论激活高校档案资源的管理价值与原则

赵菁菁

(长沙学院综合档案室，湖南 长沙 410003)

1 引言

档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是世界文明发展到一定程度的产物，在社会发展历史中发挥着特殊重要的作用.存在于档案中的那些原始性、基础性的信息资源，只要我们能认真地挖掘、充分地利用，就能清楚地认识人类社会生存发展的脉络和轨迹，使这种珍贵的历史记忆成为现实社会发展不可替代的宝贵财富.高等学校的档案也是如此，高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校、社会具有保存价值的文字、图像等形式的记录资料，及时归集编档管理，科学地予以利用，同样能成为高校自身发展以及社会发展的宝贵财富.合理激活档案资源，充分利用大量的原始性、基础性档案资源，对学校管理工作有着怎样的价值、应遵循什么样的原则，值得我们深入研究和思考.

2 文献综述

档案学是信息科学和历史科学的重要分支学科.档案问题的研究一直是学术界研究的热点.通过输入关键词发现，近10年来知网上涉及研究档案管理问题的学术论文上万篇，其中在权威期刊发表的论文就超过了1000篇.这些论文都是从档案管理和提升服务质量的视角来研究的.如：郭若涵等研究了在突发公共卫生事件档案管理中后现代档案学理论应用问题[1]；曹玉基于现代社会档案管理的责任与义务，研究了档案管理社会责任伦理的政治、法律与道德责任类型及其普遍性、前瞻性、阶段性与自律性的特点[2]；毕娟从集成模式研究了提升档案管理与服务对策问题[3]；武志芳在分析高校人事档案管理面临新问题的基础上，研究了高校人事档案管理的改革路径[4]；蒋冠研究了国家综合档案馆数字档案资源服务质量提升问题[5];李文庆等基于现代信息技术，研究了实现高校档案管理信息化、自动化问题[6].从高校档案资源对管理所产生的价值视角来研究的文献较少.本文试图结合高校档案资源的内容和特点来分析其对高校管理的价值和原则，以弥补现有研究的不足.

3 激活高校档案资源的管理价值

高校档案记载着高校的办学历史、管理过程与文化资源,是高校长期发展过程中积累下来的管理经验与大学精神.激活档案资源有两层含义：一是查阅和搜集，二是利用和开发.虽然高校档案为高校过去了的历史，但通过有效激活，实现其资源的再开发、再利用,对高校管理会产生独特的价值.

3.1 有助于充分挖掘和合理配置高校人力资源

高校人事档案是高校档案中必不可少的一部分，覆盖了高校所有在职工作人员和曾经在校工作过的人员，包括从事基层工作的劳务人员、普通教师、专家学者和各级各类管理人员，这些人员是高校赖以生存和发展的最重要的人力资源.在高校工作的各级各类人员，多的高校有上万人，少的也有上千人，对于各级各类管理人员来说，一般很难全面了解和掌握这些规模庞大的人力资源.通过调阅高校的人事档案材料或电子档案，就可充分了解这些资源.特别是对于各级各类管理人员来说，人力资源的优化组合与合理配置是节约管理成本、提升管理效率的最重要的前提.通过与档案管理人员配合，查阅相关人事档案，可全面掌握所管理人员的年龄结构、学历结构、职称结构、职务历史、能力状况等各类相关情况.并通过研究，进一步利用和开发这些人力资源，进行重新组合或调配，可充分挖掘本单位人力资源，做到合理配置与利用，实现其人力资源的管理价值.

3.2 有助于充分挖掘和合理配置高校物力资源

高校后勤档案也是高校档案不可缺少的一部分，其记载着高校所有的关于房屋建筑、水电设备、绿化环境、周边环境、道路设施、体育设施、办公设施等基础物力资源.而且高校的这些资源既分散又庞杂，管理人员很难全面了解和把握.通过查阅学校基础设施建设的档案材料或电子材料，就可全面掌握这些资源，并通过进一步的研究进行开发利用，对本单位利用这些资源降低管理成本具有重要价值.如二级学院在组织学术会议时，如果不了解学校的学术报告厅资源，就有可能与其他院系发生冲突，一旦全面了解后，就可能在发生冲突时利用其他学术报告厅来解决这一问题.

