涉外文秘英语写作中模糊语言的语用功能

摘 要：模糊是自然世界里所存在的普遍、客观的现象之一，而人类的相关模糊性同样存在于其感官功能与大脑思维里。故语言作为人类的特性，也具有模糊性。而模糊语言，是指在外延范围内有着较小的确定、在内涵范围内无明确指定的特殊性言语。而如果仅仅依凭单一性质的精准语言或模糊语言，是无法真正精细地描述与表达变化繁多的客观世界的。与精准语言相比较而言，模糊语言在些许较为固定的语言环境中，有着更灵活，概括性更强的特点，这是精准语言所无法企及的。本文首先简单介绍了语言的模糊性质以及语言的一些语用功能概念。其次，对涉外文秘英语写作的特点及其重要性进行阐明，接着从语言的礼仪性、真实性、概括性、委婉性等角度描述了模糊语言在涉外文秘写作中的语用功能，最后对模糊语言在交流用语中的实际意义与作用做出总结。

关键词：涉外英语写作；写作；模糊语言；语用功能；文秘英语

一、 涉外文秘写作的特点及其重要性

经济的快速发展已遍及全球各地，因此，国际贸易、出国旅游、国际间学术交流的开展等涉外交互活动已日趋频繁。而英语则作为这其中最重要的交际语言。故涉外文秘写作在国际上的交流中显得尤为重要，各个企业对于专职人员的英语写作技能也有着愈渐变高的要求。在多种多样的涉外交互活动中，由于各类公文、文件的起稿、修改、排版、印刷等工作由专职文秘人员承担，更加凸显了涉外文秘写作的重要性质。

涉外文秘写作具有广泛的内容，繁多的主题。例如，邀请函、重要通知、日常记录、欢迎稿、欢送词、日常行程安排、会议详细记录、酒店预订、新闻发布会告示、倡议书等。这其中涵盖了非常高的专业性以及非常强的……且由于涉外公函大都用作处理事物或联系公务，必然会联系到双方的权利与利益。所以，涉外文秘写作就必须详尽地做到几下几点：态度谦卑、用词精准、描述清晰、表达简单明了。

二、 涉外文秘写作中模糊语言的语用功能

虽说涉外文秘写作有着高要求，但并不代表仅仅只使用精准语言。事实是，在某种情况下，经由过于直接的言语反而会传递一种消极思想，而使用模糊且含蓄的表达相反可以收到更加正面的积极的效果。在涉外文秘写作中，需要审时度势地使用模糊语言以达到某种语义目的，促使交流更顺利、合作更高效。涉外文秘写作中模糊语言的语用功能大体上包括了以下几个方面：

1. 谦虚用语，礼貌得体

言语礼貌是人类文明进步的标志之一，言语交际作为社会活动，同样会受到礼貌这条绳索的约束。在日常生活交流中，我们第一应当考虑的是礼貌。交际交流是否能在相互尊重且友好的氛围中展开，取决于双方的良好态度。而涉外写作是对外商贸交流之一，专职人员在写作时应当遵守讲礼貌的原则。

例如：

例1 Would you please confirm these at the address provided above.Would you also please confirm flight numbers？

例1中的“Would you please...”属于模糊用语，是用比“please...”更显礼貌的委婉语气。而连续使用“Would you please...”以及“Would you also please...”，则使语气显得非常谦逊，由于此情况是当事人请求对方帮助其完成某件或某几件事情，必须使用礼貌而得体的语言。

2. 用词精准，真实自然

在会话进行中，为了保证其能顺利开展，双方需遵守同一原则，即相互合作的原则，其中准则是要求双方应当努力促使所提供的信息精准、真实、可靠。而客观事物自身有着不确定性，所以在某种特定的情况下，用模糊语言来表达恰恰更显真实合理。例如：

例2 Congratulations on your success in being selected for the position of sales representative.You owe this to your wonderful work experience.

例句属于祝贺信，信中提到了祝贺对方，以及对于对方的成就、业绩表示赞美的话语。但写信者对于对方所取得的一些现有成就或是过去的优秀经历都是不确定的、比较模糊的，所以，在涉外文秘写作中，恭贺者不可擅自推测或断定对方的个人历程，这时就只能用模糊语言加以概括。例2中的“your wonderful work experience”显得大方得体，在使行文精简的同时，又让对方感受到亲切与自在。

3. 概括用语，明确高效

经济的快速发展已遍及全球各地，社会也进入了信息化时代，根据这一现实情况，工作间的信息交流需要以一种更快速、更精准、更高效的方式展开。为了达到此效果，涉外文秘写作的内容必须是简洁的、真实的、准确到位的。所描述事件的确定性不大并非坏事，相反，它可以用较少的代价传递信息量更大的消息，并对于复杂的事物做出高效简明的判断与处置方法。例如：

例3 Bureaucracy caused by layers of management contributes not only to working inefficiently but also to the dissatisfaction of workers.

此例句所提倡的是如实反映情况，就事论事，提出不同的意见。“Bureaucracy”是“官僚作风，官僚主义”，而其语义是模糊的，因为官僚作风或官僚主义这一行为在某种程度上并无明确的定义。因此，用模糊词语对某种现象进行概括和归纳可以收到良好的效果。

4. 委婉用语，避免尴尬

在许多国际商业贸易中，由于地理环境的不同，各自双方在语言、生活习惯以及意识形态上均存在着很大的差异，这使得他们在交流合作时遇到了诸多困难。稍有处理不当，便有可能引起严重的后果。因此，采取模糊语言的表达手段，可以除去可避免发生的矛盾，缓和一些尴尬的情景。例如：

例4 I received this complaint letter from one of our regular customers this morning.Please pass it on.

当今社会，各种激烈的竞争充斥于每一个领域，任何机构都不想收到“投诉信”。但为了保证企业的竞争性和真实实力，必须用积极的态度对待这类投诉信。作者用了“one of our regular customers”此类模糊的表达方式除去了可以避免的麻烦。

三、 结束语

模糊语言属于语言自身的特殊性质，它是一种语言现象，也是一种交际手段。恰当而又正确地使用模糊语言可以使之產生积极的正面的语用效果，从而充分表明了语言的张力和良好的交际效果。随着文秘写作在涉外活动中起着愈来愈重要的作用，如何正确恰当、合乎法律地使用模糊语言进行写作，是现如今专职人员需要仔细思考的。在运用模糊语言时，切记要注意实际意义上的语义语境，把握应用的精准度。只有这样，才能获得最好的交际交互效果。

参考文献：

[1]鲁蕾.项目教学法在高职行业英语写作教学中的应用研究[J].黑龙江教育学院学报，2013，32（11）：182-184.

[2]王小敏.涉外文秘英语写作中模糊语言的语用功能[J].科技视界，2013（19）：116-117.

[3]陈光.高职涉外文秘专业英语类课程设置要论[J].广东轻工职业技术学院学报，2011，10（04）：32-36.

[4]马祈春.高职英语专业学生英语写作中的母语负迁移[J].南昌教育学院学报，2011，26（06）：94+96.

[5]丁婷婷.“秘书学”课程模块教学研究[J].中国电力教育，2010（30）：98-99.

[6]冯修文，陈梅.涉外文秘英语实训教学初探[J].秘书，2007（08）：10-11.

作者简介：

李沛泠，海南省海口市，海南师范大学。endprint