沿袭传统 对接岗位

鲍虹

内容摘要：本文主要以档案电子信息管理软件为依托，通过该软件在《信息文书与档案》课堂教学中的实践与运用，梳理出课堂教学中使用该软件进行教学的方法与策略，并在实践过程中发现该软件的优势与成效，同时总结在教学过程中遇到的困难，提出了几点反思。

关键词：档案电子信息化；档案教学；实践；应用

G275.2

《信息文书与档案》是商务助理专业主干课程之一，课本按照文书与档案管理的办理流程，系统介绍了采集信息、草拟文书、办理文书、管理档案等内容。任务情境之中包含了理论知识和实践操作。以模块四《管理档案》为例，即档案的系统整理和科学编目。不仅要正确地将归档文件区分“件”，更要最终亲自动手将文件整理成合格的档案。仅仅依靠传统纸质档案的整理过程并不能将每一个环节的技能都掌握到位。本文结合课堂与企业的实际需要，与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”，并在教学实践中应用这一软件开展课堂教学，并总结了教学实践中的优勢与不足。

一、现状与需求。

（一）课堂需要：

（1）缺乏各类真实的文件进行实训。比如，在判断文件的保管期限时，需要大量纸质档案文件对照《档案保管期限表》反复实践练习，才能在工作中迅速、正确地判断一份文件正确的保管期限，掌握这一既能。教学实训过程中学校的教师无法提供各类真实的大量纸质档案供学生实训，教学过程中只能纸上谈兵，浅尝辄止。

（2）实训材料繁复，价格高。纸质档案整理时，教师需要准备好大量的待整理文件，购买档案盒、准备归档文件目录、卷内备考表、包角纸、归档章、印泥、号码机等各类耗材与设备。实训中，学生一旦填写、整理错误，整个文件以及其中很多材料都将报废，不能重复使用，一次实训经费高、效率低。

（二）企业需求：

商务助理专业在制定新的人才培养模式时，通过实地走访、网络问卷等形式考查了各类企事业单位，发现随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作日益受到重视。纸质档案越来越多地作为电子化档案保存。许多企业单位需要对电子文件产生以前的纸质档案开展数字化工作。人们对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着档案管理人才紧缺的窘境。纸质档案电子化保存这一技能已成为企业对于商务助理类人才的一个新的要求点。学校教育势必要从企业用人需要角度培养更多的适用人才。[参考文献：

[1]柴军荣 文书档案电子化管理探讨[J] 2013.9]

二、开发与制作。

商务助理专业基于档案管理教学现状与用人单位的实际需求，经过多次沟通、交流与浙江京图科技有限公司共同开发了“商务助理专业档案电子信息管理软件”（见图1）。整个系统按照OAIS模型分为档案教学、档案考试、成果统计等，其功能涵盖对文书类档案、科技类档案、电子照片类档案等类别档案整理的全过程。京图公司还将在系统中附带大量企业真实档案（隐去保密信息）供学生实训使用。

（图1：商务助理专业档案电子信息管理软件内容架构）

信息录入：主要完成标准信息的录入，为档案教学、档案考试模块打下基础。通过此模块，教师录入作为标准答案的档案信息，档案教学模式时可以在课堂教学、测试时将档案信息发布给学生，供教学考试使用。

档案教学：主要完成各种类别档案的教学任务。

（一）文书档案教学，学生在工具包知识点以及系统提示下，完成文书类档案的整理工作，熟悉文书档案的整理流程；

（二）科技档案教学，学生根据科研、产品、设备、基建四类科技档案整理方案，在书本知识点以及系统提示下，完成所有科技档案的整理工作，熟悉科技档案的整理流程；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下，完成电子照片档案的整理工作，熟悉电子照片档案的整理流程。

