交通运输业的档案管理工作摭谈

赵磊磊

摘要：档案管理工作看似是非常简单的基础工作，却是企业管理的一个重要环节，其主要职责是收集、保存数据，以及在必要时及时提供数据，保证企业的真实性，维护企业的利益。由此可见，提高档案管理水平是每个企业发展的重中之重。本文分析了有效提高交通运输业档案管理工作的相关策略。

关键词：交通运输业   档案管理工作   策略

交通运输业是非常重要的一个行业，其自身的档案管理工作也十分重要，它不仅反映了运输业的经济能力，还是企业运行的依据。但是在企业发展过程中，档案管理工作总是不受重视，造成了管理水平较差，档案管理工作人员素质不高，玩忽职守，档案管理工作名存实亡的现状。

一、完善档案管理的责任体系

交通运输业档案管理工作并不是简单的文字整理，有些企业认为档案管理工作无足轻重，只要不丢、不漏档案就可以了，一般识字的人都可以胜任档案管理工作。如果企业抱着这样态度招聘档案管理员工，那么档案管理员工的质量肯定不高，在实际工作过程中更容易出现玩忽职守的情况。要想加强交通运输业的档案管理，企业就要重视这个职位，制定明确的档案管理章程，具体可以从两方面进行。

第一，完善配给人员和网络管理系统。企业要建立企业档案管理领导小组，配齐相关档案管理人员，确定档案管理负责人和网络人员，做到有人领导，有规矩可循。

第二，建立明确的责任体系。企业要想得以发展，责任体系必不可少。传统的档案管理工作总是浮于表面，不接受任何年度计划，档案管理員工也毫无工作积极性。针对这一现象，领导人可以将档案管理工作纳入平时工作的规划和年度计划，明确每个季度的工作目标，实行奖惩制度，提高档案管理员工的工作积极性，确保设置责任体系具体落实到个人。另外，相关领导可以不定时地抽取档案管理工作人员的工作情况，并进行查看或听取口头汇报，对查出的问题及时整改，以保证交通运输业档案管理工作的顺利运行。

二、通过不断宣传，提高对档案管理的重视

为了给员工普及档案管理工作的重要性，提高全员对档案管理的保护意识，企业可以通过三个方面进行强化。首先，企业可以大力宣传档案管理工作对交通运输业的重要作用，通过展示企业优秀成果的示例，或者宣传其他企业的优秀成果，或是通过写论文的形式，强化全体员工对档案管理工作的重视，起到规范档案管理工作，维护企业最终利益的目的;其次，为了保证档案基础知识的完整性和准确性，交通运输业可以通过培训、学习、资料宣传、定期测试的方式，提高档案管理工作人员的工作能力和管理意识;最后，为了保证公司档案不出现外泄，档案管理工作人员还要进行相关法律法规的学习，在办公室内悬挂标语，时刻警醒档案管理员工，提高档案管理员工的档案管理责任意识和法律意识。

三、加强交通运输业档案管理的信息化建设

当代社会中，很多企业都引入了先进的网络技术，交通运输业也必须提高信息化建设。首先，企业需要建立档案信息网站，网站要包含搜索功能、实时归档、直接访问等功能，内部员工可以通过自身编号和密码找到公司的相关文件;其次，企业要对设定好的电子文档进行及时管理，这对工作人员提出了更高的要求，他们要确保电子文本和纸质文本信息一致，具有真实性和完整性;最后，在档案建设过程中，档案管理人员一定要保证信息的规范性，根据国家规定的信息化管理，按照企业实际情况进行不断完善，从而制定符合企业发展的信息化管理体系。

四、对档案管理人员进行培训，提高整体素质

很多交通运输行业都缺乏专业的档案管理人员，有些企业甚至为了节约经费，在网上寻找非专业人士兼职，这些人员没有经过专业的档案培训，往往依照主观推断，并没有专业的管理档案能力，最终导致档案管理质量较差。为了改变这种情况交通运输业必须重视管理档案的职位，坚决招聘具有扎实专业素养的人员，保证知识的专业性，这样才能更好地收集、管理、维护档案。另外，档案管理工作人员要提高自我修养，定期参加档案管理培训，必须做到实事求是，根据实际情况记录档案，保证档案的真实性。

五、结语

总而言之，交通运输业在档案管理中虽然存在一些问题，但是只要加以重视，建立完善的档案管理责任体系，档案管理工作一定会越来越好，走出一条属于自己的路，为交通运输业的发展奠定基础。

参考文献：

[1]闫文静.浅谈交通运输行业档案信息化建设[J].档案天地，2017，（10）.

[2]程坤.交通运输档案管理存在问题及对策研究[J].商，2016，（7）.

（作者单位：德州市交通运输局）