高校数字化档案管理的问题及对策探微

谢 群

（贵州大学 校史档案馆，贵州 贵阳 550025）

在信息技术发展趋势日渐加剧的当下，各单位都在向信息化管理的方式靠拢，高校的发展也在各个方面逐渐走向信息化，人才管理、教学管理甚至档案管理都在数字化的尝试中。档案管理是高校日常工作中重要的一项，数字化档案管理为高校的档案管理工作提供了巨大的便利和很高的效率，但是由于资源、人才等方面的欠缺，高校数字化档案管理水平仍然有待提高。

一、高校数字化档案管理的含义

高校数字化档案管理是目前大多数高校档案管理的重要方式，是利用目前高速发展的信息化技术进行档案管理。在计算机和互联网技术的支撑下，档案的储存、共享、查阅等实现电子化。档案类型包括高校的人事、教学、研究等全部档案。档案数字化能够实现更加高效、安全的档案管理。高校数字化档案管理主要包括两方面的内容，一方面是对本身就存在的电子档案进行收集、管理；另一方面是对原本高校内的各种纸质版的档案，通过特殊仪器进行扫描，转化成电子档案的形式并进行加工，形成数字化档案，以确保电子档案的安全性和内容有效性。

二、高校数字化档案管理的优越性

（一）便于保存

相比较传统的纸质版档案，高校数字化档案最重要的意义之一就是便于保存。传统档案管理形式一般需要手写或者打印签字等。纸质档案很容易受到损害，潮湿、虫蛀等情况都会对档案管理工作造成很大的困难，一旦档案损坏，还需要进行修复或者重新撰写。这一过程会消耗大量的时间和人力，十分不便。但数字化档案管理的保存方式就简单很多，只需要将档案做好备份，储存在规定的位置，确保计算机系统的安全即可，档案不会受到其他因素的破坏。

（二）便于查阅

高校数字化档案管理的方式更便于查阅、分享等，为工作人员和登记人员带来很大的便利。传统的档案管理方式，要想查阅档案，一般需要到档案室，按照档案室的相关规定，进行登记后才能查阅，而且查阅的过程一般也比较复杂，需要较长的时间。但使用数字化档案管理的方式，要想查阅档案甚至不需要到档案室去查阅，按照正规操作，多人同时查阅档案都是可以实现的，不仅可以大大地节省时间，还可以保证档案查阅的准确度。

（三）节省空间

高校数字化档案管理与传统的档案管理相比，可以节省大量的空间。传统纸质档案在管理过程中需要有专门的档案室，高校的人数较多，档案涉及多方面，需要占用很大的空间，但是数字化档案管理只需要有专门的计算机就可以，保证计算机内的硬件设施齐全，空间够用就可以，大大地节省了档案占用的空间。

（四）减少工作量

高校数字化档案管理方式还减少了档案管理人员的工作量，为档案管理工作带来极大的便利。在传统的档案管理方式下，档案管理人员需要对档案登记、检查、编号、储存，还要负责修复档案、保证档案的安全性，还需要帮助相关人员查阅档案，一切的工作都需要人工进行操作，消耗大量的人力。高校数字化档案管理只需要将档案转化为电子形式，注意计算机系统安全问题即可，后续工作只需要在计算机上操作，减少了很多工作量［1］。

三、目前高校数字化档案管理存在的问题

（一）管理制度不够完善

管理制度不够完善是目前高校数字化档案管理中存在的主要问题之一。对数字化档案管理没有明确的管理机制和法规制度，是数字化档案管理顺利进行的主要阻碍。管理制度不够完善主要分为两方面，一方面是相关部门没有明确统一的高校数字化档案管理制度，对于各高校使用数字化档案管理不够到位，致使每个高校只能按照自己的管理和发展来进行，没有一个统一的标准，也因此各高校数字化档案管理的进展各有不同，工作方式和标准也不尽相同。另一方面，高校内部的档案管理制度不够完善也是缓慢高校数字化档案管理进程的原因。高校内部对于数字化档案管理的规定不够完善，管理人员没有明确的方向和具体操作规范。每个工作人员有自己的工作方法，不能实现统一化，没有完善的管理制度也使数字化档案管理人员缺乏重视感和约束力，造成高校数字化档案管理水平参差不齐。

