大数据背景下高校档案信息化管理探析

张晶

摘 要：大数据是高校档案管理的机遇和挑战。在大数据背景下，高校档案信息的管理面临着新的任务与变化务。对于大数据时期下学校教学档案信息的管理新模式的研究，有利于下一步提升高校档案信息管理的数据分析信息收集、整理和信息收集的效以及高校档案信息资源的开发利用价值。随着国家推进大数据发展力度的加大，档案信息化管理技术的辅助作用日益凸显。高校档案作为教育数据的来源，其信息化建设势在必行。本文阐述了高校档案信息化管理的内涵，分析了高校档案信息化管理发展的必要性，并在建设过程中提出了相应的对策。

关键词：大数据;高校档案信息化;策略

进入21世纪，信息技术的发展越来越成熟。在大数据时代，信息技术不断创新发展。由于大数据能够有效地整合和共享有价值的信息资源，大大降低了人们获取信息的不便捷性，因此被广泛应用于许多行业。在大数据背景下，高校档案对信息管理具有重要意义，同时也是一种重要的信息资源。大数据时代所带来的信息联动为高校信息化档案人力资源管理和建设提供了新的发展思路。在大数据的背景下，高校档案信息化建设在推进人力资源管理的过程中不断完善。此外，信息化带来的理性逻辑管理对现代高校档案信息化建设意义非凡。为了实现从传统的经验管理到科学管理，基于定量分析的數字转换。在高校档案信息化管理过程中遇到的问题为高校档案信息化管理提供了可能性。大数据时代的到来为高校人事档案信息化建设提供了新的发展思路。随着推动人力资源管理过程中理性程度的不断提高，基于大数据思想下的高校档案信息化建设以实现从传统的经验管理到基于量化分析的科学管理的数字化转型，选择满意的决策将成为高校档案信息化管理的必然趋势，这会从根本上解决一些问题，对于提升高校档案管理十分重要。

一、高校档案信息化管理的现实困境分析

在大学档案信息化管理过程中，高校人事制度改革的建立要求他们职位匹配，在职教师就业精确的匹配位置的人少之又少。由于不同岗位的工作条件对员工的性格特点，工作能力和专业素质有着不同的要求，基本上每个人都被要求做一份具体的工作。现实工作中，已经在职的员工可能不是最适合现有的工作职位的。工作岗位与工作人员的不匹配将阻碍工作的有效开展。也不利于个人潜能的充分发挥。此外，高校招聘的人才大多符合招聘简章的基本要求，比如所需要的专业资格、资格证书等，但他们可能并不完全符合职位要求。依据现有高校的档案信息，很难完全的建立一个关于岗位要求的人才模型。只有通过面试官的经验我们才能判断它是否适合应聘的岗位。

经过短时间的面试，面试官是不可能完全了解应聘者的能力、性格特征和工作条件的。岗位考核标准的量化程度不高是高校档案信息化管理中的一个重要缺陷，此外考核多流于形式造成对考核这一形式形同虚设。目前，高校档案信息化管理评价仍以年度考核为主，主要考察德才勤绩等日常工作的状况。每个职位都没有考核指标的详细说明，且岗位职责的完成状况很难进行实质性的考核评定。评价主要以定性为主，且存在量化程度较低的情况。相关的设施陈旧，管理人员的质量和数量不能满足要求。一方面，计算机信息相关的管理软件还存在一些不足。例如，系统安全性较差，维护难度大，更新升级速度慢。另一方面，高校档案信息化管的理专业人才数量较少，专业素质比较低，导致高校档案信息化管理软实力与硬环境不匹配。因此，高校档案数据的多样性难以得到有效处理，整理、共享和档案的收集也难以实现。

高校档案信息化管理缺乏统一的信息平台，信息供需不对称，信息安全无法得到保障。目前，各司法管辖区的高校档案信息均由各管辖区自己保管和使用。此外，由于高校档案管理没有统一的计算机数据库，跨区域、跨系统的资源校核和使用十分困难，数据共享也难以实现，阻碍了信息的有效利用。同时，信息不受专业的信息管理和技术维护人员的监控，使得档案信息容易被窃取或是恶意篡改，给恶意篡改或建设和发展带来负面影响。

在高校档案信息化管理过程中，奖励和培训实际操作无法做到高度定制化，个性化的档案管理需求无法得到有效地满足。主要原因在于，高校的档案信息主体之间没有太多的显著差异，每个人都是一样的。其次，不收集爱好、个人特长、个人特点等信息。档案信息化管理部门大多数没有收集这些个性化的数据，加上传统的培训耗费了许多的社会资源和社会财富，在大多数情况下都很难有效地满足高校档案信息化的不同需求。再次，传统的人事管理理念对当前高校档案信息化管理的影响根深蒂固，没有突破传统的关隘;没有采用科学先进的管理方法，只是通过薪酬形式的竞争。这回使得高校档案信息管理部门无法们组在职人员的个性化需求，无法满足档案信息化管理的现代需求，使得高校的档案信息化管理很难从旧的模式中转变过来。

