RPA 机器人流程自动化在财务共享服务中的运用

鲁燕婷

（中国海洋石油集团有限公司财务共享服务珠三角分中心，海口 570100）

1 引言

RPA 是英文Robotic Process Automation 的简称，一般称为RPA 机器人流程自动化或者RPA 机器人。机器人流程自动化从本质上来讲，就是一个新型的计算机自动应用程序，通过设置相应的操作指令和规则，能够代替人工执行一些重复性、机械性的操作和作业[1]。该程序不仅可以实现跨平台、跨应用操作，而且可以多窗口实时地自动完成各种操作，只需要根据内置程序完成既定逻辑指令即可，全程无需人工介入。该项技术的运用能够取代人工密集型的手工劳动，减少人工运营的工作量，同时，有效降低错误率。将其嵌入财务共享服务系统当中，能够真正地将财务人员从机械化、重复性的工作中解放出来。

2 RPA 在财务共享服务中的运用背景

财务共享服务中心是企业集中处理财务工作的场所，主要负责统一处理重复性、标准化、交易量大的流程，如资金管理、费用报销、对账、资金核查等。但在实际运用财务共享模式进行财务管理的过程中，也面临着一定的挑战和风险问题，包括财务人员变更风险、财务组织结构风险、工作流程变更风险等。以财务人员变更风险为例，借助财务共享服务模式，虽然实现了对集团企业财会信息的集中化和标准化管理，但是财务共享中心的工作人员仍然没有从大量重复性的核算工作中解放出来，不能很好地完成从核算财务到业务财务再到管理财务的转型，并且面临着较大的工作压力，导致财务共享中心的财务人员的离职率比较高。财务共享服务中心是培养新型管理型财会人员的重要基地和摇篮，但是传统的财务共享服务场景其缺点日益凸显，冗余的流程、机械化的处理模式均限制了财务处理的效率，也不能充分地发挥财务人员的价值。为了将工作人员从烦琐的核算、记账等工作中解放出来，且尽可能地靠近业务前端[2]，聚焦财务共享“财务服务支持中心、标准规范推动中心、财务人才培养中心、数据价值实现中心”4 个中心的职能定位，依托数字技术和管理创新，不断提高工作质效和专业服务水平，就要在财务共享服务中心的各操作环节中实际地嵌入RPA 技术，依托于RPA 技术打造智能财务共享中心，转变传统财务共享服务的思路。

3 目前企业在财务共享服务中面临的问题

3.1 工作效率提升较慢

虽然财务共享模式在现代企业运营发展中发挥着非常重要的作用，但是由于集团企业本身存在一定的复杂性特征，财务共享中心在流程规范化、业务高效化等方面仍然存在一定的不足。财务共享中心的工作效率提升较慢便是问题之一，当前，不少企业在运用财务共享模式进行财务管理时，只是进行了财务的集中管理，但是在具体的管理方式上并没有实现创新突破，缺乏对新兴数字化技术的运用[3]，仍处于按照统一的规则进行集中人工处理的阶段，存在大量重复性高的工作，如人工对账、人工月结等，这对于提升财务共享中心价值、推动财务人员转型发展都具有不利影响。

3.2 数据资源利用不足

企业在进行日常经营管理的过程中会产生大量的经济管理数据，这些数据既包括结构化数据，同时也包含非常多的非结构化数据，企业在进行相关数据资源开发利用的过程中，主要是进行结构化数据的应用，忽视非结构化数据。但恰恰是非结构化数据涉及企业财务管理的各项操作和关键环节，通过筛选、提炼，能够帮助管理者作出科学决策。但就实际情况来看，企业在运用财务共享模式的过程中，数据整合、开发存在一定的片面性，使得相当多的数据资源没有发挥其应有的价值。