（二）基础设备投入不足

与传统档案管理方式不同的是，数字化档案管理方式需要必需的设备和技术作为支撑，但是有的高校忽视对于档案管理基础设备、技术的资金投入，造成数字化档案管理工作进展困难。设备设施和技术是实现数字化档案管理的基础，首要的问题就是网络问题。有的高校网络环境不够稳定，不能提供良好的网络支撑，导致信息不能稳定地输送，甚至会由于网络问题造成信息丢失。另外，数字化档案所必需的就是计算机和必要的系统设施，如扫描仪等在档案管理中会用到的设备，但是部分高校的计算机设备较老旧，也没有及时维护更新，或者缺少其他必备的仪器，致使数字化档案管理无法顺利进行［2］。技术支持也是数字化档案管理必须要重视的，数字化档案管理都是用先进的科学技术进行，但是目前的状况是部分高校对于技术的购买和使用效率较低，手段较为落后，在数字化档案管理的处理信息等环节缺少先进技术的支持，为工作带来了很大的不便，降低了工作的效率。

（三）缺少专业人才

高校数字化档案管理要求相关管理人员有较高的素质。他们不仅要有档案管理方面的技能，还要有使用计算机的技能，能够熟练操作计算机并将其运用到档案管理的各个环节当中，需要管理人员有能力来适应新形势下的档案管理模式。但是目前很多高校由于缺乏对数字化档案的重视和管理，对于数字化档案管理的工作人员也缺乏管理要求。目前高校档案管理者都年龄偏大，接受新工作模式的能力较弱，尤其是对计算机新技术的使用缺少一定的能力，不能熟练地运用计算机技术进行数字化档案管理，降低了数字化档案管理的效率，甚至会因能力不足造成档案管理工作出现失误，导致文件丢失等安全性问题，并且高校对于这一类档案管理人员又没有统一的培训和严格的考核模式，致使数字化档案管理工作被忽视。同时，大部分高校不愿意投入资金引进专业人才进行数字化档案管理工作，既缺乏专业人才，原本的管理人员适应能力、专业能力又较弱，这是数字化档案管理工作进展缓慢的重要原因。

四、促进高校数字化档案管理的对策

（一）建立健全的档案管理制度

建立健全的档案管理制度，为档案管理工作提供具体的方向和准则是促进高校数字化档案管理的重要对策之一。建立数字化档案管理制度，需要从两方面入手：其一，相关部门或政府加大管理力度，制定相应的管理方案，针对各地区的实际发展情况，明确规定各高校需要达到的数字化档案管理水平，并建立严格的管理制度。没有达到相关制度要求的高校，都要受到一定惩罚。其实，政府对于各高校的管理在2008 年就已经出台了相关方案，但是仍然需要不断完善，建立更加健全的管理机制，以实现数字化档案管理工作更有效地进行。其二，各高校应该根据自己本校的实际情况和发展目标，建立相应的数字化档案管理制度，对于人员分配、管理方式、管理要求以及设备使用等进行全方位的制度约束，使相关工作人员增强对数字化档案管理的重视，对于数字化管理有具体的目标和操作准则，约束自己的工作态度和行为，进而实现数字化档案管理的最高效率。在管理制度中还应该加强人才培养，对于相关管理人员的职业规划制定明确的制度，如果其无法达到数字化档案管理的专业能力，那就有失去这份工作的可能性，让管理人员有紧迫感，使其转变传统的管理方式，尽快适应数字化档案管理方式。

