水环境监测质检机构档案管理浅析

罗春艳，谢卫民

（长江委水文局长江中游水环境监测中心，湖北武汉430010）

水环境监测质检机构档案管理浅析

罗春艳，谢卫民

（长江委水文局长江中游水环境监测中心，湖北武汉430010）

笔者结合多年从事水环境监测档案管理工作的经验，从管理要求和技术要求的19个要素出发，分析了水环境监测质检机构在计量认证工作中，做好档案管理工作的意义以及如何做好档案管理工作。

档案；记录；质检机构；评审

D OI：10.3969/j.i s s n.1008_1305.2015.06.013

1 概述

根据《中华人民共和国计量法》，为保证检测数据的准确性和公正性，所有向社会出具公证性检测报告的质量检测机构必须获得“计量认证”资质。计量认证是第三方检测机构进入市场的准入证，为了提高市场竞争力、拓宽业务领域，质检机构获得“计量认证”资质显得尤其重要。

质检机构的档案管理是计量认证关键的一环，而且贯穿着计量认证始终。“写你要做的，做你所写的”是质检机构规范管理的依据和要求。计量认证评审组在对质检机构进行评审时，采取听、问、查、看、考等多种形式，对质检机构进行全面考察，其中查、看的重点是实验室环境以及各种技术档案和记录，如仪器设备资料、人员档案、原始记录、检测报告等，从多方面考察质检机构管理体系运行的持续有效性，以及与评审准则的符合性。如果技术档案和记录不能很好的反映工作内容，评审组将会视为此项工作未开展。

2 建立档案管理制度

建立档案管理制度是质检机构计量认证工作的重要内容之一。《实验室资质认定评审准则》和《水利质量检测机构计量认证评审准则》（SL 319_ 2013）（以下统称《评审准则》）中的19个要素分为管理要求和技术要求两部分。在进行档案管理时，应先确定框架，按照要素的要求，编制好质量管理体系文件，再结合《评审准则》和体系文件的要求，将档案资料初步分为管理类档案和技术类档案，建好档案目录。建好档案目录之后，可以将程序文件里对应的章节内容复制或打印出来摆放进去，然后根据要素要求，充实内容。

3 档案主要内容

3.1 管理要求方面

3.1.1 组织管理类

按照评审准则的要求，此类档案需要保存的材料大致有（以独立法人的检测机构为例）：成立文件、事业法人的证书、组织机构代码证、保证检测工作公正性声明、组织结构框图、管理结构图、质量体系运行图、管理体系要素分配表、授权签字人一览表等。除此之外，还需要保存质检机构的最高管理者、技术管理者、质量主管及各部门主管的任命文件。

3.1.2 管理体系类

此类档案主要保存编制好的质量体系文件，如《程序文件》、《质量手册》、《作业指导书》之类，还包括各种表格报告和质量记录等。

3.1.3 文件控制类

质检机构要按照质量管理体系文件的有关要求，做好与质量有关的管理型文件和技术型文件的登记，如文件的编制、批准、发放、更改、作废和回收等有关记录。档案管理部门整理并保存相关记录，建好文件目录表，做好文件的分发、登记、销毁、借阅记录，使质检机构的文件能得到有效的控制，方便检索、查阅。

3.1.4 检测和/或校准分包

如果质检机构不存在分包，则在管理体系文件中说明即可。存在分包情况时，档案管理部门应保存计量认证评审通过的分包项目；当质检机构对分包方进行详细调查后，保存完整的调查资料、能充分有效证明分包方能力的证据；发生分包后，归档整理齐全的分包合同或协议书。

3.1.5 服务和供应品的采购

质检机构依照本机构体系文件中《服务和供应品采购程序》，进行服务和供应品的采购，完成对供方概况的调查、评价。确定好合格服务和供应商的名单后，档案管理部门将相关的供方概况调查表、供方综合评价表、合格服务和供应商名单表整理登记。仪器设备和耗材方面，仪器设备管理员和库房管理员协同档案管理部门收集整理申领（购）、耗材验收单等相关记录。

