对加快社会保障事业档案数字信息化建设的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡县人力资源和社会保障局）

社会保障事业直接关系到我国的社会民生问题，是一项关系社会稳定，且推动我国社会经济发展的重要事业。在新的时代背景之下，只要是生活在社会大家庭中的一员就都能够享受到社会保障的基本待遇。例如，企业职工、机关单位工作人员、学生、农民、城镇居民等都能够享受我国的社会保障服务。由此可见，做好公民的个人社会保障信息的档案管理工作尤为重要。通过强化基础性系统建设工作从而有效地确保社会保障基金能够在其实际应用过程当中做到及时、有效、科学、合理的分配。如何才能使档案信息化管理工作在社会保障工作中尽可能地发挥出最大化作用已然成为当今我国社会保障工作中的重点。在其设计操作过程中，需要衡量其安全、便捷、服务高效等功能。

下文主要针对如何提高这些功能、改善档案管理方式方法进行简单的分析。

一、档案管理科学化的必要性

（一）提高档案管理科学化水准是提升国家文化软实力的必然支撑

历史档案的记忆具有丰富性和充实性特征。历史档案是精神财富和文化财富的集合体。借助历史档案中的各种原始记录能够揭露历史的本质。历史档案能够真实且具体地映射出不同社会背景之下历史活动的本来面貌，从而帮助后人对其进行进一步的研究与分析，了解当时发生的历史事件。由此可见，档案管理是人类文明的一个重要结晶。档案管理的内容包括政治领域、经济领域，除此之外，也涵盖了各种社会民族文化。随着经济全球化时代的到来，各种各样的思潮在这一过程当中融入青年群体中，进而对社会产生巨大的影响。在这一背景之下，国家与国家之间的竞争已经不是传统形式下的经济和政治方面的竞争，而是涵盖政治经济文化的竞争。由此可见，进一步完善和优化档案的信息管理工作的重要性日渐突出。通过提升档案管理的科学化水准能够促使各种档案资源更好地服务于国家的建设。

（二）提高档案管理科学化水准是促进国家信息技术发展的基础内容

随着现代科学技术的发展与互联网信息技术的进步，这些技术的应用使得我国的档案管理的形态也发生了改变。特别是信息技术的应用极大地丰富了档案管理的方式，在档案的收集、分析、整理和应用方面极大地提升了其工作效率。由此可见，档案管理工作正在伴随着我国数字化和信息化技术的发展发生质的改变。然而，随着信息技术发展，档案管理工作的内容也变得更加多元化，档案管理工作者所承担的社会责任也变得更高。在这一背景之下，要求相关工作人员充分地结合当前时代发展需求，从信息技术的角度审视档案管理工作的变革，提升单位档案管理工作的有效性，为国家社会主义现代化建设工作提供更加可靠的支持。

二、现代档案管理工作存在的问题

（一）档案管理重要性受到忽略

毫无疑问，档案管理工作是对于各种历史资料的一个记录，对于国家经济文化发展和建设发挥着不可忽视的作用。然而，在其实际工作中不难发现，部分单位的领导对档案管理工作不够重视。除此之外，也没有在工作中形成科学和客观的档案管理认知。在这一背景之下，使得档案管理工作浮于表面，很难使得档案管理工作充分地发挥出自身的作用，也会使得档案的正常记录和使用工作受到严重的影响。同时，这一问题也会极大地影响企事业单位的长远建设发展。上述问题及具体表现为以下内容：单位中的部分管理者单方面地认为档案管理工作仅仅在实际操作过程当中需要完成对于各种信息资源的记录和保存即可，很难及时地关注档案资源的合理性以及完整性的问题。除此之外，相关工作人员也不会真正地把档案应用在单位自身的日常生产和活动中。因此，档案管理工作没有真正地为单位的发展和单位的经济建设工作带来一定的作用，影响了单位的经济收益。久而久之，使得员工对于档案管理工作的态度也变得更加漠视，严重地制约着档案管理的有效性，制约着企事业单位的长远发展。

（二）档案管理规范性不够

档案管理工作的科学性和规范性直接地影响着档案管理工作的效率和质量，是档案信息能够被有效管理和应用的关键。然而，现阶段的实际情况下我国的社会保障事业档案管理工作的规范性相对较低。部分工作者的职业素养和档案管理意识不强。在执行档案管理工作时不会结合具体的规定进行执行。除此之外，在社会保障事业档案管理的手续交接方面重视程度明显不足，在这种情况之下就会造成社会保障事业档案资源容易丢失等问题。而由于此类问题在责任界定方面较为困难，因此，很容易影响到社会保障事业档案信息资源的有效性。

（三）档案管理技术落后

通过科学且合理的信息技术软件可以在较大程度上有效地提升档案管理工作的质量和效率，帮助相关工作者高效地开展档案管理工作。然而，在这种情况下深入地分析目前档案管理工作的实际情况不难发现，社保档案管理技术相对较为落后。除此之外，管理工作者的专业素养和文化思想渗透率较低，单位也没有针对性地开展档案管理的培训活动，进而造成了我国档案管理工作效率低下、信息资料失真等问题。

三、数字档案信息的安全问题

（一）数字档案信息的安全隐患

现阶段，我国的社会保障事业档案的管理方法在其实际操作过程当中采用的是纸质档案和电子化信息档案相结合的方式。之所以会选取这种方式主要是取决于新时代和新经济发展背景。在新的时代背景之下，社会高速发展，同时，在这一过程当中纸质档案的安全隐患问题也尤为凸显。其主要表现在以下两方面内容：

