论高校人事档案秘密安全管理存在的问题及其解决路径

黄晓良，黄 煜

(长沙学院人事处，湖南 长沙 410022)

1 引言

高校人事档案秘密，涉及学校各项工作和教职工个人隐私，如若泄露，将对学校工作造成被动，对教职工隐私造成侵害，只能限于一定范围内的人员知悉.中共中央办公厅于2018年11月印发的《干部人事档案工作条例》第二十八条明确规定，各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人，对属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息应当严格保密；对涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理.在档案管理实践中必须严格遵循工作条例的要求，确保不发生失密和泄密事件，保证人事档案秘密的安全，保证人事档案未经批准不公开、不泄露、不被非法利用[1].

高校人事档案作为对高校教职工学习和工作履历、学历学位、职称、工资福利等信息的系统记载，涉及大量工作秘密和个人隐私信息，因而具有高度的保密性.人事档案的各类信息一旦泄露，不仅会对学校组织人事工作造成很大的被动，也将对教职工个人隐私造成严重侵害.因此，如何增强高校人事档案工作的责任心、政治意识和保密观念，进一步规范人事档案秘密信息管理，有效保护人事档案秘密的安全，是人事档案管理的重点和关键所在，必须高度重视.

目前研究档案安全与保密方面的文献很多.例如：李莹[2]分析了档案管理意识薄弱、保密安全措施不完备等问题，提出要加强档案管理人员的业务素养，升级优化档案存放的场地和存放设备，完善档案保密安全管理制度.李仲[3]阐明了大数据给档案保密带来的挑战，提出了大数据时代做好档案保密工作的对策，指出要完善大数据管理，坚持依法治档.李宗鹏[4]概括了档案保密工作的主要内容，提出了加强对档案利用中的监督思想.郭志鹏[5]系统地研究了保密工作中存在的档案管理人员保密意识不强、涉密档案与非涉密档案混合管理、档案管理机制不完善等问题.许德斌、裴友泉[6]从档案信息资源战略安全角度，论述了运用网格技术和WAP技术解决档案信息传递的整体思路与遗留问题.金波、晏秦[7]系统探析了从档案管理走向档案治理的动因，提出了从档案管理走向档案治理的实现路径.黄丽华[8]根据档案保护全流程及主要工作，从预防性保护和治理性保护的角度，提出了今后档案保护标准建设基本框架和发展趋势.徐拥军、熊文景[9]研究了实现档案治理现代化的必要举措.于海燕[10]揭示了预先危险分析法在档案安全管理中的应用问题.

现有文献有的从专业技术视角、有的从宏观治理层面、有的从档案信息传递、有的从档案安全管理方法来谈保护档案秘密问题，但都较少从综合保密管理视角来研究.本文试图结合影响人事档案秘密安全保护的因素，多角度探讨如何强化对高校人事档案秘密安全保护问题.

2 高校人事档案秘密安全管理存在的问题

2.1 寄递和接收过程不规范，未严格走机要渠道

根据中共中央办公厅印发的《干部人事档案管理条例》和省委组织部涉及档案管理的各类文件精神，人事档案的寄递和接收原则上必须经过机要渠道，严禁干部本人携带人事档案上交.但在实际操作中，人事档案的寄递和接收过程还有很多不完整和不规范之处，有些人事档案没有走机要渠道邮寄，有的甚至由各种快递或者中国邮政普通邮件等渠道寄递和投送，没有达到相应的保密要求.在寄递过程中，由于寄递的单位和个人没有相应的保密资质，未接受过系统的保密教育，极易将本应保密的档案材料与其他平邮件混合放置，从而存在一定的失密和泄密隐患，如快递在转递过程中存在的丢失隐患.还有的教职工档案由本人寄递，虽然在寄递过程中档案袋已经密封，但极易发生失密和泄密事件.教职工本人携带人事档案，在转递过程中会有可能造成档案遗失.也有出于个人目的拆看档案材料或私自涂改、撤换、添加未经组织鉴定的材料，本身就使人事档案处于一种危险的状态.因而在人事档案的寄递和接收中，需要严格执行有关规定，对于教职工个人携带的人事档案材料，应当一律不予接收.新浪网曾于2011年3月报道，一男子长时间没有过问人事档案，结果其人事档案在传递过程中丢失，档案丢失带来了无法在体制内就业、无法参加社会保险等严重的后果.为了避免档案材料丢失，必须严格执行通过机要渠道邮寄这一规定.[11]