档案测试：主要完成各种类别档案的考试测评。

（一）文书档案考试，进入文书档案考试界面，系统将关闭知识点展示以及系统提示，学生独立完成文书档案的整理，考查学生对文书档案整理的掌握情况；

（二）科技档案教学： 进入科技档案考试界面， 系统同样关闭知识点展示和系统提示，学生独立完成科技档案的整理，考查学生对科技档案整理的掌握情况；

（三）电子照片档案教学，针对学生自己收集到的照片，录入到本系统，在书本知识点以及系统提示下， 完成电子照片档案的整理工作， 熟悉电子照片档案的整理流程。

三、实践与运用

（一）课前准备

教师准备：教师完成信息录入部分，将十份需要交给学生完成电子化管理的纸质档案提交至系统，并将文件的关键信息：全宗名、年度、保管期限、归档章、归档文件目录等录入系统，作为实训时提示或考查学生的知识点。课堂教学时，教师使用档案教学模式。

学生准备：熟悉档案电子信息管理软件各部分的操作方法。

（二）课堂教学策略（见图2）

照片回顾 下发文件：

阳光会务服务公司承接的商务助理专业“魅力商务 全能助理”闭幕式顺利结束了，以照片的形式回顾闭幕式“经典一刻“，同时会后产生了大量的会议文件需要整理，为了方便日后的查找和利用，会议文件除了按照文书档案归档外，还要进行纸质文件电子化管理。阳光会务服务公司高叶接到了这个任务，要对10份会议文件通过档案电子信息管理软件进归档。

引导实施 文件归档：

任务导入之后，引导学生说出档案归档整理的基本步骤（图3），即

确定“件”

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规

则》。《规则》规定整理单位应为自然件，即单份文件，“一般以每份文件为一件”。特殊情况时可以多份文件为“一件”。

1.文件正本与定稿一般应作为一件：完稿过厚不易装订的，也可单独作为一件：重要

文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿件各为一件。

2.正本与附件一般为一件：如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。

正文与文件处理单，包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿纸、签批条等，应作为一件。

3.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。

4.转发文件与被转发文应作为一件。

5.报表、名册、图册等，应按照它们本来的装订方式，一册（本）作为一件。

示范讲授 纠正错漏：

完成这一环节后，教师公布正确的“件”，十份文件最终被分为了5“件”教师以示范讲授《归档文件整理规则》中“件”的原理，帮助学生纠正错漏。通过这一环节，可以让学生通过该档案实训系统，直观地掌握区分“件”这一重要技能。

分年度

学生完成档案“件”的区分之后，正式进入档案整理阶段。分年度就是区分文件材料的所属年度， 把属于同一年度的文件集中， 把不同年度的文件分开。学生通过浏览档案内容，掌握以档案落款处的成文日期确定档案所属年度。档案系统左半部分窗格显示文件名，学生在方框内右击选择“新建文件夹”即可增加年度将条目信息按拖拽进相应年度（见图4）。右侧窗格则显示了分年度相关的知识点，在档案教学模式下，作为工具包提示学生正确确定大难所属年度。

分级别

分级别是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但在课堂教学过程中要注意提示学生对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

分类别

教师展示阳光会务服务公司概况，组织机构设置等基本情况。请学生选择合适的档案分类方法。学生根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，能够正确选择年度分类法作为阳光会务服务公司档案类别。

确定保管期限

档案系统软件将《文书档案保管期限表》设计为分级菜单点击选择式。第一层级为“永久、定期”，第二层级列举各类文件情况。学生根据档案内容在窗格右边选择对应的保管期限，保管期限表逐级分层，最后只需简单点击即可完成确定档案的保管期限。不仅直观明确，而且也让确定保管期限这一步骤真正落到了课堂教学的实处。

排列文件

学生使用时间结合事由排列法排列文件，确定全宗内归档文件先后顺序。

编号

学生为归档文件编号，将归档文件在全宗中的位置，标志为符号。

盖归档章

归档章加盖在每份文件的首页上端居中空白处， 如有其他标记或文字时， 可以酌情向左或向下适当移动。依次填写全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、馆编件号。

