数字记忆视角下的事业单位档案管理工作效益提升

田文婧

摘 要：随着计算机技术的不断发展，事业单位将数字化技术与档案管理工作相结合，充分发挥数字记忆优势，促进事业单位档案的有效管理。在现阶段，利用数字记忆提高事业单位档案管理工作的趋势迫在眉睫。事业单位可以利用数字记忆开展事业单位档案管理工作，一方面可以减轻档案管理工作者的工作负担，提高工作效率，另一方面也可以充分发挥档案资料信息的效用，更好地服务群众，促进社会生活发展。

关键词：数字记忆;事业单位;档案管理

一直以来，国家都非常重视和关注事业单位的改革和发展，事业单位档案管理工作是其中一个关键环节。现如今，生活在科学和信息技术飞速发展的时代，传统事业单位档案管理工作已经满足不了社会的需求，目前事业单位将计算机技术与其档案管理相结合，在数字记忆视角下推进事业单位档案管理工作尤为重要，它不仅能够帮助事业单位合理高效地保存档案资料，提高档案管理工作者的工作效率，而且可以实现档案资料信息的共享，提高资源利用效率。因此，将数字记忆应用与事业单位档案管理工作中，有利于事业单位的稳定发展，提高事业单位工作效率。

一、数字记忆与事业单位档案管理

1.数字记忆。作为高速发展的计算机技术和信息技术的基础，数字记忆在社会时代中越来越流行和普遍。数字记忆，指的是借助计算机内存或者云空间等形式和载体来储存和传递信息资源。数字记忆由于其虚拟化以及处理能力强大快速的特点，能够解决传统纸质版信息储存困难，查阅效率低下的问题，从而极大地缩减了储存信息的空间，时间和人力资源，另外数字记忆技能够实现跨平台，跨区域等多通道的高速便捷地信息共享。数字记忆技术符合当代网络社会人们对于信息查阅的容量的需要以及信息传递广度和速率的追求，极大地方便了人们地生产生活。

2.事业单位档案管理现状。事业单位是由政府成立，利用国有资产服务社会政治，经济，文化和教育等国民生活方方面面的社会服务组织。相应地，事业单位档案具有保密性和公共服务的特点，这就要求工作者认真管理事业单位档案，在适当的时候高效地提供档案资料用于核查等。换句话说，事业单位档案管理工作的开展，不仅可以帮助国家和政府了解和把握国民生活的方方面面，而且可以促进国家的政治生活，经济生活等方针政策的落实和开展，更好地服务人民，服务社会，服务国家。传统的事业单位档案均为纸质版档案。纸质版档案资料存在储存困难，不利于携带，检索和查找信息繁杂等困难。随着档案资料的逐渐增加，事业单位档案资料管理面临着很多困难，主要有以下几个特点：第一，现代化办公设备欠缺，有些事业单位的档案管理欠缺相应的硬件设备，例如，档案防潮防盗等管理手段;第二，档案检索效率低，有些单位手工检索相应的档案资料导致人力资源的浪费和工作效率低下，不能很好地查阅档案资料信息;第三，档案管理人员综合素质问题，数字化档案资料管理对于管理工作人员的自动化办公能力等技术方面的综合素质要求较高。因此，事业单位档案管理工作人员要不断提高自身的综合素质，适应新时代新技术的新要求，加快建立数字化事业单位档案管理系统，促进事业单位档案管理工作的高效运行，另外，数字化技术能够满足事业单位档案管理信息化发展的需要，符合人们对于信息的快速需求，并且能够节约档案管理的人力、物力和财力，那么我们就有必要推进事业单位档案管理数字化的水平，促进事业单位档案管理工作更加科學化，合理化和先进化。

二、数字记忆在事业单位档案管理工作中的优势

1.增加了信息保存容量，节省了信息储存空间。传统的事业单位档案资料多为纸质版资料。纸质版资料对于档案管理工作者来说，存在资料保存，资料查阅和完善等问题。在现阶段，采用计算机技术等载体来辅助管理工作者存储档案资料，可以极大程度地减少档案资料堆积的空间以及后续档案资料的防潮或者档案资料的遗失和丢失等问题，极大地减轻档案管理人员的工作负担。另外，采用数字化记忆技术来储存档案资料信息，安全性以及标准化程度等方面都存在优势。总之，数字记忆技术在事业单位档案管理工作中的应用，对于提高档案管理工作人员的工作效率，减少档案信息资源的泄露和遗失上作用巨大，也增加了信息保存的容量，极大地节省了信息储存空间，以及增加了档案资料信息的可靠性，准确性和丰富性。

