谈高校实验室综合管理信息化系统建设与研究

山东师范大学实验室与设备管理处 郝文静

一、引言

“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”是新时代高校建设肩负的重要使命[2]。高校实验室实验教学和科学研究的重要载体，是学生实践、创新能力的重要基地。但由于实验室传统管理手段的限制，目前高校实验室的管理方式已难以满足双一流建设目标下人才培养的需求。信息化管理，是高校对大数据进行信息追踪、溯源、监管的一种管理模式。这种利用先进网络信息技术，整合资源，构建先进、高校的实验室综合管理系统是高校实验室管理的必然趋势。

二、高校实验室管理现状分析

现阶段，高校实验室建设与管理缺乏信息的统一管理，数据统计耗时耗力，无法实现学校部门之间、学院与学校不同职能部门的信息同步，每年耗费学院大量人力与不同部门进行重复数据报送[3]。与此同时，实验室项目建设、评审和绩效考核缺乏有效教学、成果和实验室数据支撑。实验室管理信息化程度低，每年的教育部实验室信息统计，还使用传统人工统计方式，计算标准不一、数据可信性低、耗费大量的实验教学及管理人员精力。

在此形势下，学校急需建立一个实验室综合管理信息系统，其形成一个规范管理和引导相结合的实验环境，应简化管理流程，降低管理难度，提高管理效率，方便管理者与教师、学生的互动交流，变实验室建设与实验教学的事后管理为过程服务，线下书面传递为线上动态交互，真正实现实验室建设、实验教学、实验室安全的动态化、标准化、可视化管理。

因此，梳理实验室管理、设备管理、实验教学、实验室安全等方面相关的业务流程，力图强化实验过程管理，规范实验室管理制度，应建立一个实验室、实验教学、设备资源、实验室安全等全方位服务一体的管理系统。“实验室综合管理信息系统”，以高校实验室管理规范及流程为框架，以单体实验室的功能和实验设备为核心，需结合实验室建设、实验教学、实验室安全等基础信息，以计算机编程、移动互联网及云计算等为技术手段，建立一个实验室、实验教学、设备资源、实验室安全等全方位服务一体化的管理系统。

三、高校实验室综合管理信息化系统功能建构

（一）实验室管理系统

1.实验室基础数据模块

通过采集和对接现有平台的数据，建立完善的实验室基础信息库，摸清家底。可实现对实验室基本信息、实验项目信息、实验人员信息、学院班级学生信息、专业信息、实验课程库、实验教学大纲、实验室建制、实验用房、实验教学经费、实验室仪器设备、实验室安全风险点、实验室资质、化学品信息、实验室准入、全校实验室分布等数据的全方位掌握。通过日常维护，以实现数据的动态化和有效性，将实验室教学与管理人员从大量重复性事务工作中解脱出来。

2.实验教学管理模块

实验教学管理系统的功能主要包括：实验教师排课、学生选课、实验报告提交、成绩评定、调停课管理、运行监控、报表统计等。实验教学管理信息化，将改变现有实验教学管理面貌，各种类型的数据通过信息化系统化管理后，将呈现出层次化、规范化的实验教学体系，涵盖各专业实验教学的教学计划、教学大纲，细至每一个实验教学项目。将减轻教师排课手动工作的压力，在系统上线后，实验教师在系统里可以轻松完成实验项目安排任务，师生可以在系统内便捷查询实验课表。将有助于校院两级管理部门将充分掌握实验教学信息数据，实验教学项目开出率、实验教师工作量、实验室、设备使用效率等各种数据一目了然。

3.实验室信息统计报送模块

每学年度的教育部实验室信息统计数据上报工作，以往用excel表进行统计，不仅费时费力，而且准确性还难以保证。实验室信息统计报送系统能够方便地完成教育部要求的七个实验室基础表格信息采集任务，系统能导入excel历史上报数据，学院可根据历史数据进行新学期数据采集上报，经过系统在线检测查错，可根据提示问题进行数据改正。支持以校级、院级、实验教学中心、实验室等多级用户汇总数据，并能以EXCEL、DBF、TXT格式导出。

4.实验教学经费的项目管理模块

建立一个与实验室和实验教学基础信息数据库有机结合的项目管理系统，是实现实验教学类经费的全过程管理，其中包括各项实验教学经费的中期和短期建设内容，实现新建实验室备案、资金指南发布、项目申请、项目评审、任务书填报、绩效验收、成果库管理等全流程在线管理。根据收集的数据与设置的评价系统，对各类项目进行效益分析，对于项目中所涉及的实验室、人员、项目类型等基础信息进行关联性综合查询等。(如图1所示）

图1 实验教学经费的项目全流程管理

（二）实验室安全管理系统

1.实验室安全检查模块

实验室安全检查模块支持实验室自查、日常巡查、专项检查等多种检查模式，有利于学校建立实验室三级安全责任体系，用“互联网+”的方式支持实验室安全检查工作的开展，来实现线上线下的无缝整合，加强实验室安全管理工作的精细化管理，提高工作效率，落实安全责任体系。可按校区、学院、楼宇、风险点进行分类，以便有针对性地开展实验室安全检查。模块内置151项教育部制定的高等学校安全检查指标，学校可根据不同情况、学院各实验室的具体情况，灵活配置主要检查指标。（如图2所示）

图2 实验室安全检查流程

2.环境与气体检测模块

实验室环境与气体安全管理方面，可实时显示实验室温度、湿度、氧气、气压、PM2.5、TVOC等基本指标数据和相关有毒、燃爆气体探测器的监测数据，能加强实验室用气（钢瓶）管理，保障实验室环境安全和师生人身安全。具备三级警报机制，分别是预警警报、一级警报和二级警报，不同的警报可以按照系统设定分发给不同的人员。

（三）固定资产管理系统

固定资产管理系统管理的对象涵盖了学校各类固定资产，其中包括房屋及建筑物、教学科研仪器设备、办公设备、后勤设备、图书及文物陈列品等，并对物质属性不同的固定资产进行多样化管理。该系统实现了对固定资产的动态化、精细化管理，推进了固定资产的合理配置和有效使用。

（四）试剂耗材采购管理系统

试剂耗材采购管理系统与财务系统对接，实现了高校试剂耗材的采购、审批、使用、报账、回收等全生命周期的管理，极大的规范了试剂耗材的采购、申购流程和使用台账问题，以全面信息化、流程化方式运作，使实验室管理工作利用信息化平台更协同、高效地开展。

（五）进口外贸服务系统

进口设备外贸服务系统，主要包含项目接单、代理协议、中标方录入、外贸合同、免税付汇、发货清关、到货验收、开票结算等功能，加强了进口设备的购置管理。通过该系统可实现业务中的数据流转顺序和业务处理的线上办理。能将所有的业务数据和单据存储在数据库中，以实现对重要业务数据和资源的保护和重复利用。与此同时方便各个级别的管理者，根据各自的权限，在完成自己的工作的同时，可随时查询历史记录，监督并掌握职责范围内的所有业务情况，大力提高了工作效率。

四、结语

随着高等教育和信息技术的迅猛发展。在“互联网+”的背景下，实验室信息化建设已成为高校教学科研高效开展的重要条件[4]。实验室综合管理系统提升了工作人员的工作效率，其摆脱了人工统计信息、追溯信息、处理信息的难题；动态实时管理实验室设备、实验教学及经费使用情况，从而为实验室管理的科学决策提供依据。