3.3 有助于充分挖掘和合理配置教育教学资源

高校档案记录最多的应是学校的教育教学资源，这里不仅有诸如教室、实验室等硬件资源，更多的是记录了历年教学状态的软件资源，如教务处历年的教学计划、课堂教学、实践教学、历届学生成绩、教师课堂竞赛、学生学科竞赛、人才培养方案修订、教学改革课题申报和审批、学生创新创业课题的申报和审批等大量的档案.这些档案资源是对学校所有教学状态的反映，是学校最宝贵的教学资源和财富.对于学校分管教学工作的领导、二级学院院长、分管教学工作的副院长、普通教师、辅导员来说，这些资源尤其重要.通过查阅这些档案并研究开发、利用这些资源，对管理层的教育教学管理决策、教师层的备课、辅导员有针对性实施对学生的教育引导等有着基础性的指导价值.例如，教务处对人才培养方案的修订，只有在借鉴、研究历年的人才培养方案基础上，才能结合新时代发展的要求，构建合理有效的新人才培养方案.专业班级辅导员只有在通过查阅学生的档案，充分了解学生个性或家庭背景的基础上，才能实施有针对性的辅导和教育.

3.4 有助于充分挖掘和合理配置科学研究资源

高校不仅肩负着培养专业人才的教学工作任务，也担负着开发创新的科研工作重任.因而会产生大量的科研工作档案，尤其对于重点本科院校来说，由于担负的科研任务多、级别高，科研工作者队伍规模庞大，这些档案资源更是汗牛充栋.如历年各种级别的科研人员档案、科研成果档案、科研课题档案、科研成果转化档案、校外科研资源档案等.由于数量多、种类多，一般科研人员和管理者很难全面了解和把握.如果不充分了解这些资源，学校在科研管理方面、教师在申报科研课题或做课题的过程中都可能是盲目的、无知的.如果搜集历年的科研档案材料并加以充分利用和开发，管理者可合理配置学校科研资源，实现现有资源的有效布局和管理；科研工作者可在申报课题或做课题中，调配学校已有的相关科研力量、申报学校有优势的科研课题、提升科研效率完成课题任务等.如高校教师在选择科研课题主题时，如果能结合学科在某一方面的科研优势，组合学校最得力的科研人员形成科研团队，其申报成功的概率会提升很多.

4 激活高校档案资源的原则

按照档案管理工作相关制度要求，在激活的同时，档案的利用、开发也应当遵守和把握好一些重要原则.

4.1 激活高校档案资源应当坚持共享性原则

《中华人民共和国档案法》第二条第二款对“档案”一词作出如下法律规范：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.”这里从时间、空间和价值量三个维度全面概括了“档案”的含义，从它涉及对国家和社会产生广泛的价值影响来看，我们要激活档案资源的服务功能，就应当充分注重档案自身具备的广泛价值，积极创造并提供更多的查阅、利用平台与手段，努力实现其价值的广泛共享性.

4.1.1 激活高校档案资源功能，以档案资源的充分性和便捷性推进广泛的共享

就国家档案而言，其内容主要涉及政治、军事、经济、科技、文化、社会、生态环境和宗教诸多方面.就某所高等学校，内容就更加具体了：教职工的人事档案、学生档案、教学档案、科研档案、财务档案、基建档案、仪器设备档案、图示资料档案、校园文化档案、学校变迁档案……所有这些年代不同、层次不等的大大小小的档案资源，全都具备服务的功能，全都在“激活”的范围之内.档案工作者为了激活档案服务功能，一是要保证入库资源的全面性，要高度重视内容的广泛性，不应该有选择性地眷顾与突显，更不应该有选择性地忽略与遗忘.二是要提高查找使用入库资源的便捷性和可靠性，在档案资料的接收、编排、归类整理、查阅管理工作过程中，既要依靠结构式管理，提高档案的查全率、查准率；又要及时做好入库资料的数字化转化，积极降低档案出库率，使档案利用更加方便快捷.只有这样，才能充分激活和发挥档案资源广泛的服务功能，提高档案服务功能的共享性.在当今知识经济时代，激活和促进档案资源共享具有特别重要的意义.它是伴随着各项社会活动形成的文件，它其实就是一种资源整合，是服务创新的一种模式.

