浅析知识管理与企业档案管理

师琴

摘 要：本文阐述了知识管理、档案管理的概念，浅析了知识管理与企业档案工作的关系，对在知识管理背景下如何做好企业档案管理，使档案部门成为企业传递信息的桥梁，让档案的潜在价值被充分开发和利用，做大做强企业档案事业进行了思考和探讨。

关键词： 知识管理 企业档案管理

随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展，强化知识管理越来越成为众多企业为适应知识经济时代要求、获取竞争优势的重要选择。企业档案真实地記录了企业的各项活动，存储了各类信息，具有原始、唯一性的特质，是企业不可再生的资源和财富，是企业重要的知识资源。在企业档案管理工作中，引入知识管理的理念将为企业档案管理带来了新的发展契机。

1 知识管理与企业档案管理

知识管理就是以知识为核心的管理，是指运用科学的方法、先进的技术对知识进行归纳管理，使之充分发挥其作用，对企业来说，就是对知识资源进行开发和有效利用以提高企业创新能力进而提高企业核心竞争能力的一种管理活动。

企业档案是指企业在所有生产、经营科研等活动中直接形成的、具有保存价值的以备查考利用的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录，美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在企业所获得的知识中，约46%是以文本和电子文档的形式存在，并被作为档案管理起来。企业档案管理从理论上可划分为两个基本方面：即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。实体管理是针对实体状态的档案所进行的一系列管理工作，主要包括收集、整理、保管等内容；档案信息的开发利用是指通过对档案内容进行系统的加工处理，转化成为利用者需要的信息或成果的过程。

2 知识管理与企业档案管理的关系

2.1 企业档案管理是企业知识管理的重要内容

知识管理的范围主要包括三个方面：（1）精神状态的知识，即指脑力方面的知识，它是以人的主观意志为管理对象的；（2）物质状态的知识，这种知识又可以进一步分为实用状态和实验状态的知识，如从产品、设备、样品及科学实验结果等方面直接得到的知识；（3）信息状态的知识，如企业档案、文献资料、数据库、网上资源、专利、商标、版权等。由此可见，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。在企业或企业评估中，企业是否拥有数量大、质量高的档案知识储备，是衡量这个企业或企业水平高低的重要指标之一。

2.2 档案管理是实现隐性知识价值的途径——是知识创新的过程

如何实现档案的价值、实现档案知识共享、用什么样的机制使隐性知识转变为显性的知识，使之成为文件、档案加以保管并使之在企业内流动起来；如何通过有效的管理措施和方法，对企业生产中形成的经验和认识，以及在生产经营科研和管理中产生的知识、数据、资料、成果（包括还没有成熟的）记录保存下来，形成档案并加以保管并使之在企业内流动起来，克服隐性知识对个人和环境的依赖性，使易于流失的隐性知识固化，使个性化的知识变成企业的共享知识，最大限度地实现隐性知识的价值，是档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题。

2.3 知识管理与企业档案信息开发利用的目标具有一致性

知识管理的主要目标是管理企业的显性知识，挖掘企业的隐性知识，并实现知识的相互转化和交流共享，它的最终目标是通过对知识的识别、获取、开发等基础活动，实现企业知识的更有效利用，从而提高企业创造价值的能力。企业档案工作是通过对企业档案信息的收集、分类、开发，提供给利用人员所需信息以支持决策和知识创新，从而使企业知识价值最大化的管理活动。由此可见，两者的目标是一致的。

3 知识管理背景下的企业档案管理

3.1 拓展和完善档案管理职能

随着知识管理的加强以及信息技术的不断运用，对企业档案管理水平提出了更高更新的要求。因此，档案工作者要围绕企业的生产、经营和科研的中心，在企业管理的整体要求和规划下，拓宽、完善企业档案管理的职能，使档案部门成为企业传递信息的桥梁，让档案的潜在价值被充分开发和利用，做大做强企业档案事业。

3.2 再造档案管理业务流程

要实现档案管理由实体管理向知识管理转变，需要对档案管理进行“流程再造”，即打破过去文件工作与档案工作的界限，依据文件生命周期理论，将企业档案看作一个不可分割的文件连续体，在业务流程上进行统一设计，把企业在生产、经营、科研和管理等活动中的要求与档案管理的要求同时嵌入文件管理系统中，从而减少流程的中间环节。这种流转模式有助于加强档案知识管理，强化了档案对各项业务管理的服务功能，提高了工作效率和归档文件的质量。

3.3 大力开发档案信息资源

当前，一些企业存在偏重于硬件投入，轻视资源开发和利用，不与已有的各类信息资源结合起来的现象，使档案潜在的价值没有得到充分的利用，实际上也是一种不重视知识管理的表现。只有深度挖掘档案中的知识，提高档案的利用价值，为企业中心工作服务，才是企业档案工作获得突破，得到认可，取得地位的重要途径。

档案管理部门要积极参与到知识管理中去，一方面可以从已保存的档案材料中开发出有用的信息，另一方面，档案管理人员要拓宽视野，根据企业科研、生产、经营的需要和专业部门配合，将档案中隐性的、零散的知识通过整理、归纳成专题知识，防止盲目开发所带来的高成本、低利用率以及信息污染等现象，提高档案的利用率。

如过去我们为用户提供档案，关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。而知识服务则是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案，它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。借鉴知识服务的理念，为用户提供档案除了常规的由单个员工提供服务外，还应该倡导专家团队的服务。“团队化”，是指将多方面专业人员有机地整合成团队，针对某一项目实施全面服务。引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，找到解决方案。从档案、图书资料、情报等其他信息资源集成全部信息、知识资源，为用户提供全面的信息、知识服务，完成复杂、高难项目，大幅度地提高档案工作的服务水平，真正为企业的繁荣服务。

3.4 实现信息资源共享

档案管理是知识管理的深化，其强化的是企业显性知识的管理。在知识经济时代，档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“数字化、网络化”为主。档案管理的模式、应用技术、储存手段等将会借鉴知识管理的优点，使档案管理能及时高效地传递知识管理所需要的信息。一个企业的知识管理与档案管理的水平高低关键看其管理结果——信息的使用效率。但是，企业如果不能将已经取得的信息加以共享，企业的知识管理与档案管理就不可能成功，其成果也会如同垃圾桶中的垃圾一样越多越糟。

“科技因知识而生，知识因科技而贵”，信息的共享一方面要求具有相应的物质基础，即共享通道，并在此基础上，收集、加工、制定知识和档案目录，向信息资源共享用户提供目录服务，使目录在发挥信息资源中心作用的同时，又起到组织和管理中心的作用，有条件地打破地区和专业的界限，实行横向联合和纵向沟通，从而实现信息资源共享。

综上所述，知识管理为企业档案管理提供了一个很好的转变契机，促使企业档案管理从传统的实体管理向应用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变，推进了企业档案管理的快速发展。企业档案管理则进一步丰富了知识管理的内涵。档案工作者要借助先进的科学技术和科学的管理方法，有效地存贮知识，将其转化为档案。同时使“死档案”变成促进企业持续稳定发展的“活知识”，最大限度地实现为企业提供优质服务的终极目标。