽检的方法，抽检结果往往以偏概全且工作量大。而新系统的错架统计不仅准确、全面，而且还可以详细到每个书库及书库内的某一工作人员负责的书架，这可以作为对工作人员考核的依据。

5.7 结合分类排架成果，实现图书精确定位。

当前，几乎所有国内的RFID厂商所使用的图书盘点定位方法都是RFID标签与层标相结合的方式，即在图书中粘贴的RFID标签与其对应的层标标签相关联，一个层标标签对应多本图书标签信息，通过层标就可以定位所有放置在这一层的图书。这种方法定位图书的最大精度为书架的某一层，至于这一层中图书是如何排列的，RFID盘点设备也无法做出精确的判断[4]46。而在本系统中，本着相信但不尽信图书分类全排架成果的原则，工作人员可以在各层的在架图书中由系统根据分类号大小自动排列图书位置，这样就实现了图书的精确定位，甚至可以提取每本图书的页码及装帧方式等信息用以确定图书的厚度，使图书更精准地在定位导航图中予以标示。

6 结 语

由于图书馆RFID系统是由物流系统发展而来的，在诸多系统功能上尚未达到图书馆的期望，所以需要更多致力于此研究的图书馆同仁和厂商来不断完善其系统功能，不断发展RFID技术在图书馆中的应用，相信RFID技术一定会为图书馆带来更多的便利和惊喜。

[1]施小培,孙 琳.基于RFID技术的馆藏图书盘点实践与启示[J].农业网络信息,2013(9):51-53.

[2]李 斌,陈 琳.RFID技术环境下图书盘点的实践与探索:以电子科技大学图书馆为例[J].四川图书馆学报,2012(3):5-7.

[3]王玉波.国外图书馆社区服务的进展研究[J].图书馆,2008(5):55-56.

[4]陈 进,邓景康,景详祜.图书馆RFID技术及应用[M].上海:上海交通大学出版社,2013.