2.2 借阅程序存在瑕疵，对借阅人员缺乏保密教育

2018年中共中央印发的《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料.但在很多高校，人事档案的借阅、利用具有一定的随意性.有的没有严格履行主管领导审批的手续，没有填写档案借阅审批表格，未经主管领导同意擅自出借人事档案；有的没有严格遵循“一般不予外借”的规定，不考虑借阅人借阅理由是否充分而随意出借、频繁出借，违规操作导致在借阅过程中泄露档案秘密.更有甚者，外借者有涂改“三龄”“两历”的违法现象，归还时如果不仔细审档，涂改现象隐蔽过去，后患无穷.有些高校对档案借阅的人员缺乏保密教育，办理借阅手续时未及时向借阅者说明档案利用原则和工作纪律，没有强调档案不允许擅自抽取、撤换、添加材料，不允许擅自摘录、复制、拍摄、保存、丢弃，更没有说明因违规行为将导致的纪律责任，借阅者缺乏必要的规矩意识和保密观念，为了工作方便而弃原则于不顾，在借阅中发生了违反保密规定的行为，造成泄密.而且由于泄密后果和影响的不确定性，泄密者的追责也很难执行到位.

2.3 查阅程序过于简单，未履行严格审批手续

《干部人事档案工作条例》规定了因以下原因可以查询人事档案：①政治审查、发展党员、党员教育和管理；②干部录用、聘用、考核、调配、职称评聘等；③人才引进、培养等；④巡视巡察，选人用人检查、组织处理；⑤编史修志，撰写大事记、人物传记；⑥干部日常管理等等.涉及组织和个人要填写各种信息，如因年代久远，有的个人填写信息必须通过档案材料原始凭证提供.查阅干部人事档案要按照以下程序和要求进行：

①查阅单位如实填写干部人事档案查阅审批材料，按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章；②查阅档案应当2人以上，均为共产党员；③干部人事档案工作机构应当按照程序审批查阅；④在规定时限内查阅.

在办理这些事项时，有时为了方便工作，往往在教职工本人在场的情况下，翻阅查询其人事档案中的信息，在查阅过程中不规范、不严谨、不细致，未严格执行档案材料不和本人见面这一条纪律，甚至随意将档案中的材料交给教职工本人去复印和拍照，从而影响到人事档案秘密安全.查阅人事档案的程序也过于简单.非中共党员，无单位行政介绍信且没有履行相关审批手续者，擅自查阅人事档案的相关内容，甚至对档案材料进行拍照和复印，造成档案材料泄密，破坏了人事档案管理的原则性和严肃性.

2.4 保管过程精细化程度欠缺，失密泄密风险高

人事档案的日常保管也需要遵循组织人事纪律，遵循办事的原则和制度.很多高校在人事档案的保管过程中，管理过于粗放，未能使工作精细化，从而在各个环节都留下了大量的漏洞，造成了一定的失密和泄密的隐患.

2.4.1 散材料随意堆放，没有及时归档

例如组织人事部门移交的年度考核表、工资表、党员发展材料、政审材料被放置于档案室内，保管不善，未能及时归档，有遗失和混同于其他文件被销毁的风险.

2.4.2 不属于归档材料的零散文件，没有进行及时处理并严格遵循文件销毁的相关规定

对于有的不属于干部人事档案归档目录内的材料，按照规定应当予以退回，或登记造册后报主管领导批准销毁.但是在实际操作中，往往执行不到位，该退回本人或材料形成部门的未退回，应该及时销毁的没有销毁，从而造成失密和泄密隐患.

