对档案管理的几点思考

魏恭权

前言：

随着人类的进步和社会的发展，当前传统模式的档案管理已经不适应工作的需要和精神文化的追求。如何让档案管理得到高度重视，跟上时代的潮流，是当前亟待解决的问题。笔者根据自身的工作经验，就档案管理谈一谈自己的几点思考。

一、档案管理的重要性

档案是“传承历史，记录轨迹，播种文明，优化政治，推动经济”的重要载体。随着人类的进步和社会的发展，档案管理工作逐渐被提升到重要的战略位置。档案是长期社会实践的记录形式，是对长期以来政治、工作、生活的真实反映，在档案中可以汲取前人的经验教训，激励后人的进步发展，还可以通过对前期工作的总结，做出更加科学合理的决策。由此可见，档案关系到个人、机关、企事业单位的发展，关系到政治、经济的推动促进，档案管理工作尤为重要。

二、档案管理的现状

（一）对档案管理的重视不够

档案在政治、经济发展中作用重大，但机关、企事业单位对档案管理的重视程度却远远不够。首先是领导对档案管理工作不够重视。由于档案管理不能直接产生经济效益，不是一线业务工作，在单位工作中重视不足。部分领导干部对档案管理不闻不问，忽视了档案管理的软件和硬件建设，忽视了档案管理的制度建设，更不思档案管理的改进和创新，阻碍了档案管理事业的发展。其次是群众对档案不够重视。特别是人事档案，平时无人问津，涉及到职务晋升、工资晋升时才提档匆匆完善。

（二）档案管理员的专业素养不强

档案管理工作是一项默默无闻的工作，做不出轰轰烈烈的大业绩，大多干部职工不愿担任档案管理工作，特别是能力强、素质高的干部职工很难充实到档案管理工作岗位上。档案管理员常常是身兼数职，不能专注于档案管理，不能花费太多的精力去学习、培训档案管理知识，不能积极探索档案管理的创新和发展。档案管理员的专业素质不强，制约着档案管理事业的发展。

（三）档案管理模式传统陈旧

一直以来，档案管理还停留在传统的纸质档案模式中，档案整理归档的程序繁冗，人力物力财力消耗较大，档案存放空间较大，防水、防火、防盗安全隐患较大，检索查阅不方便，尤其是长期年久的人事档案，纸张已不堪翻阅，造成档案损毁，很难复原。纸质档案在传阅的过程中，还易发生档案篡改、丢失等不安全现象。档案管理信息化进程较慢。

（四）档案管理资金投入不足

在机关、企事业单位工作中，档案管理没有单独的经费资金保障支持，导致档案设施陈旧老化，档案信息化进程较慢，加之领导重视程度不高，无经费来源使档案管理员的工作积极性、主动性不强，极大的制约了档案管理工作的推进和发展。

（五）档案管理零散不规范

档案管理工作是一项复杂的系统工程，但在机关、企事业单位中，档案管理常常是“各自为政”，单位内部门之间的档案管理是独立的，单位之间的档案也不能实现资源共享，造成档案管理资源的极大浪费。

三、加强档案管理的几点思考

（一）提高档案管理的认识

档案是“传承历史，记录轨迹，播种文明，优化政治，推动经济”的重要载体。随着人类的进步和社会的发展，档案管理日益重要。首先领导对档案管理的重视是关键，只有领导重视到位，才能保证此项工作得到较好较快发展。其次是档案管理员要树立责任感和使命感，不断探索管理上的创新，不断追求科学合理地运营，不断完善软件设施的建设。三是加强宣传力度，普及档案管理知识，提高全社会对档案“传承历史，记录人生”的认识。

（二）加强档案管理员的培训

目前，档案管理员的综合素质和管理素养普遍较低，兼职管理员的现象还较多，提高档案管理员的业务能力和综合素养迫在眉睫。要加强档案管理员队伍建设，选择政治作风优良、业务素质过硬、工作责任心强、积极创新管理的干部充实到档案管理岗位，避免兼职管理档案。作为档案管理员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量[1]。档案管理员要坚持把学习摆在突出位置，只有学习才能创新，只有学习才能适应档案管理的新形势、新发展，只有学习才能更科学、更合理的做好档案管理工作。档案管理员要把加强学习培训与档案管理有机融合，努力实现档案材料真实准确，整理规范有序，归档及时，分类清晰，查询便捷，安全提档科学阅档，做到管理工作的科学化和规范化。

（三）加快档案管理信息化管理进程

长期以来，档案管理还是停留在传统模式上，弊端较多，尤其严重的是纸质档案存放时间有限，长期年久的纸质档案极易损毁。传统的管理模式改进信息化已势在必行。隨着科学的发展，人类的进步，大信息大数据时代的到来，档案管理也要加快信息化的进程。信息化电子档案妥善解决了档案原件保护与利用之间的矛盾，延长了档案保持时间，达到了检索方便快捷的目的[2]。信息化档案突破了时间限制和地点限制的“瓶颈”，实现档案资源远程共享，避免了档案信息“孤岛”现象，加快档案信息化管理进程已刻不容缓。

（四）夯实档案管理的资金保障

“巧妇难为无米之炊”。没有资金保障的档案管理工作是难以创新发展的。要争取资金确保基础建设，做好档案的电子信息化完善工作。要做到档案室、阅档室、档案员办公室三室分开，要加大资金投入，配备计算机、复印机、扫描仪等现代化管理设备[3]。加大资金投入力度，确保档案的安全性、保密性，积极做好档案管理设备的维护和更新。

（五）强化档案管理资源整合

目前，档案管理资源零散的现象还很普遍，单位之间、单位内部门之间要加快资源整合，结合实际情况建立分工合作、统筹管理的工作机制，不断完善信息共享的工作制度。只有这样，才能开源节流，合理利用资源，有效提高档案管理工作的效率。

总结：

综上所述，档案管理工作是一项十分重要的工程，要解决目前面临的难题，首先要提高档案管理的认识，其次是加强档案管理员的培训，加快档案信息化管理进程，最后是夯实档案管理的资金保障，强化资源整合。以此增强档案管理的服务意识，有效推动政治经济、文化文明的发展。

参考文献：

[1]何方兰.浅析医院人事档案管理中存在的问题及建议[J].人力资源管理，2015（05）：274.

[2]韦仕爱.管理档案发展现状与趋势研究[J].人力资源管理，2015（01）：238.

[3]贾凤华.浅谈人事档案管理中存在的问题与对策[J].档案与社会，2011（2）：24.