干部人事档案管理和建设的分析研究

章丽华

摘 要：干部人事档案是人力资源管理的一个重要环节，是用人单位在人力资源管理过程中形成的人事记录，可以较为全面的反映个人的工作能力、工作表现以及个人品德等方面情况。人事档案管理水平的高低直接体现着人力资源管理成效，人事档案工管理比较复杂和琐碎，在档案管理和建设过程中存在诸多限制和不足，管理工作有着不完善的地方，亟待改进和规范，本文通过对人事档案管理和建设方面的研究，推动档案管理技术进步，将档案管理与现代化互联网技术相结合，更大发挥档案管理工作的作用，使档案管理更加规范科学有效，以推进我国人事档案管理事业的健康发展。

关键词：人事档案 管理 建设 分析研究

干部人事档案是历史地、全面地考察了解干部、选拔干部的重要依据，记录着干部基本信息 、个人经历 、业务水平、 工作业绩等情况，它是人事管理工作重要组成部分，目前我们一些单位档案部门采用传统手工方式查阅档案，利用率低，费时费力，容易出错和丢失，档案管理和建设仍未跟上时代步伐，随着社会信息化网络化的发展，传统的人事档案管理方式不能满足当今社会发展要求，在档案管理和建设方面仍存在薄弱环节，既有组织管理内部体制问题，也有现实条件问题，因此，我们应重视人事档案的管理和建设，投入人力和资金，加强档案管理和建设，以快速实现档案信息资源全方位的分类、归档、存储和管理，提高档案管理整体水平，保证管理工作高效率和信息的完整。

一.人事档案管理和建设过程中存在一些问题：

1.缺乏完善的人事档案基础工作

人事档案是全面详细地反映出个人一生基本情况，是一个人综合情况的真实记录，无论是职务晋升、职称申报、社保缴纳、组织外调等情况都需要以人事档案为参考，它关系到干部的考察、培养和使用，关系到干部的发展前途和利益。因此，对人事档案管理基础工作，一定要加以完善和规范，维护档案的规范、完整、准确是档案管理基础性工作的重要内容，有些档案管理部门在档案管理中或多或少存在不符合标准规范问题，缺乏规范的检索体系，有些立卷编目检索没按标准规范操作，档案管理模式老套，存在档案材料不完整，干部填报个人信息前后不一致，主要表现在干部年龄、工龄、党龄不一致情况比较突出， 有些干部填报个人信息隐瞒真实情况，甚至有的档案存在涂改造假问题，由于没有核实认定，造成个人信息不准确，对变更个人信息，由于没有及时修正更新影响了信息系统可信度，这给档案管理造成很大难度，也影响了人事档案认定工作。

2.人事档案管理技术滞后

传统的人事档案管理采用纸质形式保存，档案的查阅还是靠传统的手工操作，忽视了档案管理信息化建设，没有充分运用现代化技术，这与科学技术的发展存在一定差距，档案保存方式存在一些缺陷，由于时间长久和环境因素影响，再加上频繁的翻阅，档案容易出现霉变破损情况，手工操作费时费力，容易出错，严重影响了档案工作效率。随着科学技术和信息技术的飞速发展，为档案管理的信息化提供了重要的契机，如果加强信息化建设，将档案的信息输入计算机中，通过计算机的检索，可以方便快捷查询。

3.人事档案管理缺乏有效管理机制

档案管理成效与健全相应的管理制度紧密相连，目前少数人事档案部门缺乏相对健全和完善的管理机制，这就难于做好档案管理工作，建立科学合理规范并符合现代档案管理制度是档案管理工作的基础和保障，人事档案部门需建立人事档案管理制度、查阅制度，档案信息安全与保密制度，档案信息隐私保护制度，人事档案安全应急预案等各项制度，使人事档案管理工作有章可循，制定的规章制度需合理、科学、有效，档案管理工作要明确的职责要求和工作内容，包括档案归档、移交、保存、借阅、利用等内容，明确分工，责任到人，做到收集归档程序化、鉴别整理规范化、开发利用现代化，只有这样档案的管理才能更加规范标准，才能从制度上保证档案资料的完整和准确，为实现档案的使用价值提供制度保障，完善干部档案管理制度这是保障档案安全的基础，坚持严格管理制度，以制度约束、用制度规范的管理体系，只有建立完整规范的档案管理制度，才能使档案管理科学化、标准化和规范化。

二. 加强人事档案管理和建设的措施：

1. 加快人事档案基础设施建设

人事档案管理和建设的发展需要创新管理方式，增强基础设施建设，完善档案管理所需要的硬件设备，档案管理水平离不开相关配套设施的配合。目前一些单位由于经济方面的因素，无法通过资源管理体系加快档案现代化建设进程，导致档案管理设备匮乏，信息化设备配置不合理，有些设备出现老化现象，难以符合档案管理的需求，这严重影响了档案管理信息化建设和发展，因此，我们应重视档案管理建设，需要投入大量资金，配置基础设施，构建符合现代化信息化要求的档案库，加快基础设施建设，配置网络设施、服务器、软件设施，硬件设施、通讯设备、存储设备等，充分满足档案用房充裕，达到布局合理，优化设计，保存安全，利用便捷的要求，档案室应按档案管理要求将库房、阅览室、办公室“三分开”管理，通过改善档案管理工作环境和配置先进设备以提升档案管理的工作效率和管理水平。