通过这一环节的设计，学生能够清楚地掌握加盖归档章的位置，以及如何正确填写归档章的内容。采用档案电子信息软件教学，节约了大量的实训器材与耗材，但也能达到良好的教学效果。

编制目录

编制归档文件目录，是学生整理档案工作中的重要环节之一，也是其他编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、利用等工作的开展提供基本条件。学生在完成前面的操作步骤之后，档案软件系统会根据前面填写的相关数据自动生成归档文件目录

归档文件装盒

（一）学生将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

（二）学生编制备考表卷内文件狀况的记录单， 排列在卷内文件之后。 用于注明卷内文件与立卷状况。卷内备考表内容包括：本卷情况说明、 立卷人、 检查人、 立卷时间四个部分。

最后，档案电子信息管理软件还将生成档案库，保存完成归档管理的电子档案.

反馈评价 协作学习：

传统的档案整理归档课堂教学，在40-45分钟的教学时间内很难快速地将整理归档的情况及时反馈给学生。教师需要课后大量的时间一份份翻阅学生整理好的纸质档案，一一批改完成后，学生才能对自己的整理情况正确与否有完整了反馈认识。档案电子信息管理软件解决了反馈评价这一难题。

档案电子信息管理软件开发设计了成果统计模块。成果统计模块的作用是，帮助老师及时统计学生在教学和考试时，针对各类档案整理情况的错误统计。教师可以根据统计结果分析出每一个学生掌握比较薄弱的知识点，在课堂教学过程有针对性地做出调整。

四、成效与思考

（一）沿袭传统，提升学生档案整理归档的能力。

档案电子信息管理软件虽然是在计算机上操作的，但是整个系统都是基于传统档案整理的流程开发与设计的。学生在使用该软件实训时，对档案的系统整理和科学编目都有了更进一步的认识。在“实训-示范讲授-测试“的教学过程中，有即时、客观的评价反馈后台数据做保障，学生可以不断尝试档案整理归档的各个流程，不用担心填写或者整理错误，在不断犯错的过程中不断巩固、真正掌握档案归档整理的基本流程与各项技能。

（二）对接岗位，培养学生适应变化的可持续发展能力。

未来企业的文书档案的管理工作岗位不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操 作及理论方法，更加要求工作人员能够熟练地使用电子计算机，懂得档案电子信息管理的技术。档案电子信息管理软件对接岗位需求，培养学生使用计算机软件管理各类档案，将来进入职场能迅速适应档案整理电子化进程的需要，从而具备可持续发展能力。[[2]刘辉敏 文书档案电子化管理的特点及解决措施[J] 2011.2

[3]邵启兰 浅议我国档案管理软件的发展 [J]. 陕西档案. 2009 （01）

[4]马瑾 档案软件的应用给档案管理带来的益处 [J]. 兰台世界. 2008 （17）]

（三）教学过程中遇到的困难与思考：

笔者在使用档案电子信息软件教学时，也遇到了困难并进行了反思。

1.软件设计较为敏感。在测试模式下，学生答案必须与教师输入完全一致，如输入法全角半角的差异也会导致系统将这一知识点判定为错误。因此，在后台统计的数据结果中，会出现人工批改成绩高于系统给定成绩的情况。需要与软件开发人员共同探讨、完善软件的这一属性特征。

2.在目前普遍的泛在学习大背景下，档案电子信息软件只能在校园局域网内使用，并未实现联网上线，目前还只能是传统纸质档案管理的课堂补充。如果能够实现联网上线，学生可以通过互联网访问自学该软件系统的教学模式，将大大提高该软件的使用率，充分发挥软件的教学效果与作用，进一步提升课堂效率。

3.档案电子信息软件由于档案管理工作本身严谨、细致的工作要求，相较于我校其他的游戏类软件趣味性不高，在提升学生学习主动性方面是笔者将来努力研究的新方向。