机关档案室文书档案鉴定工作的思考

张建华

摘要：档案鉴定是档案管理工作的一项重要内容，贯穿于档案工作的全过程，它直接关系到档案文件保管期限的确定及档案的存毁命运。以期以来，档案的鉴定是档案工作的一个薄弱环节，也是一个难题，一直困扰着档案人。为此，笔者根据几年来在档案部门的工作体会，以机关档案室档案鉴定工作为切入点，分析原因，探讨解决的办法。笔者就文书档案鉴定提出自己的几点思考。

关键词：档案，鉴定，思考

Abstract: the appraisal is the archives of archives management is an important part in the whole process of archives work throughout, it directly related to file documents for keeping the determination of the archives and save destroyed fate. Since the order, file appraisal is the archives of a weak link, is also a problem, has been plagued by file. Therefore, the author, based on the for several years in the files of the department work experience, with authority file identification archives as the breakthrough point, analyze the causes, this paper discusses the solution. The author puts forward his own identification documents what time thinking.

Keywords: file, appraisal, thinking

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、当前机关档案室档案鉴定工作中存在的问题

1．档案保管期限划定过宽，片面追求室藏量。档案的保管期限是档案价值的外在标志。准确地划分机关档案的保管期限是做好档案鉴定工作的基础。长期以来，机关档案人员在档案保管期限表制订过程中，对本部门形成的各类档案的价值缺乏深入的研究，仅仅是简单地照搬照抄国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》的有关规定，至使不少单位存在保管期限划分不科学的现象，应是短期的划为长期，应是长期的划为永久，导致室藏永久、长期档案比例过大。这种现象机关档案部门尤为突出，给今后档案移交进馆工作带来很大压力。另一方面，档案室建档初期，因档案数量少，档案人员没有实践经验，又缺乏理论知识，在收集档案时总是抱着“归总比不归好”的思想，只考虑单位全宗的完整性，片面追求档案数量，给档案管理造成负面影响。正如国家档案局原副局长刘国能同志在分析我国馆藏档案的现状后指出“我国档案馆藏素质存在一些问题，一些重复文件和不需长期、永久保存的档案进了馆，占用了有限的库房和投入”，“档案鉴定问题已经越来越迫切地摆在了各级档案部门的面前，需要赶快着手加以解决”。并因此呼吁档案馆要“认真把档案鉴定工作开展起来，不然包袱会越来越重，影响会越来越大”。

2．部门领导、档案人员对档案鉴定工作缺乏认识。有些部门领导认为归档的目的就是为了利用，需要时能及时提供就行了，对档案期限的划分和鉴定知之甚少。近年来，由于档案数量的剧增，许多单位在办公用房紧缺的状况下，仍采用扩容档案室的库房面积，而不是通过鉴定销毁部分过期或无保存价值的档案来增加库房空间，往往采用档案存放空间换取档案的无限期保管。领导认为收集仍是目前档案室的一项基础工作，档案鉴定销毁不必急于进行，对于销毁档案的工作顾虑重重。这其中既有对过期档案鉴定销毁工作缺乏认识，也有对档案人员能否胜任鉴定工作的担心，更有的是不愿在任期内出现错销档案而造成自己工作上的被动。同样，档案人员也不愿承担鉴定工作的重大责任，“怕”字当头，怕归档不全，怕出错，怕麻烦，能拖则拖，况且不进行鉴定销毁工作既无法规约束，也不受考核限制，谁也不想在自己从事档案管理工作期间出差错。因此，在实际工作中，鉴定工作往往流于形式，有鉴定小组，无鉴定工作和鉴定结果。

3．大量超期档案没有鉴定。

4．鉴定标准或规范缺乏可操作性。档案鉴定工作在我国起步较晚，长期以来，鉴定工作处于停滞或半停滞状态。虽然发布了《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》，但由于现行档案保管期限表规定的条款及档次太少，标准笼统，界限模糊，灵活性太大，诸如‘重要的、‘一般的、‘主要的、‘其它的等词很难把握。因此，在实际操作时，档案工作人员往往不能对归档文件材料的保管期限作出比较准确的界定，在很大程度上取决于档案人员对这些条文的理解程度和把握水平。而目前机关档案室的文档人员不是专职档案员，身兼数职，大都未经过正规的档案教育，加上文档人员调动频繁，新手较多，不少是“半路出家”，缺乏鉴定工作的理论指导和实践经验，较难承担鉴定工作的重任。

二、加强机关档案室档案鉴定工作的措施

1．改进和完善档案鉴定的操作标准。做好鉴定工作的前提和关键就是要有详细具体，便于操作的鉴定标准。首先，机关单位应该按照国家统一的归档文件范围和保管期限要求，结合单位的职能活动、自身工作实际，尊重“以我为主”的原则，并结合10年后移交进馆的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。同时注意根据时间推移和部门情况的变动定期进行调整，提高文件处置期限表的时效性，使其真正成为鉴定工作的指导性文件。

2．严把档案鉴定的第一道“归档鉴定”关。档案室档案鉴定一般要经过归档鉴定、进馆鉴定和到期鉴定三个鉴定过程。归档鉴定由机关文书部门或业务部门分管领导负责，兼职档案员具体操作，即按照文件价值和归档范围在保证材料齐全的情况下，把文件分为归档的和不归档的两部分。在此基础上再依据制定的保管期限表划分档案的永久、长期和短期。档案的归档鉴定是保证案卷质量的基础性工作和重要措施，是立卷部门的把关鉴定，把的好，可以大大减轻进馆鉴定和到期鉴定的工作量。

3．加强和完善档案鉴定组织。主要由两个方面构成，一方面建立档案鉴定工作小组，通常以档案管理人员为主要成员，同时吸收文书工作部门和业务部门中工作经验丰富、思想认识水平高、工作认真负责的人员参加，其负责人一般由单位分管档案工作的领导兼任。具体鉴定由鉴定小组根据鉴定的对象、目的、任务、方法、程序、时限及要求等，进行统一部署实施。另一方面，在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。加强机关部门的业务指导，多联系，多沟通。如鉴定过程中有争议的，可由上级档案行政管理部门组织有关部门、专家鉴定，也可委托有档案鉴定资质的中介机构进行鉴定。

4．提高档案工作人员的业务水平。档案鉴定工作是一项专业性较强，难度较高的工作，要以战略眼光进行档案队伍建设，这对提高档案鉴定工作水平乃至整个档案事业的发展都是至关重要的。为此，要采取人员配置和教育培训双重措施。首先，由于档案工作有一定的延续性，档案人员要保持相对稳定，这样有利于档案工作的开展。其次，建议上级档案行政管理部门加强这方面的培训和教育，开展工作经验交流和专题研究，提高档案人员的业务水平和工作能力，为机关文书档案鉴定工作逐步走向有序和规范打下基础。

总之，机关文书档案鉴定要制度化、规范化。纳入档案评比升级的考核范围，列入档案人员的年度考核。建立起经常化、制度化、科学化的档案鉴定秩序，进而提高室藏质量，优化室藏结构。

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