4.1.2 激活高校档案资源功能，要以凸显档案资源的价值性来鼓励和引导广泛的共享

美国社会学家詹姆斯.科尔曼说过，社会发展不仅需要经济资本，也离不开社会资本和文化资本.而社会资本“并非某种单独的实体，而是构成社会机构的各种要素组成的整体，包括信息网络、权威关系”等，进而把社会资本看成是增加个人利益和解决社会问题的重要资源[7].而档案资源其实正是一种隐性的社会资本和文化资本资源，谁能更好地、有效地激活它，它就能帮助谁更便捷进行社会交流、沟通和增强社会凝聚力.例如，普通高校在招生就业、各类人员培训、面向社会的文化传播这些方面，都可以加强利用学校档案资源制作、开发并向社会输送信息，以此满足不同消费层次的文化教育需求，为当前社会经济建设发展提供信息资源，达到资源广泛共享，同时又能提升高校自身社会形象，不断为学校创造效益.

激活高校档案资源功能，可以在不同领域引导、利用和互动，特别在当前信息化高速发展的时代，每个单位和部门的档案机构都会以档案资源社会共享为目的、提供社会服务为宗旨，利用网络技术、计算机云平台等信息手段，让单位内部的档案实体“动起来”，既及时提供自身所形成的档案资料，让档案馆藏资料丰富起来，又积极实现功能的转换，让档案提供与利用资源越多的部门越能优先获得资源和扩大社会影响，在矛盾的对立统一中实现共享性.例如在高校各院、系中定期发布档案利用率最高的前几位名单，并采取措施将这些院系的专业档案作为优先进馆的重点，把这些院系的科研成果重点推送，以此大力促进档案更加广泛的共享.同时还可以将档案进行“数字化处理”，按照各自档案机构的不同特色，建立自己的网页、网站等.由此满足社会利用者不同形式、不同内容的要求，轻松选择网上下载、阅览，方便快捷地得到自己所需内容，从而实现档案信息资源的共享利用，提高其利用价值.这实际上就是以激活档案服务功能来实现资源整合和服务创新.

4.2 激活高校档案资源应当坚持规范性原则

《辞海》中“档案”的简洁概念为“保存起来以备查考的文件”.简单地说，档案活动就是一为“存”，一为“查”，但存与查是否有意义，决定于怎么“保”、如何“备”.从本质上说，档案的生命线就是“保”存得好，完“备”易查，档案只有尽可能地发挥它的服务功能才有存在的意义.而要做到保存好、完备易查，就必须具有严格的规范性.

档案资料绝不是任何可随意收集保存的文件及实物，也不是地摊文学，可任意进行描摹篡改.档案是有价值的文献集合，是厚重的国事国策的集合，是国家机密的集合，是人类文明成果的集合.档案的每一段文字、每一帧照片、每一幅图表，都是严肃而神圣的，是不容亵渎和冒犯的.因此，我们在强调激活档案资源功能的同时，必须强调档案资源的规范性.在信息时代，各种信息每天都呈爆发式增长，高校作为信息集中交流的场所，档案资源在深层次发展过程中，其规范性越来越重要.所以，对激活档案资源功能的规范性应予以高度重视，应不断将档案资源进行有效整合，不断推进入馆信息资源有序化，不断深化档案资源利用的广泛实践，从而实现档案服务功能效用的最优化.

4.2.1 激活利用档案资源要建立严格的程序

档案作为“备查考的文件”，这个“备”就包含了档案查阅、复制、摘录的方式和程序.档案利用人要“查考”何种类型的档案、何种级别的档案，首先必须事先向相关管理机构提出申报，在得到正式批准后再按一定的程序完成查阅、复制工作.《中华人民共和国档案法》规定：“单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案.”例如对学校馆藏档案进行激活利用，首先必须符合国家规定，还要报校长或主管校领导批准后，方可对外开放；而社会其他单位和个人需要利用档案时，应持单位介绍信或本人身份证方可查阅.利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》.即便是备考网络商务档案，也必须按相关程序规则办事.不符合程序、违背原则的做法是绝对不允许的.对个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，可以通过征集、代管等形式进行管理.特别是音频、软件、数据库等很多非规范性的动态信息和电子产品，它们涵盖面广，不同类型的档案机构在网络信息归档和保存中承担不同责任，社会各组织内部的档案机构是网络信息归档和保存的基础性业务机构，它承担着对与其自身有关的各类网络信息进行捕获和存档的任务[8].若资源整合不到位、不规范的话，它的资源分布和流通都会不均衡，就不能达到信息资源的有序化，就会影响网络信息服务资源共享效用的最大化.