3.1.6 合同评审

质检机构在签订合同前，需进行合同评审，以明确客户的要求，并通过评审，了解本机构在检测能力、检测资源、检测方法、价格、工期等方面是否满足客户需求。档案管理部门保存上述评审记录，以及签订的委托书、标书或者合同。

质检机构在工作中，主动征求客户意见，了解客户以书面或口头的形式表达的不满意或抱怨，以及客户对结果的不同意、异议或争辩。对客户的每一次申述或投诉，质检机构需按照规定予以处理。档案管理部门保存主动向客户征求意见的记录，保存所有申诉和投诉及处理结果的记录。当存在质检机构原因造成的申诉或投诉，保存原因分析记录及采取有效纠正措施对有关工作领域和管理体系进行改正的记录。

3.1.8 纠正措施、预防措施及改进类

建立《不符合工作的控制程序》和《纠正措施程序》，保存质检机构依据上述程序对不符合工作的处理记录；保存对不符合工作可能再度发生的情况下，是否执行了纠正措施程序的记录。

3.1.9 记录

记录包括质检机构在管理体系文件上规定的所有记录，凡是需要留有痕迹的所有工作均应在当时予以记录，分为管理记录和技术记录两大类。记录的保存不限于一个档案盒，而是根据内容，分散至对应的要素内。

3.1.10 内部审核

质检机构编制内部审核管理程序，对管理体系的各个环节组织开展有计划的、系统的、独立的检查活动，内部审核需覆盖管理体系的所有要素。档案管理部门需保存与内部审核相关的记录，如年度质量审核计划、实施计划表、内部审核检查表、不符合项报告、内部审核报告等，确定各职能部门是否按照程序文件的要求，在规定的时间内，行使了自己的职责。

3.1.11 管理评审

上文已经论述了未经许可演绎作品可依法取得完整著作权，但依然有学者从“应然”的角度认为，未经许可演绎作品取得了著作权后会有损原作品著作权人的利益，即便授予了著作权也应当从权能上予以限制。这都是因为其并未认识到，著作权在行使方式上，在性质上与物权法具有区别。因此，此处将首先探讨著作权与物权所不同的一个特有性质，然后依据该性质来对著作权的行使方式进行分析，最后对部分学者所表现出的担忧予以回应。

质检机构的管理评审每年至少组织一次，每年年初制定管理评审年度计划。管理评审相应的材料分为“输入”和“输出”两部分，保存的材料有：

管理和监督人员对已进行的管理和检测/校准业务工作开展情况的报告或问题分析；近期内部审核的报告；纠正和预防措施；由外部机构进行的评审报告；实验室间比对和能力验证的结果；工作量和工作类型的变化；申诉、投诉及客户的反馈意见；改进的建议；质量控制活动的情况和结果；资源、人员的变化及培训情况等。

管理评审对当年的质量体系运行情况、质量方针、目标的实现情况作出的评价，保存评价记录，确定、修改由内审提出的改进项目，形成管理评审报告。

3.2 技术要求方面

3.2.1 人员

人员档案涉及的信息很多，可分为综合档案和个人档案。人员综合档案是整个质检机构的技术档案，通过翻阅综合档案，可以了解质检机构内各关键岗位的人员情况。可以保存的内容大致有工作人员一览表、关键岗位人员任命文（技术负责人、质量负责人、内审员、监督员、档案管理员、设备管理员、样品管理员、仓库管理员等）、岗位职责分工表、人员岗位证书信息统计表、检测人员岗位汇总表、人员培训考核计划、人员培训考核登记等。在实际操作中，可以将培训考核相关记录另建档，以便于分类查阅。

个人档案单独建档，一人一档，以技术业绩档案为主，区别于人事档案。技术人员业绩档案包括人员简历、学历证明、培训情况、考核情况、上岗证、岗位资质证、获奖情况、历年检测项目内容与经历、科技成果等。

3.2.2 设施和环境条件

质检机构在运行过程中，建立安全作业管理程序，并按程序开展工作，确保危及安全的因素和环境得以有效控制。设施和环境条件类档案应保存当设施和环境条件对结果的质量有影响时，有关监测、控制环境条件的有关记录，以及废液、固体废弃物的安全处置记录。

