SAP系统在企业维修成本管理中的重要性

文/史梦雷·郑州日产汽车有限公司

SAP系统在企业维修成本管理中的重要性

文/史梦雷·郑州日产汽车有限公司

史梦雷，主管工程师，主要从事设备工程、管理与维修，主持完成机械压力机液压保护技术开发及应用、涂装加热能力提升技术开发及应用项目，并获得河南省科技成果奖，获得5项技术专利。

S AP对企业的价值主要体现在：改善工人的安全保障，促进规程的执行；减少停产时间；控制维护及维修费用；降低备件库存和备件成本；提高采购效率；更有效地配置生产设备、人员和其他资源。

维修成本的控制难点

企业的实际维修工作存在以下管理难点：

⑴可靠性生产是企业的根本要求。为了保证设备维修的需要，有些关键设备或配件必需确保一定库存，而不能按照零库存的管理思想去管理。

⑵资产设备数目庞大，各种备品备件需要的储备量有一定规律，但因为设备数目庞大，这个规律很不容易掌握。

⑶对于操作人员来说，可能根据生产实际情况去领料，也可能因为个人的使用方便而以领代耗，从而造成很多的账外料。

⑷对于那些维修成本消耗的比本身价值都大的设备，是不是该进行报废处置难以确定。

⑸鉴于生产人员的水平和日常工作的安排，对于常用的维修方法难以深入探讨其科学性、合理性，难以确定是否由于不科学的维修而造成故障频发，进而导致设备维修成本的提高。

综上，对于资产密集型企业，没有精确的设备维修管理方法就很难做到科学的成本分析与管理。

SAP的管理模式

SAP软件是以资产、设备台账为基础，以工作单的提交、审批、执行为主线，按照缺陷处理、计划检修、预防性维修、预测性维修几种可能模式，以提高维修效率、降低总体维护成本为目标，将采购管理、库存管理、人力资源管理集成在一个数据充分共享的信息系统中，同时实现信息集成和规范化管理相结合。

工单管理系统是SAP系统的一个核心模块，它是将采购和库存连接起来的一个桥梁。工单管理系统管理内容为：无论是普通的事故报告，还是紧急抢修，或者计划性的维护，其所有信息都应该完整地记录在工单中，包括所需员工的技能、工具、计划的工作时间，实际发生的工时，安全措施，还有工期进度，物料消耗等等。每个工单都记载了具体设备每次维修的维修对象、维修人员、维修工具、维修消耗物料，通过工单管理，SAP系统能够统计每次维修活动的维修成本。

SAP系统的主要功能有以下几点：

解决资产维修成本控制的各种难题

因为通过SAP系统能够将数目庞大的设备、配件、维修内容等管理起来，因而使维修管理能达到精细化水平。这种精细化管理解决了资产维修成本控制的各种难题。

⑴计算机管理使非常多的对象都能做到信息清晰共享，并能够方便进行查询和统计分析。

⑵通过单机定额消耗等统计工作，可以比较科学地确定合理维修的库存水平。这就可以解决维修单位与采购部门都摸不准的维修备件消耗问题。

⑶通过在使用部门增设逻辑箱柜，对于没有用完的物料要求及时退库或做箱柜转移，就避免了因为以领代耗所引起的成本不真实问题。

⑷对设备配件消耗进行不间断分析，可以得出该设备的适用价值，而不会出现维修成本高于设备成本的异常财务现象。

⑸对维修方法进行不断改进，逐步形成标准维修体系，实现维修方法的科学化管理，减少因为维修不当而引起的成本消耗。

通过工单管理提高维修工作效率

工单是现场工作的指令，在该系统中，工单主要包括预检修工单、条件工单、故障工单三大类，一张工单只能针对一台设备。

预检修工单来源于预检修计划。年底，SAP系统会根据设备预检修卡片、检修记录、上年的预检修计划等信息，自动生成下一年度设备的预检修计划。预检修计划包括了备件需求、工时和费用等信息。将已经生效的预检修计划下达后生成预检修工单，操作人员只需要选择下一周的预检修计划后，通过简单的操作就可以完成预检修工单的下达。预检修工单在实施中如果发现了问题，则生成条件检修工单。

故障工单的来源是运行记录模块中的故障记录。故障记录生成后，系统自动生成一条故障工单，故障工单还附有故障记录中的信息，让维修人员方便地了解故障情况。

条件检修工单来源于现场反馈的问题、计划预检修工单、自改项目、节假日检修等方面。条件检修工单还来源于指定设备的状态监控及检测计划，如果检测项目的结果不在上下限的范围之内，系统提示异常，操作人员可以根据情况生成条件检修工单。

若工单在规定的时间内未完成，系统会发出预警信息。通过对工单进行严格的管理，可以提高设备维修的工作效率及维修工作的针对性、经济性。

通过系统提醒功能保证维修工作受控

系统提供各种待办工作的任务提示，用户登录后，不用打开各个功能模块，在主页上就能看到各种工作任务提示。主要的提醒功能有：已下达未完成的工单、未生效条件预检修工单、待生成工单的计划、待生成检修计划的设备预警信息、超时未封闭工单信息。以上信息由系统定义后，自动提示操作人员。系统将每一工作岗位的工作任务、预警（提示）信息、工作状态等推到工作人员和管理人员的桌面，以此保证设备维修工作受到系统的监控并促进工作效率的提高。

