谈人员因素对高校办公自动化系统的影响

黄硕芩

摘 要：办公自动化系统建设是高校信息化建设的重要组成部分，是实现高校管理现代化、促进大学内涵建设的必然选择和发展趋势。然而，受制于人员方面的因素，目前我国高校办公自动化系统建设水平有限、发展不平衡。鉴于此，应当从高校领导、办公人员、技术管理人员三个维度，分析人员因素对高校办公自动化系统的影响，有针对性地提高这三大群体对系统建设的积极性和能力，以期为推进高校办公自动化系统建设提供理论参考和实践动力。

关键词：人员因素；高校；办公自动化系统

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1001-7836(2014)06-0199-02

随着信息网络技术的不断发展，高校办公自动化体系逐步完善。它改变了传统的办公模式，有利地推进了高校制度建设，提高了管理决策水平，成为高校现代化管理的必然趋势。许多高校都按照自己的需求及具备的软、硬件条件建立了办公自动化系统或者网络办公系统，但各高校办公自动化建设阶段、完善程度及使用情况参差不齐，发展很不平衡。究其原因，最主要是受到人员因素的制约。

在办公自动化系统中，人是最根本的要素［1］。人员具备的素质、持有的态度、人与系统的关系等因素对系统效能的发挥具有至关重要的作用。从人员的类别和层次上看，高校领导、办公人员和技术管理人员等三个方面均对办公自动化系统建设起着不可替代的作用。这三方面因素的作用虽各不相同，但又相辅相成，相互制约与影响。

一、高校领导：办公自动化系统应用的决策者

高校办公自动化系统的建设是一项系统工程，需要得到院校领导的支持。据调查，在未实现无纸化办公的高校里，约1/4的学校领导对办公自动化建设重视程度“一般”，约62.5%的重视程度是“非常重视”和“比较重视”。而在已经基本实现办公自动化的高校中，一把手领导的重视程度全为“非常重视”［2］，由此可见，一把手的重视是实现办公自动化的必要条件。因此，高校一把手领导应更新观念，与时俱进，积极支持和参与办公自动化建设。要正确理解办公自动化系统建设与学科、教学、科研等主要业务的辩证关系，通过实施办公自动化，提升学校管理和服务水平，更好地促进教学科研工作。

（一）高校领导统筹规划办公自动化系统建设

办公自动化系统的建设需要综合考虑学校信息化建设的现状与需求，从全局和整体的角度进行规划。学校高层领导要建立长期发展的战略指导思想，亲自参与，保证规划符合学校发展需要。整体规划的制定是一项具有高度科学性、规范性的工作，必须实事求是、周到细致，既要有宏观的方针策略，也要有细致的实施计划［1］。要在规划工作中贯彻民主集中、分工负责的决策原则，可综合采用分管领导和职能部门负责、第三方机构评估、专家论证、二级单位及师生听证等形式，从而尽可能地避免在新技术引进过程中容易出现的片面求新求异、贪大求全，以及简单粗放、低水平重复建设等错误倾向。在办公自动化系统的建设上应该要科学安排软硬件的资金投入比例，重视软件的“校本”开发。

（二）高校领导带头使用办公自动化系统

高校领导在办公自动化系统中既是管理决策者，又是使用者。领导带头转变工作习惯，带头使用办公自动化系统对系统的推广应用意义重大，往往对全校推广自动化系统具有事半功倍的作用。应当鼓励学校各级领导熟练掌握计算机技术，能够随时依托办公自动化系统查阅信息、批阅文件、下达指令等。反之，如果领导层固守纸质办公的旧习惯，不但效率低下、浪费严重，而且其本身将成为新系统推进中最大、最核心的障碍。

二、办公人员：办公自动化系统应用的管理者

作为办公系统应用的管理者，办公人员也是高校实施办公自动化的重要环节，据调查，高校办公人员对推行办公自动化基本持肯定态度。但在实际工作中，办公人员计算机水平参差不齐，部分人员对传统的公文处理模式有较强的依赖性，对办公自动化的认识存在偏差，对尝试新的办公方式缺乏积极性和自信心，也无网络安全意识。因此，办公人员的意识问题已成为当前部分高校办公自动化建设中的瓶颈，转变办公人员工作观念、树立办公人员的网络安全意识、加强使用办公自动化系统的培训，是推行办公自动化系统应用的重要环节。

