档案数字化管理方法优化

张倩倩

（西南财经大学档案馆）

随着社会经济的发展，传统纸质档案管理方式面临的压力越来越大，纸质档案的保存方式让查询消耗大量人力、物力，且容易产生错误。纸质档案的反复翻阅，也会在一定程度上缩短档案寿命，在查阅档案过程中，容易产生档案丢失等现象。计算机网络技术的快速发展，为传统纸质档案的管理方式带来新的优化方向，利用最先进的技术，科学有效地完善档案管理方式，既能够提升档案利用效率，也打破档案利用的地域限制，更有利于档案盘活。

一、数字化工作的意义

（一）有利于优化查档方式

传统纸质档案查档需要先进库查阅相关档案，然后复印，再归位，查档效率低。与日俱增的查档需求，给档案管理人员带来极大的挑战。传统纸质档案的查档方式基本是被动型查档，档案的规律及整体情况无法很好地呈现，无法给单位的领导决策提供支持，不利于单位的长远规划。

（二）有利于应对风险

传统纸质档案受保存设备影响，要求较高。若单位存在管理不善或设施设备陈旧等问题，纸质档案的管理可能会存在火灾等风险，有损坏的可能。档案数字化工作，有利于档案的电子备份，即使遇到突发事件，也能有据可查，不会出现数据丢失的现象。传统纸质档案的查阅，对档案反复翻阅，受汗渍等影响，会造成档案的纸质变质或脆弱[1]。

（三）有利于打破信息孤岛

传统纸质档案一旦数字化，就可以归纳到一个服务器或一个存储设备。数字化的档案可以挂接到系统中，任何有账号的员工，均可下载使用，给单位其他部门兼职档案员开通账号，方便其查看下载，减少跑路频率，优化工作方式。档案馆之间，也可以根据工作需要，选择性地进行部分档案的互通共享，不受地域限制，实现各档案馆之间的交流和资源整合，对国家层面的规划打下基础。

（四）有利于推行远程查档

传统查档方式需要查阅人员带上有效证件及相关手续，到馆查档。受地域限制，极大地增加了查档人员的办理成本和时间成本。如果将纸质档案数字化，再加上电子签章等手段，就可以尝试远程查档。借助计算机系统平台，查阅人员在异地只需远程上传查档信息，验证通过后，就可以自行打印查档内容。

（五）有利于优化单位管理方式

信息技术的发展促使单位改变现有管理方式，逐渐改变为无纸化办公，管理方式逐渐智能化。档案数字化可简化查档方式，降低查档成本。大数据的发展需要依托数字化信息，档案作为信息载体，可反映各部门的运行情况，通过大数据分析，可为顶层设计提供有力保障，寻找规律做好规划。数字化工作可加深各部门之间的联系，为各部门系统对接整合打下基础。

二、现有数字化工作的问题

（一）制度、机制不健全

现有档案数字化工作没有相关法律法规作为参考。大部分依靠同行经验积累或靠领导行政指令。各个地区各成一套，各自为政，没有统一的标准。数字化工作具有随意性，经常因为领导更换而出现工作的断层[2]。由于没有机制限制，各单位重视程度不够，导致数字化程度低。数字化的相关要求没有规范参考，如清晰度、扫描图片大小、存储格式等，均没有一个确切的参考文件，只能根据同行业经验进行。

（二）设施设备投入不够

相关领导重视程度不够，还停留在保证档案安全、做好库房管理的阶段，还是被动型档案查阅方式，没有将档案用活。相关资金支持不够，档案数字化需要大型服务器支持，及相关配套设施，相关设施的优化程度，直接关系到档案利用的流畅度，若对设施优化程度不够，投入产出比低，不仅是一种浪费，更降低了数字化工作效率。部分工作人员不具有信息技术知识，对网络安全重视不够，未引入设施设备屏蔽黑客、病毒等攻击，造成大量数据信息泄露，严重危害单位形象。