2.增加档案信息资源的利用效率，实现多通道的信息共享。传统的纸质版档案资料在信息查找，检阅以及信息传递上存在困难，往往人们查找相应地信息需要付出极大地时间和人力资源，不利于人们及时有效快速地开展生产生活。数字记忆技术，给人们提供了一个平台和媒介，通过借助处理加工能力强大的计算机信息技术，可以帮助快速高效地查找相关信息资料，保证信息传递的时效性。另外，数字记忆技术，极大地方便了档案管理工作人员的档案资料的管理工作，例如，档案信息的整理和检索等工作，解放了档案管理工作人员的双手，可以更好地从事档案资料的收集工作。数字记忆视角下事业单位档案管理工作在信息传递和信息查阅中发挥着重要的作用，这是传统的事业单位档案管理工作中非常欠缺的一部分。在新时代，伴随着新技术的发展进步，各级部门和事业单位应该紧跟时代潮流，加快自身档案管理工作的改革，促进信息共享，更好地服务社会生活。

3.减轻了档案管理人员的工作负担，提高了工作效率。事业单位档案管理工作涉及信息资料的整理录入，信息资料的查阅传递以及信息资料的储存保密等。这些工作要求档案管理工作人员付出很多的手工劳动和脑力劳动。而数字记忆具有大容量存储加工处理的能力，利用网络来存储信息，档案管理人员只需要花费少数的花费时间和精力进行资料的保存和整理等工作，数字记忆可以减轻档案管理人员的脑力劳动，在网络畅通的情况下，人们可以利用其后台强大的搜索功能可以及时有效地检索相关信息资料以及实现跨通道信息共享，减轻了档案管理人员的工作负担，给他们提供了更多地时间和精力进行随后档案管理工作的调查研究中，反过来进一步提高自身的工作效率，更好地实现信息资源的储存和传递。

三、数字记忆视角下事业单位档案管理工作的开展

1.构建数字化事业档案管理系统。数字化技术可以帮助事业单位改变传统的储存，检索和查阅等工作内容。数字化技术需要通过一定的平台和媒介来实现它的功能和优势。对于事业单位档案管理工作来说，构建数字化事业档案管理系统是当下事业单位改革的一项重要内容。构建数字化事业单位档案管理系统不仅需要安全可靠和先进的计算机硬件和软件设备，而且需要各级事业单位选择适合本事业单位自身的档案管理工作的数字化技术，在不断丰富和增加数字化事业单位管理系统的档案信息存储，搜索和查找，开发等功能的基础上不断加大档案资源的利用效率，同时也要增强数字化事业单位管理系统与其他系统之间的连接，方便档案资料信息的共享和交流沟通补充。在数字记忆视角下，构建事业单位档案管理系统至关重要。

2.提高事业单位档案管理人员的专业化水平。数字化事业单位档案管理系统是伴随着信息发展和科技水平提高而产生的。相应地，它也需要专业化地工作人员进行运用，充分发挥该管理系统的优势，提高事业单位档案管理人员的工作效率。另外，档案信息资源丰富多彩，加强事业单位档案管理人员的专业化水平，可以帮助工作人员深度发掘和整理档案资料信息，在最初的信息基础上增加信息的广度和深度，更好地服务于社会主义现代化建设，满足人们对于信息资源的多方面多水平多层次的需求，促进事业单位内部人员信息的传递和互相补充，极大地减少了人力和时间的浪费，缩短了档案信息的查找时间，并且进一步增加档案资料信息在形式和内容上由单一的文字或者视频等方式向文字，视频，图片等联合补充上的进一步完善，以及改善传统的纸质版档案资料内容繁杂，储存困难，查阅效率低下的不足，实现多通道多平台以及单位内部信息的共通。

3.加大事业档案管理工作的关注和投入。事业单位档案管理工作是事业单位改革的一项重要内容。在数字记忆视角下，采用数字化技术对于事业单位档案管理工作具有关键性的作用。推动事业单位档案管理工作的进步和发展，对于社会生活方方面面的稳定发展具有关键的作用。在这一推动过程中中，各级政府需要支持和引导各级事业单位正确选择适合自身发展的数字化事业档案管理工作，同时鼓励和加大资金的投入，一方面扶持事业单位购买和构建安全可靠先进的管理系统，另一方面重视对于事业档案管理工作人员的培养和锻炼。同时，对于事业单位档案管理人员来说，要坚持为人民服务，为社会服务，充分发挥自身的主观能动性，尽自己的努力将所学应用到工作当中去，促进事业单位档案管理工作的高效有序地开展和进行，真正做到为民谋福祉，维护社会稳定发展。因此，加大事业单位档案管理工作的关注和投入，不仅需要各级政府的支持和各级事业单位的资金投入，也需要事业单位档案管理人员自身的精力和时间投入。

四、总结

在数字记忆视角下，采用数字化技术对于事业单位档案管理工作具有关键性的作用。它不仅可以帮助改善传统事业单位档案管理工作中存在的不足，通过发挥自身强大的虚拟内存和快速的信息处理加工优势，增加信息时效性和丰富性，提高管理人员工作效率，优化信息查阅，实现信息共通，满足人们信息需求。此外，各事业单位档案管理人员要不断加强自身专业化水平，促进档案资源信息的传递，促进档案管理水平的不断提高以及社会的发展进步。

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