提升高职院校档案工作服务能力的思考

王琴

摘要：本文结合高职院校档案管理工作存在的问题，从细化归档范围、指导档案整理、开展档案宣传、打造特色活动、强化档案意识等方面论述了提高高职院校档案工作服务能力的具体途径。

关键词：高职院校;档案工作;服务能力

档案管理工作虽然是高校的一项具有战略意义的基础性工作，但是长期以来受重视程度普遍不高，特别是在高职院校，档案管理工作大多挂靠在学校办公室，由相关人员兼职管理，这种情况无法有效发挥档案工作服务学校教学科研管理的作用，因而更加得不到重视和支持。结合工作实际，本文分析了高职院校档案管理存在的常见问题，并提出了档案工作主动服务学校工作的实施途径。

一、高职院校档案管理常见问题

（一）档案管理制度不健全。由于高职院校档案管理工作多为兼职完成，因而缺乏系统完善的档案管理制度，学校各部门开展档案工作缺乏制度依据，各部门对资料的收集、整理、移交缺乏明确规范的标准作参考，所提交的档案材料格式不一，内容散乱。档案查询借阅制度的缺失则导致档案使用和保管情况混乱，或者不利于提供查阅利用，或者查阅利用者不能及时归还而导致档案材料遗失，给后续的档案管理工作造成隐患。

（二）档案资料收集不完整。一些高职院校档案收集或者没有明确的归档范围，或者完全参考机关文书档案的归档范围，档案工作的开展主要依靠各部门负责人的个人经验，归档材料的上交也多是依据各岗位工作人员的个人判断，造成归档材料不完整不齐全的情况，不仅不能全面反映学校发展的真实情况，而且严重影响档案材料的编研利用和综合服务质量。……