（三）数字化流程不完善

数字化工作量繁重，大多数单位很难自行完成相应工作，多数依赖于外包公司完成。市场上的公司五花八门，选择难度大。选择的方式多为咨询同类单位数字化合作公司，了解口碑好、信誉好的大公司进行合作，由于受招投标要求限制和不可预测的因素影响，可能会招到一些实际操作差或者不太负责任的公司。部分单位甚至出现将档案带出馆，移交给数字化公司独立完成的现象。部分单位存在对数字化公司的把控不够的问题，摄像头安装不到位，采用彻底放手的方式，同时，制定的相关制约措施不够，存在数字化工程中档案信息泄露的现象。数字化监督工作不够严谨，档案工作人员不够重视。部分单位划分收集及利用组，在档案交接过程中，未制定详细的移交清单，各组之间沟通不畅，导致在交接过程中档案缺失。

（四）工作人员信息化水平不高

档案工作人员大多没有档案业务学习背景，多为非科班出身，部门员工文化程度不高，年龄层次高，创新意识不够强，档案工作大多沿用固有管理方式，对新模式、新技术抱有怀疑或惧怕尝试的态度。档案管理部门领导对档案数字化工作不够重视，对相关计算机人才的引进欠缺，档案业务人员中跨专业复合型人才较少，计算机业务知识不够，普遍采用的查阅方式还是最原始的手动查阅、复印的方式，极大地降低了档案查阅工作效率，也增加了对原始纸质档案的损坏风险。

（五）电子文件归档率低

由于单位资金投入不够、技术性问题解决困难等，电子签章的有效性、可识别性问题无法解决。部门与部门之间联动性差，相互之间的系统具有无法融合等特点，致使电子文件的归档效率大大降低。规定方式还是停留在采用传统的纸质档案打印盖章后，移交归档到档案管理部门，档案管理部门再将纸质档案重新数字化，无异于重复劳动，浪费人力、物力。

（六）涉密档案保护力度不够

一旦鉴定有密级的档案，对使用的人有相关限制，一般仅密封单位或个人才可拆封查阅。如果出现密级档案与非密级档案混乱存放的情况，无法鉴定时，按照密级档案对待，低密的档案与高密档案混乱时，按照高密级的情况对待[3]。根据《保密法》的要求，对相应密级的档案应当采取相应的保护措施，否则一旦出现涉密档案的泄露，会造成不可弥补的损失，涉密档案一旦数字化后，由于数据与一般档案混合，也可能会影响相关档案的使用，造成非涉密档案涉密化。

（七）缺乏长远规划

档案部门作为偏远部门，大多不受单位重视，相应的资金拨付也较少。资金的缺乏，严重制约了档案数字化进程，智慧档案馆更是遥遥无期。部分领导对档案使用频率统计不全，缺乏长远考虑，对数字化的内容随意挑选，导致查阅率高的档案数字化进程慢，未能很好地解决急需解决的问题。此外，部分单位将档案数字化简单等同于档案扫描，未做详细调研工作，随意引入数字化外包公司，严重影响数字化质量。

三、档案数字化的优化措施

（一）加强重视，增加投入

推行档案数字化工作需要大量的人力及物力。首先，从领导层面应予以重视，划拨相应资金开展相关建设。配备相应的硬件及软件设施设备。引入容量强大的档案系统平台，在数字化挂接量大的情况下，不影响系统速度。其次，调研同行业数字化情况，了解相应的设定参数，调查口碑好的数字化外包公司。最后，重视人才的力量，引进计算机高素质人才，最好为档案、计算机都了解的复合型人才，制定相应激励机制，避免人才的流失。

（二）做好顶层设计

档案数字化工作为长久性、持续性工作，分为新增档案及存量档案数字化。档案利用频率不一，数字化迫切程度也不一样。领导阶层应在开展数字化工作之前，做好调研，组织力量对库存档案重要程度、利用频率、破损程度等进行统计，制作一览表。对较为重要、利用率高、破损严重的档案，首先进行数字化。针对存量档案，检查历史著录情况，如不完整的需在数字化过程明确著录要求。

（三）加强人才培养和引进

相关单位要有针对性地改善档案工作人员知识结构，解决老龄化现象，领导阶层加以重视，增加薪酬待遇，着力引进档案信息技术复合型人才，对有经验的人员优先录取。定期组织人员参加信息技术培训，提升现有员工的计算机能力，了解新的技术，熟悉信息技术方法。组建信息技术团队，重点攻克数字化难题，做好整体统筹和规划。推行激励措施，扩大员工发展空间，提高创新意识。