2.4.3 没有对材料进行仔细甄别，导致应归档而未归

在档案管理实务中，经常出现材料甄别不仔细，应归未归的现象.例如，调入人员的《干部流动调配审批表》，提拔干部的《干部任免审批表》《干部人事档案任前审核登记表》等应当归入人事档案的材料却没有归档.未归入档案的材料混入其他文件资料中一并处理，未达到相应的保密要求，对档案秘密的安全造成损害.

2.4.4 硬件措施没有达标

档案没有存放于铁柜中，有的还和普通文件、文档混合放在一起，铁门、铁窗等防盗设施不到位，应安装监控的楼道和房间没有安装监控，防盗设施年久失修，导致严重的安全泄密隐患.

2.4.5 计算机安全防护不到位

某些档案工作者缺乏计算机应用技术方面的专业知识，对计算机系统及相关文件的安全保密防护缺乏足够的认识，对文件消杀，防控病毒、木马和恶意程序重视不够，计算机存储设备也缺乏保密安全的专业工具，导致存储在计算机内的内部敏感文件被木马和病毒恶意窃取，给档案秘密安全带来损害.

2.5 档案管理人员在保密方面存在失职行为

档案管理人员在保密方面可能存在一系列的失职行为.有的档案管理人员自身综合素质不高，没有牢固树立“四个意识”，尤其是政治意识不强，保密观念淡薄，在工作中不注意防盗设施的运用维护，不注意安全保密和对泄密行为的防范，制度执行不力，该坚持的原则没有坚持，该保守的秘密没有保守，没有把握好档案利用与保密之间的辩证关系，擅自对外公开干部人事档案内容，给教职工的利益造成很大的损害，对组织人事工作造成很大的被动.

2017年5月，经中共中央批准，中共中央纪委对司法部原党组成员、政治部原主任卢恩光严重违纪问题进行了立案审查.经查，卢恩光年龄、入党材料、工作经历、学历、家庭情况等全面造假，长期欺瞒组织；金钱开道，一路拉关系买官和谋取荣誉，从一名私营企业主变身为副部级干部；控制经营多家企业，通过不正当手段为企业谋取利益；对抗组织审查.这名“五假干部”还被央视播出的电视专题片《巡视利剑》点名，因为这是改革开放以来一起罕见的干部个人情况全面造假的典型案件.[12]这一造假案件就和他工作过的单位档案管理工作人员的保密观念淡薄、失职渎职有密切关系.如果档案管理人员能够坚持原则，坚决执行各类制度，卢恩光的全面造假肯定是做不到的.

3 高校人事档案秘密安全管理存在问题的原因分析

3.1 管理者意识、方法与技能方面的原因

3.1.1 领导重视程度不够，规范意识不强

有的学校领导层对干部人事档案工作缺乏必要的足够的认识，档案管理人员没有配齐，没有配备专职档案工作人员.有些领导干部不重视档案工作，单纯地认为档案各项业务不是促进本单位发展的核心业务，错误地把档案管理工作视为边缘化的日常机械重复劳动或者是季节性的业务，在这些错误思想的支配下，在档案管理方面人力配备不到位，很多档案管理人员多为兼职，且工作变动频繁，严重地制约了档案工作的发展.经费保障也不充足，档案工作经费并没有落实到位，有时甚至被挪作他用.管档设施也严重滞后，不符合工作的需要.档案管理在这种非专业化、业余化的倾向影响下，自然没有被提到一个重要的位置，在破窗效应的影响下，日常管理势必出现各种各样的不达标现象，极易造成失密和泄密现象.

