新形势下事业单位档案管理与创新策略初探

祁晓伟

摘 要：事业单位作为政府的重要辅助单位，具有一定的公益性质，其管理工作受到广泛关注。然而，随着新时代的到来，在新形势下事业单位档案管理工作不能满足新形势的要求，亟需创新改革。因此，适时进行新形势下事业单位档案管理与创新策略初探研究具有一定的现实意义。

关键词：新形势；事业单位；档案管理；创新策略

引言

“互联网+”逐渐开始应用到社会的各个领域，并且取得了非常显著的应用效果。尤其是在事业单位档案管理中，这本身就是一项复杂且系统的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对档案室中的档案进行高效的管理，成为档案管理人员需要着重考虑的主要问题。因此，相关人员应该充分利用信息化的技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设，做好相应的安全防范工作，进而推动档案管理工作的顺利进行。

1事业单位档案管理中存在的问题

1.1缺乏档案管理意识

事业单位在实际的经营管理中，缺乏对档案的管理意识。部分事业单位对于档案的管理并没有给与足够的重视，并且缺乏对档案管理的相关法律法规。因此，事业单位档案管理工作，在我国事业单位当中并没有得到很好的实施。由于档案管理意识的缺乏，在事业单位的管理工作中的体现相对较为明显。大部分事业单位并未引起对档案管理工作的重要性。长期对于档案管理的忽视，导致事业单位并没有及时的对档案做出整理与总结。

1.2档案清理难度较强，并且堆积较重

当前形势下，绝大部分事业单位在档案管理工作中，仍然采用的管理模式相对较未枯燥、单一、单调。这种档案管理模式更适合与传统模式管理方式。随着社会经济的发展与进步，人才的流动已经是司空见惯的现象。传统模式下的档案管理方式，已经不能够顺应当前事业单位档案管理工作的发展需要。当事业单位的员工退休或者离职时，该部分员工的档案并没有被妥善的处理，不会被及时的更新，更不会被清理掉。随着时间的不断的向前推移，越来越多的无效档案堆积如山，这些无效档案不但占据了大量的办公空间，更不利于人力资源工作的开展。

1.3影响着事业单位的信誉度

事业单位在以往的档案管理过程当中，经常会由档案记录出现伪造的现象。例如，许多档案中年龄、学历、工作经验等方面，出现与实际不相符合的情况。此外，事业单位对其内部员工档案管理当中，很多地方出现不足与缺陷。进而导致档案的管理不到位。致使外界对事业单位的整体信誉度出现下降。

2、事业单位档案管理工作的作用

从工作性质方面来分析，档案的收集和管理工作对政策性和保密性要求较高，是一项高度专业化的工作，因此管理部门应当重视档案工作方面的内容。档案文件资料是我国事业单位内部信息的重要载体和主要的信息源。档案收集管理工作的顺利开展影响到单位资源是否能够有效开发，尤其是当今社会高速发展，顺应社会发展趋势，工作部门建立系统、民主、科学的管理制度，对单位的生存和发展都有着十分重要的作用。在我国事业单位中，档案管理工作无疑已经成为了保证单位能够协调有序并且高效运行一项工作。

3我国事业单位档案工作提升策略

3.1加强对档案管理的重视程度，提升投入力度

要想改变我国事业单位档案工作的现状，首先就要让工作人员在思想上对档案收集管理工作有一个正确的认识，适时的进行档案重要性的普及宣传工作，以期达到培养全体工作人员对档案管理重视的目的。只有对档案工作有了足够的重视，才能调动部门工作人员的积极性，只有长期进行普及工作，才能讓全体工作人员对档案的重要性有深刻的理解和认识。其次，就是要加强我国事业单位工作人员对档案工作有一个整体的科学性的认识，在进行档案收集工作时要采取科学合理的方法来管理，能够保证在完成工作量的同时保持工作质量，提升工作效率。

3.2善用信息化手段，改进档案管理功能

随着我国社会的发展，如今信息化已经成为一种潮流，无纸化办公已然成为单位办公未来发展的方向。信息化的普及对档案的收集和管理工作提供新的工作思路，在为工作提供便利的同时，也对工作人员的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技来提高档案管理工作的工作质量，同时提高工作效率成为档案管理工作人员需要探索的新思路。

3.3建设统一化标准

事业单位要想实现办公系统和智能档案管理融合，就必须建立统一的标准。虽然我国对档案管理格式和电子文件术语做了明确规定，给大多数事业单位进行信息建设交流时提供了参考，但是仔细查看可以发现，其中罗列的诸多标准更多属于推荐类标准，单位内不同部门之间都可结合部门发展实际进行修缮调整，部门员工可能对此标准一无所知，严重削弱了国家标准的推行约束力。因此，事业单位要想实现办公系统和智能档案管理融合，必须要实施统一、标准化的内容。

3.4全面增强安全意识

对于事业单位办公及档案管理工作而言，信息的安全性非常重要，是开展该项工作的主要内容和方向。比如，事业单位在开展档案管理工作时，不仅存在档案保密级别差异，还有一系列的保密规定。其中，保密级别的设定，更多体现在单位内的纸质档案方面，而颁发、推行的一系列保密规定，则更多体现在电子档案方面。保护电子档案安全，不但需要设置访问拦截防火墙，同时还需设定相应的管理约束制度，主要针对系统病毒、黑客攻击及人为、自然破坏，等等。因此，事业单位在办公系统与智能档案管理融合的过程中，应当高度重视办公及档案信息的安全工作，促使两者协调安全级别，增强安全意识，保障两者互为融合。

3.5完备设施，提升效能

为有效提高信息化管理水平和效能，事业单位必须加大资金投放力度，注重应用性软硬件信息化基础设施建设。首先，事业单位要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程，有利于进一步促进事业单位各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。事业单位各个部门要及时整合相关档案信息资源，按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体，借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后，事业单位还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。

结语

档案信息化管理是一项系统性的工程，事关事业单位能否 持续发展。在管理实践中，事业单位还应坚持努力，结合实际 管理工作需要和具体问题，加强信息化管理，不断提高管理工 作效能，以更好地为事业单位管理和决策服务。

参考文献：

[1]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017（4）.

[2]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）.