高校进口免税管理工作的探究

龚彦华,雷敬炎,李 伟

(武汉大学 实验室与设备管理处,武汉 430072)

0 引 言

财政部、国家税务总局、海关总署2016年联合发布《关于“十三五”期间支持科技创新进口税收政策的通知》(财关税〔2016〕70号)、《关于公布进口科学研究、科技开发和教学用品免税清单的通知》(财关税〔2016〕72号)，目的是深入贯彻落党中央、国务院关于创新驱动发展战略有关精神，发挥科技创新在全面创新中的引领作用。伴随着国家政策的变化[1-4]，对学校进口免税科教用品的管理提出了越来越高的要求。

随着高校事业的发展，我校近年来通过减免税进口的货物量越来越大，平均每年的外贸代理业务超过500单，金额超过3 000万美元。如何有效管理进口免税科教用品，是管理部门需要认真思考的问题。在深入细致研究政策法规的基础上，完善相关制度，改善管理办法，提高工作水平、办事效率，才能更好的为学校教学、科研服务[5-6]。

1 进口免税科教用品管理的工作现状

我校进口免税科教用品的整个管理工作由两个部门参与。采购与招投标管理中心负责采购环节，与销售商签订“订货及技术服务协议”，规定进口货物的型号、规格，运输方式，付款方式，预计到货时间等。实验室与设备管理处主要根据“订货及技术服务协议”条款，选择外贸公司办理相应的免税及进口业务，同时对货物在免税进口过程中进行过程跟踪及实施后续使用的监管[7-8]。因此，免税科教用品进口管理的主要工作在于：

1.1 外贸代理公司的选择

为保障学校免税进口业务的顺利办理，外贸代理公司的公司实力、服务质量、业务能力是关键。因此，与学校合作的外贸代理公司必须首先满足具有进出口业务的经营资格、一定的注册资金、主营科教仪器、在本地工商部门登记等一系列基本条件。其次，学校也会定期对申请加入学校做外贸代理业务的公司进行招标筛选。外贸代理公司的实力、与高校合作的案例、用户的满意度等是筛选的基本原则。

1.2 进口免税业务的过程跟踪

外贸代理公司受学校委托办理减免税进口业务，包括与境外供货商签订供货合同，向主管海关申报减免税货物证明，在银行开立信用证，办理货后的报关、提货等手续。对于捐赠货物，需要办理接受捐赠函。对于机电产品，需要办理省机电产品进口登记。对于军民两用产品，需要办理国家商务部的最终用户说明[9-10]。外贸代理公司也在办理这些手续过程中，可赚取一定的代理服务费。

为掌握外贸代理公司的业务进展，监督办理流程，学校必须规定某些环节的办理时限，比如：委托代理协议的签订为5个工作日，供货合同的签订为7～10个工作日等。并且要求外贸代理公司严格按照“订货及技术服务协议”规定的到货日期供货。同时，学校实行了月报表制度，要求外贸代理公司按照学校要求，每个月定期提供各公司的业务进展以及需要协调的有关问题等。学校进口免税业务的流程如图1所示。

1.3 进口后的后续监管

由于免税政策的特例性，免税进口科教用品按要求进口后，还需要按照海关规定进行后续的监管[11]。目前，监管期由原来的5年变为3年。在3年的监管期内学校做好2项工作：

(1)立卷归档。进口免税科教用品到货后，特别是仪器设备都会按照学校相关要求组织验收工作[9]。验收合格后，及时做好了固定资产的建账。同时免税进口科教用品按照自然年度，每一份项目都从供货技术服务协议、委托代理协议、外贸合同、征免税证明、报关单等依照进口环节，将材料立卷归档，其中1.5万美元以上的档案由学校档案馆保存。

图1 学校免税进口业务流程图

(2)使用情况检查。学校对监管期内的仪器设备进行了使用情况的不定期抽查，特别是大型仪器设备，每年进行了使用效益考核的工作。检查内容包括是否做好使用登记，并按照法规要求是否有移作他用、转移监管地点或进行其他违规操作等。与此同时，要求使用单位若有教学、科研用途需要移除监管范围的，必须及时报告使用原因，办理海关审核批准手续。根据每年的检查情况，按照向地方海关提交“减免税货物使用状况报告书”。

2 进口免税科教用品管理的问题与难点

随着进口免税业务的逐年增加，原有的工作方式已经渐渐不适应现实的管理情况，造成了工作效率低下以及管理被动的局面。主要表现在进口业务过程跟踪困难、业务档案工作繁重这两个方面：

(1)进口业务过程跟踪困难。每一笔免税业务的办理，依靠外贸代理公司去完成。期间任何环节的办理状况以及完成情况不仅管理人员需要外贸公司报告，用户单位同样是很被动的去了解情况。管理人员不能有效的了解业务进展，造成了工作被动的局面。①往往业务的办理存在困难时，管理人员从中花大量的时间和精力去通过外贸公司掌握详细的进展信息，并做出相应的处理。②用户单位过度的依赖管理人员的协调与沟通，增加了管理人员的工作复杂度。

