电子档案在事业单位档案管理中的价值研究

马思思

摘 要：电子信息技术的发展，为人们实施各项工作提供极大的便利。而且当前我国事业单位在进行档案管理过程中也会应用到电子信息技术，构建电子档案模式，全面提升事业单位档案管理的便利性。本文将从电子档案的角度出发，深入剖析电子档案的优势，加深相关人员对电子档案的了解，以保证电子档案在事业单位档案管理中的应用价值得以彰显。

关键词：电子档案；事业单位档案管理；价值

事业单位在长时间发展的过程中会产生大量档案信息，这些档案信息与事业单位发展水平和工作性能等方面存在紧密的联系。为此，必须按照事业单位综合发展要求开展档案管理工作，避免档案信息出现泄露和丢失现象。当前我国各个事业单位在实施档案管理时，会将各类书面档案转换成电子档案，以电子档案为基础开展管理工作。减少事业单位档案管理时出现问题的可能，为提升档案管理效果提供有效参考依据。

1 电子档案管理优势

从事业单位档案管理的角度出发，应用电子档案进行综合管理的优势主要表现在以下几个方面：第一，由于事业单位在发展过程中产生的档案信息比较多，如果仅采取单一的方式进行电子档案管理，必然导致事业单位档案管理时出现问题，不能满足事业单位档案管理要求。这就需要在事业单位档案管理过程中引入电子档案模式。在提升档案管理效率的同时，确保事业单位档案管理的合理性。而且应用电子信息技术进行档案管理，还能够减少档案资料在查询时投入的时间，缓解事业单位档案管理的枯燥感。而且应用电子档案对事业单位档案资料实施管理，还能够实现及时归档对的目标，有效提升档案管理的便捷性。第二，采取传统方案进行档案管理，经常会因为外在因素干扰而出现档案缺失的问题，影响事业单位档案资料的完整性，阻碍事业单位后期发展。而应用电子档案实施档案管理，能够在短时间内找出档案中缺失的信息资料，并利用键盘和鼠标对原有档案实施有效整改，保障事业单位档案信息的完善性。第三，通过电子信息技术对事业单位档案信息实施有效管理，能够避免事业单位档案信息出现丢失现象的可能。而且通过电子档案还能够避免其他人员恶意侵占事业单位内部档案信息，为提升事业单位档案管理水平提供有效参考依据。

2 电子档案在事业单位档案管理中的价值

2.1 技术保障

为保证电子档案在事业档案管理中发挥自身最大的作用，首先要做的就是按照事业单位发展需求创建档案信息化管理平台，并灵活应用各项新型技术手段，将事业单位中书面档案转化成电子档案，大幅度提升事业单位档案管理水平，以保证各类档案信息在事业单位发展过程中发挥自身最大的作用。与此同时，还需要按照事业单位综合发展需求利用特定的软件对档案信息实施集中化和统一化管理，必要时还可以结合事业单位现有档案管理模式实施电子档案系统开发。而且在实施档案管理的过程中，还可以应用电子信息技术对事业单位中档案信息实施有效收集，同时做好档案信息整理和鉴定等工作，在保证事业单位档案管理便捷性的同时，延长事业单位各类档案保管寿命。以书面档案相比，电子档案的传输媒介主要表现在软件和硬件这两个方面。也就是说在对事业单位中电子档案实施综合管理的过程中，必须配合计算机设施和网络系统，按照规定的程序进行事业单位中档案信息管理。由于电子档案管理时会受到多方面外在因素得到干扰，这就应保证计算机设施运行的稳定性，有效提升电子档案管理水平，为推进事业单位档案管理工作顺利开展提供有效参考依据。

2.2 人才建设

由于事业单位中档案管理工作较为复杂，无形中加大事业单位档案管理难度。基于此，应在事业单位档案管理中引入电子档案，改善固有档案管理模式的弊端，为提升档案管理水平奠定坚实基础。为保证电子档案在事业单位档案管理中发挥自身最大的作用，必须保证相关人员对电子档案管理模式有一个全面的了解，只有这样才能提升事业单位档案管理水平，彰显电子档案实质价值。针对于这一点，就应在事业单位档案管理之前开展人才建设工作，以保证事业单位中工作人员能够在短时间内融入档案管理工作当中。从事业单位档案管理的角度出发，在进行人才建設时应遵循以下几点要求：第一，在进行人才建设之前，必须保证事业单位制定的人才建设方案能够满足相应组织机构档案管理要求，同时结合电子档案管理程序对相关人员组织有效培训，借以保证相关人员能够更加灵活的应付事业单位档案管理时遇到的问题。第二，由于事业单位档案管理流程较为复杂，在实施档案管理时经常出现问题，这就需要保证相关人员对事业单位档案管理要求和其他方面因素有所了解，以保证相关人员能够更好的利用电子档案开展事业单位档案管理工作。

2.3 建设安全保障体系

尽管电子档案能够提升事业单位档案管理的便利性，但是不可否认在进行电子档案管理时会受到安全问题的干扰，这对于事业单位档案管理效果也有很大的影响。基于此，在对事业单位实施档案管理之前，必须按照电子档案管理要求建设安全保障体系，保障电子档案软件和硬件的安全性。并按照电子档案管理要求实时更换老化的线路，和电子档案管理设备。减少事业单位电子档案管理时出现问题的可能。除此之外，还应按照档案管理要求设立防病毒系统，避免电子档案在管理时受到病毒的侵袭。并对事业单位档案管理系统实时定期检查，及时解决事业单位档案管理系统中存在的问题，以保证事业单位档案管理顺利开展。

3 结语

综上所述，了解到事业单位在进行档案管理时经常会受到外在因素的干扰，这对于事业单位档案管理效果也有很大的影响。在这个过程中就需要对事业单位档案管理现状综合分析，同时引入电子档案管理模式，改善传统档案管理的弊端，为提升事业单位档案管理水平奠定坚实基础。上文通过多个方面阐述电子档案在事业单位档案管理中的价值，进一步保证事业单位档案管理工作顺利开展。

参考文献

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