大数据条件下高校档案工作发展的对策

刘转转

摘 要：文章在分析大数据发展趋势的基础上，提出在大数据时代，高校档案工作者应扩大档案收集范围、构建档案资源数据库、提供档案信息基础上的知识服务、建设档案系统安全体系、加强与相关部门的合作等应对策略。

关键词：全面收集;大数据库;知识服务;信息安全;合作

一、扩大档案收集范围

在小数据时代，由于受到技术和物质等的限制，而我们又没有办法把产生的所有档案都归档，那么我们要制定出可以参考的归档范围，同时对归档保存的信息和数据根据其价值大小确定保管期限，定期对到期档案进行销毁。大数据不用随机分析方法这样的方法，而采用所有数据的方式。在大数据条件下，样本=总体，“全归档”的已经具备了较为成熟的技术条件和物质基础。人们把各种形式具有保存价值的原始记录，称为档案。笔者认为，“全归档”和“具有保存价值”并不冲突，在大数据的背景环境下，“有价值”的标准扩大化了。大数据环境下，现在没有保存价值的档案，都可能变成具有长期保存价值的档案。做好档案信息的全面收集工作，是更好地提供档案服务的保障。

高校档案收集的最主要途径是接收学校各部门递交的档案材料。为确保档案信息的准确全面，档案收集要做到全程管理，把档案管理融入到学校办公自动化系统、学生管理系统、教学管理等系统中，将文件归档流程融入到发文、教学、学生管理等环节，从文件阶段入手，做好档案内容的前端控制，确保档案内容的真实、时间的确凿。接收档案要做到应收尽收，只要能反映学校发展历程和学生学历过程的档案材料应统统接收。接收档案在内容上要注意文件材料并重，不可有所侧重;要把纸质档案与电子档案同时并存，同时兼顾实物等多种类型，确保收集档案的内容、形式的多样化。

第一种途径是面向社会征集档案。征集一切与学校相关的档案信息。许多高校历史悠久，校友和老教师是高校成长发展的见证者，重点面向他们征集与学校相关的档案资料，或者通过口述的方式听他们讲述其他途径无法获取的学校发展史。通过这种方式可以使学校历史更加厚重。

第二种途径主动采集档案信息。主要采集学校各部门发布的网站信息及用户利用信息。高校各部门会在自己的门户网站上发布大量的信息，这些网络信息虽不是档案，但却是学校信息发布的重要方式，可以反映学校的政策实施、决策决议等，采集这些有保存价值的信息可以使高校档案更加充实，作为辅助档案使相关档案更好地发挥价值。另外档案工作者在日常档案利用中要采集利用者的基本信息及利用需求信息，通过对不同利用者的利用需求分析，可以针对不同的利用群体有针对性的开发不同的服务。

二、构建档案资源数据库

档案数字化是大数据时代对档案馆的基本要求，同时也是为了更好发挥高校档案馆价值的重要方式。推进档案数字化建设，构建档案信息资源大数据库，对高校档案管具有重要意义。

构建档案信息资源大数据库，需要做好从数字化扫描，到数字档案馆建设，日常电子档案接收，再到数据运行与利用等一系列的工作。具体包括以下几个方面：（1）结合本校自身的特点和实际，研究制定高校纸质档案数字化的规范和标准。可参考《中华人民共和国档案行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），结合学校实际，制定适合本校的标准规范。（2）制定具体可行的高校档案馆馆藏档案数字化实施方案。实施方案应包括数字化的内容、时间安排等。（3）研究制定高校数字化档案馆建设实施方案，开始数字档案馆建设。创建高校档案数字化数据库，从目录数据库到内容数据库逐层推进，促进数字化档案馆的全面实现。（4）研究制定高校电子文档移交与接收办法。制定过程可参考《电子文件归档于管理办法》（GB/T18894-2002）。实现办公自动化的高校，档案部门可以通过与学校OA系统的衔接来接收电子文件，同时，档案部门要对有保存价值的电子文件及时捕获，集中存储在存储器中;没有实现办公自动化的高校，档案部门应该提醒相应部门及时将流转完毕的电子文件及时归档。归档电子文件备份后应脱机保存，防止因各種故障造成数据丢失。（5）运用云技术，结合计算机相关知识，构建档案大数据基础架构，在此基础上构建高校档案信息资源的大数据库，给档案大数据提供运行平台。

三、提供档案信息基础上的知识服务

目前用户档案的需求不单单只是档案信息与案件，它们是随着数据量的剧增、用户对档案信息需求层面的加深，成为档案信息中的有价值的信息，重新组合、排列，解决生活、工作中的问题，这就要求档案工作者不能只提供简单的档案利用服务工作，而是要在挖掘档案信息的基础上提供知识服务。