3.1.2 管理员政治意识及保密观念薄弱

新修订的《干部人事档案工作条例》明确了档案工作人员选配的基本条件和对档案工作人员的要求管理等，要求组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作，突出强化党性教育和业务培训，突出档案工作的职业操守.档案工作者受到组织的高度信任，必须做到政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律.如果工作人员思想品质不过关、政治意识不强、保密观念淡薄，在工作中不能坚守原则，很容易形成泄密的隐患，直接威胁到档案秘密的安全.所以，档案工作人员不注重政治意识的培养，不能在具体业务经办中坚守原则，保密的思想之弦没有绷紧，是人事档案秘密安全问题产生的重要原因.

3.1.3 精细化管理缺失，失密泄密漏洞多

很多高校人事档案的管理在精细化程度上没有达标，实行的是粗放型管理.档案的收集、查阅借阅、寄递、材料审核等等各个流程都没有把工作做实、把规章制度做细，没有把秘密安全放在心上、把纪律和规矩挺在前面.所以散材料被随意放置，该退回或销毁的文件没有及时退回、销毁，材料甄别归档也极不严谨，这些都为档案秘密的泄露提供了方便，影响着档案秘密的安全.

3.2 管理设施方面的原因

3.2.1 硬件建设滞后，存在失密泄密隐患

很多高校硬件没有达标，是因为主观上不重视硬件设施配备工作，用于档案管理的办公场地和办公经费没有保证，没有做到上级主管部门要求的“三室分开”，即工作人员办公室、档案查阅室和档案库房的分开，查阅和办公的场所混合在一起，不利于档案的安全和保密.由于缺乏重视，缺少经费支出，没有在楼道和办公室入口处安装监控摄像头，发生失密泄密事件后也很难取证，没有安装必要的防盗铁门，防护等级没有提高，给盗窃犯罪提供了可乘之机.没有对计算机和工作用的U盘、移动硬盘进行必要的安全杀毒防护，计算机设备一旦中了木马等病毒，存储的文件就有可能被木马等病毒窃取.硬件设施的不达标也造成了各种档案秘密安全问题.

3.2.2 软件建设缺失，管理技术落后

有些高校对干部人事档案管理系统不够熟悉，档案室还没有利用人事档案管理系统进行档案管理，档案材料整理和目录编撰还是依靠手工誊抄，信息化水平滞后，没有建立起电子档案，由于条件限制，无法实现纸质档案和电子化档案的统一管理.还有的高校即使利用了软件和信息系统进行管理，也没有相应的配套制度建设，制度缺位，管理的技术较为落后.例如，湖南省内很多高校由于条件限制，都没有建立起电子档案，纸质档案如果丢失，则无法找到备份的电子档，不利于档案材料的保存利用.若发生失密泄密事件，查明失密泄密的环节和原因往往需要花费大量的人力物力，不利于保密工作的高效开展.

3.3 秘密安全保护制度上的漏洞

人事档案涉及教职工的各类材料，这些材料都是在教职工学习、工作过程中产生的.档案材料不同于涉密文件和内部文件，它没有明确的“机密”“秘密”和“内部”标识，档案材料因其具有原始凭证作用，在考察干部等各类事项中又经常需要被查阅利用.有时工作人员难以把握人事档案管理中的秘密与公开的具体内容，难以处理人事档案材料中的秘密与公开尺度.而现有的制度规范在这一方面存在许多漏洞，如现有的制度没有严格规定管理人员如何正确处理档案利用和档案保密之间关系的具体条文，造成工作人员处理这类档案时无规可依的局面.

4 高校人事档案秘密安全管理问题解决路径

4.1 完善流程制度，加强保密教育，注重“心防”

档案的安全保密工作，运用之妙，存乎一心.心中设防，则诸防兼备；心中失策，则失密泄密.注重心防，组织人事部门要建立和健全完善适合本校实际情况的档案部门工作制度，包括详细的档案调入调出制度、新进人员审档制度、档案查借阅制度、档案利用制度、档案监控安防设备管理制度等，把履行职责、用好职权都关进制度的笼子，用制度管人、管物、管权，把制度落实到位.

