浅析新形势下职业院校人事档案管理的发展

刘洁

[摘 要]在知识经济蓬勃发展的背景下，我國的教育事业也呈现出了良好的发展态势。高等职业院校承担着为社会各行各业培养职业人才的艰巨任务。在人才竞争形势日趋激烈的背景下，职业院校的人事档案管理工作也变得日益复杂，并成为职业院校日常工作的重要组成部分。本文主要围绕新形势下职业院校人事档案管理工作的相关内容进行研究，分析当前职业院校人事档案管理过程中存在的问题，探讨优化职业院校人事档案管理工作的具体策略。

[关键词]新形势；职业院校；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.080

[中图分类号]G717；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

人事档案管理工作是职业院校日常管理的重要组成部分，但在信息技术快速进步和互联网普及的时代背景下，部分职业院校的人事档案管理工作还同时代的客观需求存在很大差距，并且在现代信息技术利用方面也存在一些明显的不足之处。因而，加强职业院校人事档案管理工作的意义重大，应给予高度重视，以努力提升人事档案管理工作的层次和水平。

1 职业院校人事档案管理过程中存在的问题

1.1 档案管理单位对人事档案管理工作重视不足

从人事档案管理工作本身来看，工作内容主要涉及档案收集、档案整理、保管维护和档案借阅等几个重点内容，但国内很多高职院校普遍存在对人事档案管理工作不够重视的情况。很多单位普遍认为人人都能胜任档案管理工作，但事实并非如此，不能简单地认为人事档案管理就是对人事档案进行简单地保管。

1.2 档案管理人员的业务素质有待进一步提升

目前，我国部分职业院校虽然已经开始着手聘请一些专业的人事档案管理人员进行档案的分类、收集以及归档等相关的日常工作，但需要密切关注的是，这些受聘人员有的并不是科班出身，更为重要的是一些工作人员并没有接受过系统化的业务培训，因而欠缺管理人事档案方面的专业技能。同时，现代化的人事档案管理技术也对档案管理人员提出了新的要求。如此一来，职业院校档案管理工作人员业务素质的高低在某种程度上直接影响了职业院校的档案管理水平。

1.3 没有充分发挥人事档案的价值

目前，在中央明确提出从严管理干部人事档案的新形势下，很多单位也开始认识到人事档案管理工作的重要性，将人事档案工作提高到了一个新的高度。职业院校的人事档案同其他行业的人事档案类似，通常都被视为单纯地为政治审查之类的官方行为服务的，很多档案依然停留在《干部档案工作条例》规定的10项内容阶段，导致很多档案仅仅服务于单一的组织、管理部门。一些能够反映教职工业绩变化和个人能力素质的各类证书和证明材料则相对较少，且一些能够反映教职工同院校间关系变动的各种劳动合同、聘书合同、合作协议也没有得到及时保存，由于人们对档案管理服务范围的认知缺失，从而不能充分发挥人事档案的价值。

1.4 档案管理人员的流动性较大

目前，国内很多职业院校通常都是从中等专科学校升格改制而来，因此在这一类型的学校中普遍存在在编人员编制紧张的情况，并且，大多都是根据实际工作进行岗位调动，从而会出现档案管理人员流动大的问题。同时，还有一些院校会将人事档案管理工作视为无关紧要的工作，从而不能很好地调动人事档案管理人员的工作积极性，很多人对档案管理也抱着敷衍了事的心态。同时，由于这一部分工作人员身兼数职，从而没有太多富余的时间，也没有像专职的档案人员那样接受过系统、专业的业务培训，从而就导致在工作中普遍存在档案专业知识不完备的情况，从而给人事档案管理工作的系统性、标准化带来了极大的挑战。

