高职院校档案管理存在的问题及改进

陈玄

【摘 要】档案管理工作既是高职院校教育管理的一个重要的环节，也是高职院校管理的一个重要组成部分。档案管理工作是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，完善的高职院校档案管理应体现出对档案的科学管理水平。目前，在一些高职院校的档案管理工作中存在着管理制度不规范、不健全，管理方式落后，管理人员专业水平不高等问题，必须通过完善高职院校档案管理体制、增设档案管理监察、改革档案管理途径、创新档案管理方式、加强管理人员培训等措施来加以改进，这对于提高高职院校档案管理工作效率与质量，增强其科学管理水平有重要意义。

【关键词】高职院校；档案管理；存在的问题；改进措施

一所学校的档案管理工作代表着这所学校的软实力。在信息现代化情势下，高职院校只有不断加强档案管理工作的组织制度建设，创新档案管理工作模式，提高档案管理水平，才能为本院校提供一个良好的信息管理工作环境。然而，目前在一些高职院校的档案管理工作中还存在着若干与现代社会发展与教育改革不相适应的问题，必须通过新的有效的措施来加以解决。

一、高职院校档案管理工作存在的问题

目前在一些高职院校的档案管理工作中还存在的问题主要包括档案管理制度不健全不规范、管理方式落后、管理人员专业水平不高等。

（一）档案管理制度体系不健全

至今在一些高职院校中还存在档案管理制度不健全、不规范的现象。如档案管理组织领导机构和工作制度不健全，缺乏严格的档案管理监察体系等。完善、规范的组织机构和管理制度为学校准确推行学校档案管理的相关规定或政策，制定具体的实施措施提供良好的制度保障，有利于学校有制可寻，也便捷了档案管理工作人员的工作，为学校提供更好的工作环境。反之，档案管理组织机构和管理制度的不健全、不完善，严重影响了学校的工作效率，制约着学校的人、财、事、物等方面的管理。

（二）档案管理的途径方式落后

改善和创新高职院校的档案管理工作，是为了更方便学校对各方面的管理资源、信息记载、工作人员的整合利用。然而，目前一些高职院校档案管理工作的方式落后，仍然沿袭传统的档案记载方式，主要依靠管理人员人工记载，缺乏对现代信息传媒技术的合理运用，没有与现代科学技术相接轨，从而导致手续繁琐，工作人员的工作量大，效率低，造成了学校的档案信息丢失、管理混乱、管理制度形同虚设的现象。[1]

（三）档案管理人员专业水平弱

高职院校档案管理工作人员素质低，专业管理水平不高也是制约其管理水平科学化的一个重要因素。这首先表现在一些档案管理人员在思想上对自己的工作重视不够，没有认识到高职院校档案管理工作是衡量这所学校教学水平的重要参照标志，也是学生选择学校的一个关键的参考标准；同时在专业知识与能力上也与新时期的要求有较大差距。档案的管理需要专业性人才进行操作设计，但是在实际工作中，由于档案管理工作者管理水平不高，专业知识和专业技能的掌握不到位，导致学校档案信息常常出现误差，从而引起学校管理工作的混乱，影响着学校管理工作的正常运行。

二、改进高职院校档案管理工作的措施

改革和完善高职院校档案管理必须采取优化高职院校档案管理体制、坚持档案管理监察、改革档案管理途径、创新档案管理方式、加强管理人员培训等措施。

（一）完善高职院校档案管理工作体制

完善高职院校档案管理工作体制，包括完善档案管理工作制度和添设档案管理监察体系，目前最关键的是学院要设立档案管理监察体系。制度与监察是管理工作的两个重要的方面，其相辅相成，要想把制度落实到实处，就需要有人来监督。因此，高职院校除了完善档案管理工作制度以外，还要加强检查和督促档案管理工作人员的日常工作行为。在具体实施过程中，不仅要为档案管理人员提供完善、合理的工作流程及要求，还必须规范职工的行为，要让他们在平时的工作中就要养成良好的工作习惯。高职院校可以通过设立惩罚机制的办法起到约束档案管理工作人员行为的作用，还可以运用公开表彰等方法来激励工作人员，让档案管理的工作人员有更高的动力来完成工作。在具体操作过程中，高职院校要在内部公开学校档案的基本情况，让全体档案管理管理人员及时了解高职院校档案动态。在对高职院校档案管理中，为防止职工产生消极、怠慢的工作态度，高职院校要加强对管理人员的监管。制定高职院校职工违规处罚条例，如管理人员违反此规定，则作出相应的处罚。[2]高职院校在制定以上内容时，可以适当借鉴其他高职院校的档案管理工作情况，并结合自身高职院校情况制定相应的奖励及惩罚措施，以此来建立激励或处罚机制，真正发挥档案管理制度对学校档案的制度管理作用。

（二）创新改革档案管理的途径与方式

伴随着学校整体的不断创新和改革，当前的学校档案管理模式早以难以满足学校的资源信息管理的发展要求。因而，创新学校档案管理工作模式，提出新的管理档案途径与方式在学校改革中刻不容缓。总体来说，引进现代技术手段进行档案管理，对高职院校档案管理工作效率的提高、管理质量的改善都有着重大意义。因此，高职院校要充分利用现代计算机应用手段加强对学校档案管理工作方式的改革和创新，这不仅节省了档案管理工作人员的时间和精力，还有利于快速、高效的进行管理工作。因而，高职院校要适当培养档案管理的相关工作人员了解更多关于计算机技术的相关应用程序的基础知识，这样就更能适应现代化对高职院校档案管理工作的要求。把档案管理与数字化技术，计算机网络技术相结合，是对学校管理制度的一次新的突破。与传统的档案管理方式相比，这些技术的运用创新了档案管理的方法，还有利于档案管理信息的快速传播，有利于实现资源共享。[3]

（三）加强高职院校档案管理人员培训

加强对档案管理人员的培训，不断提高他们的专业水平是改善高职院校档案管理工作，提高档案管理质量最根本的措施。一般来说，高职院校在档案管理事务中要减少相关工作人员因个人原因而产生的人为失误，避免对学校造成的资源损失，就必须提高他们的素质，增强他们的业务能力、特别要提高他们的现代信息管理思想与现代信息管理技术。如果档案管理人员的管理水平低，管理思想与能力差，无论组织机构和规章制度怎样健全，添置的现代化设备如何先进，高职院校档案管理混乱的情况也在所难免。因此，高职院校档案管理应高度重视对档案管理工作人员的管理，要加强对档案人员队伍的建设，不仅要为档案管理工作人员提供良好的生活与工作条件，使他们安心和热爱档案管理事业，还要加强对他们的专业培训和教育。其中首先应该帮助管理人员明确对档案管理合理的价值定位。也就是说，要使毎一个档案管理人员深刻地认识到档案管理工作对于学校整个工作的运行，教育教学质量的提高起着至关重要的作用。

总而言之，高职院校在档案管理工作中不仅要完善档案管理制度，规范相关职工的工作行为方式，充分利用现代技术管理手段，还要加强对档案管理人员的专业教育与培训，以不断提高他们的专业素养，只有这样才能为本院校提供一个良好的，适应现代高职院校发展和建设需要的信息管理工作环境。

【参考文献】

[1]王建宇.浅析高职院校教学档案存在问题及对策[J].广东交通职业技术学院学报，2010（02）.

[2] 田绍军.高职院校檔案工作刍议[J] .四川职业技术学院学报，2011（05）.

[3] 李惠华.论高职院校教学档案信息化管理的问题及对策[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2010（01）.