（二）加大硬件设备的资金投入

要想数字化档案管理能够顺利进行并取得更大的进展，加大硬件设备的置办力度是基本要求。在数字化档案管理中，硬件设备主要包含计算机、网络系统、应用软件技术以及一些配套的扫描仪等，这些硬件设备的质量直接决定了高校数字化档案管理的效率，这就要求相关部门和高校加大对设备的资金投入。政府相关部门可以针对数字化档案管理需要的设备出台相应的政策，高校置办数字化档案管理需要的设备时可以享有一定的福利和优惠，可以鼓励相关设备企业对高校的数字化档案管理设备给予一定的支持，对于条件有限的高校，政府可以给予一定的资金补助，或者与相关企业达成校企合作以满足设备需求。高校方面也要加大对数字化档案管理设备的资金投入，做好整个学校的资金预算和管理，对于一些不必要的开支进行控制，将更多的资金投入到数字化档案管理设备和技术当中。在选择设备时尽量选择最新、应用年限较长的设备，对于技术的购买也要加大力度，要选择适合本学校数字化档案管理发展情况、功能比较齐全、整体较为完善、水平较高的技术软件进行数字化档案管理的相关操作［3］。

（三）引进和培养相关专业人才

在高校数字化档案管理工作中，管理人员的专业能力是非常重要的一环，管理人员能力的高低决定着数字化档案管理工作能否顺利进行。针对这一点，高校要做好对专业人才的培养和 引进工作。首先，加大力度培养原有档案管理人员的专业能力。重点培训计算机操作内容，定期培训，定期考核，对在一定期限内还是无法达到标准的人员，就要采取转岗等措施。而对于可以很好地胜任数字化档案管理的人员，可以作为整个小组的负责人，带领小组学习和工作，并给予一定的奖励。除此之外要投入资金引进专业的人才，全方面进行严格的考核，直至完全胜任工作为止。通过对专业人才的培养和引进，提高高校数字化档案管理队伍整体的能力和素质，进而推动高校数字化档案管理工作的开展。

（四）提高对数字化档案管理的重视程度

做好高校的数字化档案管理工作，转变传统观念、提高重视程度是关键。这既需要政府相关部门加大管理力度和宣传力度，使更多高校提高对数字化档案管理的重视程度，也需要高校本身加强对数字化档案管理的观念。政府可以在相关制度中明确规定并严格要求，符合一定条件的高校数字化档案管理工作必须落实到某一程度，没有达标就要受到相应的惩罚。相关部门要多到高校实地考查和检验数字化档案管理的实际发展情况，通过严格的考查，给各高校的数字化档案工作带来紧迫感，使其加强对数字化档案工作的重视程度［4］。

（五）加强管理安全性的工作

安全问题是高校数字化档案管理顺利发展的重要保障，与传统档案管理方式不同，数字化档案管理涉及计算机和网络安全问题。对于网络安全问题，首先，国家要针对数字化档案管理制定严格的信息保密制度，使档案管理人员依法工作，做好保密工作，保证档案的安全性，对触犯到底线的工作人员予以严厉的处罚。其次，高校要做好数字化档案管理工作的安全性系统，在计算机和网络系统中，实施多重安全防范措施或者购买相应安全软件以确保档案管理的安全性，并建立严格的安全管理制度，要求档案管理人员严格遵循，将管理制度落实到每一个环节、每一个人员，哪个环节出现安全问题，问责到个人。在档案管理过程中必须将档案储存在规定的位置，不得私自创建新的文件，避免网络入侵者盗取档案或者损坏档案，造成严重的后果。同时还要将档案做好备份，避免档案发生问题无法补救。还要请相关专业人员定期检查设备及网络的安全性，定期做好保养维修，一旦发现有任何安全问题，立刻解决，并将安全系统再次强化以防入侵。

五、结论

综上所述，数字化档案管理在高校档案管理工作中发挥着至关重要的作用，既能够节约人力成本，又能提高档案管理的效率，具有重要的意义。但是目前仍然存在一定的问题，如数字化档案管理认识不到位，管理工作不够完善。高校应该针对上述问题，采取积极有效的措施，不断破解问题，以提升高校数字化档案管理水平，促进高校高质量发展。