企业档案信息的收集与管理研究

2018-06-11 09:43金重
科学与财富 2018年14期
关键词:档案信息收集管理

金重

摘 要:档案工作相比较其他的工作而言,要更加的严谨,更加的复杂,同时档案工作也是企业做出决策的重要依据,要想让企业能够得到更加长远的发展,就必须发展好企业的档案工作,尤其是企业的档案收集与管理工作,这两者对于整个企业来讲,有着非常重要的影响,可以让企业在市场竞争中,得到更多的资源,能够更好的吸引人才,本文就企业档案信息的收集,以及企业信息的管理进行分析,希望能够找到其中存在的问题,并找到相对应的解决办法,让企业档案管理发展的更加快速。

关键词:企业;档案信息;收集;管理

档案管理在企业的日常工作中,扮演着非常重要的作用,有效的档案管理,能够更好的促进企业的发展,随着现代经济的发展,以及市场竞争的逐渐激烈,使得档案管理的信息收集,信息的管理变得更加重要,工作的内容也变得越来越繁杂,同时对于企业的管理的要求,也变得越来越多,这就需要在企业发展的过程中,对档案管理一定要加大投入,只有这样才能让档案管理更好地,为企业提供服务,在档案管理的发展过程中,也要避免闭门造车的行为,要加加强部门之间的联系,让企业的档案发展更加的快速。

1 要以发展的眼光重视企业档案管理工作

1.1 在进行档案信息收集与管理的过程中,要以严谨的态度去进行档案管理工作,同时也要明白,档案是企业的财富,是让企业得到更加快速发展的一种资源,同时这种信息资源,包含了企业发展的方方面面,像企业的创业、产生以及发展、创新等,是一种智慧和经验凝聚,是企业发展过程中的一波宝贵的财富,对于企业来讲,有着而不可替代的作用,做好档案管理,不仅是对企业的未来负责,也是对企业的发展负责,只有这样企业才能够,以更加长远的眼光看待问题,这也使得在档案管理工作中,我们要始终有一种紧迫感和责任感。

1.2 在档案信息收集与管理的过程中,企业要不断地对其进行创新,用创新的思维去管理档案,让档案的发展,能够更好的促进企业的建设发展,同时在对档案进行收集的过程中,要不断的对收集的方式进行创新,只有这样才能弥补档案管理的不足,让档案管理得到更好的发展,对于档案管理在发展过程中,所遇到的问题,才能更好的解决,在档案的发展过程中,要不断地对自身进行更新,只有这样才能跟上时代发展的步伐,才不会成为企业发展的阻碍。

1.3 要以服务的观点去利用。要结合企业实际,找准档案工作的切入点,不仅要管好,而且要用好,要把“死档案”变成“活资源”,尽可能地为企业提供档案信息、档案技术等方面的服务,使档案工作的服务方式更为灵活,服务范围更为广泛,服务效益更为显著。

2 要以创新的思路加强企业档案管理工作

2.1 加强企业档案基础建设

2.1.1 拓展企业档案基础资源

要着眼于建设现代化企业档案资源体系,大胆突破传统档案接收范围的局限,能收尽收,做到企业发展到哪里,档案资源就收集到哪里,档案工作就覆盖到哪里。特别是要加强新兴领域建档工作,突出企业重大事件、重大活动、重点工程等档案资源的收集整理,重点加强电子数据信息的统一采集和管理,力求全面、完整地记录企业的发展进程,为档案留史资政奠定坚实的基础。

2.1.2 健全企业档案基础网络

要以企业档案集中管理为切入点,以企业基层档案分支管理为节点,建立健全覆盖企业上下的档案工作网络体系,同时,要积极适应档案信息化的形势和要求,加快推进企业电子档案管理系统与企业办公网络的有效对接,建设覆盖企业各系统、各环节、各节点的电子档案基础网络。

2.1.3 要完善企业档案基础设施

要科学规划设计,加强档案馆、档案室建设,从根本上改善档案保管条件。要结合档案信息化发展趋势,进一步完善各类档案存储设备,满足档案信息化发展的需求。

2.2 着力提升档案管理水平

2.2.1 要推进档案管理规范化

要加快探索建立企業档案标准化管理体系,统一操作标准和流程,收集什么、怎么收集,管理什么、怎么管理,利用什么、怎么利用,都要有科学的界定和严格的规定,搭建统一、规范的档案管理平台。

2.2.2 要推进档案征集标准化

做到档案收集“全”,注重档案材料的齐全、完整,坚持经常性收集、定期收集和集中收集相结合。档案材料鉴别“细”,对收集的每一份材料,都要进行仔细鉴别,审查材料的保存价值和材料的真实性,审查材料是否完整,特别注意系列是否齐全,手续是否完备。

2.2.3 要推进档案管理信息化

要以建设企业档案数据中心为重点,加快推进企业现代化档案资源体系建设,整合各类档案资源,建立企业共享档案基础数据库群,逐步实现档案资源建设全覆盖、档案资源监管全覆盖,提高档案查询检索、网络传输、信息共享水平。

2.2.4 要实现档案管理安全化

要结合个别企业档案馆、档案室安全环境得不到保障,档案设备陈旧、落后,档案保管条件差,档案安全制度不健全,内部管理不严,安全责任不落实等隐患,加大投入,充分应用各种技术手段,对档案馆、档案室进行防火、防盗、防潮等功能改造,配备先进的档案设备,改善档案保管条件,确保档案实体和档案信息的安全。

3 要以负责的态度加强企业档案队伍建设

事业要发展,人才是关键。档案工作是一项牵涉面广的长期性、系统性工作,做好企业档案工作迫切需要有一支精于业务、忠于职守、甘于清苦、乐于奉献的高素质人才队伍。企业要注重对档案人才的培养,鼓励和支持优秀人才到档案部门工作,完善人才引进、培养和选拔机制,不断提高档案队伍的整体素质。档案工作人员自身也要加强学习,不仅要学习钻研档案业务理论,还要学习和掌握“三个代表”重要思想和科学发展观理论,做到思想上不断有新解放、理论上不断有新知、实践上不断有创新。企业要定期听取档案部门的工作汇报,及时帮助解决工作中的重大问题,加大对档案部门的财政支持,切实把档案事业发展经费列入正常预算,为企业档案事业发展创造良好的条件。

4 总结

综上所述,在企业档案发展的过程中,信息的收集与管理起到的作用,是非常重要的,同时档案管理一直以来,都有着纷繁复杂的工作特点,这也使得档案的信息资源非常丰富,而企业要想得到更多的信息资源,就必须加强企业的投入力度,要进一步的加强对档案管理人员的重视,还有一点就是要做好,对信息资源的保密性管理,这对档案信息管理来讲,占据着非常重要的地位,在进行档案的收集过程中,也应该不断的结合信息技术,来让信息的收集变得更加快速,使得信息的收集模式变得更加科学、合理。

参考文献

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