浅析企业人事档案管理工作

李欢

摘 要：人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的，记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况等人才信息的重要信息载体，是人才交流的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具和全面考察和管理员工的重要依据。随着我国市场经济的不断发展和人才流动进一步加快，人事档案管理工作的重要性越发明显，人事档案管理工作也就随之出现了一些新的矛盾和问题需企业和人事档案管理从业者关注。

关键词：企业 人事档案 管理

1.人事档案在人力资源管理中的重要性。

1.1良好的人事档案管理对企业人力资源管理有促进作用

（1）人事档案是考察和深入了解员工的重要依据。人事档案中涵盖了个人经历、德才、业务、政治思想等方面的情况，是了解员工最为直观、系统的参考资料，是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，做好人事档案管理有其重要性和必要性。（2）人事档案是维护员工合法权益的可靠保证。人事档案中存储或记述的内容是最真实、可靠的关于人的成长的历史记录，是具有法律效力的原始凭证，管理完善、内容完整的工作档案有益于充分维护、保障员工的利益。（3）是研究组织工作规律的重要资料。人事档案是人才信息的缩影，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映，有助于用人单位从档案中探索人才成长规律，企业人才构成情况等，为更好地开展组织及人事工作提供必要支持。

1.2不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响

（1）档案材料一旦产生虚假行为将严重影响档案的利用价值。真实性是档案的基本特质和要求，若人事档案管理不完善，缺乏真实性，那么人事档案就不具备利用价值，由于信息缺乏对称性，导致档案频频出现失真的现象，而这些虚假信息会直接导致人事部门无法对企业职工做出正确评估，无法正确制定企业人员补充、配置、退休及解聘计划。（2）人事档案内容雷同、分散，导致人力资源效力的降低。企业人事档案一定要对员工的真实“面貌”进行历史的、全面的、客观的反映，但目前很多人事档案内容不全、维度单一、资料简单，不能体现个性化的素质，此类现象导致企业在对人才的选用上缺乏一定参考价值，对企业员工正常晋升与选拔产生直接性影响，严重的不仅会挫伤员工工作积极性，而且会造成直接的企业损失。（3）缺乏时效性的档案材料管理，阻碍人力资源管理效率。陈旧的人事档案材料是记录当事人发展历史的重要依据，人事档案管理工作一般情况下也不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核，而最新的反映员工工作等情况的档案资料受归档不及时等管理困扰因素较多，人力资源管理部门从人事档案中获取有价值的信息就比较困难，这也阻碍人力资源管理效率。

2.人事档案管理中存在的问题

2.1对人事档案管理工作不重视

由于社会的不断进步和发展，在企业发展过程中，人事档案管理工作逐渐树立了自己的地位。无论企业如何发展，人事档案管理都可以对其产生不同程度的影响，企业发展离不开人事档案管理，但目前很多企业并没有意识到这一点，对人事档案管理工作没有重视起来，只是表面上进行管理，但这样的管理对企业来说作用不大。

2.2人事档案管理力度不足

目前在企业人事档案管理过程中还存在很多问题，其中最主要的就是人事档案管理人员的档案管理专业水平不高，管理方式不规范，甚至造成人事档案的缺失。企业人事档案管理人员往往是一些兼职人员，没有充足的时间和精力进行人事档案管理工作，导致在实际工作中不能真正发挥人事档案管理的作用。在企业的人事变动上出现一定的程序问题，除了人事档案管理人员的专业水平不高外，还有人事档案管理人员档案安全保密意识不强的原因。

2.3人事档案收集整理不及时

在整个人事档案管理过程中，最重要的就是对人事档案的及时收集整理，但很多企业由于档案管理人员业务能力不足、责任心不强，导致人事档案的收集、整理不及时。

2.4人事档案被长期搁置

当今社会竞争激烈，人才质量对整个企业有很大影响，因此人才是整个企业的核心所在，只有人才被合理运用才能促进整个企业的发展。而人事档案的搁置将影响人才的利用效率，进而影响企业的快速发展，因此必须加强人事档案管理力度。但一些企业对人事档案长时间搁置，即使企业拥有一套完善的管理体系，最终还是不能有效地利用人事档案，使其起到应有的作用。

3.完善企业人事档案管理工作的对策建议

3.1加强档案管理意识

目前，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此，企业领导应对自身档案意识予以强化，对人事档案工作的特点、地位与作用有一正确认识，并加大资金投入，对档案管理设施进行强化，定期对档案管理工作展开检查与指导，只有领导的档案意识加强了，员工才能对档案管理工作引起重视。档案管理部门要对自身工作的重要性有一充分认识，树立高度的责任感，保证档案材料收集的及时性与完整性，保证人事档案质量，而普通员工也要具备良好的档案意识，清楚认识到档案与自身利益的紧密联系，自觉遵守档案管理制度。

3.2建立健全科学合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，必须改革与新形势、新情况与新任务不符的规章制度，建立起新的、更具科学性的人事档案管理制度，让人事档案工作朝着规范化、制度化的方向发展。要及时、完整地收集档案；充分按照“取之有据，舍之有理”的原则鉴别档案；秉承严谨科学的态度将档案归档；借阅档案应具体情况具体分析，区分人力资源管理部门和其它部门，保证档案安全；及时、准确、完整地更新档案，特别要对档案新内容的补充收集予以重视。

3.3加强人事档案管理的数字化和网络化改革

现阶段，由于有多种方式管理个人信息，因而使得重复交叉的情况在各种人事档案信息中普遍存在，所以融合与分类管理其中的一些能公知共用的信息就显得非常有必要。首先是日常管理自动化。利用微机完成檔案管理工作中的编码、查询以及转递工作，不仅可避免手工操作的麻烦，也可使档案工作的准确性与工作效率大大提高。其次是档案内容信息化。应尽可能以信息的形式将常用档案存入微机，建立各类人员档案信息数据库。同时借助扫描技术把档案材料储入微机，以便之后查询档案，分析系统。如此一来不仅可对人事档案信息资源进行优化，更好地利用人事档案，也可大大节约企业人财物。

3.4提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作的效率受到档案管理人员专业素质的直接影响，为此，企业必须促进相关工作人员专业素质的进一步提高。第一，企业可借助多种方式，如定期培训、模拟演练等加强档案管理人员的防范意识，不断提升其专业水平，包括法律知识、计算机专业知识、管理知识等在培训内容之列，同时通过培训考核来保证培训效果，促进整体档案管理人员综合素质的提高。对于在一些工作人员中出现的不良现象，如态度不端正、工作懒散等，企业可实行奖惩机制，利用调整薪酬、人事调动等来对他们予以激励，将其工作积极性激发出来，进而切实提高企业人事档案管理工作的效率。

4.结语

人事档案管理是一项复杂而艰苦的工作，需要我们不断进行研究、探索和发现。只有这样，我们才能更好地服务于企业，更好地服务于社会。

参考文献

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