企业办公室业务的重要作用及发展策略

蒲明桂

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2018）3—197—01

摘要 过去的企业办公室，在实际工作中的地位相当于咨询室，主要负责的是企业内的各种文件的整理、外部人员对于信息的咨询还有上级决策的传达。但随着现代企业新模式的建立，企业办公室也要进行相应的改变。本文将对企业办公室业务的重要作用、当前企业办公室业务存在的问题，以及应对企业转型企业办公室应该进行的发展策略等方面进行研究。

关键词 企业办公室 发展策略 企业文化

随着时代的发展，企业不断进行着现代化转型的同时，也对企业办公室有了更多的要求，企业办公室不但要承担更多的责任，其重要性也得到了很大的提升。就目前而言，企业办公室更多是作为一个综合性部门，起到对企业的发展方向进行规划设计，企业内部上下级沟通、企业内外沟通还有企业形象管理等作用。

一、企业办公室业务的重要作用

（一）全局作用

企业办公室在实际工作中发挥着统筹全局的作用，以青海油田供水供电公司为例，企业办公室需要做的工作包括有：对各地区的用电用水进行预算评估，通过预算评估来进行电力和水的合理分配，协调好各部门之间的工作，保证企业的平稳运行等等。在现代企业中，办公室业务可以说是企业良好平稳运行的基础工作。

（二）协调作用

企业办公室最常见的功能是发挥自身的协调工作，它的协调作用体现在对内部的各部门的协调。例如企业的产能供能问题，如果企业某一季度的产能工作出现问题，而供能部门又需要很多的电能供应，这时对于企业办公室来说，要做的就是协调好两方面的工作，制定加大产能或者控制供能的策略，来保证公司内部工作平稳运行。

（三）服务作用

企业办公室的服务作用是与协调作用相适应的，对于企业内部的其他部门来说，如果在工作中遇到与其他部门发生冲突的事件，可以及时地与企业办公室进行沟通，保证问题妥善的解决。同时企业办公室的服务作用还体现在对外部的服务工作上，例如在进行外来人员接待、商务关系洽谈等事件时，企业办公室也能够发挥自身的作用。

二、目前企业办公室业务存在的问题

（一）管理僵化

目前企业办公室业务最大的问题在于管理体制僵化。大多数的企业在实际工作中，还是处于上级下发命令，管理人员进行实施，监督人员负责监督。对于企业办公室来说，其工作权利以及工作自主性并没有得到提高。

（二）地位较低

现代企业办公室最大的作用是作为管理部门，统筹全局，在企业内部应该处于低位较高的一层，但实际上并不是如此。大多数企业并没有真切的认识到企业办公室在公司运行中的重要作用，仍然将之定位于一个服务部门，没有给予企业办公室足够的权力。

（三）服务能力不足

服务能力不足主要是因为传统的企业办公室管理模式决定的，传统的企业办公室在实际工作中，主要作为上级命令的传达者，并不负责下级与上级之间的沟通工作。这就导致企业办公室在实际工作中产生了一种惰性，只是被动的接受命令，而不是自主的处理相关的工作。

三、企业办公室业务的发展策略

（一）转变自身定位

对于企业办公室工作人员来说，首先是要转变自身定位，不能再将自己看作是一个服务人员，而应该充分认识到企业办公室在企业运行中的工作重要性，将自己定位成一个决策辅助人员。办公室员工應该积极地与各部门进行沟通，熟悉各部门的工作情况，将这些信息进行汇总，来为管理层的决策制定提供大量的信息支持，提高决策制定的合理性。

（二）规范管理制度

规范管理制度主要是指在进行企业的管理时，必须要进行相关管理制度的建设，一个良好的制度管理是企业平稳运行的最好保证。例如在青海油田供水供电公司运行过程中，可能会出现与其他企业进行合作洽谈的情况，这时企业办公室就需要对这项工作进行计划制定，包括前期的联系、人员的接待还有后期的处理等等。提前做好计划，才能保证工作的高效平稳完成。

（三）提高服务功能

提高服务功能主要体现在两方面，一是对内部的协调工作，主要处理的各部门之间的工作纠纷问题，及时地对各部门在实际工作中遇到的问题进行处理，确保公司各部门之间的和谐配合。二是上下级的沟通工作，充当上层命令传递者的同时也要做好对下层意见的反映。保持上下级之间的沟通工作，确保上级的决策能够得到有效的实施，增强员工对于上层决策的理解。

（四）营造良好形象

企业办公室要做好营造良好企业形象的工作，企业在运行过程中，可能会遇到各种各样的事件，其中不乏一些会对企业的形象产生不良影响的因素。对于企业办公室来说，要做好后期的善后工作，确保不良影响降到最低。同时企业办公室还要做好树立企业良好形象的工作，加大对企业形象的宣传工作。

四、结语

目前中国已经正处于社会转型的关键时期，随着现代化建设的不断发展，企业也在寻求着自己的转型之路。对于企业办公室来说，要跟上时代的发展步伐，也必须要进行一系列的转变，才能更好的发挥自己在新模式企业中的作用。对于企业办公室工作人员来说，必须要调整自己的定位，加强自身的能力，承担更多的责任，这样才能更好地做好企业办公室的工作业务。