指导文书档案管理的标准与方法

袁文娅，郑艳燕

(内蒙古电力科学研究院 电力技术情报所，内蒙古 呼和浩特 010020)

1 规范性引用文件

《电力工业企业档案分类规则》(0～5大类)；《电力试验研究所企业档案分类表》(6～9大类)；DA/T 1-2000档案工作基本术语；DA/T 22-2015归档文件整理规则；DA/T 42-2009企业档案工作规范；档发字〔2002〕5号企业档案管理规定；档发〔2004〕4号国有企业文件材料归档办法。

2 术语和定义

2.1 档案

在生产经营、基本建设和管理活动中直接形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录材料。

2.2 企业档案

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

2.3 突发事件

由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。自然因素是指自然现象引起，如：地震、雷电、洪水等灾害；人为因素是指来自人为的失误，如：漏雨、漏水、电线老化短路起火(包括蓄意纵火、爆炸等)事故。

2.4 文书档案

反映行政管理、党务等活动的档案。

2.5 整理

按照一定的原则对档案实体进行分类、组合(包括件、案卷两种形式)、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2.6 电子文件

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

2.7 分类

按照选定的属性(或特征)区分分类的对象，将具有某种共同属性(或特征)的分类对象集合在一起的过程。

2.8 件

指从实体上将归档文件整理的基本单位以“件”为单位确定下来进行整理，即归档文件的整理单位。

2.9 案卷

指由互相联系的若干文件组合而成放入卷夹、卷盒内加以顺序排列，拟有案卷题名的文件组合体，简称“卷”。

2.10 组卷

将若干文件，按其形成规律和有机联系组成案卷的过程。

3 文书档案的类别设置

①设置了0-党群工作、1-行政管理、2-经营管理、3-生产技术管理、4-财务审计、5-人事劳资，6个一级类目。根据每个一级类目的不同特点，视需要分设二级类目。②归档文件采用，年度-机构(问题)-保管期限，进行分类。③按年度分类：将文件按其形成年度分类。④按机构(问题)分类：将文件按其形成或承办机构(问题)分类。⑤按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。

4 文书档案的收集内容

①公司转发的文件材料：公司转发的属本院主管业务并要贯彻执行或查考的文件资料。②公司召开的针对本院主管业务的会议纪要、报告、领导讲话等文件材料。③反映本院生产、经营、管理、服务、研发等各项工作活动和基本历史面貌的；对本院各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。④本院召开的党委、行政领导会议记录、纪要、职代会议、工作会议、专业会议通知、指南、报告、决议、简报等。⑤本院颁发的(包括转发的以及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的发文稿纸、印制件。⑥本院的处理重要问题和管理工作中形成的请示、批复、工作计划、规划、总结、报告、统计报表，合同、协议、营业执照、许可证等法律凭证性材料。⑦本院设立、变更、解散过程中形成的文件材料。⑧本院在财务审计工作中形成的决算报告、批复、会计报表、凭证、账簿、清产核资、稽查、产权变动及审计决定、结论等材料。⑨由本院处理的重要的来信来访材料、领导批示及案件调查材料、处理结论等。本院关于出国考察等外事活动中形成的审批手续、考察报告、协议、协定、合同等文件材料。本院在各项活动中形成的对维护职工权益具有凭证价值的文件材料。如：本院办理的职工录用、转正、聘任、定级、调资、职称评定、退休、辞职、基本养老、基本医疗、工伤、企业年金、社会保险等审批材料，以及职工调动组织关系介绍信及存根、职工花名册、劳资年度报表等。评选先进部门、先进工作者、劳动模范审批表及表彰决定。本院的大事记、组织沿革、史志、年鉴、汇编材料等。