（一）树立办公人员的网络安全意识

高校在教学、科研、管理方面的特殊作用，使高校办公系统的保密工作非常重要。办公自动化系统的信息传递途径主要是网络和软件，这极大改变了原有保密工作的对象和范围，使得泄密的渠道和范围也相应增加。对网络安全加强保密工作，成为办公自动化中一项重要的工作。除了软硬件保密漏洞之外，一些高校办公人员普遍存在的麻痹思想也会成为泄密的重大隐患。例如离机不关机，或未采取屏幕保护加密，使各种信息暴露在界面上；在专业交流中，向无关者透露涉密数据；计算机损坏送去修理或者报废时没有及时清除掉硬盘中的资料数据；涉密系统的移交、报废过程不规范；公用机器没加密码等等，都可能造成泄密［3］。因此，必须建立严格的办公安全流程，加强督促管理，规范使用程序，使高校全体办公人员牢固树立网络安全意识。

（二）强化办公人员的学习培训

办公自动化系统是一种应用型系统，只有熟悉掌握，才能使其效能和价值真正得到发挥。学校可以对用户群体进行分类指导，分阶段分层次进行培训，逐步提高办公人员的业务素质。对于一线的教务、科研、财务、信息管理人员等常用和关键用户，可以采用集中学习的方式，使他们的技能水平迅速得到提高。培训内容应涵盖系统操作技能、办公自动化基础知识、信息安全保密等方面，在培训结束后，实施考核，强化培训效果［4］。对于极少数经过培训后仍无法胜任系统工作的，可进行调岗。

三、技术管理人员：办公自动化系统应用的维护者

在高校领导和办公人员对办公自动化系统的应用中，难免会遇见软硬件的运行和开发等问题，这就需要技术人员参与办公系统维护，以保证办公自动化系统的正常运作。

（一）充分发挥技术管理人员的双重职能

专业技术队伍在办公自动化系统的开发和维护中，具有技术和管理两大职能。在技术方面，无论购买成熟软件还是自主开发，办公自动化的运行都会遇到一系列技术故障。如果没有及时解决，势必影响办公人员的使用热情和领导层的决策信心［4］。高校必须建立和培养自己的技术队伍，确保办公自动化正常使用；在管理方面，不同的高校往往根据自身的情况需要对办公软件进行“二次开发”，而且在软件开发过程中，难免有欠缺和漏洞，许多技术问题会在长期的应用过程中逐渐暴露，需要升级改造。因此，专业技术人员应成为懂管理的复合型人才，以推动系统开发改造进程。

（二）建立技术管理CIO体系

各高校在设置办公自动化管理部门上各有不同，有的设置在网络中心，有的设置在学校办公室，有的则是两个部门联合起来管理，其中各有利弊。网络中心作为技术部门，通常从纯技术的角度解决现实问题，效果不佳；而学校办公室虽然可以组织协调全局，但技术力量薄弱，开展工作难度大。最好的模式是在校办设立专门的办公自动化管理机构和配备技术人员。比如，中国农业大学的校办就设立了信息科，配备了专门的计算机专业人员，这样的机构和人员既能协调处理各职能部门的关系，又能解决系统运行过程中的技术问题。

高校管理层通常缺乏既懂信息技术和业务，又懂管理的领导人才。因此，可以借鉴国外高校的成功经验，在高校决策层引入CIO (Chief Information Officer,首席信息官)体制，设立高校CIO职位［5］，全面规划信息化建设。通过健全CIO负责下的相应管理机制，把高校内部管理体制改革与办公自动化建设结合起来，把办公自动化的应用和办公业务本身有机融和起来，有计划、有步骤地推进，对办公流程进行优化、重组，提高管理效率。

高校办公自动化系统建设是一项长期工程，既不能一蹴而就，又不能止步不前。高校领导和办公人员观念的更新，技术管理人员的培育和管理体制的健全都需要长期努力。高校工作者应充分发挥主观能动性，为实现无纸化办公的目标做出努力。

参考文献：

［1］桑春晓.高校行政管理办公自动化系统研究［D］.成都：西南交通大学硕士学位论文，2006.

［2］陶艳红.我国高校办公自动化现状分析及对策研究［D］.武汉：华中农业大学硕士学位论文，2004.

［3］葛爱英.浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊［J］.消费导刊，2009，(1)：229.

［4］黄智军，刘成.加强高校办公自动化建设的措施［J］.科教文汇，2009，(3)：33.

［5］龚东明.强化校园办公自动化建设策略［J］.内蒙古科技与经济，2009，(9)：100-101. 2014年6月第33卷第6期

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