供应链控制下的船舶备件管理

李建森

（上海浦海航运有限公司，上海200082）

0 引 言

供应链是围绕核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始，制成中间产品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商直到最终用户连成一个整体的功能网链结构。供应链管理是在供应链基础上发展起来的一种系统化、集成化、敏捷化的先进管理模式，是将供应链过程中涉及跨企业、跨行业、跨部门运作的信息流、资金流、物流等进行计划、组织、协调和控制一体化的管理过程。其目的是通过改善上、下游供应链的关系，整合和优化供应链中的信息流、物流和资金流，以提升企业的竞争优势。其最大特点是各种业务流程的一体化。

船舶备件管理是航运企业现代化管理的一项重要内容，必须建立一套完善的备件管理体系，找出船用备件的消耗规律，根据备件需求进行合理的库存决策，及时发出订购申请，从供应商、岸上仓库得到合格的备件。船舶备件管理总体可分为4个环节和1个平台。其中4个环节是指备件采购供应管理、备件库存管理、备件逆向物流管理和供应商管理。而要实现船舶备件的供应链管理，实现4个环节间信息的及时、无缝流转连接，还必须有一个船舶备件信息管理系统平台。

1 供应链控制下的船舶备件的采购供应管理

1.1 传统的船舶备件采购与供应链控制下的备件采购的区别

传统的船舶备件采购行为往往被看作是一种事务性的或低层次的管理活动，其目标仅仅是购买更便宜、可使用的备件产品，其主要功能是降低采购备件的价格。采购管理工作的重心是与供应商之间的商业交易，而交易的重心又放在价格的谈判上。虽然质量、交货期也是采购过程中的考虑因素，但这两者都是以事后把关的方式进行控制的（如到货验收等）。因此，供应商和采购部门之间会经常进行询价、报价、还价等谈判，并且是多头进行。通过多个供应商之间的竞争，从中选择要价最低的供应商作为合作伙伴。这种传统的备件采购模式越来越不适应现代航运业的发展。供应链的现代管理思想认为，未来的竞争不再是单个企业之间的竞争，而是整条供应链的竞争。它注重采购方和销售方之间的关系，主张通过二者之间的协同合作和持续改进来增强整条供应链的竞争力，从而使处于供应链中的单个企业均能从中受益。采购供应职能从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能。随着信息技术、计算机技术的进步，管理理念的更新，采购与供应管理也在不断地发展变化，一些新的采购模式开始出现并已经在实际工作中得到应用。如全球化采购、供应商伙伴关系（在更紧密的协作关系下还出现了供应商管理库存（V MI）和联合管理库存（JMI）等形式）、JIT采购（又称为准时采购）以及电子采购等。

1.2 供应链控制下的船舶备件采购供应的主要模式

船舶备件采购供应的目的是以最低的成本通过适当、可靠的渠道（备件供应商及制造商）获得所需要的备件。船舶备件采购供应活动已从最初的围绕备件订单、与供应商讨价还价的简单购买，发展为目前的供应链管理与战略性采购。采购总成本成为衡量采购活动是否成功的重要标志。采购总成本不仅仅包含船舶备件的价格，而是采购供应船舶备件的实际总价。包括库存占有和内部管理的潜在成本，因质量问题和交货期所造成的损失成本，供应商更换、选择的成本等。此外，尤为要重视因采购供应不及时所造成的缺货成本。

船舶备件采购供应的模式一般有以下几种。

1.2.1 比价采购

对于一些通用备件，因供货商众多，一般实行基于短期合同的比价采购，由备件采购部门将需求信息发至多家供应商，在综合考虑备件价格、质量、供货期后订购相关备件，有时一张备件订购单中的备件产品会出现多家供应商。这种采购方式虽然可以降低单个备件的价格，但因与供应商的关系不稳定，往往会造成备件质量及供货期的波动，在一些大型航运企业已较少采用。

1.2.2 集中采购

主要是针对一些大型的、价值较高的备件产品。各船舶在每年年底前将本船明年计划需要的大型备件上报给公司机务主管，机务主管将其分管船舶的大型备件需求信息（名称、数量）上报给机务经理汇总，由公司副总审核后交备件采购部门统一采购。由于采购数量庞大，往往能获得较好的价格折扣和良好的服务，可以节约公司的备件成本。