4 RPA 在财务共享服务中的应用价值

RPA 机器人流程自动化本身具有操作便捷、部署方便、迁移灵活等特征，在财务共享服务中心有着极高的应用价值。具体体现在以下方面：一是能够显著提升财务共享服务的效率。通过设置相应的规则、指令，RPA 机器人能够取代人工完成高度重复且时间连续的机械性操作，并且能够极大地降低错误发生概率。通过使用RPA 机器人能够实现7×24 小时无间断运行，经实践证明，在RPA 技术的支持下财务共享服务中心80%以上的财务业务可以得到明显的效率提升。二是能够加大企业资金风险的管控力度[4]。以超高的效率为基础，RPA 机器人能够完成有限人力几乎不可能完成的工作，这就使得管理的触角能够持续地向下、向里延伸，获取和探知各种风险萌发的态势。以对账流程为例，在账目繁多且规则复杂的情况下，使用流程自动化机器人能够实现连续的数据获取与核对，做到不间断的风险识别与管控。三是切实提升数据利用率。财务共享中心往往有着繁多的信息系统，RPA 机器人能够解决系统之间由历史原因造成的信息孤岛问题。RPA 机器人提供了一种外部的有效辅助，对企业财务管理中不同环节、不同操作系统中的非结构化数据进行采集和保存，之后通过自动化的分析实现对这部分资源的有效利用。四是能够实现业务串联。RPA 财务机器人的工作不止于单个业务，而是能够将业务流程中的数个单环节串联到一起。例如，以往财务共享服务中心的流程需要财务人员逐一填写数据模板，随着RPA 财务机器人的应用，可以自动化地在系统中进行数据提取，并完成匹配，自动生成记账凭证、完成信用授权等，从而真正地实现业务流程的优化[5]。

5 RPA 在财务共享服务中的具体运用

5.1 月结自动化

在机器人月结工作台内定义月结任务，并设定月结规则，机器人就可以按照相应的规则程序执行月结任务，随后进行月结检查，自动生成月结报告并发送到对应岗位。具体来看，在以往的月结工作中，财务共享中心需要同时处理多个下属单位和子公司的业务，月结的步骤均大同小异，并且步骤与步骤之间的关系连接比较紧密，如果前一步没有完成，则后续的月结动作都无法执行。为了提前出具报表，工作人员要经常加班，并且存在较高的错误率。而通过应用RPA机器人，可以将月结步骤固化在运营系统当中，并且设置相应的月结规则，RPA 自动化程序就可以根据相应的规则执行记录各月结步骤的操作，量化月结工作，并配置相应的RPA检查步骤。具体来说，RPA 机器人怎样工作？如果是标准化步骤，且配置好专用流程，到月结时，由月结负责人点击相应的月结步骤后，RPA 启动检查，以反馈表单作为结果。在此期间，在进行月结检查的同时可以进行数据校验，如果检查结果是正确的，那么相应的反馈表单就会显示绿色；如果检查结果是错误的，那么相应的反馈表单就会显示红色。月结负责人根据显示的错误清单，进入SAP 系统[6]核实账务的准确性，这为报表的准确性奠定了重要基础。如果是特殊步骤，则按照企业代码来进行流程设计，启动RPA 检查，切实提高月结效率和质量。