(2)业务档案工作繁重。免税进口业务的档案要求管理人员按照规范整理。一份档案有至少5份纸质材料，每年几百份外贸项目需要整理归档。纸质档案数量大，材料多。管理人员难以及时归档，资料容易丢失，同样，在海量的纸质档案中翻查需要的材料也需要花相当的精力。档案工作是数据统计的基础，学校或上级部门需要进口免税货物的有关数据报表，也需要管理人员及时的统计计算。

3 进口免税科教用品管理工作的实践

为了解决学校在进口免税科教用品管理中的问题和难点，结合现阶段学校的管理实际，使用信息化手段管理进口免税科教用品能事半功倍[12-13]。进口免税科教用品的管理工作是学校仪器设备管理工作的一部分，因此在学校仪器设备原有信息化系统的基础上，研发升级了“免税进口管理”平台。通过该平台的应用与实践，对进口免税管理工作进行了有效的监管。

3.1 过程跟踪

通过管理平台定义免税进口业务的关键工作流程，且限制每个工作流程完成时限。管理人员录入“供货及技术服务协议”的基本信息后，由系统分派给外贸代理公司，系统根据预设工作流程进行每一个环节的监管。外贸代理公司业务员按照要求上传指定的文件材料后才完成相应环节业务。用户单位、管理人员、外贸公司经理均可随时登录平台掌握业务进展。

平台提供了彩灯提示和短信督办的功能，用以督促外贸代理公司完成代理业务。鉴于关键环节有时间限制，因此，即将到期的关键环节采用黄灯警示，逾期的关键环节采用红灯警示，外贸公司业务员对本公司的业务进展也可以区分轻重缓急。同时，管理人员、用户单位通过短信平台触发短信，提示外贸公司在某个流程上上需要加快办理进度(见图2)。

图2 进口免税管理过程跟踪系统示意图

3.2 交流平台

在办理免税进口的过程中，对于某些环节的具体问题需要沟通协调才能更顺利的完成进口任务。系统提供了用户单位、管理工作者、外贸公司业务员在内的三方交流平台。针对具体环节，任何一方均可以发起会话，提出问题，并可以通过短信平台督促对方尽快回复消息。透明公开的交流，减少了管理人员以往从中协调的时间，也避免了原来由于沟通不透明造成的不必要的纠纷。将问题通过交流平台摆出来，从解决问题的角度出发，更能提高办事效率。

3.3 资料存档

在跟踪管理的过程中，每个环节均要求外贸代理公司上传文件材料扫描件，另外，免税进口货物到货后，要求按时交齐所有的文件材料纸质件[14]。同时，管理人员录入包括货物名称、价格、型号、规格、生产国、订货单位、保管人等一系列基础信息，并且在货到验收合格后，基础信息可以与“仪器设备管理系统”验收的货物相匹配[15-16]存档。因此，平台保证了信息的完整性、全面性。对于学校或者上级部门要求的各类报表数据，可随时筛选统计；管理者需要了解分析进口业务，平台同时提供了便捷查阅窗口。

3.4 考核评价

外贸代理公司的遴选不仅需要有公司实力、业绩等保证，同时服务质量、用户满意度也是衡量外贸代理公司的重要标准。管理平台通过用户星级评价、红灯超期记录、用户投诉次数等几个方面，通过三个方面的占比后综合评分的方式，客观考核了外贸代理公司的服务质量。每年对外贸公司的服务质量以及业务情况等综合评分以及排名。

4 取得的成效

通过“免税进口管理”平台的管理，使学校进口科教用品管理工作更科学、更规范、更严谨。解决了设备管理部门对外贸合同流程的监管，为订货单位、外贸公司提供了直观、实时了解业务进展的平台。三方的相互交流起到了相互监督与了解的作用，切实解决业务过程中的实际问题，推动学校进口科教用品管理工作的良性发展。电子资料的归档，解决了以往资料繁杂、遗失、查阅费时费力的问题，不论是用户还是管理部门，都可以随时调用资料，使工作更便捷、有效。更重要的是，通过系统可以直观了解每一个外贸的业务进展、外贸公司的服务情况，管理人员以此为依据，客观地分配外贸业务，同时针对每家外贸公司年度业务的完成情况，对外贸公司的业务水平和服务情况进行了客观的考核，为后续遴选外贸公司提供参考。

5 结 语

学校作为教学、科研单位，享受国家减免税政策，进口免税科教用品的管理工作一方面是配合海关实施政策，另一方面也是学校管理部门服务于教学、科研任务。为了更好地执行政策，服务学校，需要管理部门坚持依法管理的基础上，结合学校管理实际，从进口免税科教用品的各个管理环节入手，不断完善运行机制，利用信息化手段改善管理办法，积极总结工作经验，进一步加强学校进口免税科教用品的管理工作。