4.2.2 激活利用档案资源要有权责意识，遵守相关制度和纪律

查阅、复制不同种类不同级别的档案资源，必须受到相应纪律条款的约束.能否摘抄，能否复制，能否外借，诸如此类，都必须按纪律按规定办事.在实际工作中，档案工作人员可能会碰到蛮不讲理、越规逾矩索取档案资源的行为，对这种行为应当严肃批评、坚决抵制.例如高校的党群、行政类的党委会议记录和纪要，校长联席办公会议的会议记录和纪要等，查阅人如果需要查阅和借阅，必须严格按照档案规章规定的纪律要求办事：不能随意借出，更不能出现任意涂改；认真组织相关部门的责任人员进行不定期的学习培训，建立健全档案法律意识；按照国家行政主管部门发布的档案法规文件办事，如《档案法实施办法》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》等，保证在需要档案资源时严守纪律，不随性而为.档案部门也要为档案利用者创造条件、简化手续，保证服务的便捷性，对档案资料予以公布时，应认真审查并严格遵守国家相关规定，不得损害国家安全和利益，也不得侵犯他人的合法权益[9].

4.3 激活高校档案资源应当遵循保密原则

一般来讲，在各部门、单位档案管理机构的档案资源中，都会有涉及个人隐私的、涉及单位重大利益的、涉及项目生死存亡的甚至涉及国家发展成败的档案资料.高校档案在这方面主要是涉及科研成果、技术研发之类的档案.对这些档案资源，都有相关的严格的保密制度并确定了保密级别.毫无疑问，档案查阅人需要使用这类档案资源时，必须严格遵守保密规范、查阅级别和保密承诺，可以查阅的就申报查阅，不该碰的则必须保持应有的距离.在使用这些档案资源的过程中，如果出现泄密造成损失，则必须及时追查，追究责任，予以严肃处理.所以，档案单位对于核心档案资源的“激活”，必须慎之又慎，必须严格遵守《中华人民共和国档案法实施办法》第十四条所做出的保密档案密级的变更和解密的规定，必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定.高校还应当注意，按照规定严禁将档案资料随意向社会团体和外国组织出卖或赠送，若各级各类档案馆以及机关、团体、企事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案资料，进行国际文化交流，以适应经济建设、科学研究和科技成果推广等需要，则必须经过国家档案局或省、市、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，才可以向国内外相关单位和组织提供、赠送、交换档案的复印件[10].对高校来说，实物档案资料包括获奖奖牌、名人字画等.如果需要开展国际交流或展出，高校已经毕业的学生如果出国留学需要录取信息、学籍资料、成绩信息等，都必须在将这些信息资源利用好的同时，进行细致严格规范管理，对相关方认真协调，根据各自需要，找准范围，找准位置，进行有针对性的定点服务.

5 结论

总之，激活高校档案资源功能，必须充分调动档案资源管理方和需求方的能动作用，广泛开发利用档案资源，积极充分地为高校建设和发展服务.对档案资源若不重视开发利用，只是一味地收集整理，即使汗牛充栋、价值连城，它也不会有“生命的活力”，无法为社会发展提供有力的服务.在高校建设和发展过程中，要时时客观地记录人们在管理、建设、教育、教学、科研等方面的发展印迹，档案管理机构和工作人员一定要以发展的眼光，和高校各级各类人员一道积极开发利用档案资源，共享高校文化财富，促进高校发展和进步.

只有激活了档案资源的管理价值，才能更好了解事物未来的发展趋势，为清醒地谋划未知将来提供有力证据，才能更好把握正确的发展方向.这正是激活档案资源功能的高超境界，体现了激活档案资源价值的最佳效应.

激活高校档案，充分利用和开发档案资源，在学校建设与管理、教育教学改革、科学研究工作中都有着十分重要的信息价值和决策价值.因此，无论是高校的领导层还是中层干部，或是普通教师和普通工作人员，都应当重视档案的激活、利用和开发研究.