第一，纸质档案在实际操作过程当中可能会存在较大的造假性问题，其主要原因是纸张保存达到年限，其产生的衰变能够借助简单的技术进行修补。然而，随着现代高水平印刷技术的广泛普及能够兼容原有技术，甚至能够精确做到一模一样。在这种情况之下就给纸质档案的管理工作带来了极大的不便，同时也产生了严重的安全隐患问题。社保经办机构在进行审批的过程当中也很难识别真假，进而造成社保基金不合理发放的问题。

第二，纸质档案信息在数据的精准性与信息的可靠性和完整性方面都存在一定的漏洞。除此之外，我国的社会保障行政审批制度也存在一定的弊病，如由于基础数据的审核不精准会为社保基金的分配和参保人员的收益带来严重影响。推行审批时限的不确定性在一定程度上直接地影响着参保人员享受社会保障待遇的问题。在医疗保险、失业保险方面的数据审核监督管理工作中和审批环节中的漏洞问题极易引发骗保、冒领、多领等问题。因此，通过建立科学有效的制约机制能够进一步提升相关数据的精准性，同时，能够极大地减少一些负面因素的影响。

（二）信息来源的安全隐患

信息来源的安全隐患问题主要体现在以下方面：用人单位所提供的数据信息存在一定的漏洞。导致这一问题的主要原因是用人单位是申报参保的主体，所有的数据操作主动权也集中在了用人单位上，因此，用人单位的操作自由度相对较高。由此可见，参保职工不直接参与操作数据的核实工作极易导致漏洞问题的产生。

四、提高档案管理科学化水准的策略

社会保障档案管理工作的主要服务对象涵盖了政府监察机构、社保经办机构、参保人。档案管理的主要作用是信息查询，并且为后期的决策工作提供有针对性的依据，为管理工作提供有效的凭证。在新的时代背景之下，档案管理工作要跟上时代发展的步伐，不断地提升其服务层次和优化服务方式。

（一）提高电子档案的透明度，改进查询服务方式

现阶段，我国的社会保障信息查询系统主要局限在了社会保障机构，只进行台账的查询，参保人员不能及时地通过多种方式方法了解到和核对自己的相关信息。如果想要进一步提升社保信息档案的数字化水平和透明度，就必须建立起公共的社会保障数字信息查询平台，通过注册一对一的用户账号使得参保人员借助密码验证和本人身份证查询变更后的相关信息，除此之外。在提升电子档案透明度的过程当中，参保人员可以在本地和异地进行相关信息的查询。

（二）强化信息化管理意识

要想确保社会保障事业档案的信息化和数字化建设效果，就要转变管理人员和工作人员的思想观念，促使其可以正确地看待信息化建设工作的实质和具体要求。这要求相关单位的领导者发挥引导和带头作用，以身作则支持档案信息化和数字化建设工作，通过加大支持力度，加快工作改革的步伐，保障档案管理的高效开展。例如，不断强化单位领导者的信息化管理意识，组织档案管理人员借鉴其他企事业单位相关信息化建设的先进经验，在学懂弄通的基础上贯彻数字信息化改革要求，使档案管理人员具备互联网、大数据和信息化思维，主动对标找差距，在日常工作中树立和强化信息化管理意识，确保档案数字信息化建设的成效。

（三）完善档案管理信息化建设的保障措施

新时代背景之下的社保档案信息化建设工作必须紧跟时代发展步伐，结合信息化潮流，进一步加大对于社保档案信息化基础设施建设的投入力度，并且进一步地建设社保档案信息化基础设施，强化对数字档案的系统化应用，使系统能够共同开发和利用社保档案信息资源，做好技术创新，实现跨越式的发展。

第一，要加强社保档案的信息化制度建设工作，要确保社保档案的标准化归档，规范电子档案的收集整理程序，有效地确保社保档案的真实性和全面性。

第二，进一步地研究制定社保档案信息安全管理办法，实现信息化和网络化的社保档案管理工作，并且出台相关政策和规章吸引信息化人才。借助资金政策等各方面的法规和制度有效地确保社保档案的安全性和可靠性，并且推动社保档案信息的可持续发展。

第三，相关单位可以通过新闻、电视、报纸、抖音等媒体形式积极地宣传社保档案管理工作的重要性，有效地促进公众对于社保档案信息化的认识和理解，实现社保档案管理工作的全面改革。

（四）加强队伍建设，提高人员综合素质

加强管理队伍建设，提高工作人员的综合素质有利于为社会保障事业档案数字信息化建设奠定基础。首先，借助培训和外出学习等方式，让工作人员的思维和技能得到及时更新，使其可以在工作时采用先进的数字化管理方式，提高档案管理工作的效果。其次，可以通过外部招聘与内部培养的方式为有关单位组建一支素质水平达标的档案管理人才队伍，从而为档案数字信息化建设工作的开展提供人力保障，使得档案数字信息化建设工作高水平完成的目标得以实现。具体而言，该档案管理队伍应包括相关领导、系统开发人员、具体管理人员等，确保该团队兼具业务知识和信息化技术，在信息化建设过程中协同攻克技术难题与弥补管理缺陷。

五、结语

综上所述，社会保障基金的安全和社会保障档案信息化管理工作具有密不可分的关系，在当今大数据信息时代高速发展的背景之下，我国社会保障事业的档案数字信息化建设工作面临着全新的变革与挑战。通过应用相关技术，提升查询服务水平，有利于达到电子档案的数字化、透明化管理目标，进而在此基础之上有效地提升和改善电子档案的利用和服务情况，为社会保障事业的持续健康发展夯实信息基础。