中小企业发票管理存在的问题与改进建议

杨晶

摘 要 发票管理对于企业内部控制具有重要意义，但往往容易被忽视，尤其在中小企业中问题更为突出。找出企业发票管理中的问题，针对问题提出建立更加完善的企业内部控制制度，能让中小企业规避一些因发票管理不善带来的不必要的财税风险。

关键词 中小企业 发票管理 内部控制

发票作为会计核算成本、费用及收入的重要原始凭证，凸显出在企业内部控制的重要地位。而很多中小企业因在发票取得、开具上比较随意，相关的业务人员缺乏财务基本知识，大多也没有有效的管理及监管制度，给中小企业的发展壮大带来了一定的障碍。因此，完善中小企业发票管理内部控制有重要意义。

一、中小企业发票管理存在的问题

（一）在正常的经营活动中不索取发票

一些中小企业的采购人员在采购单位所需的物资时，以不要发票为条件，要求销售方降低销售价格，看似节约了采购成本，却没有意识到由此多缴纳的税金反而有可能高于价格优惠。

例如：某一般纳税人企业的采购人员采购一批价值10万元的货物，因不索要发票，以8万元的价格成交，因此获得价格优惠2万元。但因为没有取得增值税专用发票，企业会发生不能抵扣的进项税额8/（1+13%）×13%=0.92万元，并且因为没有取得正规的发票，货物成本不能从利润中扣除，需要多缴企业所得税8×0.25=2万元，两项税款合计0.92+2=2.92万元，比实际优惠的2万元还多出0.92万元。

（二）不重视合同与发票的关联

市场交易灵活复杂，有些中小企业为控制成本，会将客户的订单直接下达给厂家，让厂家代发货至客户所在地，从而节省中间的物流费用，但本企业未有收发货记录，并且也未在合同中明确指出，从而有可能造成企业虚开发票的嫌疑。

一些中小企业在日常的经营活动中，有时因为业务简单、金额小，觉得麻烦，就忽视了合同签订这一环节，合同签订很随意，甚至不签订。签订合同的时候未规定付款的时间、开票开具的时间、发票类型、发票信息、税率等，合同签订的双方不是开具发票的购货方和销售方等，这些都有可能给企业带来一些涉税风险。

企业行业类别不同、服务内容不同，都会存在税率的差异，如果不在合同内明确地列出，都会给企业带来不同程度的风险。

实务工作中的业务模式多样化，常常一项经济活动中包含适用于多种税率的业务，对于属于混合销售的业务，如果企业不分开签订合同，对于兼营业务，如果不分开核算，根据税法规定要从高适用税率。

（三）“先开票后付款”的法律风险

很多中小企业不重视预开发票的法律风险。正常的商业交往步骤为：卖方先向买方交付货物，买方收到货物后当即或者在约定的时间内向卖方结清货款，卖方再向买方开具发票。但基于商业交往的一般信赖，“先开发票后付款”的这种商业习惯普遍存在。《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第八条规定：合同约定或者当事人之间习惯以普通发票作为付款凭证，买受人以普通发票证明已经履行付款义务的，人民法院应予支持，但有相反证据足以推翻的除外。

销售发票在法律上是付款方的一个重要凭证。当出现纠纷时，若无相反证据予以证明的情况下，法院一般会认定发票是付款的凭证。在经济往来中，很多付款方会要求收款方先交付发票，然后再付款。那么当收款方开过发票后，付款方因赖账、倒闭等其他原因没有付款，而合同对此也没有约定或约定不明时，付款方难以向法院主张权利。

（四）电子发票的管理问题

在互联网快速发展的推动下，有了全新的开票模式，企业开具电子发票越来越普及，未来也将逐渐替代纸质发票。然而目前很多中小企业未发挥电子发票的优势，反而在事务工作中存在新的管理障碍。例如，某企业员工使用电子发票报销差旅费，因为取得的电子发票不能直接对接财务部门，员工需要把电子发票打印出来，而财务部门只能通过税务网站对电子发票查验，并且打印出来的发票失去了原来纸质发票的一些防伪功能。电子发票可以重复打印，如果企业发票管理不够细致，财务人员将无法识别，这不仅会加大企业财务部门的工作量，增加企业发票管理的难度，也会增大税务部门对企业电子发票的监管难度。

二、中小企业加强发票管理的建议

（一）规范合同中的发票条款，防范发票风险

1.合同具体条款的控制。合同中必须明确基本条款，尤其是质量、价格、收付款方式、時间、交货地点。应尽可能将价格描述清楚，如含税或不含税、出厂价或目的地价、离岸价或到岸价等。

2.明确按规定提供发票的义务。《中华人民共和国发票管理办法》第二十条规定：“销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。”据此，企业向供应商采购货物或提供劳务，必须在合同中明确供应商按规定提供发票的义务。企业选择供应商时应考虑发票因素，选择供应商时，对能提供规定发票的供应商优先考虑。

