OA系统在企业信息化管理的实践与应用

王纹

摘要：办公自动化OA系统，是现代办公和信息技术相融合的产物。使用计算机和互联网络技术，通过工作流连接日常事务，实现办公室标准化管理，提高企业运营效率，降低企业日常运作成本。目的是构建一个高效、高品质、高智能化管理的企业办公系统，通过准确、全面、快速的数据收集、分析处理，提供及时可靠的数据信息，实现数据信息共享，使管理更加智能化、信息化。本文就OA系统进行简要的概述，进而分析OA系统在企业信息化管理中的重要性。

关键词：OA系统；企业；信息化管理；智能化

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）06-0220-02

1引言

OA系统全称为Office Automation System，是一种办公自动化管理系统。主要面向企业日常运作和管理，员工及管理者的应用系统，OA系统主要是推行一种无纸化办公模式。企业的高效管理一直是管理者关注的重点问题，发达国家在企业管理的过程中，采用信息化的管理模式，取得了良好的经济效益。究其原因在企业的日常管理中，采用信息管理技术实现了ERP系统的数据管理、办公资料的共享和办公数据管理，OA系统作为信息管理的核心对企业的发展起着重要推动作用。

2建立OA信息化系统的目的

办公自动化系统建设的目的是在企业ERP软件项目管理体制的基础上，结合质量管理体系的思想，通过开发和运用信息资源，采用Internet/Intranet技术，以“工作流”为基础，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，促进企业经营管理和日常办公的规范化。最终达到提高管理工作效率、节约工作成本、增强员工交流、达到现代化企业管理新高度的目的。

3 OA系统实现功能分析

企业OA办公系统立足于解决企业日常办公业务、内部各部门信息共享的处理需求，提供日常办公、公文管理、个人事物管理和系统管理等功能。主要功能架构，如图1所示：

主要实现功能包括：①个人事务：待办任务、日程安排、电子办公、出差事务等，了解员工每个人；②项目管理：考勤管理、设备管理、车辆管理、招標管理、公司各部门任务分配等，统计企业内部所有员工考勤、设备、车辆信息。为企业的奖罚管理提供依据；③日常业务：企业通知公告、新闻动态、员工通讯簿、企业文化管理，用户可以查看企业，部门的动态大事安排，并制定出自己的计划；④论坛管理：部门动态信息（科研生产、质量安全保密、信息化、科技情报等专栏）、用户可以在论坛管理模块发布信息，对他人信息进行回复，类似QQ讨论区发言，实现用户内部的信息交流⑤系统设置：用户管理、组织管理、权限管理，用户自行设置密码，签名档，个人头像等。通过用户的设置，更好的管理OA系统。

4 OA系统在信息管理中的作用

OA系统的使用促进了企业的办公自动化，打破了传统的信息纵向交流的方式，实现了企业各部门的信息共享，促进了企业信息的管理，创新了信息管理的模式。

1）OA系统有效提高了工作效率

OA系统打破了原先企业内部各业务部门独立，信息单一的弊端，在统一管理模式下，业务办理、文件接收、文件归档等各个环节流程、工作内容紧密关联、相互依托，实现了数据信息共享。原先的工作模式是公司下达文件后，所接收部门拿着纸质文档先找主管领导签字，再一级一级往上传递，等着各个部门领导的批示，时间间隔较长，遇到有领导出差文件就被搁置。严重影响文件的下达、办理和反馈时间。在OA系统中，发布文件在权限范围内共享，领导不在，只要有手机移动终端，都可以在手机端进行文件浏览和审批。系统所有运作流程都能实时呈现、及时跟踪，对于紧急文件，系统会设定期限作出预警提醒。OA系统既简化了工作流程又节省了文件审批时间，大大提高了企业办公效率。此外采购、车辆调配、资金申请、合同审批等企业各重要项目管理也定义了规范流程，有效节约了审核时间。同时OA系统中，对分发后停滞处理的文件，进行有效监督提醒。

2）OA系统提高了管理人员素质

OA系统不仅在工作模式上进行了革新，也使得管理人员对企业实现全面信息化、智能化的思路有了观念上的巨大改变。OA系统的既丰富了管理人员的管理经验，也使他们掌握了科学的信息管理方式和先进的信息管理技术。OA系统的使用对企业管理层的管理思想理念进行了进一步的深化，带领他们用现代化的企业管理方式和科学化的管理手段对信息进行管理。通过对数据进行自动化的处理分析，改变了管理员的信息观念和管理战略，从而有效地提高了管理效率，最终提高了整个企业的信息化管理水平，增强了管理人员的综合素质。

3）OA系统数据库安全策略

企业信息管理过程中具有大量的信息数据，避免非法用户对窃取公司数据信息至关重要。OA系统的对系统用户权限进行分层管理，不同权限用户对应不同操作模块，对重要文件设置访问密码，避免了数据的非法访问。OA系统可以对工作流中的相关文件和数据进行跟踪和检查，对企业内部文件进行处理，实现数据的统计处理和实时交流，使得企业对信息的处理真正实现自动化。OA系统数据承载能力较强，服务器具有高冗余性和安全性能，这种严密的管理有效保障数据信息的安全性和完整性，保证了OA办公自动化系统的可靠性。

4）OA系统实际成效

OA系统构架完善，适应企业办公业务的需要，为企业办公节约了管理资金，并实现了企业信息化管理，推动了企业OA能力。系统提高了企业各部门信息的共享化，通过网络移动设备，管理者可对项目进行及时反馈，增强了管理者工作过程中的方便性和及时率。用户操作界面简单实用，大大提高了业务工作者的业务水平和管理能力。系统实时的汇总、分析、反馈，可以有效辅助决策者进行数据分析，作出实时判别。

5结束语

企业OA系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心，基于C/S模式下的信息管理系统，以OA理论和计算机技术相结合，提高企业办公效率。OA系统的推广，使用户具有了更高的自主性，在用户权限范围内，用户可以在任何地方对数据进行查询和浏览。整个系统的结构体系先进，用户界面良好，是一个较完善的信息交互平台，有效实现了办公的自动化和信息化，在企业管理过程中实现信息共享，提高了工作人员的工作效率，为企业智能化发展创造了更多的条件。