加强建筑施工企业档案信息化管理的对策

侯翔超

【摘 要】建筑施工过程中会形成各种各样的设计图纸、材料质检报告、验收报告、施工合同、竣工记录等工程档案，这些档案对于工程的竣工验收、质量责任划定以及后期的项目维修、管理都有着决定性的影响。传统的建筑施工企业主要以纸质文字档案为主，其录入、存储效率低下，而且不宜于长期保存。为此，本文主要探讨电子信息化档案在建筑施工企业中的应用，先介绍了电子信息档案的特点，然后就目前建筑企业中信息档案管理的问题和对策作出了详细的分析。

【关键词】建筑施工企业 电子信息 档案管理

一、建筑施工企业电子信息档案的特点

1.形式多样化

传统的纸质档案多以文字搭配图案的形式记录工程现场作业情况，相关的查阅人员需要逐行逐字去读文字，不仅浪费时间，而且容易在读取文字的过程中产生一定的理解偏差。而电子信息档案其形式多样，通过信息技术可以将文字、图形、影像、动画、声音及视频多种数据类型整合在一个界面上，做成录音、视频或者三维动画的形式，声文并茂地还原施工现场的真实场景，便于人们阅读和理解。

2.信息存储量大

电子信息档案的存储载体通常有电脑硬盘和移动硬盘，其存储量大大高过传统的纸质媒介，尤其是移动硬盘，不仅有着海量的存储空间，而且便于携带和数据的传输，可以有效缓解传统建筑企业中因存放纸质档案而空间不足的问题，进而为企业节约成本。

3.便于储存和查阅

传统的纸质档案随着时间的推移有可能出现腐蚀、字迹模糊或损坏等问题，而电子信息档案存放在电脑硬盘中，只需要做好相关的数据备份工作，可以避免纸质档案的这种自然损害。

二、建筑施工企业档案信息化管理现状

1.档案归档效率低

随着我国建筑行业的飞速发展，许多新技术和工艺不断被应用到建筑工程中来，增加了建筑施工的难度和复杂程度，同时也给档案的信息化管理增加了压力。建筑信息档案要求将工程中涉及到的工程图纸、施工合同、施工组织涉及、相关政策法规以及人事档案等信息全部录入到系统中，但在实际的建筑档案信息管理工作中，许多企业虽然应用了信息化管理手段，但在管理理念上仍旧延续着传统的管理办法，只是象征性的将合同、图纸等重要信息予以归档，忽略了施工组织方案、设计变更以及施工中隐蔽工程验收资料等信息的收集和归档。甚至还有些企业在施工中只重视质量和造价管理，在临近竣工时找专业的资料人员将验收所需要的档案一次性补齐，这种做法在目前的建筑市场中极为常见，它严重破坏了档案的客观性和真实性。

2.缺乏系统性管理

目前，多数建筑企业在内部都建立了电子信息档案管理系统，但就体系的完善程度以及各部分功能的开发和利用方面存在着严重的不足问题。例如，档案管理人员面对收录到系统中的电子档案，只是按照类别机械地归属到不同的存储文件夹内，并没有相关的备份工作。一旦电脑中病毒或者出现故障，所存储的信息档案便容易遭到损失。而且，许多企业中的电子档案只能满足一对一查阅，没有公司内部信息共享平台，有些技术人员需要查阅过往的工程案例时，还需要向领导申请，然后才能到档案部门查阅，这样便产生了许多不必要的流程浪费。

3.档案管理人员素质参差不齐

许多建筑企业受到传统观念的影响，对于档案管理重视程度不足，更加意识不到信息化管理的重要性和便捷性，他们通常认为档案管理无非就是将资料录入到电脑中然后保存起来，方便日后调取、查阅。因此，在企业档案管理人员配置上要求极低，有的建筑企业是以公司综合办公室行政人员兼职来管理档案的存储。还有的企业中虽然设置了专门的信息档案管理人员，但由于专业的信息技术不熟练，不会使用规范化的信息档案管理系统，只是单纯的录入、保存，其效率和传统的纸质档案管理并没有本质上的差别。

三、加强建筑企业档案信息化管理的对策

1.完善企业信息化管理的规划

对于建筑施工企业而言，每个项目建设都是独立的，而档案管理则贯穿于项目建设的始末。为此，企业应该从设计之初就着手完善信息档案管理的总体规划，建立健全的管理制度和档案管理流程，制定符合实际的信息档案管理规划方案。具体来讲，规划方案应由企业档案部门负责组织牵头，各类档案信息形成部门和负责计算机管理和维护的网络中心人员共同参与、沟通，从各自的专业领域出发，对规划方案提出合理性建议，从而取长补短。在实际的管理工作中，则需要加强设计、质检、技术、安全文明等档案信息材料形成部门的配合与协调，合理划分、编制各类档案信息材料的归档范围和归档目录，从而提高信息档案的归档效率。

2.加强档案信息化队伍建设

为了提高在职信息档案管理人员的专业技能，建筑企业可针对这部分员工开展岗位继续教育培训活动，将培训工作的重点放在数据的规范采集、各类办公软件的综合运用以及建筑施工一线专业术语的学习等方面。通过技能培训，让员工熟练地掌握好计算机技术在档案管理工作中的应用。最后，建筑企业在未来的发展中，应当注重就档案管理工作引进专业性的人才，并且加大资金投资力度，更新档案信息化软件，聘请专业计算机技术人员为企业量身定制一套系統平台，以供企业内部各级员工就信息资源进行共享，并做好企业信息档案的网络安全管理工作。

3.拓展档案应用新方法

目前的建筑施工企业档案管理主要工作重心都集中在信息档案的收集和存储方面，而缺乏对档案资源的充分利用，其结果导致企业创新能力低，在很大程度上制约了信息化档案管理工作的发展。为此，可从以下几点着手进行完善：①在企业内部建立一个基于大数据计算平台的档案数据库系统，然后在未来的发展中逐步建立起施工企业内部的电子档案馆，以此来作为提升档案应用水平的基础。②建立施工企业竣工资料和电子档案移交管理系统，以便于分布在不同地区的施工现场技术人员能及时通过系统平台提交电子档案，以此来提高工作效率。③以虚拟化和云计算为基础，通过网络技术建立起分布式档案检索访问门户，便于企业不同项目的员工能快捷地利用门户搜索数字档案馆的信息，分享企业的信息数据和施工经验。

结语：档案管理是建筑工程企业日常工作管理中的重要内容，工程档案以文字的形式记录了施工现场的各类工作细节。而另一方面，施工企业档案内容繁多，不同项目建设过程中有保存价值的资料、文件种类也较多，再加上管理流程复杂，涉及到众多不同的部门，采用传统的手工录入档案管理模式已经很难适应现代化建筑企业的发展需求，这正是我国建筑企业所面临的重要难题之一。因此，建筑施工企业应当积极加强企业内部档案的信息化管理，通过信息网络技术有效地将各类资料合理分类，简化编制流程，充分调配各部门的资源，从而使得档案管理工作有序开展。

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