3.明确供应商提供发票的时间。购买、销售货物或提供劳务，有不同的结算方式，企业在采购接受时，必须结合自身的情况，在合同中明确结算方式，并明确供应商提供发票的时间。

4.明确供应商提供发票的类型。不同税种间存在税率差，而同一税种又可能存在多种税目，各税目的税率差别可能更大。供应商在开具发票时，为了减轻自己的税负，可能会开具低税率的发票，或者提供与实际业务不符的发票。根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则的规定，开具发票要如实开具，不能变更项目与价格等，否则所开具的属于不符合规定的发票。因此，在交易合同中，必须明确发票的开具要求，开具发票的类型。

5.明确不符合规定发票所导致的赔偿责任。企业采购时不能取得发票，或者取得的发票不符合规定，如发票抬头与企业名称不符、未填写纳税人识别号等，都会导致企业的财产损失。为防止发票问题所导致的损失，企业在采购合同中应当明确供应商对发票问题的赔偿责任。

6.购销合同中的涉税风险控制。一是避免采购合同的税收陷阱。在采购合同中要避免出现如下合同条款：“全部款项付完后，由供货方开具发票。”因为在实物工作中，由于产品质量、标准等方面的原因，采购方往往不会支付全款，而根据合同条款，采购方可能无法取得发票，不能进行进项税抵扣。因此，需要将合同条款改为“根据采购方实际支付金额由供货方开具发票”。二是合理确定采购合同的价款。在签订合同时，应该在价格中明确款项总额、具体结算方式、税款的负担等。从小规模纳税人处购进货物时，采购方可以通过谈判将购货的价格压低，以补偿无法取得发票带来的税收损失。三是明确合同中违约金条款。采购方在签订采购合同时，对销售方支付的违约金如与商品销售量、销售额无关，在合同中注明与商品销售量、销售额无关。

（二）加强企业发票管理内部控制

1.定期培训以增强发票管理理念。为增强企业全体员工的发票管理意识，要建立完善的培训机制。一方面，财务部门内部定期学习最新的政策，不断提高财务队伍的业务水平;另一方面，由财务部门根据各部门业务类型的不同，定期组织有针对性的培训讲座，让企业各部门员工对如何规范发票类型、税率，如何在合同中规范约定等有更专业的认识，以便相关人员在工作中规避风险，强化发票涉税常识，有利于业务部门制定税负最低的营销策略。

2.建立健全发票管理内部控制制度。由财务部门按照企业各类型费用报销、预算标准等相关制度制定发票管理制度，并在财务部门内部设立发票审核小组，审核小组成员参考企业与上下游公司签订的购销合同中的发票条款对发票的准确性、规范性、真实性及合法性进行严格审核，在各类报销中重点审核电子发票是否存在串改发票内容、重复打印使用等情况，对审核出问题的小组成员给予一定的奖励，并对各部门发票管理实行责任制，对于审核出发票不符合财务部门发票管理制度规定的与责任人的绩效相挂钩。动员企业各部门管理层上行下效，配合财务部门做好发票审核工作。

财务部门根据企业经济业务的特点制定发票开具申请流程，由销售部门的业务员发起开票申请流程，申请内容可包括货品名称、型号、数量、单价总金额、对应合同编号及所需備注的内容，经财务部门审核无误后，由业务员签字领取。这样不仅可以降低开具发票的作废率，也能保障企业开具发票的规范性，从而增强财务部门管理与监督职能。

（三）关于电子发票的政策建议

信息时代不断发展，促使越来越多的中小企业实现跨地区经营，但各区的电子发票平台分散管理、平台构建不完善，后台不能给予充分的技术支持，致使企业不能有效地整合信息资源实现统一管理，所以希望国家能够进一步开发增值税发票综合服务平台的功能，让企业实现不仅提取增值税专用发票，还可以提取所有普通发票，包括电子发票，这样可以让企业更方便进行发票管理。对电子发票的开具增加打印次数的功能，使企业能够有效避免重复打印利用的现象，各企业财务部门从源头上有效地监管发票，从而从根本上降低企业发票管理风险。

三、结语

中小企业应把发票管理作为企业内部控制的重中之重，强化发票管理理念，在企业内部构建合理完善的发票管理制度，财务部门充分发挥管理职能，能让企业在瞬息万变的市场环境和激烈的竞争中发展壮大。

（作者单位为武汉博泰尔科技有限公司）

参考文献

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[2] 孙立英.从合同管理谈企业发票风险管控[J].纳税，2019（22）：273-274.

[3] 杨石兰.关于做好新形势下电子发票管理的对策探讨[J].纳税，2019（14）：247-249.