5 文书档案的分类类别、归档范围、保管期限

依据《电力工业企业档案分类规则》(0-5大类)；按照档发〔2004〕4号国有企业文件材料归档办法；DA/T 22-2015归档文件整理规则。

5.1 0大类-党群工作

归档范围：01党群工作综合；02党务工作综合；03组织工作；04纪检工作；05宣传、统战工作；06工会工作；07共青团、青年工作；08协会、学会工作(政研会、电力工程学会、企协、科协、体协等)。

保管期限：永久、30年、10年(准确划分)。

分类方法：年度-机构(问题)-保管期限，例如，2020-党群工作-永久。

5.2 1大类-行政管理

归档范围：11行政管理综合；12行政事务；13武装保卫；14监察；15医疗卫生；16后勤福利；17外事活动。

保管期限：永久、30年、10年。

分类方法：例如，2020-行政管理-30年。

5.3 2大类-经营管理

归档范围：21经营管理综合；22计划统计；23物资管理；24营销管理；27多种经营。

保管期限：永久、30年、10年

分类方法：例如，2020-经营管理-10年。

5.4 3大类-生产技术管理

归档范围：31生产技术管理综合；32规划基建管理；33生产管理；34施工管理；35安全环保；36科技管理；37质量管理；38标准计量；39信息工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分类方法：例如，2020-生产技术管理-永久。

5.5 4大类-财务审计

归档范围：41财务审计综合；42财务管理；43会计账务；44审计工作。

保管期限：永久、30年、10年。

分类方法：例如，2020-财务审计-30年。

5.6 5大类-人事劳资

归档范围：51人事劳资综合；52机构编制；53人事管理；54劳动管理；55工资管理；56教育培训。

保管期限：永久、30年、10年。

分类方法：年度-机构(问题)-保管期限，例如，2020-人事劳资-永久。

6 文书档案的整理顺序

鉴定→分类→编目→编页号→确定保管期限→归档目录的录入→打印→案卷(件)装订→档案盒脊背的录入→打印→粘贴→填备考表→装盒科学排架→编制检索档号、文件编号、主题词等，相关部门的兼职文书人员检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后电子文件通过OA 系统归档，将纸质文件一并向电力技术情报所档案室移交，同时填写《档案移交目录清单》。

7 文书档案的统计、保管与保密

7.1 档案统计

①档案统计工作要求准确、及时和连续性，为制订工作方针、计划、检查、总结工作提供依据。②档案管理员应按照规定填写档案收进和移出登记簿，每年一季度前根据登记情况，统计上一年度档案库存数量、借阅利用数量等数据，准确编制档案工作情况统计年报，上报电力公司档案馆。③由档案管理员编制各种统计簿册和总账，对保管状况、利用情况及鉴定销毁等一系列管理情况进行统计。④统计工作应做到进出账目清楚、手续完备，清点仔细，没有错、漏，要目录、案卷、数字对口。

7.2 档案保管

①档案装具符合《归档文件整理规则》的规范要求，档案存放科学、有序，方便日常查找，发生突发事件要及时、有效地保护档案。②档案管理员每年第四季度定期对档案库房进行全面检查，并由电科院安全质量处随时进行安全抽查，采用定期检查与随时抽查相结合的方式检查档案保管情况，不发生丢失文件现象，做到账物相符。③档案存放应依据档案载体选择档案柜架，底图不易折叠；磁性载体应选择防磁设施；重要档案应异地备份。

7.3 档案保密

①档案人员应严格遵守保密制度和纪律，需要批准借阅的档案资料不得擅自借阅，不得随意涂改档案，未经批准销毁的档案，不得私自销毁。②档案人员要严肃工作态度，确保档案机密，不得随意失密，泄密或丢失，损毁档案。

8 结束语

内蒙古电力科学研究院11个管理部门和19个专业部门专兼职档案管理人员，对档案收集、移交、分类、整理、归档等频繁出现的问题，依据以上7项文书档案管理的标准和方法，将本部门办理完毕后的文件材料，第二年6月之前按时移交、整理及归档，对于内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，及时归档。