（四）做好监督工作

现有的数字化方式分为两种，一种为馆内组织工作人员开展数字化工作，一种为数字化外包。多数单位因为工作人员人数有限采用外包方式，外包公司的质量决定了数字化工作的好坏。因此，做好前期调研，有针对性对投标公司情况进行了解，做好公司确定的把控尤为重要。在数字化过程中，应配备监控，做好网络限制，配置储存柜。制定严格的数字化工作流程，配套相关制度，认真做好与数字化公司的交接，清点到件，避免档案丢失。同时，组织力量做好档案数字化质量的初审及复核等工作，把控好数字化质量，尤其针对扫描模糊、漏页等情况，要求重新返工，若存在错误率较高的情况，应整体返工。

（五）做好数字化档案保密工作

网络具有互通性和开放性，因此，电子化档案极易出现泄露或修改的隐患。档案馆负责数字化工作的人员，需要熟读《保密法》，将档案保密意识固化，融入日常数字化工作中。利用防火墙技术，防范黑客，避免出现大面积档案泄露事件[4]。与数字化公司完善保密协议，要求其做好人员培训，强化保密意识，不得将档案内容发网或者带出馆内，不得与他人谈论档案内容。针对涉密档案，档案馆领导应予以重视，提前筛查单独存放，避免数字化信息泄露。

（六）做好数字化档案备份工作

档案数字化后，借助硬盘等现代化工具存储，随着时代发展，相关的读取设备更新换代，很可能出现无法读取的现象，因此，有必要根据时代的发展，及时的更换存储设备。电子存储设备具有小巧、可移动等特点，若保存不当，可能出现丢失风险。为避免相关数据的丢失，应当做好数字化档案的备份工作，同时，存储设备应当设置密码等保护措施，避免因为存储设备的丢失，而出现档案泄露事件。备份工作也需考虑异地备份情况，做好档案馆之间的联动，协调好各方关系，在确保档案安全的同时，做好保密工作。

（七）实施双套制管理

电子档案具有方便利用、共享等特点，但任何事物都具有不可代替性，纸质档案也有其优势。纸质档案具有其不可替代性，纸质档案与电子档案双套制管理非常必要[5]。随着社会的发展，很可能让曾经的数字化档案无法读取，纸质档案就能发挥其作用。档案数字化，包括数字化审核，都是由人工完成，或多或少存在一些纰漏，出现漏扫、不清晰、挂接错误等问题，这些问题只能在档案利用的过程中显现出来，为避免出现档案证明有误的情况，有必要重新翻阅原始纸质档案，再次核实电子档案的准确性，并及时修改出错的电子档案。

（八）重视档案信息迁移工作

由于受存储设备容量限制、工作地点变更影响，在日常工作中，常常需要进行档案信息迁移。此项工作直接关系到电子档案的准确性，也连带影响今后的档案查阅工作，具有举足轻重的作用[6]。相关工作人员首先要加强重视，提前做好迁移方案的讨论和确定，迁移过程中随时监控和解决问题，不采用彻底放空的方式，确保数据原封不动迁移，无错漏。其次数据迁移时间选在夜晚或放假期间，避免影响系统的日常录入和查阅工作，并提前公布迁移时间，有利于相关工作的安排。

（九）做好权限设置，促进资源共享

档案作为文字资源，可作为工作查考和规划的参考材料，大多数部门工作需要以前的资料作为参考，传统查阅方式为被动型，工作人员有针对性地应对各部门的查档需求，在此过程中可能因为传递信息衰减等，对查档需求有所误解，查阅结果不够完善。档案数字化后，可用活档案，减少工作人员查阅成本，提高效率，对于权限做好限制，各部门设置兼职档案员，配置相应门类查阅下载权限。针对保密档案，做好权限把控，仅归档部门才可查阅。

（十）做好各部门系统对接

单位内部各部门均有其管理系统，各为一块孤岛，相互之间联系较少。部门之间不了情况，不利于工作的联动开展，还可能存在不同系统数据重复储存的现象。若打通各系统的之间的连接通道，可有利于其他部门系统数据直接导入档案系统，再引入电子签章作为辅助，可以实现电子档案的直接归档，从而减少档案数字化的成本。