1.2.3 供应商伙伴关系

因船舶设备的使用周期较长（法规规定散货船的强制报废年限为33 a），对备件的质量要求非常高。对于一些关键性设备的备件，如主辅机备件，往往由设备的制造厂家进行供货，而且确定以后一般不会进行更换。故企业与备件供应商会因此建立起一种较高层次的合作伙伴关系。企业与供应商之间相互信任，沟通良好，共享船舶备件信息，及时补货，监控和完善备件质量，双方谋求长期的合作，追求双赢局面。该种采购模式是以整条供应链成本最低、服务最好、最终用户船舶备件质量最优、交货期最短为战略目标。

2 供应链控制下船舶备件的库存决策

供应链管理环境下的船舶备件库存问题与传统的备件库存问题有许多不同之处，充分体现了供应链管理思想对库存优化的影响。传统的船舶备件库存是用来应对单船的不确定性的，主要侧重于优化单船单一的库存成本，从供应链整体来看，这种单一的库存管理方法显然是不够的。船舶备件的供应链为“船舶——船公司——二级供应商——一级供应商”，故备件库存的优化控制必须包含这些环节。

1.供应链库存整体最优化。某个船舶备件库存的最优化必须放在整条供应链上来衡量。

2.信息共享最大化。信息共享是供应链库存优化管理的基础，只有船舶、公司、备件供应商都能实时监控到船舶备件信息，才能对库存进行科学管理。

3.供应链成员连接的无缝化。供应链是一个整体，只有协调各节点企业（部门）的活动，才能获得最满意的运营效果。

船舶备件的库存信息应该无缝地、流畅地在船舶、公司、供应商中传递，从而使供应链能够实时响应船舶的备件需求，形成更为合理的供需关系，适应复杂多变的备件需求。

3 船舶备件的逆向物流管理

船舶备件的逆向物流包含备件退货、废弃物退岸、备件修理等管理活动，是备件管理中容易被忽视的区域。

3.1 产生船舶备件逆向物流的原因

退货是备件逆向物流形成的最重要原因。在接收船舶备件时，如发现备件型号不对、质量不合格、不能使用等情况，需要进行退货处理。备件存放在船舶库房时，因保管不善造成备件损坏、锈蚀，也要进行退货处理。备件使用一段时间更换下来后，有些无法继续使用而直接报废，有些则可送修理单位修复后继续使用，这也会产生逆向物流。伴随着逆向物流的产生，不仅会产生逆向物流费用，增加成本，更重要的是，逆向物流的产生往往意味着船舶缺少备件，会使船舶产生安全隐患，应该尽量避免。

3.2 船舶备件逆向物流的处理

船舶备件逆向物流的处理较为复杂，因为它涉及少量产品从船舶流回到公司和供应商处，而整个流程与备件的供应流程并不相同。如果是从事远洋运输的船舶，逆向物流还牵涉到海关报关等问题，而且逆向物流的产生往往意味着船舶缺少备件，应该尽量避免。

对于因供应商问题而引起的退货，产生的逆向物流费用应由供应商承担，并在供应商评价体系中进行相应的考评，此时该备件信息不要录入船舶库存系统。对于船舶保管不善引起的备件退货，其损失只能由公司承担，公司对保管责任人进行相应的考核，并将该备件信息从船舶库存中去除，如可修复，待修复送船后再将其恢复。对于修理备件，其逆向物流费用可归入船舶修理费，库存信息保留，但应作详细说明，注明修理时间、部位等信息。

4 船舶备件供应链的供应商管理

在船舶备件的采购过程中，航运公司应根据对供应商的绩效评定，对供应商进行筛选和优化。传统的备件采购模式中，采购部门进行备件采购时，往往是把同一份订单发给多个供应商进行询价，在对比报价后确定要合作的供应商，进行相应的采购，价格因素成为备件采购的首选因素。由于船舶可能一次性申购几种设备、多组备件，故经常会出现船舶一次申购由多家供应商供货的现象，这为备件订单的跟踪增加了难度。此外，船舶备件供船后并不一定马上投入使用，其库存期长的可达3～5年。如发现备件质量问题想进行退货，供应商的追溯会变得很困难，再加上与供应商之间建立的是短期合同关系，其总会找出种种理由拒绝退货，会造成船舶和企业不能专注于核心能力的建设，而把精力浪费在无谓的环节中。

