高等院校口述档案工作探析

文/徐 洁

高等院校口述档案工作探析

文/徐 洁

“口述历史，回忆点滴”，这个过程既是开启口述者回忆之门的方式，也是旁听者了解过往历史的方式，更是记录者采集历史信息的方式。作为口述资料的一种形式，口述档案的口述过程更有针对性、更有目的性。高校口述历史档案是伴随着地区经济、文化的不断发展和高校发展改革过程中编史修志的需要而兴起的。通过采访见证学校历史发展变迁的人物，从而生动地还原校史校貌、填补学校历史空白，进一步丰富高校档案资源。

一、高等院校口述档案工作开展的必要性

1．丰富馆藏资源，完善校史资料。随着社会经济的快速发展，我国高等教育事业得到了长足的发展，无论是办学水平还是办学规模上都远远超过了上个世纪。但是，中国的高等院校办学历程历经了艰苦卓绝的岁月，因为历史、人为和其他不可抗拒的因素经历了诸多曲折坎坷，馆藏的档案资料并不能完整记载学校的办学历程，仅有的也只是学校发展的官方资料，所以，这就造成了档案的空白点和断层。口述档案工作的开展可以有效弥补学校发展历史资料不全的缺陷，通过采访相关人员，可以获得第一手的资料，从而丰富或还原历史的本来面目，也将从多角度、多渠道更加全面地展现学校的发展历程、办学理念和办学风格。此外，近年来，许多高校档案馆相继开展口述档案工作，在原有的馆藏档案以党群、行政、教学、科研、财会、基建等十一大类的基础上，逐步进行馆藏结构调整。口述档案的主要载体形式是声像档案，由于档案固有的特性和科学技术的限制，声像档案只占馆藏档案的很少比例，因此口述档案的出现不仅弥补了高校发展历程中可查档案资料的断代、断层问题，而且极大地填补了馆藏档案的种类，丰富了馆藏资源。

2．创新宣传形式，激发爱校之情。档案是学生、教师、社会人士了解学校的一种工具，由于口述档案是以声音、影像的形式记录保存，因此，对比单纯的文字档案或者电子档案，其呈现形式更加丰富、渲染能力更强，学校如果可以恰当地、巧妙地去发挥口述档案的价值（下文将着重分析），那么口述档案的资源，对外可以成为宣传学校的一种创新形式，对内则有利于激发与唤醒师生热爱学校，为学校感到自豪的感情。

二、高等院校口述档案工作开展的方法步骤

1．确定主题方向——填补校史空白。口述档案的创建目的是丰富并完善校史资料，因此，开展口述档案工作的第一步就是要确认主题方向，而这就必须以填补校史空白为确定标准。比如，当档案管理人员在梳理高校创建之初到目前为止在每一年的发展大事记时，突然发现有某几年发生了资料的缺失，不论是纸质档案或者电子档案都查无踪迹，这就是校史的空白所在，这个时候，档案管理人员就可以考虑采取创建口述档案的方式，而这个主题，显然就是围绕缺失了纸质档案或电子档案的那几年里关于高校的一些发展大事。确定主题方向对于创建口述档案来讲非常重要，因为它会关系到后续一些包括确认访谈对象、设计访谈问题等诸多环节，因此，档案管理人员一定要重视。一般来讲，笔者认为，档案管理人员可以先行对学校现有的档案进行“摸底调查”，及时了解清楚目前的校史记录存在哪些领域的空白，在这些空白中，有哪些是富有意义的、值得被挖掘与记录下来的，然后再对这部分“待记录”部分进行归类。比如是高校教学改革方面的、高校发展变迁方面的、对高校而言具有里程碑意义的、原本应有的记录但是在高校发展过程中发生了资料丢失的等等。总的来讲，口述档案的创建与内容选择应当是有目的性的。

2．确定访谈对象——见证校史发展。确定访谈对象，是开展口述档案工作的第二步，而这就必须以见证校史发展为选择标准。一般来讲，凡是以档案形式记录在册的内容，都是既已发生、具有记录意义且发生时间较早的，这意味着了解或者参与这件事情的人，他/她必须是对所记录的事情有充分认知的，唯有符合这个标准，才能保证我们所记录的内容是真实有效的。从实际操作的角度来讲，对高校的早期比较了解熟悉的人都是一些年纪比较大的人，他/她或是仍然在工作岗位上，或是已经退休在家的，对于大部分高校档案工作室的人员来讲，都是老前辈，因此，在初步拟选出受访对象后，档案人员就应当进一步向受访对象发出邀请。在这个过程中，可能会出现以下几种情况，比如，受访者目前不在本地的，这种情况下，档案工作人员除了考虑去外地直接面谈访问外，还可以考虑电话访谈，网上在线访谈（如视频通话）等。比如，受访者因年事已高，在访谈中可能会诸多不便的（如吐字不清、无法站立/坐着等），这种情况下，档案工作人员除了与受访者进行充分沟通，对其表示人文关怀并尽最大可能为受访者创建适宜的受访环境外，最重要的还是应当给予充分的理解、尊重与耐心。在实际的操作过程中，档案工作人员可能会在与前期初步拟选的受访者沟通时因出现各种情况而更改了受访名单，但最终仍然一定要坚持以“见证校史发展”作为选择标准与原则。

