海外工程建设项目物资采购质量及高效执行初探

□张璐 刘枫 代晓雪

“一带一路”战略的实施，带动了沿线的经济和基础设施建设的蓬勃发展。越来越多的国企参与到了海外工程项目建设中，并且参与度逐步加深。随着工程建设范围的不断拓展，工程施工的技术要求和施工难度逐步提升，需要更优质、高效的物资保障，对企业在物资国际采购规模、种类、质量标准等方面都提出了极高的要求。而完善的国际采购质量管理体系和高效执行方案，成为企业不断探索和巩固的战略焦点。经过长期的实践性探索和风险应对，石油企业也总结出日益完备的国际采购方案，以提供符合国际标准、满足业主要求的采购支持服务。

一、采购执行的实践性分析

1.海外工程建设项目的特殊性质

业主和设计团队在海外，业主指定的供货商名单中较多物资在海外工厂生产，成套橇装设备涉及多国分项设备生产、组装、检验和调试，进而需要多国运输，导致转运过程和清关手续复杂。与此同时，业主因素、供货商因素、设计因素、第三方检验因素、多国海关政策因素、运输程序复杂等诸多因素，综合作用于工程项目的始末，构建出错综复杂的执行局面。

2.海外工程项目物资采购存在的问题和风险

海外工程项目物资种类繁多，规格复杂，施工地点主要集中在相对偏远，经济不发达的国家或地区，现场物资种类少，资源匮乏。当地的地域文化、宗教文化和社会政治体制等多方面因素制约着采购的实际执行，同时加大了采购计划按期高效执行的难度。因物资采购交货战线延长，影响物资采购的因素增多，采购成本不稳定也加重了采购实施的复杂程度。

（1）市场价格波动。政府政策、供给与需求的平衡度、区域政策性价格、不可抗力因素，都将影响从原材料市场到生产过程中人力、设备价格的浮动。例如，区域性保护价格、政府限价或新环保监察政策的出台都将限制一些企业的运营进而影响需采购设备和物资的最终价格。

（2）供货商配合问题。供货商受利益驱动，未拿到订单前积极配合，签订合同后，提供不属实的生产进度信息，不配合提供所需的技术文件或不按要求提交文件，以及承诺的交货时间不能按期履行或提供虚假的证书和企业信息，对采购团队的顺利交付造成恶劣影响。

（3）交货及运输问题。供货商的配合度和生产计划的合理安排将影响供货企业的交货时间。采购执行团队和供货商的沟通协调，采购团队的统筹规划将影响物资从生产前到出厂后乃至货物最终到达施工现场的整体规划时间。

（4）合规问题。从项目部署的各职能部门的相关管理要求，到企业内部的管理制度，再到地方区域的政策要求、行业标准乃至国家法律法规，都涉及到合规管理问题。在采购执行的具体实施过程中，采购方式、供货商的参与度和时间限制等都将为现有规定和实际操作带来矛盾与相容的碰撞。

（5）合同问题。从宏观方面来看，合同模板拟定的过程中，需要合同团队具有全面丰富的专业知识和对项目执行过程中涉及的国家及行业法律进行全面深入了解。从微观方面来看，要求合同团队对条款和相关方的权责谨慎把握。同时在合同履行过程中，采购团队要根据实际情况及时反应问题，配合合同团队相时而动，完善相应条款。严防相关方无故不履行或违背合同规定，造成损失。

（6）沟通与执行力问题。海外工程项目的内部团队成员和外部接触的人群，可能是多个国家和文化背景组成的集合体。语言、文化的理解和顺畅通联，是各个团队面临的重大挑战。不同的文化理解力和沟通能力，将在信息传递过程中和问题解决方式上呈现出不同的走向和结果，这也是影响采购执行的隐性因素。

二、保障物资采购优质高效执行的关键

采购方案的设计，采购运输方式的合理性，采购验收的科学性，采购过程的高效性，每一个因素都互相牵动，相互作用于整个项目的采购执行过程中。

1.采购成本控制

EPC承建单位大多对重要物资和绝大部分拥有丰富经验的工程建设物资采取自主采购运输的方式，仅将不熟悉的领域和外包具有较大优势且能规避风险的物资交由第三方处理。采购费用与物资采购成本的控制在海外工程建设中所占预算较高，因此采购成本的控制关乎项目建设的盈利程度进而影响整个项目的成败。以下几点关键要素的把握，对于整个采办过程尤为重要。

（1）供货商的评估和选择。EPC承包商成功获得授标后，依据业主名单，会有部分已有的供货商配合参与，其产地仍需确认是否满足业主要求，如不能完全匹配，需报业主审核通过。在投标准备期间和中标后的调研阶段要对供货商的生产质量，执行效率，运输、服务质量，物资本身的市场价格浮动和供货商的信誉度、资金实力等进行评估，以确保选取优质高效的供货商进而保证供货运输等环节按时优质完成。采购前的市场调研过程中，要详细记录供货商的相关情况，严格核对其对于业主批复意见的反馈情况。供货商提交的资格预审文件的实效和符合度，技术文件的审核和符合度，能够提供相应设备的完整度，预估价格的准确度，下达正式招标文件后的参与度，都将影响业主批复的通过率和反馈时间。

