高校成人教育档案管理的优化策略探索

李文珠

(曲阜师范大学 档案馆，山东 曲阜 273165)

成人教育主要是对已经走上各种生产或工作岗位的从业人员进行的教育，能够直接有效地提高劳动者和工作人员的素质，从而可以直接提高经济效益和工作效率[1]。《国家中长期教育改革与发展规划纲要》在“加快发展继续教育”部分指出，“更新继续教育观念，加大投入力度，以加强人力资源能力建设为核心，大力发展非学历继续教育，稳步发展学历继续教育，广泛开展城乡社区教育，加快各类学习型组织建设”[2]。高校是成人教育的主要承办主体，高校成人教育档案便是高校在成人教育的招生及培养活动中所形成的各种材料，它记录了成人教育类别的学生整个在校培养的情况，是成人教育发展的重要构成部分。高校成人教育档案管理的实施成效如何直接关乎成人教育培养的全过程是否有迹可循，是否能够做到可追溯、可查证，对于提高成人教育培养的规范性，杜绝学历造假等问题具有重要的意义。

1 重视成人教育档案材料收集、整理与归档工作

1.1 梳理总结成人教育档案材料的种类

高校成人教育档案种类繁多，涉及内容广泛。据了解，目前在高校档案馆现存的成人教育档案材料主要有以下几方面的内容：①综合文书材料，该类材料包括上级下达的有关教学工作的文件材料，教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法材料，非学历教育的培训班、进修班材料。②成人教育招生材料，此类材料包括每年的招生简章、招生计划、相关招生及录取要求，新生录取情况以及新生名单。③学籍管理材料，此类材料包括成人教育学生学籍卡片，成绩总册，学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)，奖惩材料。④学位方面的材料，此类材料包括学位委员会授予各个层次的学位清册。⑤毕业生材料，此类材料包括上级有关毕业分配的文件材料，毕业证书或者派遣证领取签收册。

1.2 建立及时收集、整理与归档的管理制度

在这些档案材料收集的过程中，由于参加成人教育的学生大部分是社会人员，导致材料的收集往往无法做到及时、准确地交由高校档案馆存档保存，或者是容易与其他材料混杂在一起，造成归档困难。因此，健全档案管理制度，实现成人教育档案的规范化管理非常有必要。建立健全成人档案的收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项档案管理规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事[3]。比如，建立成人教育档案需要归档的目录，并在目录中按照招生、培养、毕业等次序进行标注，每个阶段明确整理归档的日期，便于档案管理人员及时对相关材料进行收集、整理与归档，避免不必要的拖延以及在这一过程中所发生的材料遗漏。

2 加强专兼职成人教育档案管理队伍建设

2.1 加强专兼职成人教育档案管理队伍建设的必要性

成人教育档案管理是一项政策性强的严肃工作，也是基础性、服务性的工作，又是业务性强、程序复杂、质量要求高的工作[5]。同时，成人教育档案的具体管理单位也比较复杂，有的高校主要由专门的成人教育学院或者继续教育学院承担成人教育的招生和培养工作并管理相关档案，有的高校则由教育学院或者教师教育学院承担此项工作，还有的高校根据招生专业的不同将相关工作划归到相关的学院进行管理。这就导致成人教育档案管理队伍建设一直存在诸多问题。在新的时期，包括成人教育档案在内的档案管理工作变得愈加重要，也愈加引起全社会的关注，为此，高校亟须建设一支政治思想端正、业务素质过关、工作爱岗敬业、全心全意为人民服务的档案管理队伍，重视专、兼职档案工作人员的培养。

2.2 加强专兼职成人教育档案管理队伍建设的主要措施

如今，如何造就一支政治素质、业务素质、知识素质高的成人教育档案管理队伍，使其既能根据成人教育档案管理的特点，管理和利用好成人教育档案，又能站在时代的前沿，适应成人教育档案管理现代化和信息化的需要，成为当前高校档案管理部门必须要思考的问题[4]。①重视专兼职档案管理人员的政治素质和职业道德素质，必须具有良好的事业心、责任感才能够使档案工作实现专人专职、责任到人。②加强对专兼职档案管理人员的档案学业务技能和计算机技能的专业培训，使其对成人教育档案管理工作的认识不断提高，在实践管理中能够实现对档案的规范化管理，做到科学立卷、合理归档、库存有序、方便查找。③传统的档案服务处于被动地位，专兼职档案管理人员需要转变服务意识，变滞后被动为积极主动，充分认识到及时收集、整理和归档档案材料的重要意义，做到不遗漏任何一份档案材料。

3 加快成人教育档案信息化建设

随着信息化社会的发展和办公自动化的普及，成人教育的学生数量急剧增长，传统的手工操作已经不能满足成人教育培养规模扩大对档案工作提出的新要求。据了解，大部分高校成人教育类学生的电子学籍档案还没有完全建立起来，成人教育方面的档案大部分还是依靠文字资料。随着电子技术的发展和管理软件的更新，成人教育档案的管理工作要从单一文字化向双向化发展，以文字资料档案为依托，分步骤建立档案数据库，早日实现成人教育档案的数字化管理。由于接受成人教育的学员来自各行各业、各个地域，档案的数字化与电子化还具有特殊的意义。可以利用电子网络系统实现与各地区、各专业学员的沟通，方便档案材料的收集和核对；也可以在核实学员的身份之后，实现远程的电子档案查询与利用。

高校要加强成人教育档案的信息化建设，①既要重视档案数字化平台的建设，通过加大资金投入，借助本校软件开发人员或者与相关技术公司合作，又要在购置相关硬件设备的基础上，搭建功能齐全、分类清楚、查询方便的档案数字化应用系统。②要组织全体专兼职档案管理人员进行信息化应用能力方面的培训，尤其是对分布在各个相关院系的兼职档案管理人员，要做到全员培训，不断提高技术水平和数字化平台的应用成效。③加强成人教育档案的材料鉴别与录入工作，当档案数字化平台建成之后，将档案材料上传至数字化平台将成为长期的常规性工作，为了减少工作量，提高工作成效，就需要厘清哪些材料应该上传，哪些材料无须上传，哪些材料可以开放查询，哪些材料只能内部查阅，从内容层面提高成人教育档案的信息化建设质量。

4 结束语

成人教育档案管理工作由于一直没有得到足够重视，在优化管理的路径探索上还有很多路要走，需要所有关注和参与成人教育档案管理工作的人员共同努力。而且，在新的形势下，社会上对成人教育学历查询、查证关注度越来越高，只有成人教育档案管理工作注重严谨性和规范性，才能从招生和培养过程中杜绝相关问题的产生，促进成人教育的健康发展。相信随着教育现代化的持续推进，高校成人教育档案管理工作也会愈加完善，为高校教育的改革与发展做出新的贡献。