近年来，航运公司越来越意识到供应商质量管理、供应商关系管理的重要性，因此不再仅专注于供应商提供产品的价格，而更重视最终的服务水平。公司针对船舶备件供应商，设立了一套绩效评定指标，建立了供应商档案，主要由船舶和公司采购部门在每年年底从备件质量、供货期、价格、退货率、服务、信息沟通等方面进行评定考核。根据考核结果，对供应商队伍进行筛选，剔除一些综合实力差、服务水平低的供应商，从中确定常用供应商，续签供货协议。协议多以一年一签的方式进行，根据历年的考核结果，挑选出几家稳定供货的供应商，再通过深入调查、现场查看，与供应商建立长期的伙伴关系。

以浦海航运有限公司为例，该公司的战略供应商共有三家：负责采购国内备件的为中海供贸上海分公司、上海天龙供贸公司；负责采购进口备件的为中海通香港公司。其中，中海供贸上海分公司的电子采购系统已与浦海航运的船舶备件信息管理系统实现对接，并与浦海公司共同管理一个陆地仓库。对于这三家战略伙伴供应商，其备件供应可免予报价。通过这种竞争和激励机制，激发了供应商的积极性和主动性，也促使了供应商在产品质量、服务质量和价格水平方面进行不断优化和持续改进，保证了船舶备件供应链能以较高的水平运行，真正实现供应链中各企业的合作共赢。

5 船舶备件管理系统

在九十年代以前，由于电子信息技术还不够发达，航运企业大都采用人工备件管理系统。一般由船舶轮管人员每季度盘点一次分管备件，在相应表格中记录备件的收货和消耗情况以及库存数量，然后交由轮机长汇总，轮机长再根据备件库存情况向公司提出备件申领计划。这种落后的船舶备件管理方式缺陷显而易见，公司岸基部门缺乏对单船库存备件及时、准确的了解，不利于对同类型船舶备件进行集中管理和采购，进而造成备件的浪费。随着计算机和网络技术及其他电子技术的发展，越来越多的航运企业开始采用计算机备件信息化管理系统进行备件管理。所谓计数机备件信息化管理系统，就是指将计算机技术、网络技术、通讯技术与船舶管理信息资源相结合，实现对船舶备件定额管理、采购管理、库存管理、账单管理、质量反馈等业务流程实施过程的控制，并实现公司与船舶间备件管理方面的相关信息的共享。这种系统具有备件供应的各种功用，包括备件的订货、接收和发送。当备件到了最小库存量时，计算机具有自动订购的能力；公司可以清晰地查看船上备件的库存量与使用情况，并可对其最低保有量和保留量进行配置，自动生成申请单，指导、监督船上工作。这也为供应链中的JIT采购、供应链上游的供应商管理库存V MI创造了必要的条件。现在已投入使用的管理系统主要有中远网络航海航科有限公司设计开发的船舶管理软件、大连翰科信息技术有限公司开发的翰科机务管理系统和中海信息开发的中海航运管理信息系统，这些系统中都有船舶备件管理模块。

5.1 浦海航运船舶备件管理系统

浦海航运船舶备件管理系统是“中海航运管理系统浦海分系统（简称CSIS－FOS系统）”的一个组成部分，由中海信息公司在浦海航运原有的船舶备件管理系统的基础上，于2010年1月进行重新开发，并于当年9月投入使用。其中，与船舶备件管理有关的是“备件模块”和“船岸同步”及“邮件收发器模块”。浦海航运通过船舶备件信息的编码采集、船岸端的数据交换技术、公司局域网和互联网，以中海信息开发的航运管理系统（FOS系统）为平台，较好地实现了对船舶备件的供应链管理。

