如何加强秘书人员职业素养建设提升综合服务水平

湖南 冯革会

优质服务是党政办公室工作的永恒主题，推动党政办公室各项工作上台阶，关键在于秘书人员要努力提高自身素质，不断提高服务水平。现结合笔者自身经验，就如何加强党政办公室秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，谈一些自己的看法。

一、培养秘书人员基本素养,提高业务能力

秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,决定了秘书人员应具备一定的基本能力。所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员吸收外界知识的前提能力，也是其他能力的基础。除此以外，还必须满足与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求。

1.抓学习，注重全面性

何谓秘书?古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书办理文书，擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面；同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿有血有肉；向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿内容与领导语言、工作方式达到统一；向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛猎取第一手资料,既能填充秘书的“资料库”,增强写作能力，又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用；另一方面,要适时派秘书人员进行学习考察,开阔视野,增长见识、才干。

2.当参谋，提高前瞻性

由于秘书人员直接为领导提供服务,为领导提供精力和智力方面的补充,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“当好参谋”的应有之义。当参谋，服务决策是秘书工作的第一要务。参谋的重要途径是信息调研。只有紧紧围绕工作中心和领导关注的重点、群众关心的热点问题，深入基层、深入群众开展调研，才能形成有价值的调研报告，为领导科学决策提供依据。只有“寓谋”于文件、讲话、汇报、论文等材料之中，把有价值的思想和观点渗透进去，才能达到参谋辅佐的目的。要全面掌握各种影响大局的因素和动向性信息，去伪存真，去粗取精，提炼升华出问题的实质，归纳总结出解决问题的办法，供领导决策参考。为了切实当好参谋，秘书人员必须熟悉公司情况、领导分工、常用电话号码等，时刻掌握领导所分管部门的工作动态，以便在必要的时候发挥参谋助手作用。参谋的另一个重要途径是善言。因此，在恰当的时候为领导进言献策，是秘书人员发挥参谋作用的一条“便道”。秘书人员要积极锻炼口才，锻炼逻辑思维能力，提高“说”的水平，为适时谏言打下良好的基础。

3.搞服务，增强主动性

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。概言之有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实；四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的准备，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同语言，商量工作时，补充和修正的意见才能提到点子上。

4.抓协调，讲求艺术性

办公室是个“不管部”，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书人员碰上了就不能说不管，管了之后要沟通、协调、解决。协调是一项策略性很强的工作，必须注意方法、讲求艺术。方式方法不同，结果大不一样。秘书人员综合协调能力的高低，很大程度取决于策略的运用、方法的选择和“度”的把握是否得当。秘书人员要切实摆正位置、注意方法，处理好公司与其他公司，办公室与其他部门、上级与下级、领导与下属等方方面面的关系，做到协调不斜调、帮忙不添乱、解难不增忧、成事不误事。

5.转作风，力求高效性

秘书工作是幕后工作，平凡而繁杂，长期周而复始，容易产生倦怠心理，丧失工作的热情和激情，以致影响工作效率。对此，秘书人员必须本着对自己人生负责的态度，始终保持锐意进取、奋发有为的精神状态，保持一颗进取心，牢固树立“秘书工作无小事”的思想，举轻若重、谨慎工作，养成雷厉风行、马上就办的工作作风，努力做到特殊事情变通办、紧急事情果断办、扯皮事情主动办、大小事情兼顾办、基层事情优先办、当日事情当日办。要发扬奉献精神，树立吃苦意识：工作不分份内份外，不分轻重难易，不分上班下班，不分白天晚上，不分节日假日，默默无闻，埋头苦干，甘当无名英雄。由于秘书人员的“德行”是领导形象的“补充”、企业效率的“折射”、自身素养的“反映”,所以要求秘书人员必须诚实正直，谦虚谨慎，兢兢业业,恪尽职责。

二、理清秘书与领导的关系，提高服务水平

为领导服务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是领导的附庸和补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书最首要、最基本的社会关系。要理清秘书与领导的关系，从而不断提高服务水平：

一是领导工作的助手。协助领导处理公务，直接在领导的授意下受理企业发生的行政公务。

二是领导事务的帮手。秘书可以直接处理在企业发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动，为领导分身、挡小事，协助领导抓大事，使领导解脱于行政事务的纠缠，集中精力开展领导活动和决策思考。

三是领导思维的脑筋。秘书是领导咨政人员和决策参谋，秘书思维是领导思维的补充和延伸。

四是政策活动的枢纽。在上级与平级、下级，领导与群众的多维关系中，秘书是传递文件、沟通情况的载体，负责疏通公务渠道，强化公务联系，使上情下达，下情上达。

五是决策决定的督办员。在领导与企业做出的决策、决定颁布实施以后，秘书直接负有检查、督办、催办、落实的义务和权利。

六是领导信息的资料库。秘书负有搜集、掌握、储存大量经济、行政、社会信息，及时向领导提供必要情况的责任，并掌管企业档案、文书，保管与工作有关的社会资料。

七是领导公务活动的组织者和随员。在以公共关系活动形态表现的领导活动和公务活动中，如集会、庆典、宴请、接待、应酬等，秘书是秉承领导意图的具体组织者，在正式活动场合则要当好领导的随员。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。然而，良好的社交礼仪也决定着秘书工作的好坏，二者缺一不可。

三、培养良好的社交礼仪，提高接待水平

生活中，社交礼仪已成为我们必不可少的一部分，掌握良好的社交礼仪知识是我们走向成功必要的铺路石。秘书职业和社交礼仪有紧密相连的关系。

1.社交礼仪是秘书的必修之课

作一名合格的秘书，要注意人际亲和。对外，秘书代表的是公司的形象；对内，秘书是联系管理者和员工的纽带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。所以，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对工作产生积极的影响。举止礼仪是“自我心诚”的表现，一个人的外在举止行为可直接表明他的态度。要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，注意行为举止，做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。

2.社交是做好秘书工作的助推器

社交对于秘书人员来说十分重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手的作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”，但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

3.具备良好礼仪素养，打造合格秘书

从某种程度上说，办公室的秘书可以算是单位的“门面”。因为秘书经常要负责接待工作，人们通过秘书来感知这个单位的整体水准。所以，秘书必须要具备较好的礼仪素养，这是成为一名合格秘书的必要条件。秘书应重视第一印象，学会倾听他人的谈话；学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想。秘书人员要注意塑造自己的外在形象和内在气质，时刻保持衣着得体、言谈文明、举止大方、行为规范、热诚待人、豁达大度，真正做一名实干而不张扬、干练而不鲁莽、严谨而不死板、质朴而不僵化的干才。

总之，作为一名秘书，不只是会整理资料、写写材料、掌握几种办公软件那么简单，要提高自身修养，具备良好的职业道德、礼仪常识及较强的沟通协调等综合素养及能力，这样才能更好地服务于领导和企业。

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