2.完善人事档案管理制度体系

加强对档案管理和建设工作的重视。人事档案管理制度建设，需要对原有的不符合实际需要进行舍弃，根据实际情况进行改进，在制度的创新上做好相应的改革和创新，建立符合本单位特点的科学规范合理的管理制度，对档案管理工作形成有效约束，通过健全人事档案管理制度，建立档案材料的归档制度，查阅制度、保密机制、监管机制以及管档人员岗位责任制规范档案管理工作，这样可以明确工作职责，规范管理程序，在档案管理工作中做到有章可循、有法可依，当合理的制度建立起来就能严格的按照规章制度执行，使人事档案管理朝着更加科学的方向发展，保障对人事档案的有效管理。

3.加快人事档案数字化进程

进入21世纪以来，随着网络信息化的快速发展，传统纸质档案管理难以满足时代的发展，纸质档案材料容易发生破损和丢失。在档案管理工作中我们往往在归档和提档时往返于档案库房和办公室之间，这种工作方式不仅影响了整个查档、归档的速度，同时也会造成档案材料不安全，一些重要的纸质材料在频繁查阅的过程中，都难免受到霉变、灰尘、空气湿度等多方面影响，纸质材料受到频繁的磨损，容易形成了“霉变老旧”档案，还有资料由于种种原因而受到篡改、撕毁，这些都会影响档案的真实性。现代化网络化技术的发展为档案管理提供了很大便利，将现代的科学技术引进人事档案管理，加快實现档案管理现代化是当今工作的重要任务，而档案数字化建设是利用网络技术，采用先进设备对人事档案进行数字化处理，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，具有信息录入档案扫描存储备份提供利用等功能，档案数字化的建设需要完善规范和标准，符合具有本单位特点的标准和业务流程，为档案数字化建设提供基础和保障，数字化信息技术与档案工作有效的结合在一起，将纸质的档案转化为电子档案，降低了纸质档案的人为破损，缩小了档案存储空间，不仅查阅方便，而且还可以长期保存，也避免了空气湿度、人为修改等因素所产生的影响，最大程度上保护了原始档案的完整性和真实性。电子人事档案不再受异地限制，空间限制，在电子档案管理系统中可以集中存储，统一管控，能够把复杂的工作简单化，管理人员能快速归档材料和查阅档案材料，在异地可以进行阅读、查询，扩大档案存储空间的使用效率，纸质档案与数字档案双轨运行，全面提升人事档案的信息化、科学化水平。

4.建立人事档案安全防范机制

随着档案管理信息化建设的推进，人事档案管理信息安全问题日益凸显出来，我们应当充分认识到各种风险的存在，需要采取风险防范措施，首先要建立存档与阅档分开管理机制，办公设备应定期检查更换设备，根据档案管理需求提供合适的温度湿度，要采取防火、防盗、防潮，防霉、防高温等措施，定期检查安全隐患，对破损严重褪色老化档案材料必须采取补救措施，按档案保护技术进行修复，做好人事档案防护工作。为了保证档案信息安全，还需要建立应急預防机制，对可能出现的安全隐患进行报备，如果出现危险情况，及时采取相应措施，协调解决，保证档案工作安全运行。人事档案转化为电子数字档案，容易受到计算机病毒侵害，原始数据被篡改，导致数据不准确，所以要建立风险防范机制，及时做好档案的备份和维护，定期对管理系统杀毒防毒，以防档案原件毁坏，确保人事档案安全性。

5.加强人事档案管理队伍建设

科学技术的发展对档案管理工作提出了新的要求，档案管理队伍的素质高低直接影响到档案管理工作的质量和成效，因此我们必须大力加强档案管理人员队伍建设，不断提高自身的专业水平和综合素质，以适应科技进步和社会发展的需要，适应档案工作的要求，在当今社会高速发展的今天，增加知识储备，更新知识结构已成为建设专业型档案管理队伍的重要要求，建立档案管理现代化技术化的团队，需要提高档案管理人员的现代化科技水平，不断提升综合素质，熟练掌握计算机技术，需加大管档人员的专业知识技能培训，开展计算机网络技术培训和档案知识的培训，只有不断加强档案管理队伍能力建设，把培养人才作为档案事业发展的重中之重，实施人才兴档，人才强档的战略，才能紧随时代步伐，满足社会对档案事业发展的要求，在未来的档案管理和建设的发展中，我们应积极主动地引入创新建设思路，开拓服务功能，推进档案信息化数字化建设的全面发展，全面提升现阶段的档案管理效率和服务水平。

参考文献

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[2] 张玄 .档案信息化建设的几点思考[J] .办公室业务，2013（11）53-54

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