2 提升职业院校人事档案管理工作的具体对策

2.1 健全职业院校的人事档案管理制度

就职业院校的人事档案工作来看，其具有专业性强、繁杂程度高等特点，因而对机密等级及保管要求也相对较高。相应地，职业院校要想建立同实际工作相符的人事档案管理制度，就应从基础开始逐步完善档案收集、档案管理、档案保管和档案鉴定等工作，并制定相关的工作制度，如档案转递制度、档案安全保密制度以及档案库房管理等制度。同时，职业院校还应制订人事档案的综合管理方案、部门工作规范以及档案管理工作人员的责任制，同时健全人事档案的责任追究制度和工作管理制度，严格签批手续，做到转出、转入、档案借阅和档案查阅都要有登记。同时，职业院校还应提供准确、有效的人事档案保管制度，使相关的人事档案管理工作趋于规范化、制度化和标准化。

2.2 提高人力资源的创新意识

就目前来看，我国部分职业院校的档案管理工作人员普遍存在素质和能力参差不齐的情况，为了充分发挥档案管理的作用，应加大人事档案管理人员的培训力度，提升人事档案管理人员的素养。同时，职业院校还应采取多元化的激励措施，充分挖掘档案管理人员的潜能，从而充分提高工作人员的创新意识，不仅能有效提升档案管理人员的工作效率，而且还有利于培养团队合作精神。

2.3 加强信息化建设，进行资源的合理共享

由于人事档案管理工作具有档案集中管理和人事档案利用者分散工作的特点，在保证遵守档案利用权限管理、确保专人查档的前提下，传统的纸质档案查阅通常要花费很长的时间。在信息化的背景下，加强信息化建设，对人事档案进行资源共享建设，是人事档案管理工作的一个重要途径。第一，在确保信息服务载体安全的前提下，职业院校可以利用通过专业软件对人事档案材料信息进行采集、分类处理，形成一套电子版的人事档案。第二，对人事档案中的材料信息进行加密，并分层授予权限进行微机查询，从而工作人员可以足不出户，在不翻阅原版纸质档案的情况下，顺利完成信息查询工作。第三，共享人事档案信息资源，为各单位的组织、人事等各相关部门，在人员队伍建设、职工队伍结构状况查询、统计分析等方面提供科学依据，从而保证工作的时效性、准确性和保密性。

2.4 配备专业的人事档案工作人员

针对当前部分职业院校人事档案管理人员流动性大、人员配备不足的情况，配备专业的人事档案工作人员势在必行。在人员配置的实际过程中，职业院校应结合院校人事档案管理工作的实际情况，确保人员配备的充足性和有效性，并对人事档案管理人员进行定期考核。此外，职业院校还应在日常工作中提升人事档案工作的业务能力，对档案管理人员进行系统的专业培训。

2.5 加强宣传，营造良好的工作氛围

要想切实做好人事资源管理工作，职业院校还应加大人事档案管理工作宣传，营造良好的工作氛围。第一，职业院校可借助多种方式开展人事档案宣传工作，例如，编写一些通俗易懂的有关档案基本知识的宣传手册，将其分发给教职工和相关职能部门的工作人员，通过这种方式让其了解人事档案工作的具体流程以及具体要求，提高其对人事档案管理工作的重视程度。第二，相关部门要及时进行沟通、交流，提出专业的归档建议及要求，为丰富、完善人事档案收集甄别工作奠定坚实的基础。这样一来，人事档案的管理人员就处在一个轻松、和谐的工作氛围中了，每一个教职工都以轻松的姿态参与人事档案管理工作，并自觉地进行档案材料的收集、整理工作，提高材料填写的规范性，并适时对材料进行整理和归档。此外，职业院校还可以通过建设网站的形式普及和宣传人事档案管理的相关知识，进而确保人事档案管理工作实现可持续发展。

3 结 语

职业院校的人事档案管理工作屬于基础工作。要想使人事档案管理工作能够更好地顺应时代发展的新形势，职业院校就应将这项工作融入教育改革的大局中，使其能够在教育、教学、科研以及建设等诸多方面充分发挥作用，并最终促进档案工作的标准化、规范化、自动化和网络化。同时，职业院校还应树立创新意识，紧跟时代发展的步伐，不断开创职业院校人事档案管理事业的崭新局面。

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