5.2 财务报表自动化

当集团企业的规模越来越大时，财务共享中心的工作量也在随之增加，共享中心每月除了完成结算、核算业务，还需出具报表，作为大型国有企业的财务共享中心，出具的财务月报表涵盖的内容较多：封面代码、主表、明细表、两金专项、监管表、管理报表共133 张，其中涉及大量的数据采集、汇总、换算、差额核验等方面的工作，还应包含账表取数功能、表间取数功能、业务数据支持功能、数据校验核对功能等。因此，业务简单类报表的出具时间为3～5 小时，业务复杂类报表为8～10 小时，由表到账发现问题，需调整账务并重新出具报表，进一步影响出具时效，对于报表出具人力来说是不小的考验。同时，在以往的财务报表填报中，有一部分仍然需要进行手工填写，人工填写不仅效率偏低并且极易出错，缺乏完善的系统校验。并且如果相应的表单涉及一些业务数据，还需要等待属地提供，属地提供相应数据后有的还需要进行二次加工[7]。为了有效地克服财务报表制作中存在的上述弊端，将RPA 机器人流程自动化嵌入其中，其基本流程就是通过配置表调动其他的流程处理，因为各报表单元存在不同的业务，故存在不同的报表。通过一张Excel 表格将所有已知报表和检查流程汇总，通过人为判断某公司代码需要执行哪些流程后选择TRUE，不执行则选择FALSE，RPA 通过第一列的执行项确定指定流程，并确定是否执行调度该流程，事实上其中的每一行都是一个单独的RPA，这个表格的作用就是作出判断，确定执行哪些RPA。报表机器人可根据系统设置的报表编报方式，按设置要求启动自动化流程，涉及业务数据属地时可通过报账系统提单，填报同事审核后，通过RPA取数到报表系统，使用RPA 机器人后出表时间将缩短，并提高报表出具质量。以某公司代码为例，共享中心承接该公司利润中心报表，月末结算完成后实际操作固定，通过账表取数提取上月数、上年同期数、年初数等即可完成，通过RPA可以实现自动化执行，提高工作效率。RPA 开发时，通过按键识别逐步从报表登录、打开报表、选择期间到分类账表取数，无需繁杂的计算机语言，掌握基本操作及逻辑思维方可上手。当然，RPA 的使用不仅限于此，通过积极探索引入OCR、VBA、Python 等智能技术和语言工具，深耕RPA 技术应用，可以在核算、报表、党建、人力资源管理等方方面面提供无人化辅助。

5.3 审核自动化

在财务共享模式下，实行集中的会计核算，以往的财务审核工作主要是由财务审核人员对业务单据按照一定的工作流程和业务标准进行人工审核，审核的内容主要包括：会计科目的准确性、凭证附件的完整性、金额的准确性、业务的合规性，等等。如果是在季末或者是年末的业务高峰期，人工审核效率会明显下降，同时，难以保证审核标准的统一。将RPA 机器人流程自动化应用于会计审核环节，能够对一些重复性较高且易于进行标准化的审核业务流程进行综合梳理，将单据的属性植入财务共享系统，先行完成单据信息的结构化处理，如费用类别、发票品类等，同时，以数字指标、柱状图、曲线图、面积图、饼图、表格等多种形式对相关的审核结果进行可视化展现，使审核结果更为清晰直观。另外，由RPA 机器人按照预定的自动化程序进行自动识别、对比和校验，让符合审核标准的单据自动通过，不符合业务标准的单据，按指定路径逐级返回相应人员进行资料的修改和完善。对于无法实现自动审核的单据，RPA 机器人自动推送给人工审核进行判断，基本原理是借助RPA 机器人开发平台[8]实现扫描件的信息识别，真正实现线上线下处理流程的连通。

6 RPA 技术应用保障团队的建立思路

为保障RPA 技术在财务共享服务中的应用，企业需要建立RPA 技术应用保障团队，可以从以下3 个方面入手：

第一，转变工作观念。企业管理层要深刻认识到财务管理工作的意义，并树立信息化财务管理的意识。

第二，在运用RPA 技术时，要确保企业的财务信息与数据的安全。随着RPA 技术的应用，其中存在的缺陷日益凸显，如系统冗余、数据安全性等问题。因此，企业要加强与IT行业的合作，根据企业的产品结构进行技术研发，联合研发企业组建技术保障团队，企业要提供必要的资金支持，通过针对性的RPA 技术开发和应用，建立与企业需求相契合的RPA 模板，不断扩大覆盖面，增强RPA 产品的适用性和通用性，确保财务信息与数据的安全。

第三，建立RPA 技术应用人才培养体系，提高员工运用信息自动化技术的工作能力。企业在推进财务共享中心建设的过程中，不能忽视人的主体地位，RPA 不可能完全地代替人工，越是先进的技术越离不开高素质的技术型人才，企业要着手组建一支高精尖的人才队伍，加大人才引进和培养力度，定期组织财务共享中心的工作人员进行信息自动化培训，不断提升企业员工的适应能力。

7 结语

综上，RPA 机器人流程自动化技术在财务共享服务中的有效应用，是提升财务共享中心数字化、智能化水平的重要开端，企业要持续深入地探索自动化机器人的应用，使其覆盖财务工作的各类场景，优化企业财务共享服务的基础流程作业，真正实现降本增效，切实推动企业财务管理的现代化发展。