5.1.1 备件信息的计算机技术编码采集

备件的信息以船为单位进行采集，每条船形成一个备件数据库，对公司岸上仓库的备件信息也进行了采集，只是查看该数据库信息的权限只限于公司层面和战略供应商。此外，依据前文所述的船舶备件库存控制原则设定了安全库存，备件存量一旦到达订货点，系统会自动出现警示信号。

5.1.2 船岸端的数据交换

在船舶备件信息初始采集完成后，备件控制生成的申购、接收、入库、出库等信息可通过备件信息管理系统的“船岸同步”和“邮件收发器”模块实现船端同步数据包的生成、岸端同步数据包的解析，并进行实时或定时的信息传递。

5.1.3 局域网和互联网技术的应用

浦海公司利用公司局域网，对备件订单从审核到付款的多个环节、整个流程，实现了及时流转、实时监控，增加了信息的透明度，提高了效率，大大缩短了供货的提前期。通过互联网第一时间向供应商发送订单，并与战略供应商共享备件库存和需求信息，减少了供应链上的备件库存，使得与供应链上其他成员的快速协同成为现实。

关于船舶备件的库存控制策略、供应商选择、订单的流转在此不作展开，仅就该备件管理系统的功能和流程作简单介绍。备件管理分为两个部分：船舶端备件管理和公司端备件管理。

（1）船舶端备件管理主要是对船舶备件的进库、出库和盘点等活动进行监控，以确保船舶的最低安全库存，同时满足降低库存成本针对的要求；

（2）公司端备件管理主要针对的是备件的采购流程，协助采购人员简化采购流程、增加采购透明度、减少重复工作量、提高采购效率，利用费用统计数据对年度预算的控制提供有效的决策支持信息。公司大型备件申领的流程示意图见图1。

图1 大型备件申购流程图

船方在“设备管理”和“备件信息”页面将设备及备件信息录入系统，用户可以对设备及备件信息进行增、删、改、查等操作。在“备件信息”页面，可查看备件的存储量，如发现为红色，则代表库存报警。申领备件时，可根据不同的查询条件。查找不同的备件，通过“新增”、“删除”等按钮编辑备件申领单，通过“保存”、“导出”等按钮生成备件申领单，点击“提交”按钮即可将此备件申领单发送至岸端审核。备件申领页面如图2所示。

船端备件管理系统还具有“备件出库”、“船存变化”、“验收入库”等操作功能。需要注意的是，在进行“验收入库”时，在“新领备件验收”的主页面下，输入不同的过滤条件后点击“查找”，即可查找到需入库的申请单。若所有的备件都要入库，在验收入库栏中点击“全部验收”按钮，其状态会变为“全部验收”；如发现部分备件有质量问题需要退货，在下方验收入库栏中编辑“入库数量”，填写要入库的数量，并在备注栏中说明原因，点击保存，其状态会变为“部分验收”，公司主管就会收到相关信息，并联系供应商对此问题进行解决。

公司机务主管收到备件申领单后，通过端备件管理系统进行采购程序的流转（备件申请单的机务经理、船管部经理、主管副总审核，报价单的确认流程），备件由供应商供船。公司在收到备件验收入库的信息后，由相应主管开始进行备件费用录入工作。机务主管、公司各级管理层可根据不同权限统计和查看实时备件费用，这样可以对控制备件成本起到很好的作用。

6 结 语

基于供应链管理中的库存、采购供应、供应商管理等环节，对船舶备件的管理进行了初步的分析和探讨。通过运用与优化船舶备件管理信息系统、建立供应商战略伙伴关系等方法，实现了船舶备件供应链流程的优化。

1.供应链状态下的船舶备件的采购供应应以采购总成本最低为目的，而不是仅仅考虑备件的价格。可通过比价采购、集中采购、与供应商建立伙伴关系等方法实现整条供应链成本最低、服务最好、最终用户船舶备件质量最优、交货期最短的战略目标。

图2 备件申领页面

2.船舶备件的库存控制必须以整条供应链库存最优为目的，而不是单一船舶的备件库存量最优。

3.高效的备件信息化管理系统、供应商的战略协作关系是实现供应链总体成本最低、备件质量最优、供货期最短的船舶备件采购供应的战略目标的有效途径。

4.应尽可能地避免船舶备件逆向物流的产生，以节约备件成本、降低缺货风险。

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