此外，操作人员还可以根据人工、备件等情况在系统中对检修计划进行预调整，实现预检修工时平衡，大大提高了工作效率。故障管理体系详细记录了设备某个部位发生故障的原因、处理方法，并且这些数据能够作为一种标准，在企业中推广，这样就可以形成一种专家级的知识库，供企业的所有相关人员使用。系统还能自动生成每天的设备综合开动率和每周故障率图表，帮助设备管理人员直观了解设备的综合情况。SAP中常见的一个业务场景是：

⑴现场工作人员发现了设备运行中的缺陷，马上利用手持设备或者就近电脑记录缺陷情况，并通知设备负责人员。

⑵设备负责人登陆SAP系统，可以看到该缺陷报告，以及其他生产监控系统产生的自动预警。

⑶针对各缺陷，设备负责人通过SAP系统内的工厂结构图或者GIS地图，准确确定故障发生的位置和编码。

⑷设备负责人在重要性确认和风险分析后，发出维修订单。

⑸相关的维修负责人在SAP系统内查看到指派的维修任务，同时可以查询到所有的文档、实时数据和历史数据，执行安全措施，按照工作程序快速的执行维护任务，并在系统内更新状态。

⑹高层管理人员可在任何时候看到管理指标的变化，如运转效率、可靠率、维修周期等。

SAP系统运行的基本条件

基础数据要齐全、完善

基础数据工作是资产管理的一个基础工作，基础工作的好坏直接影响以后工作的质量。SAP系统要求物资、设备、位置、故障体系、安全体系、员工、工种、工具等，所有需要进入系统的数据都要做一个标准化的体系。在资产管理实施过程中，三分技术、七分管理、十二分数据。成本分析和统计是建立在这个基础数据工作之上的，基础数据整理工作是成本分析和管理的前提和基础。

维修内容要真实

SAP系统要求凭工作任务单领料，也就是说有了维修需求或者有了维修任务才允许领料。否则会造成因为工作方式的问题而影响到设备单机维修消耗统计的准确性。因此，按照SAP系统的要求认真正确地填写维修信息是做好数据分析工作的基本要求，也是展开分析工作的前提。计算机系统毕竟是由人来操作，所以需要操作人员能够按照要求认真地操作，因此相关的系统使用管理制度和管理模式的改变对系统管理思想的应用是必不可少的。

及时处理采购与发料信息

SAP系统是一个信息集成的系统，它把维修任务、库存采购、计划供应、人力资源等系统都集成为一个主体。这样就要求企业的各个业务部门能够协调一致，每个部门都需要高效、快捷的完成自己的业务才不会影响其他部门的业务。成本核算工作与采购业务关系密切，如果所需物质没有及时采购、或者采购在途或已经到货导致没有入库或不能及时入库，就会影响到物料发放，使库存物资和设备实际消耗不能对应起来，从而影响到系统的成本实时分析，造成成本分析的重大偏差。从这一意义上来讲，财务核算、成本分析是一个整体，不仅仅是财务部门和维修部门的事，采购和库存管理部门的工作也是成本分析的前提和基础。

历史数据形成的过程也是维修水平的记录过程，通过数据挖掘、提取、分析和对比，就将成本管理的黑洞变成数字化的管理。成本消耗数据积累越多，成本分析价值也越大。

成本分析对维修工作的指导意义

对于资产密集型的企业，成本控制的重点在于维修成本控制。这样就需要成本控制能够从维修中来，又能够返回到维修任务中，对维修工作产生指导意义。通过SAP系统能够将维修的各种因素集成为一个整体，那么就能够将成本消耗和成本消耗的原因对应起来，找出维修当中对消耗成本影响重大的因素，保留合理成本，剔除没有必要的维修成本。

事实上，资产的维修策略、维修方法、维修环境、维修人员、维修工具等，都会对设备维修质量产生重大的影响，最终影响到维修成本。通过维修成本的因果分析，能够让管理人员关联到这些因素。所以说，维修作业分析和成本分析，最终是彼此依赖、相互支撑。

合理的成本分析导致维修资金的合理分配，合理的分配会带动维修设备的整体性能的提高，从而减少事故，也就减少了维修几率，从而就降低了维修成本。

结束语

SAP关系到企业生产中的设备维修与备件管理工作，而与这两项工作相关的很多内容，比如机器设备的年检、润滑、个别行业对管道的检查等是与现金流无关的，在这种情况下以财务为核心的ERP系统是无法覆盖所有资产管理环节的，所以上SAP系统是非常必要的。

归纳来说，SAP系统在有效地提供了资产密集型企业所需要的所有资产信息整合的同时，又能够充分利用现有投资，可以说是一举两得的双赢策略。