档案管理部门还需要真正用心去管理各类档案材料，杜绝寄递和接收过程中的种种不规范现象，坚持用有保密资质的机要渠道邮寄档案，在档案查借阅过程中，严格履行审批手续，对符合要求的借阅和查阅档案的人员进行必要的保密教育，并督促其在规定时间内归还，坚决禁止擅自摘录、复制、撤换、添加材料等违法行为，杜绝档案材料乱放、不及时归档整理、不及时销毁和清退等违规行为，提升人事档案保管的精细化、科学化水平，提升综合管理能力.上文提到的司法部原党组成员、政治部原主任卢恩光档案造假的案件中，如果档案管理部门能够用心设防，坚决执行查借阅制度，坚持保密原则，卢恩光的造假行为会在露出苗头时就能得到纠正.

4.2 配齐硬件，完善“物防”

组织人事部门需要在“物防”上做足功夫，档案室要配备铁门、防盗门、防盗窗、铁柜并安装监控，遇到盗窃和故意窃密案件要保护好现场，第一时间报知公安机关和学校保卫部门.对门窗有损坏、存在安全隐患的要及时向领导汇报，报修处理，对监控设备的完整有效需要及时检查，发现问题立即整改维修，用严密的“物防”铸造安全防护网.

4.3 提升信息数据保密技能，强化“技防”

档案工作部门需要积极学习，掌握最新的保密知识和动态，认真钻研国家保密法和各类各项保密方面的规章制度，学习计算机应用技术的业务知识和人事档案管理系统的操作知识，切实提升信息保密的技能，运用先进的杀毒技术、防木马技术、防盗号防间谍技术来加强计算机信息和档案管理系统的安全保密与防护，切实认识到新形势下网络安全的形势，使得保密工作跟上时代、跟上形势、跟上技术进步的步伐，杜绝落伍和因循守旧.在“技防”上做好文章，把工作做细致、做扎实.

4.4 严格选人，做好“人防”

保护档案秘密安全，需要严格把好选人和用人关，高校组织人事部门通过长期的考察和培养，要把政治素质好、思想作风硬、业务能力强、保密意识佳、严谨细致、能沉下心来做事的党员干部放到人事档案管理岗位上来.在用人上认真审慎、选择得当，可以从根源上杜绝很多可能出现的麻烦和隐患。档案安全纪律直接关系到党的政治纪律、组织人事纪律和保密纪律，性格沉稳、办事细致、坚持原则、坚守纪律红线、耐得住寂寞、忍得了枯燥才能把工作干好，也才能保证档案秘密的安全.学校需要把档案管理人员纳入学校涉密人员范围进行管理，并开展业务和职业道德方面的培训和继续教育，鼓励档案工作人员积极参加培训，提升综合业务素养，提升保密意识，强化保密技能.

4.5 严格保密与公开条例

档案工作部门在工作中还需要切实注意保密与公开的关系，该保的密一定要保住，该公开的信息要按照规定予以公开.工作中不能随意扩大或缩小档案材料的知悉范围.教职工因考研考博、出国、婚姻关系和亲属关系证明、财产继承等原因需要提供档案原始材料作为凭证或出具证明，对于符合要求的，要按照规定主动提供、热情服务.对于应当保密的事项，应该绝对保密，坚守纪律，注意守口守密、内外有别，尤其不能泄露有关干部选拔、考察、任用等方面的各项工作秘密.档案的公开利用和保密是辩证统一的，在完善高校人事档案秘密安全保护时，要审慎处理上述关系，确立严格的保密与公开条例.

综上所述，做好人事档案秘密安全的保护工作，需要做到“四位一体”：完善流程制度，加强保密教育，注重“心防”；配齐硬件，完善“物防”；提升信息数据保密技能，强化“技防”；严格选人，做好“人防”；还需要处理好保密和公开的关系，严格保密与公开条例，把什么事项可以公开、什么事项一定要保密通过制度形式确立下来.通过“四位一体”织牢人事档案秘密安全的防护网.