3．细化访谈过程——圈定所需素材。细化访谈过程，指的是档案工作人员在开始正式地进入到与受访者的对话之前，应当要事无巨细地考虑下访谈过程可能需要做的准备，其指导原则就是圈定所需的素材。比如，上文中的举例，高校在某几年的历史记录出现空缺，这就是我们要做口述档案的主题与方向，那么，档案工作人员应当要思考，具体想了解哪些问题，比如，在教学研究方面的，在教学成果方面的，在人物事迹方面的，等等，尤其是要准备一些与当时记录有关的一些辅助资料。因为受访者大部分是一些年纪比较大的长者，时隔多年之后，要让长者回忆起过去的历史是存在一定难度的，如果档案工作人员能够提供一些与当时有关的资料，则将更容易唤醒长者对过去的记忆，尤其是对于既有资料存在模糊疑点，需要与受访者确认的，更是要提前准备好。笔者认为，为了准备更加充分有序，档案工作人员可以先行模拟访谈过程，感受或者预想下过程中可能需要的资料，或者可能出现的问题，以提前准备好。

4．引导访谈思路——紧扣口述目的。引导访谈思路，指的是档案工作人员在与受访者进行对话访谈或问题提问时，引导始终以紧扣口述档案创建目的为原则来有序地引导访谈思路。一方面，由于受众者年纪比较大，不论是逻辑思维能力，还是口头表达能力，都有所减弱，因此，即使是按照“一问一答”这种操作方式来口述历史时，也还是可能会在口述的过程中跑偏、跑远。另一方面，由于口述档案的创建方式——口述，本身就是一种基于受访者自我意思表达，尤其是当陷入到过往的历史回忆时，当受访者的思绪回到过去，进入状态时，他/她可能会一时有感而发而讲很多很多，这些都是客观存在且可能发生的一些现象，但是对于档案工作人员来讲，不论是对话访谈还是问题抛设，其目的都是客观、公正地记录史实，而不是主观地被个人的感情思想所影响，因此，在整个过程中，档案工作人员自己应当保持着理性的思维，如果发现过程中受访者跑偏时，应当及时将其思绪与表达拉回到正轨之中，以保证所交谈的内容、所讲述的内容都是符合口述档案创建之初的目的与初衷。

5．整理口述成果——搜集有效信息。整理口述成果，指的是档案工作人员访谈结束后，要将所记录的信息逐一进行筛选与整理，其目的就在于搜集有效信息。在这个过程中，有几个关键点是需要着重注意的：其一，记录的完整性。对本次口述记录所发生的时间、地点、时长、口述者、提问者、记录者、旁观者、访谈大纲、具体问题等等基础信息，都要详细记录在册，以便后期查阅时使用。其二，记录的翔实性。档案工作者，无论是在编制管理纸质档案，还是电子档案时，都必须秉承客观真实的原则，这一点在编制口述档案时同样适用而且更值得引起关注。由于口述档案的形成过程是依靠口述者对过去历史的回忆，因此，我们无法做到，也难以要求口述者所回忆起来的每一点每一滴都是真实无误的，面对这种情况，就需要档案工作者去考究与对比，比较好的方式就是将口述者所口述的内容，与现存的，既有的一些资料进行仔细地对比与鉴别，尽量做到没有矛盾，如果遇到矛盾或者模糊不清的地方，则应当及时与受访者进行沟通与确认，如果最终仍然无法确认，那么在记录时就应当备注说明，以防止“以讹传讹”。总的来说，档案工作人员在整理口述资料并最终将其编制成册时，应当尽量保证档案内容是真实有效的。

6．利用口述档案——发挥档案价值。最后要提到的一点就是对口述档案的利用，高校应当最大程度地去挖掘与发挥口述档案的价值。本文在开篇时已经提到，档案不仅是记录与反映高校发展过程的一种载体资料，同时也是高校以外的人了解高校的一种工具方式。笔者认为，在以下两种情况下，高校可以创新性地去利用好口述档案：其一，招生时期。当学生高考之后要选报大学时，一般都会通过高校的官方网站或其他渠道来对高校进行了解，如果高校可以适当地抽选出口述档案中的精华部分，将其放置于官方网站上或微信公众号等平台上，则无疑丰富了学生对高校的了解。尤其是涉及高校发展历史、人文背景、科研成果、教学成果、里程碑事件等。学生在报读时非常想要了解的资讯，与单纯的文字形式对比起来，显然以音频、视频等形式出现的资讯会更吸引学生，这对于学校的招生工作也有一定的帮助与促进作用。其二，庆典时期。比如高校的周年庆等具有重要意义的庆祝活动时，可以精选口述档案里面的内容，将其巧妙地与庆典活动进行有机结合。实际上，任何一座学校，无论建校长短，在时间的推进过程中，它都会积累沉淀下属于自己的宝贵历史财富，如果学校没有通过某种合理的方式与全校的师生进行分享，那么全校的师生也无法增加自己对本校的了解。如果能够在周年庆这种特殊庆祝时期，将可以开放的口述档案拿出来与全校师生分享，则不仅丰富了庆典的内容素材，而且也会在这种特殊时期里对全校师生的爱校之情起到很好的激发、催化作用。总的来说，档案工作人员对于口述档案的利用应当更富有创新性，从而最大程度地发挥口述档案的价值。

口述档案作为档案的其中一种形式，它能够通过丰富馆藏资源，完善校史资料，创新宣传形式，激发爱校之情的价值来与纸质档案、电子档案相互补充，从而构建起一个高校从过去到现在，一路历程的数据库，以见证高校的发展之路。为了更加科学有效、有的放矢地创建口述档案，高校可以根据“确定主题方向→确定访谈对象→细化访谈过程→引导访谈思路→整理口述成果→利用口述档案”这个思路去一步步地实施，以提高档案记录的真实性、可读性，从而为高校的历史资料添加更为丰富的素材！

（作者单位：西北民族大学）