数据和信息、知识也是完全不同的概念：数据是信息的载体，信息是有背景的数据，而知识是经过人类的归纳和整理，最终呈现规律的信息。数据、信息、知识的关系。由此可见，数据比知识的范畴要大得多，知识是高度序化的数据。

知识服务是以信息的搜索、组织、分析、重组能力为基础，根据用户的问题，提供能够有效满足用户需求的知识应用和知识创新服务。 广义的知识服务包含从各种显性和隐性信息资源中，针对人们不同的需将知识提炼并传输出去的整个过程。档案信息资源的知识服务是在档案的利用服务上，从提供初级的档案复制服务转变为提供高级的档案知识服务，帮助用户解决各种问题的工作。高校档案工作者通过认真研究档案，可以深入了解高校发展的重点及政策走向，从而为学校政策的制定及战略的落实服务。

高校档案馆需做好以下工作，来为利用者提供高质量的知识服务：第一，树立档案知识服务意识。只有意识跟上了，才能变被动为主动，不断提高服务水平。正确认识大数据的发展趋势，才能实现实现档案数据、信息、知识的升华，提供高质量的知识服务。第二，与技术公司合作加强档案信息资源的知识挖掘，促进隐性知识的深度开发。大数据时代产生了新的数据发掘技术，这涉及到数据挖掘和知识开发的技术问题，高校档案部门较难独立完成，和信息挖掘公司的合作可以更好地完成这项工作。第三，创建社交媒体号，针对不同用户推送不同的个性化知识服务。由于文化背景的不同，档案用户对知识的需求广度、深度以及方式等有所不同，运用大数据技术的便利性对用户的知识需求行为进行智能分析，挖掘不同用户的个性化信息需求，针对不同的需求提供不同的深度和广度的服务，并通过社交媒体账号进行智能信息推送。第四，创建高校档案信息资源共享及意见反馈平台。构建高校档案知识服务的集成平台，供用户获取档案部门提供的知识信息，同时鼓励用户之间交流，并对知识信息服务的结果进行反馈。

四、保障档案信息的安全

在大数据条件下，网络更加开放，这就意味着信息安全面临更大的挑战。数据价值越大，数据的量越大，那么他们面临的风险就会比较大，大数据是信息化发展到一定阶段的必然结果，大数据时代档案信息资源的一个基本特征就是档案信息的大规模数字化。数字化档案信息具有以下特点：（1）对外界的依赖性。数字化档案对软、硬件的依赖性很高，技术的升级、硬件的破损都有可能导致数字化档案的不可用。（2）存储的高密度性。不仅节省了观察的空间，扩大了馆藏的容量，对载体的保护也提出了更高的要求，一个很小的失误都有可能大量信息的丢失。（3）与载体的可分离性。数字化档案信息容易复制和备份，这种与载体的可分离性导致其容易被篡改，这就导致信息造假不可避免。

要确保数字化档案信息内容的真实性完整，不被篡改，高校档案馆必须建立健全档案信息安全防范体系。具体的安全保障措施包括以下几个方面：（1）加强自身学习，深入学习和研究数字化档案新安全的政策和文件，提升自身的信息安全意识及能力;（2）联合技术部门，研究制定针对档案系统的信息安全保护方案;（3）保障硬件设施的质量并定期进行维护更新;（4）采用先进的网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术、密码技术、备份技术等; （5）使用正版杀毒軟件并定期进行更新;（6）定期进行异地异质备份，防止孤份数字化档案的破损与丢失。

五、加强与相关部门的合作

在大数据时代，高校档案信息资源来自不同的部门和单位，只有加强与相关部门的合作才能促进档案信息的整合。

首先，要加强与图书馆、博物馆、校史馆、互联网运商等的合作，已实现办公自动化（OA）的高校，档案部门争取实现与OA系统的无缝衔接，使在OA系统中生成的电子文件按照档案管理要求自动转换到档案管理数据库中，真正实现文档案一体化管理;其次要做好高校之间档案系统内部的合作，尤其是关系密切的高校，定期交流学习，吸取经验教训，不断提高管理水平;再次要充分利用学校其他数字化服务平台，加强与数字校园、智慧校园等数字化平台的合作，一方面充分利用其网络基础设施、数字信息资源和便利的服务渠道，另一方面要充分考虑与这些平台的对接和信息共享，真正使档案为学生、老师发挥参考利用价值。只有打破各个数据库之间的信息壁垒，充分实现资源共享，才能充分发挥大数据的价值。

随着大数据和云计算技术的不断深入发展，高校档案馆应加强学习，结合高校档案工作的特点，提高服务水平，提升服务能力，为学校发展贡献自己的力量。

参考文献：

[1]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界.2015（1）.

[2]电子文件归档于管理办法.GB/T18894-2002.

[3]王运玲，温波.大数据时代下档案信息资源的知识服务.建设与文化强国相匹配的“档案强国”论文集.