3.2.3 检测和校准方法

质检机构进行检测/校准工作时，优先选择国家标准、行业标准、地方标准作为检测/校准的依据。在档案保存方面，质检机构应完整地收集申报项目所依据的检测方法标准，保存所用标准、规范的有效版本目录清单，保存编制的作业指导书，对使用的新方法的确认记录。保存对仪器设备、环境条件、人员技术等条件的确认验收证明，以证明质检机构能够正确使用该新标准实施检测/校准工作。保存标准变更手续。

3.2.4 设备和标准物质

质检机构在设备和标准物质购置、验收、流转、期间核查过程中保留所有的文字材料，保存对检测和/或校准具有重要影响的设备及其软件的档案，建立起一套完整的仪器设备履历档案，以一台一档的方式建立档案，与仪器和标准物质有关的内容或活动尽可能详实准确的记录并保存。对重要的、关键的、操作技术复杂的仪器设备，操作者应经过培训、考核，持证上岗，质检机构对其进行授权，检测领域内保存可以反映相应检测人员名单的记录。

3.2.5 量值溯源

制定和实施量值溯源程序，规定本质检机构的量值溯源方法，对于设备校准，绘制并保存能溯源到国家计量基准的量值溯源（由下而上）方框图、设备检定/校准的计划。

质检机构应尽可能使用有证标准物质，保存标准物质证书，对参考标准和标准物质进行期间核查，保留相关记录。

3.2.6 抽样和样品处置

制定用于检测和/或校准样品的一系列程序，如抽取、运输、处置、保护、存储、保留等，确保检测和/或校准样品的完整性，保存相关的抽样记录。保存样品的接收、检查、登记记录。对有特殊要求的客户，保留合同评审。依照所建立的唯一性样品标识系统，保持样品在整个流转周期内的流转记录，做好贮存样品的环境条件记录，如通风、防潮、温度、湿度等。

3.2.7 结果质量控制

建立质量控制程序和质量控制计划，保存内部质量控制记录，实验室间的比对或能力验证记录，盲样检测、留样检测、人员检测、方法比对等记录，保存对质量控制数据的分析记录。

3.2.8 结果报告

保存实验室按照相关技术规范或者标准要求和规定的程序，及时出具的检测和/或校准数据和结果，保证数据和结果准确、客观、真实，在报告中，应使用法定计量单位。并且提供充分的信息量，如标准要求的信息、客户要求的信息、为说明成果的正确性而提出的信息。

3.3 其他内容

除上述内容外，质检机构根据需要保存其他记录资料。

4 建议和体会

影响监测质检机构档案工作质量的因素诸多，建立健全档案管理制度是一方面，按照管理要求充实完善管理内容也是重要的工作，另外人更是重要的因素，人员的素质与水平影响着质检机构管理水平高低优劣。档案管理工作人员要从平时做起，养成自觉性。一是要熟，熟悉工作内容、工作流程，熟悉各项规章制度、标准规范。二是要细，细就是细心、细致，对材料和记录要整理有序，分类存放，方便查找。三是要勤，勤就是勤快，及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，做到数字清楚、准确，内容充实，这样档案管理工作才能更上台阶。

［1］认证认可监督管理委员会.实验室资质认定评审准则［S］.

［2］SL 309_2013.水利质量检测机构计量认证评审准则［S］.

［3］邓湘汉，郭志杰，高宏，等.水利质检机构计量认证评审指南（第二版）［M］.中国水利水电出版社，2005.

［4］高宏，陈华康，陶秀珍，等.水利质检机构计量认证准备指南（第二版）［M］.中国水利水电出版社，2005.

［5］杨青惠，杨铁文，姬茜.水环境监测实验室质量体系运行的几点思考［J］.水利技术监督，2012（06）：10_12.

［6］陈静.新型建设监理月报编制探讨［J］.水利技术监督，2012（03）：22_23.

［7］杜建民.关于对水利科技档案资料收集工作的认识［J］.水利规划与设计，2014（08）：50_53.

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罗春艳（1982年—），女，工程师。