二、高校档案信息化管理建设基于大数据思维背景下的有效发展方略

在当前信息化时代的特殊背景下，决定信息化技术在高校档案信息化建设核心功能的是社会、高校和政府的参与程度。增加资本投资，加强员工培训，加强信息安全方面质量的提升，推动着高校档案信息化建设的进程。

为了充分发挥档案的作用，高校档案信息化建设对于高校的发展意义重大，提高高校信息管理的效率是当前高校档案信息化建设的关键。身处于当前的信息化时代，高校信息化资源应充分发挥其作用，为教育决策提供可靠的依据，从而为高校发展提供参考。为了更好地为校园建设服务，高校信息管理的工作人员应该积极参加培训教育，进而学习先进的管理方法和技术，结合学校自身情况制定合理的管理模式并且借鉴他人的成功管理经验。同时，加大档案宣传力度，加强资源共享对于高校的信息化管理也是至关重要的。此外，高校尤其要根据高校的特点，建立有特色的管理模式，并定期向校内外人员征询改进意见，提高学校档案信息化管理的效率。

在过去，高校档案信息化管理多基于经验和条例的管理准则，这是依靠于人力资源的管理模式，实际是因为传统的管理模式不能实现更客观以及更合理管理，是一种不得已而为之的管理形式。在当前，这一切都将产生变革。高校档案信息化管理的激励，位置，培训，工作态度，性能，人员和其他相关元素的都将以数字化的形式呈现。这样一来可以客观公正，量化的描述岗位的需求和教师的工作状态，这也可为在岗人员的评价提供参考数据。这是大数据时代的进步，这使得高校人力资源管理在数字化时代量化分析的基础上走向科学管理。

高校档案信息资源大数据的背景的发展和利用的过程中，必须确保资源的开放有效。只有通过建立相应的数据管理平台，在有效教学的前提下实现档案信息资源整合，档案信息管理更有针对性和有效。例如，在一些高校仍然存在各部门独立归档的情况。高校教学档案很难做到及时的统一管理，这会使得该校档案的使用效率受到影响。高校应该尽快建立统一的管理平台，为高校档案信息的分析、共享、收集、整理、发展和应用提供保障，加快各院系之间档案的有效沟通，教学资源的有效整合，这是高校档案信息换管理的前提与必然。

三、高校档案信息化管理基于大数据思维下的对策

高校信息化的管理对于大数据管理理念的发展至關重要，各大高校应该充分意识到大数据下教学档案管理和建设的重要性，结合档案管理部门加快现代化高校档案信息管理的进步，这样才能合理的布置学校未来发展的方向，进而避免其带来的滞后资源浪费以及不合理的建设。此外，只有努力加强学习，提高信息技术，在这样的背景下才能做到有效的配合，根据大数据开展信息服务工作，从而深入到高校档案的管理活动中来，这样一来，高校才可以有效地在大数据带来的变革和技术的革新下成长并且提高。

档案管理信息管理发展周期长，此外也是一项全面的信息工程，需要大量的社会资源的支持以及多种技术的运用。因此，有必要进行充分的调查论证，调查分析网络、档案管理的现状以及员工的技术水平。通过以上调查，掌握软硬件设施的信息，读者需求、人员技能等，分析大学竞争对手的特点，设计一套基于大学的实际情况，满足现实需要需求的高校档案信息管理系统。我们要与时俱进，加强对现代档案管理知识和技术的学习，并且勇于创新。采取动态高校档案的科学管理模式，积极研究和开发档案管理软件，建立一个完善的信息收集和反馈系统。

在保证高校档案信息原始可靠性，数据来源渠道的合法以及社会资源的支持基础上，加快高校档案数据库建设是对于改下档案现代化建设意义非凡。高校可以借鉴其它高校档案信息化和信息资源数据库建设的可靠经验，与我们现有的资源基础条件相结合，加强数据库的建设，从而构建一个通用的标准，例如标准检索数据库，人文社科类的数据库。最重要的是要保证数据的丰富可靠，来源可信且完整可靠。建设安全可靠、完整和功能齐全的高校档案数据库。为实现教学资源文件及时归档，更新和信息的共享提供便捷的服务，并且为高校档案信息化管理的后台数据库提供可靠的数据收集渠道。

四、结语

简而言之，在大数据的背景下，高校档案信息化建设的一个重要目标是利用现代的信息技术去改进和改变传统的高校档案业务，使其不断适应社会的发展，在时刻变化的数字化环境下提高档案管理水平和服务效率。同时，这一目标的实现高校档案信息现代化建设提供依据，为高校的发展添砖加瓦，既是大数据时代的必然趋势，也是提高档案信息化管理效率的有效举措。高校档案信息化的建设避免了传统档案管理的缺点。

参考文献：

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