（2）采购方案的规划。依据设备的依赖度、工程现场的施工进度和产品本身的生产周期综合考虑设定采购时间段、物资到达工程现场时间以及调试时间。分次、分类、分组的分散性采购最应避免关键性物资缺席导致的滞后，以及运输过程中的破损和现场调试中出现的不匹配等情况。严格要求设计精细计算，反复核实工量，避免过度采购和缺量采购以及多次增补引发的施工时间滞后和对工程预算整体的浮动影响。

2.采购价格的影响因素

交货方式、付款条件、国际市场的需求（材料需求和成品需求）、汇率浮动、运输方式、自然和社会因素等都将最终作用于采购价格。

3.采购过程环节控制

采购过程中各个环节相互影响，依次作用于整个项目的实行过程。其中，值得注意的环节包括承包方内部审核时间，设计方与供货商的技术沟通时间，以及业主审核带来的采购时效影响。

（1）采购初期需制订严密和通畅的审核流程和备用方案，避免领导层的缺席导致批复滞后。也应当根据以往的经验和投标前期的配合度审核供货商响应度，避免中途失联和无故拖沓。

（2）根据技术方案和商务方案以及响应度选取合适的供货商，报监理审批，谈判并以合理价格签订合同，指定明确的生产和检验，出厂和运输以及现场验收和服务方案，并附有完整的所需备件名称、数量、价格、更换周期。提前与当地相关政府部门沟通，办理进出口和海关手续，以及当地受相关政策控制的消防或通信设备的安装调试许可。制定完善的海上和陆路联运方案并购买保险，保证物资安全准时到达并验收无损。

（3）谨慎处理业主对于审核提出的相关要求，反复检查是否满足后再提交相关文件，避免遗漏和反复提交。根据业主的反馈周期，及时处理并跟踪相关问题，确保审核效率。

4.物资信息管理和进度控制

为保障项目物资采购工作的规范和高效运行，需建立要素明确、及时更新的进度动态控制和信息采集整理体系。对于有滞后风险等预警性物资的状态加大跟踪力度，迅速采取有效的弥补措施以保障全程采购过程的平稳运行。

5.采购管理者自身的职业素养

采购工程师作为采购谋划和执行的重要角色之一，在采购过程的全程运行中占据举足轻重的位置。优秀的采购管理者将对整个采购环节起到积极作用，并提高工程主体的实施效率，为工程建设争取宝贵时间，有效降低工程成本以达到最优的建设规划效果。以下几个方面可以反映出采购管理者的工作水平，也是影响采购人员出色完成采购实施任务的关键。

（1）供货商资源储备。拥有丰富而优质的供货商资源，将为采购执行打下坚实的基础。在工作开展中，丰富的储备资源为供货商的选择提供了更多的可能性和更广阔的可选范围。

（2）内部审核流程梳理。简洁高效的流程，清晰的执行脉络，将避免冗繁和重复的工作步骤，缩短操作周期和时间，为采购工作的顺利执行提供保障。

（3）与业主的沟通反馈，解决遗留问题。及时反馈业主意见并积极响应，保持各项相关信息的沟通顺畅，将更快推动采购工作的开展，为项目执行节约时间成本。尽快解决问题，也将大大加快采购的逐层推进，助力施工的正常开展。

（4）对施工现场工程进度的实时关注，预留物资补充时间。采办是施工的有力保障，采购人员需关注施工动态，及时响应，解决施工之需，避免延误造成进度受阻和成本上涨，有利于提高施工进程的整体协调性。也需要合理把握不同物资既定的生产周期，据此规划供货计划，为工程推进提供支持。

（5）特殊物资采购中的风险识别。根据实际工作积累的经验，采购人员需不断丰富自身的知识储备，更清晰快速地预估和识别潜在风险，更大程度地防患于未然。

（6）应对突发情况的灵活方案。当预计方案不适用于现实状况或突发事件出现时，灵活的后备方案将作为有力的补充，避免更大程度的损失。这就要求采办人员不断积累经验，总结教训，面对突发情况沉着冷静、灵活应对。

6.运输方式的优化选择

按计划生产出货的物资可按计划方式运输。紧急物资需根据工程现场施工情况和实际运输需经过的环节进行调整，避免延误而造成交付延迟，引起索赔。尤其是影响整体施工的制约性物资需特殊考虑准备应急方案，根据紧急程度合理安排。

7.及时验收反馈物资状态

物资运输到货需及时清点，查验数量和质量。如有数量、型号不符或不同程度的质量问题需及时反馈供货商，避免超期反馈，供货商无责任赔付的情况。尽早发现问题能在更大程度上去弥补，通过增订或者更换相应物资避免施工延误。

三、结语

海外工程项目的多样性、复杂性和不确定性决定了项目采购过程的风险性。为保障工程建设项目物资的采购质量及采购工作的高效执行，应当依据项目特点进行详尽而全面的前期准备。根据实际需要在采纳既有模式的基础上制定完善的适用型采购方案，科学管理，积极应对变化。执行过程中严格操作环节，总结经验，不断优化。